淺析個(gè)別登記帳監(jiān)控圖書(shū)情報(bào)資料編目數(shù)據(jù)質(zhì)量

□王軍平

如今應(yīng)用在圖書(shū)館界的管理軟件種類(lèi)有好多，除去幾種應(yīng)用廣泛的，還有很多小型的、不常用的一些軟件，另外，還有國(guó)外的圖書(shū)管理系統(tǒng)如:UNICORN，INNOPAC，HORIZON，ALEPH 等。其實(shí)每一個(gè)大型的管理軟件，都是一個(gè)獨(dú)特系統(tǒng)，有自己的運(yùn)行規(guī)則和模式，精通某一個(gè)軟件的某一項(xiàng)功能尚需很多時(shí)日與實(shí)踐，精通它的所有功能更是耗費(fèi)多月甚至多年的時(shí)間鉆研。那要精通很多種管理系統(tǒng)軟件，就算是精通其中的編目系統(tǒng)功能，略通相關(guān)功能模塊，也是相當(dāng)費(fèi)力費(fèi)時(shí)的任務(wù)，就拿ILAS(圖書(shū)館自動(dòng)化集成系統(tǒng))來(lái)說(shuō)，用了多少年了，精通編目模塊功能的人還是寥寥無(wú)幾。很多功能、做法，要經(jīng)常使用，一段時(shí)間不用，可能又忘了，還要經(jīng)常相互詢(xún)問(wèn)下某些用法，記住那些用法、格式、規(guī)則等等，有好些要記在本子上，才能說(shuō)算是能勝任使用這個(gè)ILAS 做圖書(shū)編目了，這里還只說(shuō)管理軟件，還沒(méi)說(shuō)中國(guó)圖書(shū)機(jī)讀目錄規(guī)則，那繁瑣的機(jī)讀編目格式標(biāo)準(zhǔn)marc 呢。每個(gè)圖書(shū)館都根據(jù)其自身的狀況，選擇適合自己的圖書(shū)管理軟件，所以圖書(shū)公司給用戶(hù)做編目數(shù)據(jù)時(shí)，就面對(duì)著五花八門(mén)的軟件叫苦連天，恨不能用一種軟件一統(tǒng)天下。當(dāng)然公司編目員各種軟件做得多了，也被逼成了圖書(shū)軟件的使用專(zhuān)家，也都對(duì)常用的N種軟件略通一二，但也只是略通而已，很快又要適應(yīng)、學(xué)習(xí)下一家的不知道什么軟件了，因此他們都是某種軟件的臨時(shí)編目員，肯定比不上常年使用某種軟件的編目員對(duì)那種軟件的熟練程度，也就比不上他們的準(zhǔn)確度。很多大學(xué)圖書(shū)館由于進(jìn)書(shū)量大，本館加工不完而外包加工，進(jìn)而監(jiān)督承包公司加工圖書(shū)，其中很重要的一環(huán)，是監(jiān)督把關(guān)公司的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。承包公司員工因經(jīng)常給不同的圖書(shū)館加工圖書(shū)，而變換多種圖書(shū)館管理軟件，因此在審核數(shù)據(jù)時(shí)就要謹(jǐn)慎把關(guān)。本文即是筆者多年審核公司圖書(shū)編目數(shù)據(jù)的經(jīng)驗(yàn)之談，淺談如何用個(gè)別登記帳監(jiān)控圖書(shū)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。

一、個(gè)別登記帳的格式設(shè)計(jì)

點(diǎn)擊ILAS 采訪(fǎng)管理——驗(yàn)收管理——個(gè)別登記——格式設(shè)計(jì)，自帶格式里默認(rèn)項(xiàng)目只有索取號(hào)、條碼號(hào)、價(jià)格、ISBN、題名、館藏地點(diǎn)、責(zé)任者、卷頁(yè)、出版社等。想用個(gè)別登記帳找出編目數(shù)據(jù)所有錯(cuò)誤，光憑這默認(rèn)的提取項(xiàng)目，是不可能的。據(jù)多年的編目經(jīng)驗(yàn)，增加下述提取項(xiàng)目:如記錄號(hào)、文獻(xiàn)流通類(lèi)型、數(shù)量、010d、館藏地點(diǎn)、光盤(pán)號(hào)、版本、出版年、分類(lèi)號(hào)、批號(hào)、附件、館藏分配地點(diǎn)、總價(jià)等。在格式設(shè)計(jì)里增加上述統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目后，能準(zhǔn)確地查出絕大部分錯(cuò)誤，能使檢查編目數(shù)據(jù)快速高效，再一一檢查數(shù)據(jù)時(shí)，就不用面面俱到地查看數(shù)據(jù)的各個(gè)點(diǎn)，個(gè)別登記帳提取過(guò)的項(xiàng)目就只需略看，重點(diǎn)查看重要的幾個(gè)位置就行。使用好個(gè)別登記帳，便能較好地找出編目數(shù)據(jù)的絕大部分錯(cuò)誤，而恰恰很多錯(cuò)誤是逐一檢查數(shù)據(jù)時(shí)容易忽視的，我的感覺(jué)是人再聰明認(rèn)真也敵不過(guò)電腦的快速準(zhǔn)確，所以很多工作都可以利用電腦。

(一)項(xiàng)目設(shè)置和增加。進(jìn)入個(gè)別登記帳格式設(shè)計(jì)，雙擊某一項(xiàng)目表格，待表格呈黃綠色，再點(diǎn)住它往右上拖拽，就能增加項(xiàng)目表格，然后修改它的代碼和名稱(chēng)。

(二)提取代碼設(shè)置。筆者反復(fù)試驗(yàn)找到了如下有用項(xiàng)目代碼:記錄號(hào)——ACQd，光盤(pán)號(hào)——307a，館藏地點(diǎn)——HLDe，010d——010d，文 獻(xiàn) 流 通 類(lèi) 型——HLDf，附 件——215e，091d——091d，總 價(jià)——ACQl * ACQo，出 版年——210d。

(三)調(diào)整格局。默認(rèn)的字體偏小，要增大幾號(hào)字便于觀看，根據(jù)內(nèi)容長(zhǎng)短，可拉伸表格寬度，常用項(xiàng)目可設(shè)置17 個(gè)左右，重要的項(xiàng)目靠前，要彼此比對(duì)的項(xiàng)目相鄰設(shè)置。

(四)個(gè)別登記帳參數(shù)設(shè)置。項(xiàng)目上下顯示位置設(shè)為居中，左右位置設(shè)為居左，這樣能讓信息整齊地顯示出來(lái)，最便于比對(duì)查看。其中版本、價(jià)格、數(shù)量等寬度較窄的項(xiàng)目左右位置設(shè)為居中，也是便于查看，提高效率。數(shù)量、總價(jià)、版本、索取號(hào)、010d、價(jià)格、分類(lèi)號(hào)要勾選字段合計(jì)，用以查看合計(jì)結(jié)果。如索取號(hào)與分類(lèi)號(hào)的比對(duì)，看看他們是否一致，不一致則要查看哪里有問(wèn)題;再如可設(shè)置(出版年)210d 字段合計(jì)結(jié)果如有異常，看看是否多寫(xiě)月份了;再如比較010d 和價(jià)格字段合計(jì)結(jié)果，看看他倆有無(wú)差異，若有差異，應(yīng)該就是哪里數(shù)據(jù)中價(jià)格的問(wèn)題，要查改;另如查看版本項(xiàng)合計(jì)結(jié)果能看出這頁(yè)數(shù)據(jù)上版本情況，若為不為0 則有多版次版本。如果想統(tǒng)計(jì)查看某項(xiàng)數(shù)據(jù)，但個(gè)別登記帳格式設(shè)計(jì)上無(wú)自帶提取代碼，則要尋找、試驗(yàn)提取代碼，待獲取到相應(yīng)的代碼字段，把代碼粘貼到數(shù)據(jù)提取相應(yīng)處才能用。

二、個(gè)別登記帳的使用

因條碼合并后輸出的頁(yè)碼與數(shù)量少，大批量圖書(shū)數(shù)據(jù)一般都有上千條，或達(dá)幾十頁(yè)，因此用個(gè)別登記帳檢查編目數(shù)據(jù)時(shí)，常常勾選“條碼合并輸出”項(xiàng)。但是要查看每一冊(cè)書(shū)的館藏地點(diǎn)、流通類(lèi)型、條碼時(shí)，條碼不能合并輸出，因?yàn)橐獧z查每個(gè)條碼數(shù)據(jù)狀況，要查看每?jī)?cè)書(shū)的數(shù)據(jù)顯示就不能勾選“條碼合并輸出”項(xiàng)。另外，同一條數(shù)據(jù)上的到書(shū)，如果幾個(gè)批號(hào)前頭是一致的，用前頭一致的批號(hào)提取數(shù)據(jù)，同一數(shù)據(jù)里的條碼會(huì)合并輸出。

(一)查看記錄號(hào)。記錄號(hào)代碼不好找到，經(jīng)過(guò)多方努力終于找到ACQd，每條數(shù)據(jù)的記錄號(hào)相當(dāng)有用，記錄號(hào)短，都是數(shù)字，具有唯一性，能快速定位數(shù)據(jù)，中文數(shù)據(jù)無(wú)需輸入前頭的很多0，只需輸入后面1～6 位左右數(shù)字即可，比索取號(hào)、控制號(hào)、書(shū)名、條碼號(hào)找數(shù)據(jù)快捷太多。

(二)查看數(shù)量與批號(hào)。數(shù)量的代碼是自帶的，提取的數(shù)據(jù)如出現(xiàn)數(shù)量空白，就與條碼個(gè)數(shù)比對(duì)，結(jié)合驗(yàn)收分類(lèi)統(tǒng)計(jì)查看條碼是否漏輸。批號(hào)代碼ACQh 也不好找，可以查看某數(shù)據(jù)批次或批號(hào)正誤。

(三)館藏地點(diǎn)檢查。提取數(shù)據(jù)時(shí)，不勾選“條碼合并輸出”，讓提取的條碼是一條條單列的，接著按館藏地點(diǎn)排序，這樣如有空白的館藏地點(diǎn)項(xiàng)就排在最前頭了，就可以找到那條改正。此外，假如編輯中文圖書(shū)，館藏地點(diǎn)項(xiàng)出現(xiàn)西文版本、西文書(shū)庫(kù)等就會(huì)排在中文書(shū)庫(kù)與中文版本前面，再看看排在中文書(shū)庫(kù)與中文版本后有無(wú)錯(cuò)誤的館藏地點(diǎn)，然后找到錯(cuò)誤的館藏地點(diǎn)數(shù)據(jù)，修改它們。西文編目數(shù)據(jù)檢查方式相似。像這些錯(cuò)誤在常規(guī)逐條檢查數(shù)據(jù)中不容易被發(fā)現(xiàn)，或者需要太多的注意力，讓人很疲憊，還漏掉很多錯(cuò)誤。

(四)條碼檢查。一般地大批量加工圖書(shū)時(shí)，條碼合并輸出，復(fù)本的條碼是連續(xù)的，極少斷裂。每種書(shū)正常的條碼是一段一段的，哪里到哪里，有規(guī)律，看著整齊。如果看哪條數(shù)據(jù)條碼不連續(xù)，可能就有問(wèn)題了，就要核實(shí)清楚，如:是不是數(shù)字寫(xiě)錯(cuò)、條碼重復(fù)、條碼缺漏、條碼漏數(shù)字或多數(shù)字等等，這要根據(jù)你的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)判斷和檢查，找到錯(cuò)誤。同時(shí)，條碼不合并輸出也提取一下，按條碼排序，看看條碼是否異常，在某大批書(shū)整批加工完后，整批都一次輸出，看條碼是否都連續(xù)，能看出條碼輸錯(cuò)，或漏輸?shù)膯?wèn)題。按條碼排序，看看序列前后有無(wú)條碼異常，如有異常的就用記錄號(hào)找到問(wèn)題數(shù)據(jù)，修改它。因記錄號(hào)是簡(jiǎn)單數(shù)字，唯一性，就是數(shù)據(jù)的身份證，故按記錄號(hào)查找數(shù)據(jù)是最快的，相比用索取號(hào)、ISBN、條碼、題名等都快捷。圖書(shū)加工公司修改數(shù)據(jù)時(shí)，都用記錄號(hào)記錄某條問(wèn)題數(shù)據(jù)，查找時(shí)，中文數(shù)據(jù)不用輸入前頭的很多零，只是記錄號(hào)代碼是自己找到并添加的。

(五)版本檢查。依版本排序，前頭是空白的，花哨版本和中文數(shù)字排在后頭，找到異常的并修改，這樣逐一檢查數(shù)據(jù)時(shí)就不用看版本字段了。

(六)索取號(hào)與分類(lèi)號(hào)檢查。依索取號(hào)與分類(lèi)號(hào)排序，像頭字母小寫(xiě)、空白、數(shù)字開(kāi)頭、空格、符號(hào)開(kāi)頭等異常的就排在列表前后頭，改正即可。要多加注意的是，如果0 類(lèi)索取號(hào)或分類(lèi)號(hào)被排在其他類(lèi)前頭，很可能是大寫(xiě)字母O 被誤寫(xiě)成數(shù)字0。大致瀏覽中間位置的索取號(hào)與分類(lèi)號(hào)。再檢查比較頁(yè)面底下索取號(hào)與分類(lèi)號(hào)小計(jì)，二者合計(jì)基本是一樣的，若不同，就查看每條數(shù)據(jù)索取號(hào)與分類(lèi)號(hào)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。要注意的是，分類(lèi)號(hào)若只分到一級(jí)，光有字母，系統(tǒng)自動(dòng)合計(jì)時(shí)，會(huì)被算作零，但是索取號(hào)合計(jì)時(shí)又被算作種次號(hào)中的數(shù)字，這樣分類(lèi)號(hào)合計(jì)就小于索取號(hào)合計(jì)。

(七)文獻(xiàn)流通類(lèi)型檢查。不合并條碼，讓一個(gè)個(gè)條碼單列數(shù)據(jù)，依文獻(xiàn)流通類(lèi)型排序。中文編目，中文書(shū)庫(kù)代碼001，中文版本代碼005，排序后，前面001，后面005，若有空白或其他代碼那就是文獻(xiàn)流通類(lèi)型錯(cuò)誤，找到記錄號(hào)號(hào)檢索修改它。西文編目數(shù)據(jù)的處理方式同理。

(八)010d、出版年、附件、光盤(pán)號(hào)檢查。這幾項(xiàng)是自主添上的，010d、附件、光盤(pán)號(hào)用于檢查帶光盤(pán)圖書(shū)數(shù)據(jù)。標(biāo)示代碼:附件215e;光盤(pán)號(hào)307a;價(jià)格010d(含光盤(pán));出版年210d。

(九)價(jià)格檢查。總價(jià)與價(jià)格，依價(jià)格排序，看看有無(wú)異常。再比對(duì)價(jià)格與010d 合計(jì)，是否一致，然后看總價(jià)與價(jià)格的倍數(shù)關(guān)系是否正確。

(十)館藏分配地點(diǎn)檢查。依此排序，前頭如有003 或001:0、空白等錯(cuò)誤。正常的如003:1，001:4，即003 中文版本1 冊(cè)，001 中文書(shū)庫(kù)4 冊(cè)。

(十一)題名等多項(xiàng)常規(guī)項(xiàng)目檢查。題名、出版社、頁(yè)碼、ISBN 與責(zé)任者是常規(guī)項(xiàng)目，逐一排序，看看序列前后有無(wú)空格開(kāi)頭、雜亂符號(hào)、空白、數(shù)字等異常內(nèi)容。大致瀏覽中間數(shù)據(jù)，經(jīng)驗(yàn)多了對(duì)突兀數(shù)據(jù)很敏感，用記錄號(hào)查找修改它。

三、結(jié)語(yǔ)

如果說(shuō)逐條審校數(shù)據(jù)是原始低效辦法，那自主開(kāi)發(fā)增添一些個(gè)別登記帳的提取項(xiàng)目來(lái)檢查數(shù)據(jù)，就是特效高級(jí)手段。系統(tǒng)管理工具自帶的檢查統(tǒng)計(jì)工具往往只有最基本的功能，無(wú)法幫你達(dá)到高效快捷審校數(shù)據(jù)的目的，通過(guò)比對(duì)，自主開(kāi)發(fā)的個(gè)別登記帳能大大地提高審校數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和效率。

［1］許曉安．基于WEB 的智能學(xué)習(xí)幫助系統(tǒng)ILAS 的系統(tǒng)設(shè)計(jì)［J］．廣東技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，3

［2］深圳圖書(shū)館ILAS 研制中心．ILASII2．0 系統(tǒng)操作手冊(cè)［Z］．深圳:深圳圖書(shū)館

［3］楊美容．基于WEB2．0 的ILAS 系統(tǒng)學(xué)習(xí)與交流網(wǎng)站的設(shè)計(jì)［J］．電腦學(xué)習(xí)，2010，3

［4］國(guó)家圖書(shū)館《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法》編輯委員會(huì)．中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法［M］．北京:國(guó)家圖書(shū)館出版社，2010

［5］胡廣翔，金培華，楊齊等．聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目與Z39．50 標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議應(yīng)用研究［M］．北京:社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社，2011