基于OA系統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息化實(shí)踐淺析

中國公路工程咨詢集團(tuán)有限公司 林光華

基于OA系統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息化實(shí)踐淺析

中國公路工程咨詢集團(tuán)有限公司 林光華

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡稱OA系統(tǒng)）初衷是用于公文審批和歸檔處理，解決辦公自動(dòng)化問題。筆者在實(shí)踐應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)也可以將OA系統(tǒng)的應(yīng)用拓展至日常費(fèi)用報(bào)銷審批系統(tǒng)，并結(jié)合部門費(fèi)用預(yù)算控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)各部門費(fèi)用預(yù)算的事前控制、事中控制和事后反饋。財(cái)務(wù)信息化的下一步拓展是將基于OA的費(fèi)用預(yù)算報(bào)銷系統(tǒng)延伸至生產(chǎn)成本預(yù)算控制或項(xiàng)目成本預(yù)算控制，并同現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件的端口建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)記賬憑證的自動(dòng)生成，包括自動(dòng)生成憑證摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、輔助核算數(shù)據(jù)、附件張數(shù)以及日期等。

一、費(fèi)用預(yù)算及報(bào)銷系統(tǒng)上線工作

(1)規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷制度和標(biāo)準(zhǔn)，明確以部門為單位，按費(fèi)用的明細(xì)項(xiàng)目實(shí)行季度預(yù)算預(yù)警和年度預(yù)算控制。

(2)編制并審批年度部門費(fèi)用預(yù)算。統(tǒng)一報(bào)銷系統(tǒng)的明細(xì)報(bào)銷項(xiàng)目與財(cái)務(wù)賬套中管理費(fèi)用的明細(xì)會(huì)計(jì)科目的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系；年初由各部門根據(jù)上年度各自部門的費(fèi)用使用情況編制部門年度費(fèi)用預(yù)算明細(xì)，并提交預(yù)算管理委員會(huì)審批。部門年度費(fèi)用預(yù)算未審批通過前，暫不進(jìn)行部門費(fèi)用報(bào)銷的預(yù)算預(yù)警和預(yù)算控制。

(3)設(shè)置OA系統(tǒng)的待辦任務(wù)自動(dòng)定期提醒功能，提醒時(shí)間間隔可設(shè)置為3小時(shí)；開發(fā)OA系統(tǒng)的手機(jī)客戶端軟件，確保差旅過程中的及時(shí)審批，提高OA系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

二、費(fèi)用報(bào)銷審批和預(yù)算控制管理

(一)明確費(fèi)用報(bào)銷審批權(quán)限規(guī)定

1、制定預(yù)算內(nèi)報(bào)銷的統(tǒng)一審批流程和標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)明確報(bào)銷審批的具體環(huán)節(jié)和標(biāo)準(zhǔn)，如：報(bào)銷金額小于等于1,000元時(shí)，審批流程為，申請(qǐng)人——部門領(lǐng)導(dǎo)——分管領(lǐng)導(dǎo)；報(bào)銷金額大于1,000元時(shí)，審批流程為，申請(qǐng)人——部門領(lǐng)導(dǎo)——分管領(lǐng)導(dǎo)——總會(huì)計(jì)師——總經(jīng)理。對(duì)于借款單，1,000元的流程區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)可視具體情況提高至5,000元或更高。

其中，隨著報(bào)銷申請(qǐng)人級(jí)別的上升，審批流程也相應(yīng)縮短，總經(jīng)理的報(bào)銷單據(jù)可以設(shè)置由董事長進(jìn)行審批，以完善內(nèi)控制度。報(bào)銷申請(qǐng)人收到OA審批完成的系統(tǒng)通知后，登陸并打印報(bào)銷審批單（含各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的電子簽章），粘貼報(bào)銷原始發(fā)票等附件并簽字后，提交財(cái)務(wù)部門（包括紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)提交和OA系統(tǒng)提交至財(cái)務(wù)稽核環(huán)節(jié)）。最后，財(cái)務(wù)部門在收到報(bào)銷人粘貼有原始發(fā)票和各級(jí)審批電子簽章齊全的報(bào)銷單后，登陸OA系統(tǒng)辦理該報(bào)銷流程的最終稽核并辦結(jié)，以確保實(shí)物報(bào)銷和OA系統(tǒng)報(bào)銷一一對(duì)應(yīng)，確保該報(bào)銷業(yè)務(wù)的唯一性。

2、制定預(yù)算控制的預(yù)警和拒絕報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)公司費(fèi)用控制要求，確定費(fèi)用報(bào)銷的預(yù)警和拒絕報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，并內(nèi)置入OA報(bào)銷系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)預(yù)警和自動(dòng)拒絕提交功能。可按季度平均值設(shè)置預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)本年累計(jì)已提交報(bào)銷金額超過該項(xiàng)費(fèi)用截止該季度末的預(yù)算累計(jì)金額時(shí)，OA系統(tǒng)將自動(dòng)彈出包含該類費(fèi)用部門全年預(yù)算金額和已實(shí)際發(fā)生金額及占比的預(yù)警信息，以提醒申請(qǐng)人和該部門關(guān)注該項(xiàng)費(fèi)用的年度預(yù)算控制。當(dāng)本年累計(jì)已提交報(bào)銷金額超過該部門此項(xiàng)費(fèi)用的全年預(yù)算總額時(shí)，OA系統(tǒng)將在申請(qǐng)人提交該報(bào)銷單時(shí)，自動(dòng)拒絕提交并提示該項(xiàng)費(fèi)用超支。只有辦理好相應(yīng)的部門費(fèi)用預(yù)算外支出追加審批流程后，該部門此項(xiàng)費(fèi)用才有新的預(yù)算余額，才能順利提交并辦理報(bào)銷。

3、預(yù)算外支出追加審批

當(dāng)出現(xiàn)年初預(yù)算外的新增業(yè)務(wù)或事項(xiàng)，導(dǎo)致已審批預(yù)算額度無法滿足實(shí)際需求時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況提交《部門費(fèi)用預(yù)算外支出追加申請(qǐng)表》。該申請(qǐng)表中，應(yīng)包含“費(fèi)用科目”、“原預(yù)算金額”、“已實(shí)際支出金額”、“已申請(qǐng)預(yù)算外支出額”、“本次新增預(yù)算外支出額”和“申請(qǐng)追加理由”等信息。制定預(yù)算外支出追加審批流程，明確具體審批環(huán)節(jié)，如：申請(qǐng)部門——分管領(lǐng)導(dǎo)——總會(huì)計(jì)師——總經(jīng)理。辦理好部門費(fèi)用預(yù)算外支出追加審批后，該部門的此項(xiàng)費(fèi)用額度將自行增加入本年度的預(yù)算額中。

(二)費(fèi)用報(bào)銷審批流程

1、報(bào)銷界面

設(shè)計(jì)簡潔、人性化并且重點(diǎn)突出的費(fèi)用報(bào)銷界面，是OA費(fèi)用預(yù)算報(bào)銷系統(tǒng)能順利實(shí)施的重要環(huán)節(jié)。在包含金額、摘要、申請(qǐng)人、所在部門、備注、支付方式、費(fèi)用分?jǐn)偛块T、審批人、附件張數(shù)、日期、單號(hào)等基本信息的基礎(chǔ)上，可以考慮增加部門該費(fèi)用本年預(yù)算余額、申請(qǐng)人借款余額和報(bào)銷特殊要求等附加信息，并添加上傳附件功能。同時(shí)，劃分必填項(xiàng)、選填項(xiàng)和自動(dòng)生成項(xiàng)，并對(duì)必填信息和重點(diǎn)信息使用星號(hào)或紅色字體，以突出重點(diǎn)。設(shè)置漏填必填項(xiàng)時(shí)，無法提交報(bào)銷單據(jù)，以提高報(bào)銷單的填報(bào)質(zhì)量。

2、逐級(jí)審批和代審批功能設(shè)置

根據(jù)確定好的審批流程和標(biāo)準(zhǔn)，逐級(jí)審批。對(duì)于特殊事項(xiàng)無法執(zhí)行審批的人員（如長期國外出差），可以設(shè)置代審批功能。通過指定固定的代審批人，在授權(quán)期內(nèi)，代為審批報(bào)銷流程，從而不影響審批的時(shí)間進(jìn)度。執(zhí)行代審批流程時(shí)，在審批流程的最后，可加入原審批人最終確認(rèn)環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)為獨(dú)立環(huán)節(jié)，不影響申請(qǐng)人的打印報(bào)銷單和財(cái)務(wù)稽核辦結(jié)環(huán)節(jié)的操作。

3、票據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

審批結(jié)束后，OA上的報(bào)銷申請(qǐng)單重新回到申請(qǐng)人處，并已含全體審批人的電子簽章。申請(qǐng)人打印申請(qǐng)單（已含審批人的簽章），簽字，并粘貼原始票據(jù)和附件后，提請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽字后，提交紙質(zhì)報(bào)銷單至財(cái)務(wù)部，同時(shí)在OA上將該報(bào)銷申請(qǐng)單提交至財(cái)務(wù)稽核環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)經(jīng)理審核紙質(zhì)報(bào)銷單及原始票據(jù)無誤后，簽字并提交財(cái)務(wù)稽核人員，財(cái)務(wù)稽核人員辦理OA系統(tǒng)的稽核操作，辦結(jié)該流程以確保OA電子報(bào)銷系統(tǒng)和紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)的一一對(duì)應(yīng)，并進(jìn)行相應(yīng)的記賬憑證的錄入。最后，財(cái)務(wù)稽核人員打印記賬憑證，并粘貼好原始單據(jù)后，提請(qǐng)出納辦理相應(yīng)的報(bào)銷支付。

(三)預(yù)算執(zhí)行情況的查詢、反饋及考核

1、設(shè)置查詢崗

授權(quán)各部門指定人員以預(yù)算查詢崗，該查詢崗可查詢本部門各項(xiàng)費(fèi)用的年度預(yù)算和實(shí)際使用情況，可聯(lián)查各項(xiàng)費(fèi)用的逐筆構(gòu)成明細(xì)，并可聯(lián)查至OA系統(tǒng)中的相應(yīng)每筆報(bào)銷單。通過聯(lián)查明細(xì)功能，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)部門費(fèi)用超預(yù)算的原因，有效把控部門費(fèi)用的關(guān)鍵控制點(diǎn)。

2、定期反饋

財(cái)務(wù)部門每季度或半年查詢，并以各部門單獨(dú)發(fā)文形式反饋各部門的費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況，并對(duì)存在超預(yù)算隱患的費(fèi)用科目進(jìn)行專項(xiàng)預(yù)警，以達(dá)到監(jiān)督、預(yù)警和督促預(yù)算控制的作用。

3、年度考核

年度末，以各部門單獨(dú)發(fā)文形式反饋各部門全年度費(fèi)用預(yù)算的追加和實(shí)際執(zhí)行情況，并適當(dāng)引入年度考核制度，將其納入部門年度績效考核評(píng)分系統(tǒng)中，提高部門費(fèi)用預(yù)算控制的公平性和有效性。

三、財(cái)務(wù)信息化延伸

(一)橫向延伸

結(jié)合OA系統(tǒng)的部門費(fèi)用預(yù)算報(bào)銷系統(tǒng)，可以延伸至生產(chǎn)成本或項(xiàng)目成本審批中，并加入生產(chǎn)預(yù)算或項(xiàng)目標(biāo)后預(yù)算，以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)成本或項(xiàng)目成本的事前控制、事中控制、事后反饋和考核，全方位提高公司的生產(chǎn)經(jīng)營效率。

(二)縱向延伸

部門費(fèi)用預(yù)算報(bào)銷系統(tǒng)，也可以同現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件的端口建立關(guān)聯(lián)，通過定義OA報(bào)銷系統(tǒng)中的明細(xì)報(bào)銷項(xiàng)目和財(cái)務(wù)軟件中的明細(xì)會(huì)計(jì)科目的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，在最后的財(cái)務(wù)稽核環(huán)節(jié)，設(shè)置自動(dòng)生成記賬憑證功能，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)軟件中記賬憑證的自動(dòng)生成，包括自動(dòng)生成憑證摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、輔助核算數(shù)據(jù)、附件張數(shù)以及日期等，從而提高財(cái)務(wù)工作的效率和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)全方位的財(cái)務(wù)信息電子自動(dòng)化。

10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.14.169