加強住院收費處財務(wù)票據(jù)管理的內(nèi)部控制策略

摘要:本文圍繞如何加強住院收費處的財務(wù)票據(jù)管理、如何加強住院收費處的內(nèi)部管理兩大方面展開討論，對加強住院收費處財務(wù)票據(jù)管理的內(nèi)部控制策略進(jìn)行了分析，并提出了一些理論建議。

收費票據(jù)是醫(yī)院用來確認(rèn)收入明細(xì)的原始憑證，具有法定效應(yīng)，詳細(xì)記錄了醫(yī)院每筆收支的情況，而醫(yī)院的現(xiàn)金收入大概有70％以上是從住院收費處得來的，隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的資金管理風(fēng)險也在不斷加大，為了確保醫(yī)院資金的安全性，統(tǒng)一并規(guī)范住院收費處的票據(jù)管理工作、加強內(nèi)部控制顯得極其重要。

一、如何加強住院收費處的財務(wù)票據(jù)管理

(一)完善醫(yī)院票據(jù)管理體系

為了進(jìn)一步加強醫(yī)院收費票據(jù)的管理力度，我院根據(jù)財政部及衛(wèi)生部門的相關(guān)規(guī)定，并

結(jié)合內(nèi)部控制制度，建立了一套符合醫(yī)院實際情況的收費票據(jù)管理體系，該體系包含了醫(yī)院收費票據(jù)的類型、使用范疇、購買流程、領(lǐng)用流程、作廢流程等。醫(yī)院內(nèi)部審計部門會對醫(yī)院日常票據(jù)管理工作進(jìn)行定期或不定期檢查，確保其符合票據(jù)管理體系要求。

(二)注重票據(jù)的日常管理工作

為了保障醫(yī)院票據(jù)管理工作能夠按照所規(guī)定的要求運行，我院財務(wù)部門還針對票據(jù)購買、保管、核銷等工作設(shè)置了專門的崗位，使醫(yī)院票據(jù)管理工作更加規(guī)范。醫(yī)院在購入票據(jù)之后，會經(jīng)過專門的工作人員進(jìn)行檢查，確認(rèn)合格之后入庫保存，設(shè)立專門的登記賬本用來登記所有收費票據(jù)的入庫日期、抬頭名稱、購入廠家、起止號碼、購買數(shù)量等，待所有內(nèi)容登記完成之后由專門的工作人員將內(nèi)容輸入到計算機票據(jù)管理系統(tǒng)上。另外，所有收費票據(jù)都應(yīng)按照種類進(jìn)行儲存。

二、如何加強住院收費處的內(nèi)部管理

(一)票據(jù)領(lǐng)用登記

住院收費處領(lǐng)用收費票據(jù)，應(yīng)統(tǒng)一由住院收費處的管理人員到財務(wù)部的票據(jù)倉庫進(jìn)行領(lǐng)取，住院處收費員工再從管理人員處領(lǐng)取所需的票據(jù)并自己保管，領(lǐng)用時應(yīng)按照從小到大的順序，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)面確認(rèn)并登記所領(lǐng)票據(jù)的名稱、編號、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人。收費員工每月最多只能領(lǐng)用一本票據(jù)，在領(lǐng)用之前，收費處管理人員應(yīng)預(yù)先將待領(lǐng)票據(jù)的名稱、編號等信息輸入到計算機收費系統(tǒng)中，并按編號順序進(jìn)行發(fā)放。結(jié)賬時，會自動生成使用過的票據(jù)匯總信息，報表上每次結(jié)賬時使用票據(jù)上顯示的初始編號必須與上次結(jié)賬時票據(jù)上顯示的末尾編號進(jìn)行銜接，確保不發(fā)生斷號或錯號現(xiàn)象。票據(jù)管理專員負(fù)責(zé)核銷已經(jīng)使用完的票據(jù)編號，并將其輸入到計算機票據(jù)管理系統(tǒng)中，自動進(jìn)入下一本票據(jù)的使用。

(二)票據(jù)的使用管理

收費票據(jù)的使用是構(gòu)成票據(jù)管理體系的關(guān)鍵部分，票據(jù)管理中所發(fā)生的問題大多數(shù)都是在使用過程中，因此在票據(jù)使用管理中，內(nèi)部控制是最重要的環(huán)節(jié)。收費員應(yīng)按照票據(jù)上的編號從小到大進(jìn)行使用，在收費員使用票據(jù)的同時，計算機將會自動生成一個與票據(jù)編號相同的電腦編號，在使用票據(jù)的過程中收費人員要時刻查詢電腦上的編號與票據(jù)上的編號是否相同，以便將錯誤在最快的時間內(nèi)進(jìn)行消除。如果票據(jù)上顯示的編號與電腦編號不同，收費人員可以在收費系統(tǒng)的維護(hù)板塊中對電腦編號進(jìn)行修改，確保兩個號碼的一致性。遇到跳號的情況，收費人員應(yīng)盡快查清楚跳號原因并在票據(jù)上進(jìn)行說明，保證電腦編號也票據(jù)編號的一致性。

(三)住院預(yù)交款收據(jù)的使用管理

我院預(yù)交款所使用的收據(jù)為一式兩份，第一份是作為收費人員的收款存根所用，另一份是作為病人的付款憑證所用。收費員將自己的員工賬戶及密碼輸入系統(tǒng)在系統(tǒng)上進(jìn)行收費操作，收費時票據(jù)上會自動生成一個與票據(jù)編號相同的電腦編號，同時電腦也可以識別出已經(jīng)使用過的票據(jù)編號，并自動核銷，結(jié)算時兩份存款收據(jù)需要全部回收進(jìn)行確認(rèn)，若發(fā)現(xiàn)預(yù)交款收據(jù)缺失，就需要提供收費人員及病人的身份證，并將復(fù)印件進(jìn)行保存，補開預(yù)交款收據(jù)，將收據(jù)附在病人的結(jié)算票據(jù)之后用于后期的賬務(wù)核對。對于一些不需要住院并要求退還預(yù)交款的病人，需經(jīng)主管醫(yī)師及病人同時在預(yù)交款收據(jù)正面進(jìn)行簽字后再將預(yù)交款收據(jù)進(jìn)行回收，添附在退還至病人的收據(jù)后面作為退款憑證。若預(yù)交款票據(jù)丟失，病人必須提供身份證復(fù)印件進(jìn)行存根，除此之外還應(yīng)由醫(yī)院相關(guān)管理人員簽字確認(rèn)后才可以正式退款。

(四)出院結(jié)算票據(jù)的使用管理

我院使用的結(jié)算票據(jù)為一式三份的，其中第一份是存根聯(lián)，需要交給病案管理室放入病歷袋中作為原始檔案進(jìn)行保存，第二份是數(shù)據(jù)聯(lián)，供病人進(jìn)行報銷時使用，第三份是記賬聯(lián)，記賬聯(lián)需要與辦理入院手續(xù)時生成的日報表共同送至財務(wù)部門進(jìn)行審核。若病人辦理出院手續(xù)時候需要退費，且是隔天進(jìn)行退費的，需要提供完全的退費手續(xù)，將原始收據(jù)全部回收并注明退費事項產(chǎn)生的原因及金額，添附在重新生成的發(fā)票上。若病人的原始票據(jù)遺失，則必須提供相關(guān)正面資料并由醫(yī)院管理人員簽字確認(rèn)后方可退費。若在辦理出院手續(xù)當(dāng)日需要退費的，收費員本人應(yīng)直接把已結(jié)算票據(jù)作報廢處理，報廢時應(yīng)確認(rèn)是否三聯(lián)齊全，并寫明作廢原因。

(五)建立激勵制度

應(yīng)由住院收費部管理人員來負(fù)責(zé)收費員票據(jù)管理過程中一切問題的跟蹤，包括登記

錯誤、跳號漏號等，并將這些問題納入到收費人員的績效考核當(dāng)中，與收費人員的獎金掛鉤，通過這種獎懲制度來保障收費員能夠嚴(yán)格按照票據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行工作。

三、結(jié)束語

經(jīng)過長時間的實踐，我院住院收費處賬務(wù)不符、付款延遲、報表錯誤等情況呈現(xiàn)逐年下

降的趨勢。票據(jù)管理實現(xiàn)了動態(tài)監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)問題都有相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案指導(dǎo)解決，嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度使醫(yī)院的票據(jù)管理工作得到了進(jìn)一步規(guī)范，同時也使醫(yī)院的財務(wù)管理工作進(jìn)一步得到強化，有效推動了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。