高校檔案資源整合工作探析

謝王艷

高校檔案資源整合工作探析

謝王艷

從高校檔案資源的歷史價(jià)值、文化價(jià)值以及教育價(jià)值三個(gè)方面分析了高校檔案資源在高校中的重要作用。在此基礎(chǔ)上，對(duì)教育信息化環(huán)境下高校檔案資源整合與共享的基本內(nèi)涵進(jìn)行了分析，并結(jié)合當(dāng)前高校的實(shí)際情況，探討了高校檔案資源整合的主要內(nèi)容和基本途徑，為高校檔案資源管理及整體建設(shè)工作提供對(duì)應(yīng)的參考。

檔案管理；資源整合；檔案信息化

高校在管理、教學(xué)以及科研過程中所形成的所有檔案資源是學(xué)校長期開展工作的記錄，為高校后續(xù)工作的開展提供了重要的參考依據(jù)，是高校十分重要的信息資源以及文化資源，是高校生存與發(fā)展的重要基礎(chǔ)。但是，由于各種原因，高校的檔案資源建設(shè)情況存在一些問題，檔案資源分散、孤立的特性與當(dāng)前高校教育對(duì)檔案資源綜合性、多樣性的要求存在矛盾［1］。因此，如何在滿足當(dāng)前高校教育資源信息化要求的同時(shí)，通過對(duì)高校檔案資源的整合和綜合，為現(xiàn)代高校教學(xué)以及管理提供完善的服務(wù)是當(dāng)前高校檔案管理工作的重要內(nèi)容以及研究的關(guān)鍵課題。

一、高校檔案資源的重要作用

（一）高校檔案資源是十分重要的歷史資料

對(duì)于學(xué)校而言，高校檔案資源的重要作用體現(xiàn)在其與年鑒之間的關(guān)系方面，是高校的基礎(chǔ)資料，其重要的作用在于其資源的翔實(shí)和可靠。其中，年鑒資料具有高度的準(zhǔn)確性，注重材料的真實(shí)性、客觀性。高校檔案具有翔實(shí)、全面的特點(diǎn)，在長期的系統(tǒng)化建設(shè)過程中逐步形成了一個(gè)系統(tǒng)性的資源，能夠?qū)唧w時(shí)間段內(nèi)高校的整體情況形成一個(gè)完整而客觀的陳述，最終完成對(duì)高校發(fā)展和成長的真實(shí)記錄。高校年鑒可以通過與高校檔案相互補(bǔ)充的方式提高檔案資源的可信度和完善度。

（二）高校檔案資源對(duì)提高高校文化建設(shè)水平具有重要作用

高校檔案資源在發(fā)展過程中持續(xù)更新和建設(shè)，為高校的文化成果保留了翔實(shí)的一手資料。在高校長時(shí)間的發(fā)展建設(shè)過程中，檔案資源都隨著學(xué)校的教育、管理、教學(xué)以及科研等活動(dòng)而得到持續(xù)開展，形成了對(duì)高校整個(gè)發(fā)展歷史進(jìn)程的記錄。同時(shí)，諸多與高校文化相關(guān)的原始資料，例如新聞報(bào)道、校歌、重大事件等，不但具有檔案資源的原始記錄特點(diǎn)，而且具有檔案的知識(shí)性特點(diǎn)。能夠?yàn)楦咝Ｎ幕ㄔO(shè)提供基礎(chǔ)，為學(xué)生在道德教育、創(chuàng)新精神的培養(yǎng)方面提供了全方位的支持［2］。

（三）高校檔案資源對(duì)學(xué)生的教育作用

高校檔案資源不僅對(duì)學(xué)校發(fā)展和建設(shè)過程中的重要?dú)v史事件進(jìn)行記錄，而且還對(duì)處于學(xué)校中生活的學(xué)生進(jìn)行了記錄，包括學(xué)習(xí)和生活的各個(gè)方面，讓學(xué)生的主體地位在高校檔案中得到體現(xiàn)，從而為現(xiàn)代高校學(xué)生的教育提供更加豐富的原始資料?，F(xiàn)代高校的大學(xué)生在思維以及視域等方面具有更大的優(yōu)勢(shì)，但是也存在著一些負(fù)面情緒，例如自私、冷漠、懶散等，難以與其他人相處，或者是自卑而缺乏自信。而通過在高校檔案中搜集相關(guān)的資料，獲得正面的成功案例，通過這些活生生的案例對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育，將更加具有感染力，增強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生的道德教育效果。

二、教育信息化環(huán)境下高校檔案資源整合與共享的基本內(nèi)涵

隨著高校信息化趨勢(shì)的日益明顯，在教育信息化環(huán)境下實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的共享與整合是實(shí)現(xiàn)高校資源有效管理的重要途徑。在檔案資源的信息化整合過程中，考慮高校檔案資源既有的配置與管理情況，強(qiáng)化數(shù)字化檔案資源的建設(shè)和管理，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息交換與共享。這對(duì)于當(dāng)前分散、異構(gòu)的高校檔案資源而言是一種極為有效的組合與連接方式，是實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的合理組織、優(yōu)化配置以及最大程度增值的重要方式［3］。

因此，基于教育信息化環(huán)境下高校檔案資源的整合必須把握這樣幾點(diǎn)：

其一，在信息化以及教育資源系統(tǒng)化的環(huán)境下，高校檔案資源的整合與共享是基于既有檔案資源的收集、整理與保管基礎(chǔ)之上的，必須充分考慮既有資源的合理配置及管理方式，又要保證對(duì)既有檔案資源的充分利用。

其二，通過信息化的高校檔案資源的整合就是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，解決高校檔案資源存在的分散、孤立、封閉等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的多樣、集中、完備與充分利用的目標(biāo)。

其三，高校檔案資源的整合與共享必須重視數(shù)字化檔案信息資源的建設(shè)。檔案資源的整合及共享是在網(wǎng)絡(luò)中開展的，通過網(wǎng)絡(luò)在線整合實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享。利用數(shù)字化處理技術(shù)和手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資源進(jìn)行整理，并在網(wǎng)絡(luò)中傳播，有利于同類資源的整合與共享，便于發(fā)揮檔案資源的潛在價(jià)值。

三、信息化環(huán)境下高校檔案資源整合的有效方式

（一）豐富檔案資源，為資源整合提供數(shù)據(jù)支持

檔案資源的整合需要翔實(shí)的數(shù)據(jù)資源支持，所以必須對(duì)各個(gè)機(jī)構(gòu)、院系中的檔案資源進(jìn)行普查登記，加強(qiáng)相關(guān)資源的來源檢查工作，為資源整合提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)支持。在普查過程中，應(yīng)該對(duì)學(xué)術(shù)檔案資源的概念有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，其不但包括學(xué)校在招生、教學(xué)、科研以及日常管理等所有活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案，同時(shí)還包括學(xué)校由于發(fā)展需要而購買的相關(guān)期刊、雜志等；既包括學(xué)生的學(xué)籍檔案，也包括教師使用的教學(xué)檔案；既包括公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料資源，也包括教職工個(gè)人所發(fā)表的論文、圖書等。

（二）信息化環(huán)境下高校檔案資源整合的主要內(nèi)容

在檔案資源信息化程度日益提高的基礎(chǔ)上，高校檔案資源整合工作必須以資源的共享作為基本目的，從這樣幾個(gè)方面做好檔案資源的整合與管理工作：數(shù)據(jù)資源整合；系統(tǒng)資源整合；管理資源整合；服務(wù)資源整合。

1.數(shù)據(jù)資源整合。利用數(shù)據(jù)的復(fù)制、聚集以及數(shù)據(jù)接口等方式，實(shí)現(xiàn)物理位置檔案資源相分離的數(shù)據(jù)之間的相互整合，并實(shí)現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)的整合。通過在高校各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的檔案管理系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)集成框架以及信息管理中心，便于數(shù)據(jù)的整合和傳遞，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

2.系統(tǒng)資源整合。因?yàn)閭鹘y(tǒng)校園信息系統(tǒng)建設(shè)之初，缺乏整體性的框架構(gòu)建理念，各個(gè)職能部門在信息化建設(shè)以及檔案資源的管理建設(shè)過程中存在各自為政，獨(dú)立建設(shè)的問題，導(dǎo)致各個(gè)系統(tǒng)之間的接口不統(tǒng)一，造成了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不一致、數(shù)據(jù)冗余嚴(yán)重等問題。因此，在檔案資源整合過程中必須構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將各個(gè)異構(gòu)的檔案資源系統(tǒng)連接起來，為檔案資源的整合提供系統(tǒng)支撐條件。

3.管理資源整合。在當(dāng)前的教育資源信息化環(huán)境下，高校檔案資源的整合本質(zhì)上屬于一個(gè)管理資源的整合問題，其涉及檔案部門與各個(gè)業(yè)務(wù)操作部門之間的合作與協(xié)調(diào)。通過檔案資源的整合最終實(shí)現(xiàn)管理合作方式的協(xié)調(diào)操作。因此，在檔案資源整合的過程中不但要對(duì)技術(shù)以及支撐技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)，還需要從管理方式以及管理理論等管理資源角度出發(fā)，進(jìn)行相應(yīng)的整合［4］。

4.服務(wù)資源整合。高校檔案服務(wù)資源的整合包括對(duì)檔案訪問界面的整合以及檔案服務(wù)應(yīng)用的整合兩個(gè)基本層次。其最終的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的信息服務(wù)到最終的知識(shí)服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，并使傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，為更多的用戶提供更富個(gè)性化的服務(wù)。

以上四個(gè)方面的資源整合內(nèi)容相輔相成，是高校檔案資源整合的重要內(nèi)容。從具體的實(shí)踐情況來看，四項(xiàng)內(nèi)容中又以服務(wù)資源的整合為主，這是實(shí)現(xiàn)檔案資源信息交流、合作以及規(guī)范運(yùn)作的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)高校檔案資源高度共享的重要方式。

（三）提高檔案資源信息服務(wù)能力，加快服務(wù)資源的整合

在信息化環(huán)境下，高校檔案資源作為一種典型的信息資源，其不論在應(yīng)用、選擇還是排列都具有相對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，是體現(xiàn)高校檔案資源整合能力以及資源管理服務(wù)能力的重要指標(biāo)。當(dāng)前，高校檔案資源的重要作用已經(jīng)受到了人們的廣泛關(guān)注，但是對(duì)于高校師生以及部分管理人員而言，檔案資源的重要性依然存在著清晰度不足，認(rèn)識(shí)程度不深的問題，導(dǎo)致很多寶貴的檔案資源沒有得到充分的利用。

作為高校檔案資源的管理人員，必須從這樣兩個(gè)方面提高檔案資源的信息服務(wù)能力，加快實(shí)現(xiàn)服務(wù)資源的有效整合。首先，要對(duì)檔案資源的搜集、整理以及整合流程進(jìn)行完善，提高整個(gè)流程的運(yùn)作效率。高校相關(guān)管理部門必須制定翔實(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)相關(guān)的檔案資源進(jìn)行搜集和整理。檔案資源建設(shè)和管理工作是一項(xiàng)逐步積累和完善的工作，做好資源的搜集和整理是檔案資源信息化環(huán)境下資源整合的基礎(chǔ)。工作人員通過對(duì)應(yīng)的工具從海量的信息資源中篩選、搜集相關(guān)的資源，在完成不同信息資源價(jià)值的評(píng)估基礎(chǔ)上，基于實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)對(duì)資源進(jìn)排序，并形成完善的信息資源數(shù)據(jù)庫。只有這樣才能夠保證整個(gè)檔案信息資源具有一定的邏輯性和規(guī)范性，確保檔案信息資源能夠方便地為檔案資源的利用提供檢索與調(diào)用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案資源的潛在價(jià)值。其次，必須提高檔案資源服務(wù)的主動(dòng)性與個(gè)性化。因?yàn)楫?dāng)前高校的檔案資源建設(shè)工作還處于一個(gè)相對(duì)被動(dòng)的狀態(tài)，在這種情況下，用戶想獲取對(duì)應(yīng)的檔案信息存在一定的難度，而且檔案信息的利用率低、利用成本高。因此，需要從這樣兩個(gè)方面提高檔案資源服務(wù)的主動(dòng)性和個(gè)性化：其一，在日常服務(wù)過程中對(duì)常用用戶以及特殊用戶的需求、偏好進(jìn)行分析，了解用戶的實(shí)際需要；其二，要提高管理人員的管理針對(duì)性，對(duì)已經(jīng)掌握的檔案資料要做到心中有數(shù)，并針對(duì)其中的主要內(nèi)容和重要意義，采取合適的方式將之展示出來，為用戶提供快捷服務(wù)。例如，可以在學(xué)生就業(yè)時(shí)間段，將每年的就業(yè)形勢(shì)以及各個(gè)行業(yè)的就業(yè)需求和發(fā)展前景展示出來，并選取具體學(xué)生的就業(yè)作為例子，為就業(yè)學(xué)生提供更加直觀的參考；在校慶日，可以安排校領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理人員對(duì)校史館、老校長等相關(guān)檔案材料，結(jié)合其自身的實(shí)際工作經(jīng)歷，對(duì)學(xué)校過去的發(fā)展故事以及材料等進(jìn)行展示和講解，讓學(xué)生對(duì)學(xué)校的發(fā)展歷史有一個(gè)更加清晰的認(rèn)識(shí)。

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，數(shù)據(jù)資源成了高校發(fā)展建設(shè)的寶貴資源。尤其是在“大數(shù)據(jù)”理念的發(fā)展與應(yīng)用背景下，做好高校檔案資源的整合與管理工作，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的數(shù)字化共享是檔案管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)充分挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，更好地為高校的教學(xué)、科研與管理提供服務(wù)具有十分重要的作用。

［1］陸建芳.試論合并高校檔案資源整合策略［J］.蘭臺(tái)世界，2010（2）.

［2］楊紅仙.試析信息化背景下檔案信息資源整合的涵義及原則［J］.云南檔案，2010（8）.

［3］容艷珍.論工學(xué)結(jié)合背景下高職院校檔案資源的有效開發(fā)與利用［J］.企業(yè)文化（中旬刊），2013（9）.

［4］姜梅，韓妍妍.整合科研檔案資源給力高校學(xué)科發(fā)展［J］.北京電子科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，20（1）.

責(zé)任編輯：魏明程

G47

A

1671-6531（2015）02-0129-03

謝王艷/珠海城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院初級(jí)教師（廣東珠海519090）。