淺談企業(yè)管理信息化的選擇之道

王建民

摘要：隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)對(duì)管理提出了信息化的要求。運(yùn)用企業(yè)管理信息化，企業(yè)管理水平得到同步提升；穩(wěn)步提升的管理水平，促進(jìn)了企業(yè)信息化的發(fā)展和進(jìn)步，在這個(gè)相互促進(jìn)的過(guò)程中，企業(yè)管理和信息化形成了不斷進(jìn)步的良性循環(huán)過(guò)程，這是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的標(biāo)志。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；信息化；企業(yè)管理水平；企業(yè)采購(gòu)管理；信息化產(chǎn)品建設(shè) 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：F275 文章編號(hào)：1009-2374（2015）10-0180-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0941

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)管理者認(rèn)識(shí)到采購(gòu)信息化的重要性，認(rèn)識(shí)到信息化應(yīng)用帶來(lái)的企業(yè)采購(gòu)管理的提升。然而，企業(yè)采購(gòu)管理信息化建設(shè)之路并不是坦途，期間遇到了各種各樣的阻礙和問(wèn)題，似乎還在艱難的摸索階段徘徊。筆者以所在企業(yè)的采購(gòu)管理信息化應(yīng)用實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理和信息化建設(shè)的關(guān)系進(jìn)行梳理，試圖為如何選擇管理信息化建設(shè)提供參考和經(jīng)驗(yàn)。

1 企業(yè)采購(gòu)管理信息化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)分享

2009～2010年，筆者所在的企業(yè)用了兩年的時(shí)間規(guī)范企業(yè)物資采購(gòu)管理制度和流程，逐步形成了全面完善的管理體制。期間，由于公司經(jīng)營(yíng)方式的轉(zhuǎn)變，經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)展，物資采購(gòu)合同數(shù)量逐年增長(zhǎng)。雖然有了健全完善的管理體制，但是采取傳統(tǒng)的管理方式，已經(jīng)無(wú)法進(jìn)行有效的監(jiān)管物資采購(gòu)合同。為規(guī)范管理，便于監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)采購(gòu)合同信息，2010年我們建設(shè)了一個(gè)物資采購(gòu)合同管理信息系統(tǒng)，要求根據(jù)采購(gòu)實(shí)施單位、采購(gòu)物資的種類、采購(gòu)方式生成統(tǒng)一規(guī)則的合同編號(hào)，并通過(guò)信息系統(tǒng)收集整理物資采購(gòu)合同原件的掃描件。通過(guò)這個(gè)信息化的舉措，徹底解決了全公司物資采購(gòu)合同管理的問(wèn)題。同時(shí)由于有了這個(gè)系統(tǒng)，我們發(fā)現(xiàn)了很多物資采購(gòu)執(zhí)行、合同簽署、合同履行中存在的問(wèn)題。

2010年，企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)總量持續(xù)上升，企業(yè)的上級(jí)主管單位對(duì)物資采購(gòu)管理的要求也越來(lái)越嚴(yán)格，企業(yè)物資采購(gòu)管理壓力陡增，先進(jìn)的流程管理模式由于缺少信息化工具的支持，其效力和功能無(wú)法充分發(fā)揮。因此，我們按照企業(yè)物資采購(gòu)管理水平，據(jù)此量身定制了一套物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，使我們的物資采購(gòu)管理工作效率得到了大幅度的提升。在信息化手段的支撐下，企業(yè)的物資、采購(gòu)管理能力得到了很好的發(fā)展。

2 企業(yè)管理信息化的概念及認(rèn)識(shí)誤區(qū)

2.1 企業(yè)管理信息化的概念

企業(yè)管理提升的目標(biāo)一定是為了“優(yōu)化和合理地配置人、財(cái)、物等企業(yè)資源，獲得最大的利潤(rùn)回報(bào)”。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的飛速發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越普遍地使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來(lái)處理、交換和分析各種形式的信息，這種信息管理方式因其高效便捷的特點(diǎn)，讓很多企業(yè)選擇并走上了管理信息化之路。然而，信息化并非企業(yè)管理的靈丹妙藥，尤其在國(guó)內(nèi)，企業(yè)管理信息化之路絕非坦途，失敗的案例比比皆是，企業(yè)管理盲目地言必談“管理信息化”之后，往往是巨大的浪費(fèi)和對(duì)管理信息化的失望，那么，究竟是什么原因造成這種后果呢？這就需要認(rèn)真地分析企業(yè)管理信息化的認(rèn)識(shí)誤區(qū)了。

2.2 企業(yè)管理信息化認(rèn)識(shí)誤區(qū)

2.2.1 投資軟件就是企業(yè)管理信息化。有分析指出，企業(yè)管理信息化過(guò)程中，通常關(guān)注重點(diǎn)都在管理信息系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)的構(gòu)建和硬件設(shè)備的購(gòu)置上，其主要原因是：一方面，最早開始探索將信息技術(shù)應(yīng)用于經(jīng)營(yíng)管理領(lǐng)域的人是計(jì)算機(jī)從業(yè)人員，他們關(guān)注的重點(diǎn)自然就是如何構(gòu)建能夠應(yīng)用于經(jīng)營(yíng)管理的信息系統(tǒng)；另一方面，以生產(chǎn)管理軟件為產(chǎn)品的公司，比如SAP、用友和金蝶，它們?yōu)榱四軌蛏?，需要不斷宣傳和尋找客戶，它們關(guān)注的重點(diǎn)同樣是適合于各自產(chǎn)品的硬件環(huán)境。

企業(yè)決策者們選擇管理信息化大多來(lái)源于競(jìng)爭(zhēng)壓力和來(lái)自更高管理層的管理提升要求，他們聽到的是信息系統(tǒng)開發(fā)商們對(duì)各自產(chǎn)品性能的鼓吹，聽到的是只要企業(yè)愿意重金購(gòu)置信息系統(tǒng)產(chǎn)品，并為其搭建足夠高端的硬件環(huán)境，“管理信息化”就實(shí)現(xiàn)了，企業(yè)管理就提升了。當(dāng)一個(gè)管理提升的需求壓力轉(zhuǎn)化為簡(jiǎn)單的經(jīng)濟(jì)壓力后，決策者們往往會(huì)“不惜一切代價(jià)”做出投資決策。

但是，企業(yè)無(wú)論大小，管理的提升都需要從建設(shè)先進(jìn)的制度和流程、優(yōu)秀的企業(yè)文化入手，信息系統(tǒng)依賴于標(biāo)準(zhǔn)的流程，任何復(fù)雜的、需要隨時(shí)調(diào)整流程的企業(yè)管理模式，都無(wú)法匹配標(biāo)準(zhǔn)的信息系統(tǒng)。即便是投入巨資量身定制一個(gè)信息系統(tǒng)，也不可能有足夠靈活的、萬(wàn)能的解決方案適應(yīng)這種企業(yè)管理。更何況，隨著企業(yè)的發(fā)展，用不了多久，定制的信息系統(tǒng)就需要根據(jù)企業(yè)的改變做出調(diào)整了，企業(yè)面臨的就是廢棄前期巨資打造的具有自身特色的信息系統(tǒng)，從頭再來(lái)。

因此，考慮投資應(yīng)用信息化產(chǎn)品前，應(yīng)首先考慮形成合適的管理體制。

2.2.2 選用高質(zhì)量信息系統(tǒng)快速提升企業(yè)管理。那么能不能反其道而行之呢？用信息系統(tǒng)的先進(jìn)的管理流程改造企業(yè)現(xiàn)有的管理模式，用信息化推動(dòng)企業(yè)的管理改革？答案同樣是否定的。

首先，很多企業(yè)的管理現(xiàn)狀是：基礎(chǔ)管理薄弱、部門職責(zé)崗位職責(zé)不清、業(yè)務(wù)流程不順、缺乏有效的內(nèi)部控制；各個(gè)部門系統(tǒng)間封閉管理，信息交流不暢，信息孤島比比皆是。這些積年累月的管理沉疴需要企業(yè)通過(guò)長(zhǎng)期制度建設(shè)才能逐步解決的問(wèn)題，指望通過(guò)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)通用的信息化系統(tǒng)，削足適履，一夜之間全部解決，是絕無(wú)可能的。

其次，管理信息化需要改變企業(yè)的傳統(tǒng)管理模式，將企業(yè)原有的自上而下的金字塔型的管理系統(tǒng)扁平化、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化，就意味著要重新設(shè)計(jì)和優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)處理流程，拆除傳統(tǒng)的層級(jí)間、系統(tǒng)間的管理隔膜，這絕對(duì)不是一朝一夕能夠做到的。管理信息化還需要徹底改變傳統(tǒng)管理的思維方式，從企業(yè)組織結(jié)構(gòu)開始，重建每個(gè)崗位、每道工序的數(shù)字化基礎(chǔ)，以達(dá)到信息化所需要的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，同樣也不是一蹴而就的。

因此，不要指望只要用了好的信息化產(chǎn)品，就可以使企業(yè)的管理有質(zhì)的飛躍。

3 企業(yè)管理信息化的選擇之道

3.1 企業(yè)管理的信息化必須“應(yīng)時(shí)而生”

現(xiàn)在有很多從國(guó)外引進(jìn)的各種企業(yè)管理信息系統(tǒng)，都是在國(guó)外大中型企業(yè)有過(guò)成功應(yīng)用案例的先進(jìn)的信息化產(chǎn)品，但是在國(guó)內(nèi)企業(yè)的應(yīng)用非常艱難，究其原因，國(guó)外企業(yè)的管理理念、思路先進(jìn)，企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，這些信息化產(chǎn)品正是順應(yīng)他們的需要，應(yīng)時(shí)（管理需要）而生。而國(guó)內(nèi)的企業(yè)管理水平與這些信息化產(chǎn)品的先進(jìn)水平無(wú)法匹配，因此，很難互相結(jié)合，形成統(tǒng)一的管理平臺(tái)。

因此，企業(yè)管理的信息化，應(yīng)該是在企業(yè)管理達(dá)到一定水平，在發(fā)生傳統(tǒng)管理模式無(wú)法處理的問(wèn)題的情況下，需要使用信息化的手段來(lái)解決的時(shí)候應(yīng)時(shí)而生的過(guò)程。以筆者所在企業(yè)的物資采購(gòu)管理信息化的經(jīng)歷，恰恰說(shuō)明了這個(gè)道理，在企業(yè)管理提升到一定程度，按需引進(jìn)匹配的信息化產(chǎn)品，必定是企業(yè)管理水平和信息化水平雙贏的、皆大歡喜的結(jié)果。

3.2 企業(yè)管理的信息化是一個(gè)穩(wěn)步推進(jìn)不斷發(fā)展的過(guò)程

企業(yè)管理和信息化的結(jié)合，應(yīng)該是一個(gè)水漲船高的穩(wěn)步推進(jìn)、不斷發(fā)展健全的過(guò)程。

在信息化產(chǎn)品建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)很多傳統(tǒng)管理模式實(shí)施過(guò)程中無(wú)法發(fā)現(xiàn)的管理漏洞需要去調(diào)整和彌補(bǔ)。匹配管理水平的信息化系統(tǒng)一旦得到應(yīng)用，企業(yè)和企業(yè)的管理者在擺脫傳統(tǒng)管理模式，得到更多的時(shí)間去思考企業(yè)管理方式方法的時(shí)候，還會(huì)發(fā)現(xiàn)越來(lái)越多的管理短板需要通過(guò)進(jìn)一步健全管理制度，優(yōu)化管理流程來(lái)改進(jìn)和消除。這樣，企業(yè)管理水平在信息化建設(shè)和應(yīng)用過(guò)程中得到了有效的提升。

同樣，隨著企業(yè)管理水平的提升，對(duì)信息化產(chǎn)品的要求和需求也進(jìn)一步增加，在精細(xì)化管理成為可能的同時(shí)，促進(jìn)了企業(yè)管理信息化的升級(jí)和成長(zhǎng)。

伴隨著企業(yè)信息化的穩(wěn)步推進(jìn)，企業(yè)管理水平得到同步提升；穩(wěn)步提升的管理水平，促進(jìn)了企業(yè)信息化的發(fā)展和進(jìn)步，這種在相互扶持中，企業(yè)管理和信息化不斷進(jìn)步的良性循環(huán)過(guò)程，才是一個(gè)企業(yè)管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的選擇之道。

參考文獻(xiàn)

[1] 梁亞玲.淺析管理者和管理信息化的關(guān)系[J].中國(guó)管理信息化，2010，（24）.

（責(zé)任編輯：王 波）