社區(qū)會(huì)計(jì)檔案的保管與銷毀問題淺議

摘要:社區(qū)會(huì)計(jì)檔案是社區(qū)財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)資料，真實(shí)地記錄和反映社區(qū)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，涉及社區(qū)成員的切身利益。當(dāng)前社區(qū)檔案保管與銷毀中存在保管人員責(zé)任意識(shí)缺失、保管不規(guī)范、銷毀問題突出等問題。本文將深入研究社區(qū)會(huì)計(jì)檔案的保管與銷毀問題，分析當(dāng)前我國社區(qū)會(huì)計(jì)檔案保管與銷毀中存在的一些問題，并提出解決這些問題的對(duì)策和建議。

一、社區(qū)會(huì)計(jì)檔案的重要性與特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的憑證、賬簿等資料，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要證據(jù)，也是會(huì)計(jì)分析、預(yù)測(cè)和決策的主要依據(jù)。這些原始資料反映與監(jiān)督了管理的核心信息，通過會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)資料可以實(shí)現(xiàn)有效的監(jiān)督考核。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案也是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、分析事故的重要參考。與其他類型的檔案相比，會(huì)計(jì)檔案主要有3個(gè)顯著特點(diǎn)：一是各個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體都有會(huì)計(jì)檔案、各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要會(huì)計(jì)檔案記錄；二是會(huì)計(jì)檔案類別穩(wěn)定、核算方式相對(duì)統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化；三是會(huì)計(jì)檔案各部分內(nèi)在聯(lián)系緊密、規(guī)律性強(qiáng)。

社區(qū)會(huì)計(jì)檔案是社區(qū)財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)資料，它真實(shí)地記錄和反映社區(qū)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，涉及社區(qū)成員的切身利益。因此，社區(qū)會(huì)計(jì)檔案的保管與銷毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅、謹(jǐn)慎的工作。本文將深入研究社區(qū)會(huì)計(jì)檔案的保管與銷毀問題，分析當(dāng)前我國社區(qū)會(huì)計(jì)檔案保管與銷毀中存在的一些問題，并提出解決這些問題的對(duì)策和建議，以期彌補(bǔ)相關(guān)方面的研究并為政府制定政策提供參考。

二、當(dāng)前社區(qū)檔案保管與銷毀中存在的問題

(一)會(huì)計(jì)檔案保管人員責(zé)任意識(shí)缺失

目前，社區(qū)檔案保管人員多數(shù)是會(huì)計(jì)人員，其檔案意識(shí)還是傳統(tǒng)思路，只要保證檔案不丟就行，沒有動(dòng)力和刺激去研究加強(qiáng)管理的方法。另外，社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)通常三年左右一屆，也不會(huì)去過多關(guān)注檔案管理情況。上級(jí)部門來檢查工作，社區(qū)也通常是應(yīng)付了事。事實(shí)上，社區(qū)檔案保管處于一種低效率、無監(jiān)管的狀態(tài)。

(二)社區(qū)會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范

目前，社區(qū)會(huì)計(jì)檔案保管還存在諸多不規(guī)范之處。不少社區(qū)的會(huì)計(jì)檔案未歸入檔案室，由會(huì)計(jì)自行保管；個(gè)別社區(qū)將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中,或任意堆放。還有的社區(qū)憑證沒有封粘、沒有相關(guān)人員簽字。實(shí)際中，眾多社區(qū)未填寫憑證裝訂項(xiàng)目。除了填寫項(xiàng)目不規(guī)范外，憑證、賬簿等資料混亂放置，報(bào)表分散存放等現(xiàn)象也突出，給查找資料帶來一定的困難。

(三)社區(qū)會(huì)計(jì)檔案銷毀問題突出

會(huì)計(jì)檔案要保存好,也要及時(shí)銷毀。會(huì)計(jì)檔案保管期滿按照規(guī)定程序予以銷毀。但是，目前相關(guān)人員對(duì)檔案銷毀的基本程序不了解，社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)也希望責(zé)任越少越好，通常不會(huì)考慮檔案銷毀的問題。為了不承擔(dān)責(zé)任，即使會(huì)計(jì)檔案過期、腐蝕也不會(huì)輕易銷毀。

三、解決社區(qū)會(huì)計(jì)檔案問題的對(duì)策和建議

(一)規(guī)范和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案保管

首先，要按照《檔案法》等相關(guān)法律規(guī)定，理順社區(qū)會(huì)計(jì)檔案管理體制，明確檔案的所有權(quán)。憑證要使用統(tǒng)一裝訂、封粘，有關(guān)欄目要填寫齊全，并加蓋會(huì)計(jì)人員印章。裝訂完畢依次放入會(huì)計(jì)檔案。其次，必須封賬，賬簿空白賬頁取出，按賬頁編號(hào)順序填寫“賬簿登記表”。報(bào)表逐頁編序,并填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”。最后，對(duì)于有綜合室的社區(qū),應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，將檔案移交綜合室。暫時(shí)未建立綜合室的社區(qū),可由社區(qū)財(cái)務(wù)等部門保管。同時(shí)，要妥善配置防盜、防蛀等安全保護(hù)設(shè)施。對(duì)于離任人員，其保管的檔案應(yīng)交綜合室。終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的社區(qū),其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)保管。

(二)制定相關(guān)措施，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案保管與銷毀工作的監(jiān)督

社區(qū)會(huì)計(jì)檔案要保存期滿,要及時(shí)銷毀。銷毀工作要按照一定流程規(guī)范操作，需要社區(qū)政府、會(huì)計(jì)部門進(jìn)行審查,并編制相關(guān)銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)是銷毀社區(qū)會(huì)計(jì)檔案的具體信息和相關(guān)報(bào)批文件，主要包括:檔案名稱、編號(hào)和保管期限、報(bào)批文件、銷毀時(shí)間等。另外，社區(qū)相關(guān)負(fù)責(zé)人要在銷毀清冊(cè)上簽字，銷毀時(shí)也要派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)按照銷毀清冊(cè)內(nèi)容,清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的檔案;銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)簽章,報(bào)告監(jiān)銷情況。對(duì)于期滿但未結(jié)清的憑證和檔案,不得銷毀,而應(yīng)當(dāng)單獨(dú)立卷。單獨(dú)立卷的檔案,應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)和保管清冊(cè)上列明。另外,在建設(shè)期間的檔案不得隨意銷毀，即使保管期限已到。

財(cái)會(huì)部門與檔案部門密切配合，共同做好會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管工作。財(cái)會(huì)部門要做好憑證、賬簿和報(bào)表的經(jīng)常性監(jiān)督；檔案部門側(cè)重做好會(huì)計(jì)檔案收集、保管和使用等環(huán)節(jié)的監(jiān)督。在實(shí)際工作中，不僅要遵循傳統(tǒng)的原則，還要了解社區(qū)群眾及財(cái)務(wù)管理的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)掌握新技術(shù)與方法，以便及時(shí)有效地糾正和完善社區(qū)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題。另外，區(qū)級(jí)檔案行政管理部門可以成立會(huì)計(jì)檔案銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，由區(qū)級(jí)檔案行政部門負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，街道檔案負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，街道檔案管理部門人員任成員，以此強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案銷毀工作的監(jiān)督力度。

(三)完善和健全會(huì)計(jì)檔案保管的相關(guān)制度

完善社區(qū)會(huì)計(jì)檔案保管的相關(guān)制度是社區(qū)會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)。要明確會(huì)計(jì)檔案責(zé)任主體，健全規(guī)章制度，規(guī)范社區(qū)會(huì)計(jì)檔案管理。將社區(qū)會(huì)計(jì)檔案工作納入社區(qū)總體計(jì)劃，制定工作目標(biāo)和具體方案。根據(jù)資產(chǎn)所有權(quán)不變、資金使用權(quán)不變、債權(quán)債務(wù)不變的原則，明確會(huì)計(jì)檔案工作的管理主體和責(zé)任主體是社區(qū)。同時(shí)，要按照《檔案法》規(guī)定，完善會(huì)計(jì)檔案制度，規(guī)范檔案收集、歸檔、保存等程序。

四、結(jié)束語

會(huì)計(jì)檔案是社區(qū)財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)資料，其基本宗旨是真實(shí)地記錄和反映社區(qū)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，涉及社區(qū)成員的切身利益。社區(qū)會(huì)計(jì)檔案的保管與銷毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅、謹(jǐn)慎的工作。然而，當(dāng)前社區(qū)檔案保管與銷毀中存在保管人員責(zé)任意識(shí)缺失、保管不規(guī)范、銷毀問題突出等問題。現(xiàn)階段，要努力規(guī)范和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案保管、制定相關(guān)措施，促進(jìn)檔案銷毀工作。同時(shí)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案保管與銷毀工作的監(jiān)督，并完善和健全會(huì)計(jì)檔案保管的相關(guān)制度，以提升基層社會(huì)的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，促進(jìn)基層社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)的全面發(fā)展。