別讓辦公環(huán)境成為“效率殺手”

莊文靜

清晨，你要處理新收到的郵件。你甚至可能只用半小時，就處理完大腦勻速運轉(zhuǎn)1-2天才能處理完的信息。為什么這樣的“奇跡”不易在辦公室發(fā)生？

在辦公室環(huán)境中，人們平均每三分鐘就會被數(shù)字干擾或人為干擾打斷一次。加州大學(xué)的近期研究表明：每當干擾發(fā)生一次，要讓思維重新回到手上的工作，平均需要23分鐘。

因此，如何讓辦公環(huán)境減少干擾，讓員工專注工作是一個大課題。是把辦公室打通，還是更多的建立私密辦公空間？這不需要趕潮流，而是要考慮人性的需求，以及業(yè)務(wù)流程、組織戰(zhàn)略的需要。

私密性危機

Steelcase是成立于1912年的全球性辦公家具企業(yè)，也長期研究辦公環(huán)境對員工行為和效率的影響。它發(fā)現(xiàn)，在各國的企業(yè)里，太多的互動和太少的私密性已呈現(xiàn)危機之勢。這對于員工的創(chuàng)造力、生產(chǎn)力、敬業(yè)度以及身心健康都造成了嚴重的負面影響。

毋庸置疑，同事間的彼此互動對達成目標事關(guān)重要。但也需要給每個人留出集中思考、恢復(fù)精力的時間和空間。而今天太多的辦公場所，并沒有將私密性作為一個必須實現(xiàn)的功能。

“人們時不時對私密性的需求，無論是在工作中還是在公共場合里——和人們需要有群體一樣，都是基本的人性?！盨teelcase WorkSpace Futures研究小組總監(jiān)Donna Flynn解釋道，“當人們合作共事的程度越深，讓他們有獨處的時間就越重要——沒有打擾，可以運用專長，對手頭的挑戰(zhàn)形成扎實的觀點。同時人們也需要私密空間來解壓放松、恢復(fù)體力?！?/p>

“很容易分心”、“環(huán)境充滿壓力感”、“不能正確地聆聽自己的思考”是員工對對缺乏私密空間經(jīng)常的抱怨，甚至有人不得不戴著耳機，聽著音樂或只為捂耳朵，以享受安靜的工作，而不是周圍同事的聲音。據(jù)一家英國的咨詢機構(gòu)Sound Agency主席Julian Treasure指出，辦公室里最具破壞性的聲音就是人們交談的話語聲。還有其他惱人的噪音，像空調(diào)、電話鈴聲、車流聲、附近施工等，辦公環(huán)境的噪音甚至?xí)?dǎo)致生產(chǎn)力下降66%。

蓋洛普近期發(fā)布的全球辦公場所狀況表明：全世界范圍內(nèi)，只有11%的員工在工作中感到投入和被鼓舞，他們有相對而言更多的私密空間，對辦公場所也更為滿意;相反，對辦公環(huán)境強烈不滿意的員工中，有63%的員工缺乏敬業(yè)度。

而進一步剖析數(shù)據(jù)會發(fā)現(xiàn)：在美國員工中，有20%遠程辦公時間的員工，是所有受訪者中敬業(yè)度最高的一群。這些人可以在辦公室里和同事們互動合作，也可以在遠程的私密空間里完成個人工作，并且兩者達到了平衡。

給員工選擇在哪兒工作的權(quán)利

影響員工對辦公環(huán)境的滿意度的一個誘因是，員工沒有選擇在哪兒工作的權(quán)利。

每個人的座位是固定的，不得不在充斥著各種刺激源的環(huán)境中工作。暢銷書《安靜：內(nèi)向性格的競爭力》一書的作者Susan Cain表示，許多人表現(xiàn)出色的條件是：不能一直有他人在身邊。

許多時候，團隊合作常常凌駕于其他需求之上，結(jié)果很可能造成“群體思維”的心理現(xiàn)象——人們自然傾向于向同輩壓力屈服，贊同他人，而不是冒著被孤立的風(fēng)險提出不同的觀點。

2014年，Steelcase發(fā)起了一項覆蓋全球14個國家的調(diào)研，證實對工作環(huán)境滿意度高的員工同時敬業(yè)度也最高。

為什么一說到高敬業(yè)度，就讓人不禁想起最“最佳雇主”？隨即想到了那些囊括了生活、娛樂、社會屬性于一身，無比愜意的、令人向往的辦公環(huán)境？原來，好的辦公環(huán)境不只是一個物理空間，更是一個符合人性需求、健康需求、能激發(fā)創(chuàng)造力的場所，乃至比家還要舒適且更讓人流連。有些企業(yè)的辦公環(huán)境，除設(shè)有咖啡廳、健身房之外，還有診所甚至是幼兒園，員工完全可以和孩子共進午餐。

而過去的辦公室，最多也只是關(guān)注到“人體工學(xué)”的需求。比如，給員工配備更舒適的桌椅、更適合的燈光、更適合的溫控系統(tǒng)等。如今，企業(yè)認識到讓員工多活動身體的重要性，因為長時間一個姿態(tài)工作，將直接造成脖頸腰背痛、注意力下降，甚至影響精神和思維水平。Steelcase的研究表明，高度敬業(yè)的員工中有96%能在工作中自由活動并且變換姿勢。于是，給員工選用一把可以讓他變化多種姿勢依然坐得很舒服的座椅，給員工設(shè)計可以不拘姿態(tài)的“沙發(fā)間”，可以想跑跑步、活動幾下的健身房有多重要。

如今，員工的工作時間普遍很長，或者你想留下員工自愿加班，那么提供給員工各種室內(nèi)和戶外的空間就非常關(guān)鍵。

“治愈系”的生態(tài)辦公環(huán)境

神經(jīng)學(xué)家了解到，社交互動的數(shù)量和質(zhì)量對人身心健康有著重要影響。

當你的工作搭檔身處大洋彼岸，而你的辦公環(huán)境卻不能支持并促進你們交流，你會不會抓狂？人們需要舒服地看到自己的團隊伙伴，清晰地聽見彼此交談，以實現(xiàn)必要的“思維共享”。

因此，你的辦公場所是不是有更為高速的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、硬件支持，以及很容易找到安靜的小會議間。這也許并不需要你有多大的辦公場所，一些看似不能“施展”多大功能的一隅，經(jīng)過巧妙設(shè)計卻可能別有洞天;一個敞開式空間，因為加設(shè)了幾根立柱，就會呈現(xiàn)出獨立空間的感受，還不影響辦公環(huán)境的通透性。

員工不僅需要明亮的辦公環(huán)境，同時需要可以自我修復(fù)、乃至滿血復(fù)活的地方。這便意味著今天的辦公場所，要能幫助人集中注意力，充分地專注于當下的事，實現(xiàn)有創(chuàng)造性的思考。因此，辦公場所要成為一個既互相聯(lián)接，又彼此獨立的空間所構(gòu)成的生態(tài)系統(tǒng)，能夠滿足人們身體、精神、心理層面的需求，并讓他們自由選擇和控制工作的地點和方式。

同時，一個企業(yè)的辦公環(huán)境，將反映你的企業(yè)文化、人力資源戰(zhàn)略及業(yè)務(wù)流程，這是一個共生的生態(tài)系統(tǒng)。

研究表明，由于人的注意力和記憶力存在極限，因此當人們可以將認知的內(nèi)容卸載到環(huán)境中去時，他們能表現(xiàn)得更好。而Steelcase研究人員正在探索：怎樣憑借科技建筑元素和家具，讓物理環(huán)境能承擔(dān)日常的任務(wù)，比如，預(yù)見到何時應(yīng)該打開設(shè)備，如果能將一些功能卸載到環(huán)境中去，能讓員工釋放“腦內(nèi)存”來處理復(fù)雜的問題。這相對于Steelcase已經(jīng)推出的交互式電子白板，又是一種智能升級了。

當工作發(fā)生變化時，人的需求也會發(fā)生變化;當需求改變時，辦公環(huán)境也需要改變，來保持對工作的支持性;而當環(huán)境變化時，人的行為也會隨之改變。

你的企業(yè)文化，就印在你的辦公環(huán)境中，不信你自己看吧！