手麻科庫房管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

魏 勤 朱傳安 孫 琳

(首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京同仁醫(yī)院信息中心 北京 100730)

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手麻科庫房管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

魏 勤 朱傳安 孫 琳

(首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京同仁醫(yī)院信息中心 北京 100730)

闡述首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京同仁醫(yī)院建設(shè)開發(fā)手麻科庫房管理系統(tǒng)的背景、架構(gòu)設(shè)計(jì)、特點(diǎn)及實(shí)施效果。系統(tǒng)以“精細(xì)化管理”為原則，閉環(huán)管理醫(yī)用耗材，上線半年數(shù)據(jù)分析與訪談結(jié)果顯示系統(tǒng)運(yùn)用已顯成效。

醫(yī)用耗材；庫房管理； 精細(xì)化

1 引言

2012年，財(cái)政部、原衛(wèi)生部為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展需要，加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督，修訂了醫(yī)院財(cái)務(wù)及會計(jì)制度。其中，對于規(guī)范醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為，加強(qiáng)預(yù)算、成本、資產(chǎn)、耗材、物價(jià)、收入與支出的管理等方面提出了明確的要求。之后，在2015年頒布的《國務(wù)院辦公廳關(guān)于城市公立醫(yī)院綜合改革試點(diǎn)的指導(dǎo)意見》中，更加明確地提出公立醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化精細(xì)化管理，加強(qiáng)成本核算與風(fēng)險(xiǎn)控制，努力提升醫(yī)院運(yùn)行效率和醫(yī)療服務(wù)水平。

隨著社會的發(fā)展和醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，耗材品種不斷增加，性能不斷完善，促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)更新，加快了醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。同時(shí)，在醫(yī)療服務(wù)活動過程中，醫(yī)用耗材也逐漸增多。從醫(yī)院運(yùn)行管理方面來看，加強(qiáng)醫(yī)用耗材管理是非常重要的方面。對于大型三甲綜合醫(yī)院來說，手術(shù)用耗材的不斷更新為外科手術(shù)治療技術(shù)的創(chuàng)新進(jìn)步提供了有力的保障。但隨著耗材使用量的不斷增加，手麻科庫房管理面臨新的挑戰(zhàn)。如何做好手術(shù)耗材的有效管理，切實(shí)滿足手術(shù)需求，避免不必要的浪費(fèi)，是手術(shù)室管理者面對的重要課題?，F(xiàn)在國內(nèi)外很多醫(yī)院管理模式由粗放式向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，精細(xì)化管理已經(jīng)成為醫(yī)院管理的重要方法[1]。

2 現(xiàn)狀分析

2.1 醫(yī)院信息化基本情況

首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京同仁醫(yī)院是一所以眼科、耳鼻咽喉頭頸外科和心血管中心為重點(diǎn)的三級甲等綜合醫(yī)院?！巴省笔菄疑虡?biāo)局認(rèn)定的國內(nèi)首家醫(yī)療服務(wù)業(yè)馳名商標(biāo)。一直以來，同仁醫(yī)院非常重視信息化建設(shè)，經(jīng)過多年的醫(yī)院自身投入和政府支持，已經(jīng)建成的各類信息系統(tǒng)發(fā)揮了重要作用，有效改善了就醫(yī)環(huán)境，提高醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)效率，同時(shí)也成為手術(shù)室醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)運(yùn)行的必備基礎(chǔ)條件。

2.2 醫(yī)用耗材管理存在問題

即便是醫(yī)院信息化建設(shè)已有相當(dāng)?shù)囊?guī)模 ，但手麻科在術(shù)中醫(yī)用耗材與用藥的精細(xì)化管理方面還是面臨很大的困難。醫(yī)用耗材是指醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)過程中經(jīng)常使用的一次性衛(wèi)生材料、人體植入物和消毒后可重復(fù)使用且易損耗的醫(yī)療器械，其品種型號繁多、應(yīng)用量大，是醫(yī)院開展日常醫(yī)療、護(hù)理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)[2]。醫(yī)用耗材大體上可以分為低值耗材和高值耗材。低值耗材一般是指普通醫(yī)療注射、化驗(yàn)、門診、常規(guī)手術(shù)(如闌尾炎、節(jié)育、剖腹產(chǎn))等耗材。高值耗材一般指對安全至關(guān)重要、生產(chǎn)使用必須嚴(yán)格控制、限于某些科室使用且價(jià)格相對較高的消耗性醫(yī)療器械。目前已經(jīng)建設(shè)實(shí)施的物流管理系統(tǒng)雖然將高值耗材進(jìn)行了一體化管理，由于從采購到庫房的進(jìn)銷存管理及領(lǐng)用、計(jì)費(fèi)等流程復(fù)雜，對低值醫(yī)用耗材的管理比較粗放，特別是手麻科的術(shù)中醫(yī)用低值耗材和術(shù)中麻醉用藥的管理還存在著一些問題。

2.3 原因分析

一是手麻科涉及耗材品種雜、用量多、金額大。手麻科涉及的耗材800余種，一年消耗的一次性低值醫(yī)用耗材達(dá)3 700多萬元。二是醫(yī)用耗材的管理相對復(fù)雜。醫(yī)院的低值醫(yī)用耗材分為一次性的低值醫(yī)用耗材和醫(yī)用低值易耗品。按照是否能收費(fèi)又分為可收費(fèi)醫(yī)用耗材和不可收費(fèi)醫(yī)用耗材。手麻科在日常手術(shù)與麻醉的工作中消耗的耗材約占總領(lǐng)用耗材數(shù)的57%。在術(shù)前的領(lǐng)用、術(shù)中的使用與核對、術(shù)后的計(jì)費(fèi)及核算耗材的分?jǐn)偟拳h(huán)節(jié)，由于管理難度大及信息化支撐不夠全面，時(shí)常出現(xiàn)漏計(jì)費(fèi)的現(xiàn)象。三是對手麻科的醫(yī)用耗材管理不夠全面和精細(xì)。術(shù)中醫(yī)用耗材的使用與科室成本管理及個(gè)人的績效關(guān)系不緊密，導(dǎo)致缺乏節(jié)約意識，浪費(fèi)現(xiàn)象明顯，卻又無法準(zhǔn)確采集到浪費(fèi)的數(shù)據(jù)。四是手麻科術(shù)中用藥也同樣存在著容易漏計(jì)費(fèi)的問題。手術(shù)室醫(yī)用耗材的管理事關(guān)病患的經(jīng)濟(jì)利益和生命安全，同時(shí)也是一個(gè)醫(yī)院管理水平的直接體現(xiàn)。 所以在日常工作中如何科學(xué)有效地管理好一次性低值醫(yī)用耗材是工作的重點(diǎn)。

3 手麻科庫房管理系統(tǒng)架構(gòu)

3.1 建設(shè)原則

3.1.1 “精細(xì)化”原則 針對上述情況，從2015年初開始著手建設(shè)手麻科庫房管理系統(tǒng)。在設(shè)計(jì)時(shí)明確了“精細(xì)化”的建設(shè)原則?！熬本褪且⒕_的系統(tǒng)目標(biāo)，重點(diǎn)解決手麻科術(shù)中醫(yī)用耗材與相關(guān)藥品的管理問題?！凹?xì)”是一方面要建立個(gè)人庫存，將個(gè)人的物品領(lǐng)用和使用后的計(jì)費(fèi)關(guān)聯(lián)在一起，便于做好個(gè)人成本的監(jiān)管控制和績效考核；另一方面是要把管理內(nèi)容細(xì)化到術(shù)中耗材的每個(gè)可計(jì)數(shù)的物品，以及每個(gè)術(shù)中用藥，消滅物品管理死角?！盎笔菍⑹致榭菩g(shù)中醫(yī)用耗材和藥品的管理制度化、規(guī)范化和流程化。

3.1.2 閉環(huán)管理 在方案的設(shè)計(jì)中從人與物的兩個(gè)維度出發(fā)，將耗材領(lǐng)用、術(shù)中使用記錄、退物、在醫(yī)院信息系統(tǒng)(Hospital Information System, HIS)計(jì)費(fèi)、術(shù)后的清理核對做到了閉環(huán)管理，與從上一級綜合庫房領(lǐng)用醫(yī)用耗材的信息相結(jié)合，與科室的成本核算及個(gè)人的績效考核掛鉤。目的就是保障醫(yī)用耗材的使用責(zé)任到人，避免浪費(fèi)和遺失，且確保計(jì)費(fèi)操作的快捷、方便及準(zhǔn)確。

3.2 手麻科庫房管理系統(tǒng)流程(圖1)

圖1 手麻科庫房管理系統(tǒng)流程

3.2.1 術(shù)前 (1)手麻科醫(yī)生根據(jù)手術(shù)需要，在系統(tǒng)中提前錄入耗材和藥品的申領(lǐng)單。系統(tǒng)支持模板組套錄入，物品發(fā)放也按組套顯示，方便醫(yī)生和庫房人員操作、物品準(zhǔn)備和管理。(2)手麻科庫房管理人員根據(jù)醫(yī)生的申領(lǐng)單，準(zhǔn)備好相應(yīng)的醫(yī)用耗材和藥品，如果物品數(shù)量不夠，需從上一級的庫房申領(lǐng)入庫。(3)對于庫存數(shù)量滿足的衛(wèi)生耗材和藥品，可對相應(yīng)的物品擺盤出庫，通知醫(yī)生領(lǐng)取。(4)手麻科醫(yī)生領(lǐng)取相應(yīng)的物品，輸入個(gè)人的密碼進(jìn)行確認(rèn)。

3.2.2 術(shù)后 (1)手麻科醫(yī)生在HIS中進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)費(fèi)操作。(2)手麻科醫(yī)生在HIS中計(jì)費(fèi)后，需將未導(dǎo)入過但已經(jīng)進(jìn)行了計(jì)費(fèi)操作的計(jì)費(fèi)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到手麻科庫房管理系統(tǒng)中，與已確認(rèn)的未處理的領(lǐng)用數(shù)據(jù)進(jìn)行沖銷，沖銷后會生成盤點(diǎn)數(shù)據(jù)。(3)如果盤點(diǎn)時(shí)出現(xiàn)盤盈，需要進(jìn)行退庫操作。反之，若出現(xiàn)了盤虧，則應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)領(lǐng)操作。(4)為保證安全，系統(tǒng)要求在退還物品操作的時(shí)候輸入個(gè)人密碼以進(jìn)行確認(rèn)。

3.3 手麻科庫房管理系統(tǒng)功能

結(jié)合醫(yī)院實(shí)際研發(fā)的手麻科庫房管理系統(tǒng)分為“數(shù)據(jù)維護(hù)”、“模板管理”、“申請單管理”、“報(bào)表查詢”、“耗材庫房管理”、“藥品庫房管理”6個(gè)主要功能模塊。這6個(gè)模塊基本涵蓋了手麻科術(shù)中一次性低值醫(yī)用耗材與所用藥品管理的各個(gè)方面，見圖2。

圖2 手麻科庫房管理系統(tǒng)功能

4 系統(tǒng)特點(diǎn)

4.1 體系化設(shè)計(jì)

一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需要針對性地解決問題，應(yīng)該重視需求的梳理和體系化的設(shè)計(jì)。在方案的設(shè)計(jì)上理清了手麻科從上級綜合庫房領(lǐng)回醫(yī)用耗材后，這些醫(yī)用耗材與藥品、每一臺手術(shù)HIS計(jì)費(fèi)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了對這些醫(yī)用耗材從進(jìn)入手術(shù)室到術(shù)中使用，再到術(shù)后計(jì)費(fèi)全過程的監(jiān)控。

4.2 實(shí)用完整的功能模塊

針對手麻科內(nèi)部容易產(chǎn)生漏計(jì)費(fèi)與遺失的一次性低值醫(yī)用耗材像管理大庫房一樣進(jìn)行規(guī)范的進(jìn)銷存管理，也設(shè)置了領(lǐng)用、計(jì)費(fèi)、盤庫、退庫、領(lǐng)用與計(jì)費(fèi)數(shù)據(jù)之間的匹配測試、查詢與統(tǒng)計(jì)匯總的各種功能。

4.3 系統(tǒng)管理細(xì)化

領(lǐng)用、計(jì)費(fèi)、退庫、匹配測試都是精確到每一天，管理到手麻科的每個(gè)麻醉大夫和巡回護(hù)士，數(shù)據(jù)分解到每臺手術(shù)用到的每種醫(yī)用耗材和藥品。

4.4 系統(tǒng)功能全面

系統(tǒng)設(shè)有實(shí)用的盤點(diǎn)功能，通過盤點(diǎn)顯示出來的盤盈盤虧情況，就可以很直觀和方便地看出是否有漏計(jì)費(fèi)和物品遺失現(xiàn)象。系統(tǒng)擁有便捷的查詢功能，能生成相關(guān)的匯總報(bào)表和查詢表，且支持打印和導(dǎo)出。

5 實(shí)施效果

手麻科庫房管理系統(tǒng)于2015年6月正式投入使用，通過半年的系統(tǒng)運(yùn)行，數(shù)據(jù)分析與訪談顯示該系統(tǒng)的應(yīng)用對手麻科醫(yī)用耗材的規(guī)范化管理很有成效。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：(1)實(shí)現(xiàn)手麻科收費(fèi)項(xiàng)目按照種類、型號的不同進(jìn)行精細(xì)化的領(lǐng)用與計(jì)費(fèi)。(2)可通過系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)分析功能，判斷一定時(shí)間段內(nèi)物品的使用數(shù)量，為日后減少庫存、加快物資周轉(zhuǎn)打下基礎(chǔ)。同時(shí)節(jié)省存放空間，避免存放時(shí)間過長導(dǎo)致的質(zhì)量安全隱患。(3)可通過系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)，綜合判斷出各醫(yī)用耗材和藥品的盤盈、盤虧狀態(tài)，從而進(jìn)一步分析原因，提出解決方案。(4)科室管理者通過系統(tǒng)判斷出每個(gè)麻醉醫(yī)師和手術(shù)室護(hù)士醫(yī)用耗材的使用狀況，及時(shí)且清楚地看到是否有浪費(fèi)的現(xiàn)象或漏計(jì)費(fèi)情況。針對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，避免造成大的損失，也為科室的成本控制與績效考核打下基礎(chǔ)。(5)系統(tǒng)實(shí)施后，堵住醫(yī)用耗材管理的漏洞，從理念、方法和工具上都使科室管理水平有了較大的提升。

6 結(jié)語

醫(yī)院是為人民群眾提供醫(yī)療服務(wù)的機(jī)構(gòu)，保障醫(yī)療質(zhì)量和安全以及創(chuàng)建良好的運(yùn)行狀況是醫(yī)院管理工作兩個(gè)同樣重要的方面。目前我國公立醫(yī)院的改革進(jìn)入到了一個(gè)新的階段，國家更加強(qiáng)調(diào)公立醫(yī)院的公益性，提倡精細(xì)化管理，注重成本的控制和風(fēng)險(xiǎn)的防范。在醫(yī)院的運(yùn)行管理中，醫(yī)用耗材的管理是一個(gè)重要的領(lǐng)域，特別是品種多、用量大、看似普通的低值醫(yī)用耗材的管理，更是容易被忽視。針對本院手麻科在術(shù)中醫(yī)用耗材和藥品管理中存在的一些問題，專門研發(fā)了手麻科庫房管理系統(tǒng)。目的就是要解決實(shí)物、人、賬、費(fèi)用的關(guān)聯(lián)問題，希望通過細(xì)化管理內(nèi)容與方法，將物品的領(lǐng)用、計(jì)費(fèi)、成本監(jiān)控與每個(gè)人的工作量、績效聯(lián)系在一起，將手麻科的醫(yī)療工作與經(jīng)濟(jì)運(yùn)行管理有機(jī)結(jié)合，構(gòu)建一個(gè)多維度、多層次的管理體系。目前已實(shí)現(xiàn)手麻科術(shù)中醫(yī)用耗材和藥品中能收費(fèi)物品的監(jiān)管，未來考慮把不能收費(fèi)的醫(yī)用耗材也管理起來，不斷地完善與改進(jìn)系統(tǒng)。

1 翟永華，王淑美，李衛(wèi)華. 精細(xì)化管理在大型現(xiàn)代化手術(shù)室耗材管理中的應(yīng)用 [J] . 齊魯護(hù)理雜志，2014，(12): 104-105.

2 金美娟，喻志才，周耀崇. 淺談醫(yī)用耗材信息化管理 [J]. 醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2008，(6):45-46.

3 徐元元，田立啟，侯常敏，等. 醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行精細(xì)化管理 [M]. 北京：企業(yè)管理出版社，2014.

4 程薇，吳曼，侯常敏，等. 醫(yī)院成本管理 [M]. 北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2012.

Design and Application of the Warehouse Management System for Surgery and Anesthesia Department

WEI Qin, ZHU Chuan-an, SUN Lin,

Infomation Center, Beijing Tongren Hospital, Capital Medical University, Beijing 100730, China

The paper explains the background, architectural design, features and implementation effects for Beijing Tongren Hospital affiliated to Capital Medical University to construct and develop the Warehouse Management System for Surgery and Anesthesia Department, In the principle of "refinement management", the system conducts closed-loop management of medical consumables. As indicated by data analysis and interview results in a half year after it was launched, the system application has shown good effects.

Medical consumables materials; Warehouse management; Refinement

2015-11-21

魏勤，中心副主任，高級工程師，發(fā)表論文多篇。

R-056

A 〔DOI〕10.3969/j.issn.1673-6036.2015.12.007