淺析如何快速處理學(xué)報(bào)稿件

韓國良

淺析如何快速處理學(xué)報(bào)稿件

韓國良

[摘 要]自《中國石油大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》試用新的數(shù)字化平臺系統(tǒng)以來，稿件處理周期明顯縮短。文中主要對學(xué)術(shù)平臺稿件處理各環(huán)節(jié)的做法進(jìn)行分析，探討縮短學(xué)報(bào)論文刊發(fā)周期的方法，提出下一步加快學(xué)報(bào)稿件處理的措施，以縮短學(xué)報(bào)稿件的處理周期。

[關(guān)鍵詞]稿件處理；處理周期；發(fā)表周期；稿件采編系統(tǒng)

[作 者]韓國良，中國石油大學(xué)期刊社。

目前，《中國石油大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》稿件的審稿流程是編輯初審、同行專家二審及主編終審的“三審制”。一篇稿件前后需要4個人審閱，這個處理過程需要較長的時間。學(xué)術(shù)論文有其時效性，這就要求學(xué)報(bào)編輯部快速處理稿件，縮短論文刊發(fā)時間。稿件的處理通常包含4個方面的內(nèi)容：編輯初審、專家審稿、主編終審和論文發(fā)表周期。其中，初審和終審工作一般由編輯和主編完成，可以做到從速處理。專家審稿是“三審制”最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，一方面，專家審稿意見是決定稿件是否刊用的重要依據(jù)，甚至是決定性依據(jù)；另一方面，專家審稿速度是制約論文發(fā)表周期的關(guān)鍵因素，如何縮短專家審稿時間和發(fā)表周期是縮短稿件處理時間亟須考慮的。

為適應(yīng)信息化時代期刊發(fā)展的需要，提高編輯工作效率，加快稿件處理速度，預(yù)防學(xué)術(shù)不端行為的發(fā)生，更好地為廣大作者服務(wù)，自2014年1月1日起，《中國石油大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》正式啟用稿件采編系統(tǒng)，本文探討新啟用的系統(tǒng)稿件處理流程，并對系統(tǒng)縮短稿件處理各環(huán)節(jié)時間的做法進(jìn)行分析。

一、采編系統(tǒng)稿件處理流程

（一）收稿階段

新的稿件采編系統(tǒng)，要求作者投稿時在線注冊作者，所有信息直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，作者投稿時不再需要登記稿件及作者信息，系統(tǒng)自動從投稿word文檔中抽取出稿件的基本信息、個人信息和參考文獻(xiàn)信息，自動檢測作者投稿格式、參考文獻(xiàn)是否符合編輯部的規(guī)定，并強(qiáng)制作者修改已檢測出來的錯誤，從而大幅減輕編輯文字性校對的工作量。稿件按學(xué)科分給編輯，這就大大提高了收稿效率，縮短了稿件在收稿階段的滯留時間。

（二）初審階段

收到稿件后，學(xué)科編輯初審，對符合收稿要求的稿件，編輯通過系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)稿件的自動查新和中英文稿件在一個平臺中的檢索。對稿件查新不存在學(xué)術(shù)不端行為的，給稿件編號并發(fā)送收稿回執(zhí)；對稿件查新存在嚴(yán)重的學(xué)術(shù)不端行為的，采取“一票否決”直接退稿，通過系統(tǒng)給作者發(fā)送退稿原因和通知，作者拉入黑名單；對沒有學(xué)術(shù)不端問題的稿件根據(jù)有無創(chuàng)新點(diǎn)和學(xué)術(shù)價值判斷是否送同行專家評審，無價值的稿件則直接退稿，對符合送專家審閱要求的稿件，及時通知作者交納審理費(fèi)，編輯在系統(tǒng)平臺的專家數(shù)據(jù)庫中盡快選擇審稿專家送審。

（三）選擇專家評審階段

同行專家評審是稿件處理周期中最重要的環(huán)節(jié)，也是稿件處理周期中最希望加快速度的環(huán)節(jié)。專家評審意見是決定稿件是否錄用的依據(jù)，專家的評審質(zhì)量是期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量的保證，評審速度在很大程度上決定著稿件處理周期的長短，因此，在新的采編系統(tǒng)內(nèi)建立評審專家?guī)欤庉嬆芸焖俚剡x擇合適的評審專家。編輯選擇合適的評審專家后，系統(tǒng)統(tǒng)一生成專家審稿賬號和密碼并發(fā)送到專家Email中，審稿人可以直接從Email中點(diǎn)擊評審鏈接登錄實(shí)現(xiàn)在線審稿，系統(tǒng)采用地址加密方式和臨時性網(wǎng)址的措施，使用完后網(wǎng)址就無效了，保證了便捷性的同時確保了系統(tǒng)的安全性；系統(tǒng)提供了多種便捷的方式讓審稿人向編輯部提供反饋信息，如果審稿人忙或者不適合審某些稿件，審稿人點(diǎn)擊拒絕審稿鏈接即可在線拒審，將稿件退回編輯部，審稿人如果愿意審稿的也可很便捷地向編輯部提交反饋信息，甚至可以推薦其他審稿人。

（四）跟蹤專家評審階段

稿件送審后，編輯要及時跟蹤評審情況。系統(tǒng)現(xiàn)設(shè)置專家評審時間為4周，這樣，在發(fā)送給專家的Email中會帶有希望評審意見返回的日期。當(dāng)時間為希望審回日期時，若評審專家還未提交評審意見，系統(tǒng)會自動給專家發(fā)送催審?fù)ㄖ?，催審單和催審頻率由編輯部根據(jù)實(shí)際情況自定義。催審后倘若還沒收到專家的評審意見，可通過系統(tǒng)發(fā)送Email告知專家不需再審，并選擇新的專家送審。這樣送審的審稿專家大部分能按時返回評審意見，需要推遲一些時間的，系統(tǒng)也給予一定的時間，不

能審稿的，編輯會及時更換評審專家。新系統(tǒng)避免了傳統(tǒng)郵寄方式中專家經(jīng)常沒有收到稿件，或?qū)徃逡庖姺祷睾蟛患皶r處理等問題，傳統(tǒng)方法審稿效率慢的問題得到了一定程度的解決，大大縮短了審稿周期。

（五）給作者及時反饋專家評審意見

編輯跟蹤的專家評審意見要及時反饋給作者，為此系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了WEB即時通訊，以便編輯部內(nèi)部、編輯部與審稿專家及時在線溝通。采用新的采編系統(tǒng)后，評審意見由專家在線填寫，編輯只需反饋專家意見供作者在線查看，讓作者及時了解到自己稿件的評審情況。若二位專家同意發(fā)表，論文進(jìn)入待編校階段；若二位評審專家意見有分歧，稿件由主編終審；如果二位專家均認(rèn)為修改后可以發(fā)表，編輯通過系統(tǒng)發(fā)送Email通知作者修改并填寫修改說明，系統(tǒng)進(jìn)入退修階段，作者按照修改時間要求修改，修改稿由系統(tǒng)上傳，對內(nèi)逾期未修回稿件，系統(tǒng)會自動發(fā)送Email提醒作者盡快返回。因此，作者一般在較短的時間內(nèi)就能返回修改稿。

（六）主編終審

終審是主編根據(jù)初審、二位專家評審和作者的修改情況對稿件進(jìn)行審視，是決定專家評審有分歧和作者修改后的稿件最后一個階段。新的采編系統(tǒng)平臺是流程化管理，主編可查看到所有稿件的各流程，主編很方便綜合原稿、初審、修改稿和評審專家意見等信息給出終審意見，現(xiàn)在主編一般可在1周內(nèi)給出結(jié)果。

二、需要進(jìn)一步完善的措施

采用新系統(tǒng)后，作者均可隨時登錄系統(tǒng)查詢自己稿件的處理狀態(tài)，上傳各階段修改稿，在線支付各種費(fèi)用，在線提交匯款信息、收發(fā)票人的基本信息以及收稿費(fèi)等人的聯(lián)系信息，采用交互式的模式與編輯溝通，必要時可與編輯部取得聯(lián)系。這要求編輯按照系統(tǒng)規(guī)定時間及時對稿件進(jìn)行相關(guān)處理，這對編輯產(chǎn)生督促效應(yīng)，縮短了稿件處理周期。此外系統(tǒng)還有需要進(jìn)一步完善的地方，以進(jìn)一步提高效率，縮短流程。

（一）加強(qiáng)準(zhǔn)確詳細(xì)的“小同行”專家?guī)斓慕ㄔO(shè)和更新

同行評議是科技期刊遴選論文、保證并提高學(xué)術(shù)質(zhì)量的重要途徑之一?！靶⊥小敝杆鶑氖卵芯康娜壔蛩募墝W(xué)科與作者相同或相近。一級學(xué)科“大同行”專家的評審意見往往籠統(tǒng)模糊，“小同行”專家的評審意見更中肯合理，而且評審速度快。這就要求編輯力爭把稿件送給高水平的“小同行”專家評審，以提高評審的質(zhì)量和效率，從而保證學(xué)報(bào)的學(xué)術(shù)質(zhì)量和論文的時效性。學(xué)報(bào)稿件的學(xué)科方向基本固定，因此在經(jīng)過一段時間的尋找評審專家和送審過程之后，編輯應(yīng)在采編系統(tǒng)中進(jìn)一步完善“小同行”專家數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫要包含職稱、教育和科研工作經(jīng)歷、已發(fā)表的學(xué)術(shù)論文及其他榮譽(yù)等信息。在以后送審相關(guān)學(xué)科稿件時，編輯可通過瀏覽審稿專家的情況來進(jìn)行快速選擇，同時要求編輯根據(jù)專家的學(xué)術(shù)特長、評審質(zhì)量和評審速度，動態(tài)更新、維護(hù)評審專家數(shù)據(jù)庫。

（二）編輯根據(jù)對稿件情況選擇如何送審

編輯根據(jù)自己的專業(yè)背景，對熟悉專業(yè)的稿件，及時通過專家?guī)煺业健靶⊥小睂＜宜蛯?；對不熟悉專業(yè)和新投稿件，從文章名、關(guān)鍵詞、參考文獻(xiàn)信息等方面入手在專家?guī)熘醒芯肯嚓P(guān)信息查找選擇合適的審稿人。對于退后重投的稿件送原來的審稿專家再審，可以縮短審稿周期。選擇中青年“小同行”審稿專家，有利于他們自身的成長，審稿速度和質(zhì)量也能得到保證。

（三）追蹤整個審稿過程，縮短專家審稿時間

每個作者都很關(guān)注自己的稿件的進(jìn)展情況和稿件刊發(fā)周期。在送審后，編輯要及時地追蹤整個評審過程，根據(jù)不同的情況進(jìn)行處理。如果某些專家拒絕審稿，那么應(yīng)盡快撤審，選擇其他“小同行”專家送審；如果審稿時間超出審稿周期，應(yīng)提醒專家；催審后1周查看一下審稿情況，需要撤審的應(yīng)盡快換審。較快的刊發(fā)周期對稿源有積極的影響。

三、結(jié)語

高校學(xué)報(bào)的傳統(tǒng)編輯流程中，選題、審稿、編輯加工、排版、校對等各環(huán)節(jié)相對獨(dú)立，《中國石油大學(xué)學(xué)報(bào)》（自然科學(xué)版）啟用在線采編系統(tǒng)后，作者投稿、提交修改稿均通過系統(tǒng)在線進(jìn)行，編、排、校實(shí)現(xiàn)了一體化。通過系統(tǒng)作者可實(shí)時查詢稿件各階段情況，將作者融入稿件的編輯過程來，充分調(diào)動作者的責(zé)任意識和主觀能動性，有效降低稿件的差錯率，這也督促編輯及時初審稿件、跟蹤稿件的外審和終審情況，提高了稿件處理效率，同時縮短稿件的出版周期。建立“小同行”專家?guī)旌螅庉嬙谒蛯彆r可快速、準(zhǔn)確地找到合適的審稿專家送審，系統(tǒng)的web即時通訊可追蹤整個評審過程，對專家的反饋信息及時采用不同的處理方式，從而縮短稿件處理周期，同時保證了審稿質(zhì)量。新的采編系統(tǒng)中各處理環(huán)節(jié)有助于縮短稿件的處理周期，稿件催審、撤審、換審能得到快速、正確的處理，縮短了審稿時間，90%以上稿件的處理周期少于2個月，免除了作者長時間的等待，從而吸引更多的作者和優(yōu)秀稿件，年投稿量不斷上升，有助于期刊影響力的提升。

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