會計電算化軟件在使用中存在的問題和解決辦法的探討

雅安職業(yè)技術學院 楊劍

一、會計電算化使用中存在的問題

(一)保密性與安全性差

很多軟件不能記錄日志，在使用過程中不能記錄操作人、操作時間和操作內(nèi)容，不利于確定責任人。再有，也不能對應用的數(shù)據(jù)庫加密，人們可以自外部輕松進入進行修改。還有一些商業(yè)軟件為了用戶的方便，在進行軟件設計過程中加入修改以前年度賬目功能。這些問題都不利于保證會計資料的真實性，在使用過程中易發(fā)生問題。

(二)原始數(shù)據(jù)錄入易出錯

會計軟件都需要人工錄入各種數(shù)據(jù)，假如在輸入過程中出現(xiàn)錯誤，計算機系統(tǒng)自身不能判斷，計算機在利用會計電算化軟件的基礎上，自動處理輸入數(shù)據(jù)完成存儲。計算機利用會計軟件程序可以完成編制會計報表、記賬和進行財務分析等工作。只要財務軟件運行過程中不出現(xiàn)問題，通常情況下可以保證正確。但如果在輸入原始數(shù)據(jù)過程中發(fā)生錯誤，那么計算機只會依據(jù)錯誤數(shù)據(jù)進行計算，會計信息的真實性則不能保證。

(三)會計電算化人員素質有待提高

會計電算化不但和會計專業(yè)知識有關，而且和計算機學、管理學、信息學等多個學科有關，要求操作人員必須具備較高的專業(yè)水平，不但要具備專業(yè)的會計知識，掌握電算化軟件處理賬務的原理，而且還應懂得計算機操作技能。雖然當前會計人員都參加過計算機等級培訓，但依然達不到應有的水平。這些人員年齡偏大，一般情況下都熟悉會計業(yè)務但不易掌握計算機知識，只會簡單操作會計應用軟件。如果在使用過程中計算機出現(xiàn)問題，則只能中途停止，更不能從事深層次的系統(tǒng)分析、設計和維護等工作了。

二、解決我國會計電算化存在的問題的應對策略

(一)完善內(nèi)控制度

在軟件的實際應用過程中，工作人員還不能重視數(shù)據(jù)備份保管、職責分工、軟硬件使用維護等工作，要想全面提高會計電算化管理水平，首先要加強內(nèi)部控制管理。

1、提高程序操作控制

為了保證信息的正確性，防止出現(xiàn)錯誤和事故，制訂業(yè)務處理詳細步驟和工作環(huán)節(jié)，主要內(nèi)容有：對錄入的數(shù)據(jù)首先要進行審核，具備真實的原始憑證；錄入員要檢查數(shù)據(jù)的正確性，做好核對工作；如果出現(xiàn)輸入內(nèi)容錯誤，則需依據(jù)功能進行修改；要求設置專業(yè)人員復核，對輸入數(shù)據(jù)和原件進行比對。

2、提高系統(tǒng)安全性

建立嚴格的操作制度，不經(jīng)授權人員不得操作財務電算化軟件；不同崗位人員進行操作要分別設置不能權限；對操作人員的身份要進行密碼比對；分離數(shù)據(jù)處理與存儲工作；應用操作日志控制接觸計算機人員。

3、加強會計檔案保管控制

依據(jù)有關規(guī)定，手工記賬淘汰以后，應用計算機處理那些會計憑證、報表、賬簿等，同時要求對上述內(nèi)容要進行打印，依據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行管理。

(二)不斷完善會計電算化管理制度

要想達到會計電算化工作的規(guī)范運行，則必須具備制度化的會計電算管理法律法規(guī)。要引起有關部門重視，建立完善的會計電算化管理規(guī)章制度，在規(guī)范會計電算化工作時形成法律條款；大力宣傳、指導、監(jiān)督會計電算化的規(guī)章制度的落實，保證會計電算化規(guī)章制度發(fā)揮應有的作用，使其真正指導會計電算化工作。

(三)不斷提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)

當前，世界范圍內(nèi)的企業(yè)都在應用會計電算化，因此一定要配備專業(yè)人員。一個優(yōu)秀的會計電算化人員，不但要具備會計專業(yè)知識，而且需要掌握系統(tǒng)的管理理論和高超的計算機信息知識，在加強復合型人才培養(yǎng)過程中，注重要求會計人員掌握多樣化技能，會計人員不但要懂得豐富的專業(yè)理論知識與實踐操作技能，而且應該掌握計算機操作技能和管理知識，真正提高會計人員的綜合素質。當前科學知識更新速度不斷加快，因此要求會計人員要不斷加強學習，才能不被時代淘汰。

(四)完善會計人員分工

因為會計電算化具有集中的功能，因此我們要依據(jù)其特點應用管理分工模式，制訂明確的崗位職責分工細則，進行嚴格的組織控制。也就是說在進行系統(tǒng)內(nèi)部人員分工過程中，與相應的管理規(guī)則相對應。有利于發(fā)揮相互監(jiān)督、相互制約和相互稽核的作用，保證會計信息的真實可靠，防止會計信息出現(xiàn)失誤，如果出現(xiàn)失誤現(xiàn)象則有機可查。

(五)創(chuàng)建信息網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)資源共享

當前的社會是信息社會，在一個企業(yè)內(nèi)部必須實現(xiàn)資源共享，假如一個企業(yè)當中各個部門之間缺乏聯(lián)系，各個部門得到的數(shù)據(jù)不一致，則會嚴重阻礙企業(yè)的發(fā)展。所以依據(jù)不同企業(yè)的需要，保證在計算機軟件方面達到一個最低標準，不但要實現(xiàn)財務部門之間的資源共享，而且還要達到在整個企業(yè)系統(tǒng)中的資源共享。再有，軟件還需要留出接口給數(shù)據(jù)，有利于以后數(shù)據(jù)的導入與導出工作，早日實現(xiàn)基礎數(shù)據(jù)資源的共享。

三、結束語

總之，隨著科學技術的快速發(fā)展，信息技術和電算化系統(tǒng)普遍應用于企業(yè)管理當中，但需要面對的是，在應用過程中一定會存在各種各樣的問題，因此需要不斷研究、不斷探索。及時解決出現(xiàn)的各種問題，也可以積累各種經(jīng)驗，有利于開發(fā)新型會計方法理論，發(fā)展電算化系統(tǒng)，基于電算化環(huán)境下的會計內(nèi)部控制制度也需不斷加強，進而加以改善和調(diào)整，保證會計數(shù)據(jù)的完整和真實，有利于企業(yè)的健康發(fā)展。

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