勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

高　威

(中鐵工程設(shè)計(jì)咨詢集團(tuán)有限公司，北京　100055)

Design and Application of Survey and Design Enterprise Contract Management System

GAO Wei

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

高威

(中鐵工程設(shè)計(jì)咨詢集團(tuán)有限公司，北京100055)

Design and Application of Survey and Design Enterprise Contract Management System

GAO Wei

摘要針對(duì)當(dāng)前合同管理中存在的合同審閱流程不規(guī)范、相關(guān)部門之間合同流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)、合同數(shù)據(jù)不易管理等問(wèn)題，設(shè)計(jì)一套合同管理系統(tǒng)，主要包括項(xiàng)目承攬信息錄入、合同蓋章審批、收款錄入、委外合同審批、付款錄入、查詢與統(tǒng)計(jì)等功能，可在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)電子審批流程，加快處理效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，提高合同管理水平。

關(guān)鍵詞勘察設(shè)計(jì)合同管理系統(tǒng)web服務(wù)器

1概述

合同是企業(yè)對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的準(zhǔn)則，是企業(yè)的利潤(rùn)之舟和利潤(rùn)分配的標(biāo)尺，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的策劃與實(shí)踐，決定企業(yè)的盈利與虧損[1]。所謂合同管理，是指勘察設(shè)計(jì)企業(yè)對(duì)本方作為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、變更、履行、終止以及控制等一系列活動(dòng)的過(guò)程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的一個(gè)重要組成部分，牽涉到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的許多方面和部門。這就要求企業(yè)在實(shí)施合同管理時(shí)，首先必須要依法管理，要在遵守法律、行政法規(guī)的前提下進(jìn)行，其次是要相關(guān)部門協(xié)作管理以及注重管理效益[2]。

目前， 市場(chǎng)上有很多功能強(qiáng)大、界面簡(jiǎn)潔的項(xiàng)目管理軟件，但是適合本單位的先進(jìn)軟件并不多見。對(duì)合同進(jìn)行信息化管理是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，開發(fā)一套性能先進(jìn)、功能合適、容易上手、適合本單位的合同管理軟件很有必要。

使用Visual Studio .NET 2010作為開發(fā)工具，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器采用Windows Server 2008操作系統(tǒng)、SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，使用IIS提供網(wǎng)站服務(wù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理。

2系統(tǒng)總體功能描述

該系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目承攬信息、合同信息的錄入和統(tǒng)計(jì)輸出功能，包括各種表單和審批流程，都在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)。主要包括三大塊：一是項(xiàng)目承攬信息，包括信息錄入、審批流程、打印輸出等；二是合同蓋章審批，包括蓋章申請(qǐng)表、評(píng)審記錄表、收款和分成、統(tǒng)計(jì)和輸出等；三是委外審批，包括委外申請(qǐng)表、推薦受托方意見表、供方評(píng)定表、付款通知單、統(tǒng)計(jì)和輸出等功能。

系統(tǒng)采用B/S模式，通過(guò)Web服務(wù)器提供服務(wù)，用戶通過(guò)瀏覽器進(jìn)行訪問(wèn)。

2.1　系統(tǒng)運(yùn)行模式

在局域網(wǎng)內(nèi)提供一臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和一臺(tái)Web服務(wù)器。為了確保數(shù)據(jù)安全，兩臺(tái)服務(wù)器互為備份，在發(fā)生故障時(shí)候進(jìn)行切換，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行?？蛻舳诉B接到服務(wù)器上進(jìn)行操作，外網(wǎng)用戶通過(guò)VPN連接訪問(wèn)，系統(tǒng)運(yùn)行模式如圖1所示。

圖1　系統(tǒng)運(yùn)行模式

系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)如圖2所示。

圖2　系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)

2.2　系統(tǒng)主要功能

(1)項(xiàng)目承攬信息錄入

根據(jù)項(xiàng)目來(lái)源不同，由經(jīng)營(yíng)人員填寫《工程項(xiàng)目承攬申請(qǐng)表》或《集團(tuán)公司參加合作投標(biāo)項(xiàng)目審批表》(二選一)，包括項(xiàng)目名稱、委托單位、主要內(nèi)容等基本信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成編號(hào)，編號(hào)格式為：年度-流水號(hào)。承攬信息錄入時(shí)，為避免重復(fù)錄入信息，提供根據(jù)委托單位和項(xiàng)目名稱進(jìn)行模糊匹配的功能，對(duì)于近似的信息進(jìn)行提示，并由用戶判斷是否重復(fù)。項(xiàng)目承攬信息錄入完畢后，按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，各環(huán)節(jié)處理人可以填寫處理意見，提交下一步或退回。同時(shí)提供項(xiàng)目承攬信息的瀏覽和查詢界面，可以把項(xiàng)目承攬信息導(dǎo)出為Word格式文檔，方便打印和歸檔。

(2)承攬合同簽訂及管理

項(xiàng)目承攬信息審批通過(guò)后，如果進(jìn)行到簽訂合同環(huán)節(jié)，可以進(jìn)行合同錄入和審批的操作。由經(jīng)營(yíng)人員填寫合同相關(guān)信息，然后根據(jù)預(yù)定義的流程進(jìn)行審批。首先填寫相關(guān)內(nèi)容，并發(fā)起蓋章申請(qǐng)，需要上傳《與產(chǎn)品有關(guān)要求評(píng)審記錄表》，形成掃描件上傳，作為蓋章申請(qǐng)表的附件(不強(qiáng)制上傳，未上傳的顯示為紅色進(jìn)行標(biāo)識(shí))。完成此表的手續(xù)后，進(jìn)行合同簽訂，對(duì)簽訂后的合同進(jìn)行合同登記、合同編號(hào)等后續(xù)工作。并且可以對(duì)合同信息進(jìn)行瀏覽、查詢、導(dǎo)出、打印等功能。

(3)合同收款管理

合同審批完成后，即建立合同臺(tái)帳信息，可以進(jìn)行合同的收款信息錄入和統(tǒng)計(jì)功能。經(jīng)營(yíng)人員可以根據(jù)合同條款預(yù)錄入計(jì)劃收款的時(shí)間和金額，可用做收款提醒和與實(shí)際收款對(duì)比。當(dāng)收到合同款之后，需要填寫收入分成簽認(rèn)單，用來(lái)明確本次收款金額、預(yù)留金額、分成比率等內(nèi)容，然后進(jìn)行審批。在合同收款的時(shí)候，可以預(yù)留部分資金用作委外使用，在年底進(jìn)行清算，若有剩余，可轉(zhuǎn)為當(dāng)年的產(chǎn)值重新分配，或進(jìn)入預(yù)留資金庫(kù)，供后繼的委外使用。

(4)委外合同簽訂及管理

委外合同管理用來(lái)對(duì)合同的委外部分進(jìn)行錄入和審批管理，并可以管理付款信息，付款需要在收款金額的限制下進(jìn)行。申請(qǐng)委外合同之前，需要先填寫委外申請(qǐng)表，一般要先有承攬合同，再進(jìn)行委外，但有時(shí)也可以先開展工作。根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)不同，分為《公司管理項(xiàng)目委外申請(qǐng)表》和《分公司自攬項(xiàng)目委外申請(qǐng)表》。同時(shí)需要填寫《推薦受托方意見表》(分為工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目和資產(chǎn)管理、物業(yè)管理等其他項(xiàng)目?jī)煞N)，若選擇新的受托單位，則需要填寫《新增受托方審批表》。對(duì)受托方進(jìn)行單獨(dú)的管理，提供新增、修改、刪除、模糊查找等功能，并與委外申請(qǐng)表關(guān)聯(lián)起來(lái)，可以直接選擇受托方信息或?qū)⑿略黾拥氖芡蟹教砑舆M(jìn)去。委外申請(qǐng)通過(guò)后，就可以進(jìn)行委外合同蓋章審批，根據(jù)項(xiàng)目類型不同也分為兩種(工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目和資產(chǎn)管理、物業(yè)管理等其他項(xiàng)目)，審批通過(guò)后即形成委外合同臺(tái)帳信息，能夠進(jìn)行后繼的付款等操作。在需要進(jìn)行付款的時(shí)候，需要填寫《委外撥款通知書》內(nèi)容，首先選擇對(duì)應(yīng)的委外合同，自動(dòng)獲取委外合同相關(guān)信息以及承攬合同的信息，并填寫本次付款金額。付款來(lái)源于預(yù)留資金庫(kù)，一般情況下應(yīng)該從本項(xiàng)目的預(yù)留資金中支出，但可以根據(jù)實(shí)際情況從其他項(xiàng)目未使用的預(yù)留資金中支出，并將支出明細(xì)體現(xiàn)在委外撥款通知書中。

3安全要求

為確保系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可靠和應(yīng)用正常運(yùn)行，需要從三方面提供安全機(jī)制。

3.1　服務(wù)器安全

系統(tǒng)通過(guò)兩臺(tái)服務(wù)器提供數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)和Web服務(wù)，兩臺(tái)服務(wù)器互為備份，包括數(shù)據(jù)備份和應(yīng)用備份。系統(tǒng)正常運(yùn)行時(shí)，服務(wù)器A提供Web服務(wù)，作為用戶訪問(wèn)的入口，服務(wù)器B提供數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)并提供數(shù)據(jù)訪問(wèn)操作。當(dāng)其中一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障的時(shí)候，可以切換到另一臺(tái)服務(wù)器上，同時(shí)提供兩種服務(wù)，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，并在服務(wù)器故障排除后進(jìn)行恢復(fù)。

3.2　防止非法進(jìn)入

為防止未經(jīng)授權(quán)的用戶登錄和訪問(wèn)數(shù)據(jù)，需要在系統(tǒng)中提供完備的加密手段，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)包進(jìn)行加密，并通過(guò)在訪問(wèn)地址中加入防注入代碼、強(qiáng)制用戶修改原始密碼等措施提升系統(tǒng)的安全性。

需要嚴(yán)格控制不同用戶的操作權(quán)限，防止進(jìn)行超出權(quán)限的操作，系統(tǒng)內(nèi)對(duì)權(quán)限進(jìn)行細(xì)粒度的劃分，能夠按照不同的審批流程和環(huán)節(jié)分配給不同的人來(lái)操作，同時(shí)提供查看和編輯權(quán)限的控制。

3.3　日志記錄

為保證數(shù)據(jù)操作和變化的可追溯性，系統(tǒng)對(duì)重要操作提供日志功能，記錄用戶信息、操作內(nèi)容、IP地址等信息，對(duì)意外發(fā)生的諸如非法進(jìn)入(含有權(quán)限者進(jìn)入)等問(wèn)題，通過(guò)日志查找問(wèn)題和分析原因。

參考文獻(xiàn)

[1]魏國(guó).加強(qiáng)合同管理防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)[J].北京.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2014(3)

[2]裴丹.論勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的合同管理[J].沈陽(yáng). 建筑設(shè)計(jì)管理，2009(5)

[3]張遠(yuǎn)堂.公司合同管理操作指南[M].北京.中國(guó)法制出版社，2008

[4]肖亞琳.合同管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)[J].電腦編程技巧與維護(hù)，2011(2)

中圖分類號(hào)：F275.1

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1672-7479(2015)01-0104-02

作者簡(jiǎn)介：高威(1981—)，男，2005年畢業(yè)于石家莊鐵道大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)專業(yè)，工程師。

收稿日期：2014-12-10