電子文件的風(fēng)險分析與控制

□劉 芳 崔 倩

電子文件是計算機技術(shù)與信息技術(shù)在科研、生產(chǎn)、商貿(mào)管理等領(lǐng)域應(yīng)用的產(chǎn)物。是以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體［1］，依賴計算機為載體傳輸和儲存處理，均是以數(shù)字編碼的形式存在的。隨著信息化的發(fā)展，電子設(shè)備也更新?lián)Q代，檔案系統(tǒng)也不斷更新升級，電子文件與載體密不可分這一特性給電子文件傳輸和管理帶來了許多風(fēng)險性的問題，若處理不當(dāng)，會直接影響其真實性和完整性。

一、電子文件存儲過程中的風(fēng)險

電子文件與紙質(zhì)文件不同是在于電子文件要借助媒體的承載，電子文件要長期儲存除了要具備可信賴的電子文件管理系統(tǒng)，還要對操作員的行為進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督。電子文件在傳輸和存儲過程中容易出現(xiàn)的風(fēng)險有以下幾種:

(一)捕獲時格式的轉(zhuǎn)換。電子文檔建檔的開始，必須保證文件的安全性，特別是捕獲電子文件并將其轉(zhuǎn)換為文件保存格式時需要格外小心，因為許多數(shù)據(jù)是依賴于系統(tǒng)中的其它數(shù)據(jù)的，格式轉(zhuǎn)換有可能破壞這種關(guān)系將其失去真實性。文件格式轉(zhuǎn)換有兩種選擇方案，一是將文件轉(zhuǎn)換到新版本的軟件，使文件格式得以更新。但像這樣多次格式轉(zhuǎn)換，若沒有正確驗證，文件信息就可能丟失，因此這類格式轉(zhuǎn)換只適用于對擬短期保存文件的保護(hù)。對于長期保存的檔案文件，還是應(yīng)當(dāng)將其轉(zhuǎn)換為開放的格式來保存［2］。

開放源碼的格式至今還不多，在沒有更好的選擇時，建議將文件轉(zhuǎn)換為較為穩(wěn)定且兼容性好的，適用于文件長期保存的格式。文件格式的變化可能通過外界施加影響而產(chǎn)生變化，這就需要制定相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，將存檔文件的格式引導(dǎo)到更適合于長期保存的文檔格式。

(二)文件的復(fù)制。文件從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個系統(tǒng)，或是文件由于技術(shù)的更新?lián)Q代在存儲介質(zhì)間轉(zhuǎn)換，雖然只是文件的復(fù)制行為，由于電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系復(fù)雜，所以在復(fù)制過程中保持其復(fù)雜關(guān)系是保證電子文件不被破壞的關(guān)鍵。

(三)存取過程。在電子文件存取的過程中也及容易出現(xiàn)威脅源文件真實性的風(fēng)險。若存取介質(zhì)出現(xiàn)故障或者存取環(huán)境管理不善，可能會出現(xiàn)非授權(quán)的文件被修改。一旦介質(zhì)損壞數(shù)據(jù)丟失就很難恢復(fù)。

(四)存儲系統(tǒng)的更新?lián)Q代。存儲系統(tǒng)也是有生命周期的，當(dāng)系統(tǒng)更新?lián)Q代時，新系統(tǒng)使用了不同于原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式或者數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)內(nèi)存存儲的文件就要面臨遷移的風(fēng)險，這個過程就很有可能造成數(shù)據(jù)的丟失，也有可能會出現(xiàn)舊文件與新系統(tǒng)無法兼容的問題。

(五)非授權(quán)行為。文件管理者的行為必須是負(fù)責(zé)的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模?dāng)電子文件進(jìn)行歸檔時必須核實其真實性，堅決杜絕任何可能與文件管理系統(tǒng)接觸的人進(jìn)入系統(tǒng)對文件進(jìn)行非授權(quán)修改，采取有效規(guī)避措施，將風(fēng)險降到最低。

(六)網(wǎng)絡(luò)資源的不穩(wěn)定性。通信網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，電子文件在網(wǎng)絡(luò)信息化的大環(huán)境下，不必通過物理接觸也可獲取文件秘密信息，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布秘密信息，擴大秘密傳播范圍。所以要提高存放載體的防御系統(tǒng)，防止在讀取和傳輸過程中，載體容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊、病毒和惡意程序的篡改，失去電子文件的真實性和完整性。

二、規(guī)避電子文檔風(fēng)險的技術(shù)防御

在電子文件長期保存過程中，極有可能面臨災(zāi)難、系統(tǒng)故障或人為損害等風(fēng)險［2］，災(zāi)難來臨若沒有任何跡象，那么帶來的是毀滅性的后果，所以電子文件的風(fēng)險防御要比紙質(zhì)的更為重要。

(一)制作常規(guī)數(shù)據(jù)備份件并且定期進(jìn)行系統(tǒng)備份。制作電子文件的數(shù)據(jù)備份，一旦風(fēng)險發(fā)生，就可通過備份件來恢復(fù)數(shù)據(jù)，降低丟失的風(fēng)險。常規(guī)備份應(yīng)注意備份介質(zhì)的材質(zhì)和質(zhì)量，一般的新介質(zhì)至少具有十年的壽命，壽命長不一定是必要條件，還要看存儲量是否合適。存儲介質(zhì)最好是具有數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)，或者具有寫保護(hù)的只讀性載體，防止數(shù)據(jù)丟失確保數(shù)據(jù)完好無損。

電子文件保存系統(tǒng)必須定期每半年或者更短檢驗一次所有在線存儲對象的精確性。系統(tǒng)備份過程必須每隔一段時間循環(huán)一次［3］，以確保備份數(shù)據(jù)之間的連貫性，這個時間間隔不應(yīng)當(dāng)少于一年。

(二)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢驗。電子文件的系統(tǒng)備份需要定期檢驗，如果系統(tǒng)備份檢驗到錯誤，那么系統(tǒng)必須用成缺德拷貝代替有錯誤的拷貝，并且在必要的時候使用離線存儲的拷貝。同時，系統(tǒng)必須長期確保至少有一個拷貝被安全地離線存儲。若一個對象的新拷貝產(chǎn)生，為了應(yīng)對錯誤檢驗，系統(tǒng)必須更新對象的元數(shù)據(jù)，以反映新拷貝產(chǎn)生著一行為。同時系統(tǒng)必須更新與此對象有關(guān)的所有對象。

(三)存儲系統(tǒng)的升級。存儲系統(tǒng)功能的改變可能會導(dǎo)致不能繼續(xù)保存舊的文件，技術(shù)上的變化和不斷改變的業(yè)務(wù)要求可能會使文件原生系統(tǒng)發(fā)生緩慢變化，短時期內(nèi)不易被察覺，時間一久就會對系統(tǒng)內(nèi)保存的舊文件產(chǎn)生影響。除非人們不斷地利用這些舊文件來處理當(dāng)前的業(yè)務(wù)，使被保存的文件與時俱進(jìn)地與系統(tǒng)當(dāng)前技術(shù)保持同步，否則被保存的文件很難在原生系統(tǒng)得到維護(hù)。為了解決這個問題，系統(tǒng)升級是必須確保保存在該系統(tǒng)的舊文件也能隨之升級，還要定期檢查，保證舊文件可以有效地提供利用和傳送。

(四)電子文件載體的更新。載體的更新是指將電子文件的比特流轉(zhuǎn)換到同類存儲介質(zhì)上，即執(zhí)行的是簡單的拷貝行為，其目的是為了防止存儲介質(zhì)在保存過程中的劣化造成對文件可讀性的損害。更新行為必須定期進(jìn)行，具體根據(jù)各機構(gòu)的文件保存策略中對更新時間周期的規(guī)定進(jìn)行，但這些時間周期不能超過載體產(chǎn)生商所推薦更新的時間周期。在更新時，必須對將要拷貝的文件的原始版本和目標(biāo)版本進(jìn)行嚴(yán)格對照，確保無誤。

(五)電子文件的安全拷貝。備份與拷貝是兩個完全不同的概念，備份簡單地說就是保留一套后備系統(tǒng)，是能夠代替現(xiàn)有系統(tǒng)的功能。而拷貝是針對內(nèi)部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，如電子文件及其元數(shù)據(jù)，相當(dāng)于復(fù)制。

(六)電子文件與紙質(zhì)文件的轉(zhuǎn)換。在管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備等方面不完善時，或者遇到問題沒有有效的解決時，電子文件與紙質(zhì)文件相互轉(zhuǎn)換并存是有合理性和必要性的。這也是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，不應(yīng)當(dāng)覺得是無意義的工作。

三、電子文件帶給管理者的挑戰(zhàn)

當(dāng)下我國的電子文件管理的認(rèn)識與實踐水平還是處于劣勢，并沒有清楚地意識到電子文件帶來的全新挑戰(zhàn)，而電子文件的挑戰(zhàn)又是縱橫交錯，十分復(fù)雜的情況。

(一)電子文件管理是一個管理與技術(shù)交錯的問題。電子文件要達(dá)到的兩個核心目標(biāo):真實性與長期可讀性。在管理上和技術(shù)上都有許多難點尚未攻克，相應(yīng)的體系設(shè)計也是一個難度極大的問題。電子文件管理也處在一個紙質(zhì)時代遺留問題與數(shù)字時代新生問題的重疊地帶，紙質(zhì)時期遺留的問題延續(xù)到了電子時代。

(二)電子文件的承載模式影響因素多。電子文件管理與政治體制、國家制度、組織形式等關(guān)系密切，尤其是一切不利于電子文件管理的傳統(tǒng)體制、機制的變革設(shè)計難度更大。

(三)電子文件的研究領(lǐng)域時間短、實踐經(jīng)驗少。電子文件管理廣泛存在于社會活動中，但是并沒有引起檔案界之外的各界人士和其他學(xué)科的充分關(guān)注，需要更多學(xué)科知識的支撐，需要以社會各界比較廣泛的理解和共識為基礎(chǔ)。

［1］ 孫英，張桂鳳，李麗．談數(shù)碼影像信息與高校檔案管理［J］．中國科技信息，2006，12:241～242

［2］ 劉家真．電子文件管理－電子文件與證據(jù)保留［M］．北京:科學(xué)出版社，2009:63～70

［3］ 呂春玲．電子文件風(fēng)險管理探析［J］．企業(yè)科技與發(fā)展，2012:50～52