會(huì)計(jì)信息化下企業(yè)會(huì)計(jì)問題及其監(jiān)管探析

●胡宗能 易國(guó)安

會(huì)計(jì)信息化是指依據(jù)會(huì)計(jì)管理理論，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，整合會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，將企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程與其他業(yè)務(wù)流程融為一體，實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流的三流合一，及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)管理者和會(huì)計(jì)信息使用者提供有用的會(huì)計(jì)信息支持，充分開發(fā)和利用會(huì)計(jì)信息資源，使其產(chǎn)生效益的一系列過程。隨著全球信息化的深入發(fā)展，企業(yè)廣泛使用ERP 等會(huì)計(jì)信息化軟件，會(huì)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)錄入、自動(dòng)處理、統(tǒng)計(jì)匯總和海量數(shù)據(jù)綜合分析，不僅改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴(kuò)大了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，而且改變了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù)，促進(jìn)了會(huì)計(jì)管理體制的改革，大幅度提高了會(huì)計(jì)信息資源的利用效率，更對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量監(jiān)管工作提出了新挑戰(zhàn)。

一、會(huì)計(jì)信息化下企業(yè)會(huì)計(jì)工作中的常見問題

（一）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)生成的會(huì)計(jì)資料不規(guī)范

財(cái)政部駐江蘇專員辦在日常監(jiān)管中發(fā)現(xiàn)，某公司在使用ERP 系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)模塊自動(dòng)生成明細(xì)賬時(shí)，大部分行次摘要內(nèi)容為“已創(chuàng)建日記賬導(dǎo)入”，沒有登記經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)或交易的業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要，且明細(xì)賬每條記錄對(duì)應(yīng)的金額為一個(gè)時(shí)間段內(nèi)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)或交易金額的合計(jì)數(shù)。這種沒有按規(guī)定將日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額及其他有關(guān)資料逐項(xiàng)計(jì)入明細(xì)賬的做法，違反了《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，既不利于企業(yè)內(nèi)控部門確認(rèn)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和交易基本情況，也對(duì)外部使用者如監(jiān)管部門獲取企業(yè)真實(shí)會(huì)計(jì)信息造成較大障礙。

（二）記賬憑證、明細(xì)賬等會(huì)計(jì)資料未按規(guī)定存檔

企業(yè)每個(gè)會(huì)計(jì)年度形成的總賬、明細(xì)賬、日記賬和部分轉(zhuǎn)賬類記賬憑證未及時(shí)打印歸檔，而是以電子數(shù)據(jù)形式存放在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)中。這種做法既不符合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，也無法保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性。

（三）部分證明經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和交易真實(shí)性的原始憑證、合同等資料，未作為會(huì)計(jì)憑證管理

企業(yè)使用ERP 系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)高度融合，記載和反映經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和交易的原始憑證，僅作為業(yè)務(wù)資料在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)檔案中保存，不直接作為記賬憑證的附件即原始憑證在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中保存，原始憑證沒有與對(duì)應(yīng)的記賬憑證固定在一起，導(dǎo)致其真實(shí)性、對(duì)應(yīng)性受到質(zhì)疑，對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和交易真實(shí)性的證明力下降。

（四）業(yè)務(wù)管理臺(tái)賬與總賬、明細(xì)賬、日記賬等會(huì)計(jì)賬簿不直接對(duì)應(yīng)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息與經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)不對(duì)應(yīng)

以某公司“在建工程”科目會(huì)計(jì)核算為例，其建立了“在建工程”管理臺(tái)賬，記載有“項(xiàng)目號(hào)”、“采購(gòu)訂單”、“物料編碼”、“采購(gòu)說明”、“供應(yīng)商”、“金額”等信息，但是卻沒有“發(fā)票憑證編號(hào)”、“付款憑證編號(hào)”等關(guān)鍵信息，導(dǎo)致該業(yè)務(wù)管理臺(tái)賬無法與明細(xì)賬、總賬直接對(duì)應(yīng)。

（五）企業(yè)總部制定不符合會(huì)計(jì)法律規(guī)范的內(nèi)部規(guī)定，造成下屬企業(yè)被動(dòng)地統(tǒng)一違規(guī)

在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)實(shí)行總部高度集中化管理的情況下，企業(yè)總部制定不符合會(huì)計(jì)法律規(guī)范的內(nèi)部規(guī)定，不僅導(dǎo)致其下屬企業(yè)統(tǒng)一違規(guī)，還在集團(tuán)公司對(duì)ERP 系統(tǒng)程序設(shè)置進(jìn)行修改之前，使下屬企業(yè)對(duì)存在的問題無法進(jìn)行糾正和整改。如某集團(tuán)公司內(nèi)部規(guī)定，會(huì)計(jì)核算時(shí)不使用“低值易耗品”、“待處理財(cái)產(chǎn)損益”等會(huì)計(jì)科目，編制資產(chǎn)負(fù)債表時(shí)不使用“一年內(nèi)到期的非流動(dòng)資產(chǎn)”會(huì)計(jì)科目，并對(duì)ERP 系統(tǒng)進(jìn)行了程序設(shè)定，造成下屬企業(yè)無法通過系統(tǒng)據(jù)實(shí)填報(bào)。

二、會(huì)計(jì)信息化對(duì)監(jiān)管部門的影響

（一）監(jiān)管工作面對(duì)技術(shù)性壁壘

一方面，企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)自動(dòng)生成的不符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的明細(xì)賬、日記賬等會(huì)計(jì)賬簿資料，不能直接反映企業(yè)發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和交易的內(nèi)容，不能準(zhǔn)確地反映發(fā)生的時(shí)間、金額等重要信息。另一方面，監(jiān)管部門要獲取上述會(huì)計(jì)信息，不僅要進(jìn)入財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，熟練掌握系統(tǒng)登錄、綜合查詢、讀取、生成數(shù)據(jù)等技術(shù)性操作手段，還要獲得不同等級(jí)的系統(tǒng)權(quán)限授權(quán)，這些都對(duì)監(jiān)管部門設(shè)置了短時(shí)間內(nèi)難以克服的技術(shù)性壁壘。

（二）企業(yè)會(huì)計(jì)信息獲取難度加大

由于企業(yè)會(huì)計(jì)信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)高度融合，且由總部實(shí)行高度統(tǒng)一的集中管理，監(jiān)管部門獲取上述信息數(shù)據(jù)的難度加大，要么向企業(yè)總部索取數(shù)據(jù)，要么由被查企業(yè)獲得總部授權(quán)后從系統(tǒng)中提取導(dǎo)出。而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)密切相關(guān)，是一個(gè)事項(xiàng)的兩個(gè)不同方面，監(jiān)管部門若不能掌握會(huì)計(jì)信息與業(yè)務(wù)信息間的聯(lián)系，不能深入到業(yè)務(wù)中去，就很難對(duì)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性做出有效判斷。

（三）對(duì)監(jiān)管能力提出嚴(yán)峻挑戰(zhàn)

當(dāng)前，企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)高度融合，會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)量大且信息高度集成化，這些都對(duì)以財(cái)政部門為代表的監(jiān)管部門開展會(huì)計(jì)監(jiān)管工作提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。監(jiān)管人員如果不能開展計(jì)算機(jī)檢查，深入了解、熟練掌握、有效利用以ERP 為代表的企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)，那么在面對(duì)海量數(shù)據(jù)信息時(shí)，要么是“掛一漏萬”，要么是“盲人摸象”，只能發(fā)現(xiàn)點(diǎn)上的問題，很難綜合分析出面上的系統(tǒng)性、全局性問題。

三、會(huì)計(jì)信息化下對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)監(jiān)管的對(duì)策建議

第一，及時(shí)修訂《會(huì)計(jì)法》，增補(bǔ)對(duì)信息化違法違規(guī)行為的處理處罰條款。現(xiàn)行《會(huì)計(jì)法》沒有規(guī)定上述信息化條件下企業(yè)會(huì)計(jì)存在違法違規(guī)行為的法律責(zé)任，建議及時(shí)對(duì)《會(huì)計(jì)法》進(jìn)行修訂，為會(huì)計(jì)信息化違法行為的定性和處理處罰提供法律依據(jù)。

第二，加大對(duì)會(huì)計(jì)信息化軟件準(zhǔn)入的評(píng)審審查力度。按照現(xiàn)行規(guī)定，在我國(guó)境內(nèi)銷售的商品化會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)經(jīng)過有關(guān)財(cái)政部門評(píng)審。建議財(cái)政部門進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件，特別是含有會(huì)計(jì)核算功能的ERP 系統(tǒng)軟件的評(píng)審審查力度，確保其自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)賬簿、記賬憑證等會(huì)計(jì)資料符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定。

第三，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化軟件使用運(yùn)行情況的日常監(jiān)督檢查。對(duì)企業(yè)使用不符合規(guī)定的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)軟件，擅自更改軟件功能設(shè)置等行為，要及時(shí)督促其整改，防止其對(duì)監(jiān)管部門形成技術(shù)性壁壘或障礙。同時(shí)，切實(shí)提高會(huì)計(jì)監(jiān)管人員利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展會(huì)計(jì)監(jiān)管的業(yè)務(wù)水平和操作能力。

第四，針對(duì)高度信息化企業(yè)已經(jīng)形成的技術(shù)性障礙，監(jiān)管部門進(jìn)點(diǎn)檢查前采取適當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)措施，是消除障礙、提高監(jiān)管效果的有效途徑。監(jiān)管部門在查前調(diào)查的基礎(chǔ)上，責(zé)令其必須按照規(guī)定的格式（可以設(shè)計(jì)報(bào)表、賬簿的格式表格），按照會(huì)計(jì)法律規(guī)范要求，提供報(bào)表、總賬、明細(xì)賬、日記賬等會(huì)計(jì)資料，并要求打印蓋章，破除其人為制造的技術(shù)性障礙，做到事半功倍?！?/p>