探析高校文書(shū)檔案的科學(xué)化管理

王立新

（白城醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，吉林 白城 137000）

高校文書(shū)檔案記錄著高校發(fā)展的各種信息，反映了高校發(fā)展過(guò)程中所遇到的問(wèn)題及處理手段、單位建設(shè)情況、領(lǐng)導(dǎo)決策等。主要包括學(xué)校的重大會(huì)議、重要舉措、下發(fā)文件、請(qǐng)示匯報(bào)、教學(xué)管理、社會(huì)服務(wù)、科學(xué)研究、改革創(chuàng)新等多方面內(nèi)容，還包括上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的指示、規(guī)定、辦法批復(fù)等，具有真實(shí)性和服務(wù)性。

高校文書(shū)檔案具有真實(shí)性，必須是準(zhǔn)確、客觀和真實(shí)的，必須與其所記述的各項(xiàng)活動(dòng)相符合，而不能是虛構(gòu)、偽造和假冒的。文書(shū)檔案還具有服務(wù)性，能夠直接為學(xué)校管理服務(wù)，材料來(lái)源于管理之中，反過(guò)來(lái)又服務(wù)于學(xué)?？茖W(xué)管理。

1 高校文書(shū)檔案科學(xué)化管理的重要性

高校要重視文書(shū)檔案的收集和整理，充分發(fā)揮文書(shū)檔案在學(xué)校管理中的重要作用。

首先，高校文書(shū)檔案是開(kāi)展高校管理、提高管理質(zhì)量的保證。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理和建設(shè)，對(duì)提升高校管理水平具有十分重要的意義。如加強(qiáng)對(duì)后勤制度文件的收集整理，必將客觀地促進(jìn)后勤管理部門(mén)對(duì)水、電、氣的管理，堵塞漏洞，避免浪費(fèi)。

其次，高校文書(shū)檔案是總結(jié)管理得失、開(kāi)展科學(xué)管理的重要依據(jù)。文書(shū)檔案是在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中形成的，記錄了學(xué)校管理的得與失、好與壞、利與弊，這些都為科學(xué)管理提供了資料參考，為科學(xué)決策提供了數(shù)據(jù)依據(jù)。

再次，高校文書(shū)檔案是進(jìn)行教學(xué)評(píng)估、提升管理水平的重要材料。教學(xué)水平評(píng)估是提高高校教育質(zhì)量的重大舉措，也是衡量高校辦學(xué)實(shí)力的重要手段。從整個(gè)評(píng)估過(guò)程和查驗(yàn)重點(diǎn)來(lái)看，都是以真實(shí)可靠、豐富完整的檔案材料作為支撐的。文書(shū)檔案在評(píng)估中起到了重要作用，成為了評(píng)估工作的堅(jiān)實(shí)“后盾”。

最后，文書(shū)檔案是督察管理活動(dòng)、提升管理水平的主要載體。文書(shū)檔案記載著學(xué)校發(fā)展過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，是學(xué)校管理水平的真實(shí)體現(xiàn)，具有備查、考核、參考和學(xué)習(xí)等諸多價(jià)值，直接反映了學(xué)校的管理水平及管理能力，具有一定的保存價(jià)值。

2 文書(shū)檔案科學(xué)化管理的幾點(diǎn)措施

（1）堅(jiān)持文檔一體化。長(zhǎng)期以來(lái)，高校文書(shū)處理和檔案管理工作由不同部門(mén)負(fù)責(zé)，導(dǎo)致檔案管理易出現(xiàn)錯(cuò)誤，文書(shū)檔案管理程序過(guò)于復(fù)雜，最終影響了文書(shū)檔案的管理效率，弱化了其信息服務(wù)功能。鑒于此，隨著社會(huì)發(fā)展，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式。這種管理模式把過(guò)去獨(dú)立分散的文件處理和檔案管理工作統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理，從而使文書(shū)檔案得到科學(xué)處理和有效控制。

文檔一體化管理模式的實(shí)施將文書(shū)檔案管理帶入嶄新的發(fā)展空間，進(jìn)入一個(gè)更加科學(xué)、有序的管理階段。而文檔一體化的有效實(shí)施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，即從文書(shū)處理工作開(kāi)始實(shí)行規(guī)范化管理，從而形成一個(gè)長(zhǎng)效的價(jià)值體現(xiàn)，保證文書(shū)檔案的保存效果。

（2）堅(jiān)持基于計(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無(wú)紙化資源的出現(xiàn)，使得文書(shū)檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)管理，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)為電子資源形式。基于計(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案管理既減輕了管理者的勞動(dòng)量，又提高了管理效率。同時(shí)，傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中，在歸檔整理后若要對(duì)文件進(jìn)行修改處理，就必須對(duì)已整理的文書(shū)檔案進(jìn)行拆卷重做，這勢(shì)必會(huì)浪費(fèi)資源和勞動(dòng)力；而采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書(shū)檔案管理就不會(huì)出現(xiàn)這種問(wèn)題，文件修改只需通過(guò)鍵盤(pán)操作就可以了，方便快捷。另外，基于計(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案處理，使紙質(zhì)文書(shū)檔案變成電子化信息，使得文書(shū)檔案資源隨時(shí)可供檢索，大大提高了查準(zhǔn)率，也是解決文檔分離、實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的根本辦法，這是傳統(tǒng)管理方式難以企及的。

基于計(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案管理要從以下兩項(xiàng)基礎(chǔ)工作做起。

①做好電子文件的歸檔與接收工作。檔案的形成是文件有條件的轉(zhuǎn)化，是具有一定查考利用價(jià)值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形成的起點(diǎn)，也是檢驗(yàn)檔案真實(shí)有效的關(guān)鍵。電子檔案主要來(lái)源于庫(kù)存檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行的電子文件。庫(kù)存檔案數(shù)字化后的電子原件可以構(gòu)成紙質(zhì)原件的副本，而電子文件具有與傳統(tǒng)文件不同的特性，其收集、整理、鑒定等是一個(gè)交叉操作過(guò)程。雖然電子簽署、數(shù)宅簽署等技術(shù)是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對(duì)離開(kāi)其原載體后仍然可以編輯、修改，而且電子檔案沒(méi)有文件和檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳或復(fù)制，其真實(shí)性、有效性及原始性無(wú)法確定。因此，電子文件歸檔的同時(shí)還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過(guò)程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人，數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。

②做好電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技的產(chǎn)物，其生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各類型文件，如文本文件、圖像文件、音視頻文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是不公開(kāi)的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管能力。電子原件的存儲(chǔ)方式也是關(guān)鍵，應(yīng)該提供多種方式，如數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、目錄存儲(chǔ)、光盤(pán)存儲(chǔ)等，用戶根據(jù)實(shí)際需求選擇。電子檔案?jìng)浞?、恢?fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障。應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份，保證檔案管理的完整性。

3 文書(shū)檔案科學(xué)化管理的基本要求

（1）文書(shū)檔案管理人員有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)。文書(shū)檔案管理工作的性質(zhì)以及環(huán)境因素，決定了管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，遵守工作紀(jì)律，必須有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，耐得住寂寞、忍得了繁瑣、吃得了辛苦、守得住紀(jì)律，保證文書(shū)檔案管理的準(zhǔn)確性、時(shí)效性、應(yīng)用性。

（2）文書(shū)檔案管理人員擁有豐富的專業(yè)知識(shí)。文書(shū)檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性以及較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了管理者必須具備豐富的專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。同時(shí)要求文書(shū)檔案管理者熟練掌握科學(xué)的管理方法并充分運(yùn)用，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。

（3）做好文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)性工作。文書(shū)檔案管理工作失誤的影響力不容忽視，做好文書(shū)檔案管理工作必須先從檔案的基礎(chǔ)性工作入手，保證現(xiàn)有檔案準(zhǔn)確無(wú)誤，同時(shí)要對(duì)原有檔案進(jìn)行核查，防止失誤，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施以使損失降到最低。