新時(shí)期醫(yī)院財(cái)務(wù)科檔案管理工作存在問題及改進(jìn)措施研究

開灤總醫(yī)院 李璇

一、新時(shí)期醫(yī)院財(cái)務(wù)科檔案管理工作存在問題

目前醫(yī)院財(cái)務(wù)科檔案管理存在如下問題：

(一)管理制度不健全

目前檔案管理制度不健全，很多醫(yī)院對(duì)財(cái)務(wù)本身的管理非常嚴(yán)明，財(cái)務(wù)管理資料使用過后，檔案的整理與收集往往重視程度不夠，涉及檔案管理的制度不夠全面，并且管理考核績效考核方案中，一般也沒有檔案管理相關(guān)的考核項(xiàng)目，整體導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案管理重視不夠，工作效率不高，檔案管理缺乏秩序，檔案收集分類不清晰，檔案不齊全，調(diào)取耗時(shí)長。

(二)專業(yè)管理人才匱乏

財(cái)務(wù)人員本身并不是專業(yè)的管理人才，而隨著醫(yī)院的對(duì)檔案管理的要求不斷提升，人員能力的不足就逐漸顯現(xiàn)出來。目前來說，國內(nèi)在醫(yī)院從事檔案管理人員的專職檔案人員比較少，在職的檔案管理員具有管理資質(zhì)的也占少數(shù)，都是由財(cái)務(wù)科的財(cái)務(wù)人員兼管檔案管理工作或者其他人事科的人員參與，這些人員來往變動(dòng)頻繁，通常在熟悉檔案管理工作之前就已經(jīng)被調(diào)換至其他崗位。還有一些管理者的工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案工作管理的認(rèn)識(shí)不夠，并不重視，工作態(tài)度不端正，效率低下，缺乏上進(jìn)心。很多醫(yī)院的檔案管理人員素質(zhì)不高，這對(duì)檔案管理工作同樣造成了很大的影響。醫(yī)院本身并不重視這一項(xiàng)工作，而這些檔案管理工作者也沒有得到正式的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作水平一直難以提升。

(三)現(xiàn)代化管理技術(shù)不成熟

很多醫(yī)院管理工作效率低下是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的使用仍舊不夠成熟，沒有真正地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行科學(xué)管理，在過去，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案保存的問題，制約了檔案管理工作的發(fā)展，而到了現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)開始運(yùn)用到各行各業(yè)，不斷改變著人們的工作和生活，現(xiàn)在來看，醫(yī)院財(cái)務(wù)部檔案管理工作的問題在現(xiàn)代化檔案管理缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)。很多檔案管理者還財(cái)務(wù)人員并沒有接受到相關(guān)方面的培訓(xùn)，對(duì)計(jì)算機(jī)整理檔案工作感覺力不從心，工作效率低，一些檔案工作還停留在收手工檢索上，這些原因都制約著醫(yī)院檔案管理工作的開展，為此，要想使檔案管理步入科學(xué)合理化的軌道、順應(yīng)現(xiàn)代化的要求，就要加大力度培訓(xùn)檔案管理者的專業(yè)技能。

二、新時(shí)期醫(yī)院財(cái)務(wù)科檔案管理工作改進(jìn)措施

(一)建立健全檔案管理制度

加強(qiáng)檔案管理法的普及工作，讓領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)員工都重新認(rèn)識(shí)并且重視檔案管理工作的重要性。醫(yī)院還需要依據(jù)檔案管理法，制定出適合醫(yī)院的管理法則，約束管理人員的工作行為，并且還應(yīng)當(dāng)制定出獎(jiǎng)懲制度，定期組織管理人員對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作者進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于成績不良者適當(dāng)懲罰，使用績效獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理者更積極工作。

醫(yī)院財(cái)務(wù)科應(yīng)當(dāng)建立健全管理制度，對(duì)于紙質(zhì)檔案的收集整理、保管存放、利用銷毀等，都需要有一套完整的規(guī)定，以防止檔案丟失或者被任意使用，保證檔案有章可循、有據(jù)可依,向規(guī)范化發(fā)展。除此之外，醫(yī)院必須明確規(guī)定檔案管理的職責(zé)范圍，并把責(zé)任落實(shí)到人員崗位之上，做到分工明確。醫(yī)院的財(cái)務(wù)工作本身比較復(fù)雜，部門之間的資料不同，這就需要醫(yī)院上下都應(yīng)該有一種檔案意識(shí)，積極主動(dòng)地遞交檔案、歸還使用的檔案、遵守登記制度，保證檔案完整。為此，醫(yī)院的主觀部門應(yīng)當(dāng)界定一套完整的管理規(guī)范，作為醫(yī)院檔案管理工作的指導(dǎo)方案，對(duì)于電子信息檔案的管理同樣需要引以重視，對(duì)信息系統(tǒng)的檔案需要定期備份，定期整理，醫(yī)院可以設(shè)計(jì)或者購買檔案管理軟件進(jìn)行管理，并且建立醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理考核制度，能夠提升工作人員的責(zé)任意識(shí)，讓工作人員更加重視檔案的管理工作。

(二)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

對(duì)于檔案管理人員平均水平不高的問題，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以便讓檔案能夠真正發(fā)揮出其作用，為醫(yī)院發(fā)展提供準(zhǔn)確的參考資料，所以，檔案管理人員需要樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，醫(yī)院需要定期對(duì)組織檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，進(jìn)而不斷提升檔案管理人員的綜合能力，從而適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的需要，培訓(xùn)一方面需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，并學(xué)習(xí)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息管理，能夠熟練掌握檔案管理軟件的操作，以便滿足檔案管理工作的需要。除此之外，醫(yī)院其他科室部門經(jīng)常使用到財(cái)務(wù)部的檔案資料，所以檔案管理工作者必須熟記資料使用借閱制度，嚴(yán)格按照規(guī)定外接檔案，保證檔案完整，為更好地協(xié)調(diào)各部門之間的工作，檔案管理員還需要注意與其他科室部門的溝通交流，保證各部門合作暢通無阻，提高檔案服務(wù)質(zhì)量水平。

(三)提升現(xiàn)代化信息管理水平

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理很多都是使用計(jì)算機(jī)設(shè)備，檔案的存儲(chǔ)形式為電子檔案，這一部分的管理也是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)。目前，國內(nèi)使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的情況越來越常見，計(jì)算機(jī)檔案管理軟件也發(fā)展越來越快，功能越來越強(qiáng)，所以實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理是大勢(shì)所趨。除此之外，檔案管理還可以利于多媒體、掃描儀等器材，完成紙質(zhì)檔案資料向電子資料轉(zhuǎn)化，建立完整的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)，優(yōu)化檔案信息管理，使不同部門能夠根據(jù)權(quán)限調(diào)閱不同的財(cái)務(wù)資料，減少管理成本，優(yōu)化管理水平。

三、結(jié)束語

醫(yī)院還需要滿足檔案管理的硬件要求，配置檔案存儲(chǔ)管理的辦公室、借閱室，購置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，除此之外還需要購買保存紙質(zhì)檔案用的干燥器、除塵器、監(jiān)控設(shè)備等等。只有這樣，才能逐步解決醫(yī)院財(cái)務(wù)科檔案管理問題。

[1]彭佳.淺談提高醫(yī)院管理水平[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育.2010，08（21）

[2]史越華.談新時(shí)期醫(yī)院檔案管理存在問題及發(fā)展思路[J].蘭臺(tái)世界，2013，（6）

[3]何薇.新時(shí)期醫(yī)院檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施[J].中外投資，2012，（9）

[4]何姝婧.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理中存在的問題及改進(jìn)策略[J].中國醫(yī)藥科學(xué)，2012（15）：134