查新高峰期應(yīng)急工作模式探索與實(shí)踐

廖昀赟 王維佳 姚 瑤

(中山大學(xué)醫(yī)學(xué)圖書(shū)館 廣州510080)

?

查新高峰期應(yīng)急工作模式探索與實(shí)踐

廖昀赟 王維佳 姚 瑤

(中山大學(xué)醫(yī)學(xué)圖書(shū)館 廣州510080)

針對(duì)科技查新高峰期的困境建立查新員任務(wù)分流應(yīng)急工作模式，讓學(xué)生助理和課題聯(lián)系人參與查新，介紹該模式的主要內(nèi)容和應(yīng)用效果。實(shí)踐證明此工作模式在查新高峰期可緩解查新員工作壓力，在保證查新質(zhì)量的前提下加快查新進(jìn)程。

科技查新；工作模式；任務(wù)分流

1 引言

科技查新是以文獻(xiàn)檢索為基礎(chǔ)，依據(jù)一定的判斷原則，為評(píng)價(jià)科研成果或立項(xiàng)的新穎性或科技成果的鑒定、評(píng)估、驗(yàn)收、轉(zhuǎn)化、獎(jiǎng)勵(lì)等提供客觀依據(jù)的專(zhuān)題情報(bào)分析、咨詢(xún)工作，是一項(xiàng)對(duì)客觀性、嚴(yán)謹(jǐn)性、針對(duì)性要求很強(qiáng)的鑒證工作，是構(gòu)建公共科技信息服務(wù)平臺(tái)的重要組成內(nèi)容。我國(guó)科技查新工作始于20世紀(jì)80年代中期，幾十年來(lái)科技查新為我國(guó)科技事業(yè)的發(fā)展做出了很大貢獻(xiàn)。

2 科技查新高峰期的困境

2.1 概述

科技查新是一項(xiàng)繁重的腦力勞動(dòng),特別是高校查新站，每年的查新委托存在明顯的“季節(jié)性”現(xiàn)象，查新數(shù)量和難易度在全年各月份分布極不均衡[1]，高峰期的工作量是平時(shí)的幾倍甚至十幾倍，其承受能力受到嚴(yán)峻的考驗(yàn)，困境也隨之而來(lái),因此探索一種查新高峰期的應(yīng)急工作模式十分必要。

2.2 查新用戶(hù)蜂擁而至

在查新高峰期，每日不間斷的電話(huà)咨詢(xún)、人來(lái)人往的受理現(xiàn)場(chǎng)、嘈雜的工作環(huán)境，是許多查新站的真實(shí)寫(xiě)照。由于用戶(hù)查新意識(shí)存在偏差等主觀原因以及科研管理部門(mén)組織項(xiàng)目申報(bào)時(shí)限短等客觀原因的影響，查新委托扎堆的現(xiàn)象總是年復(fù)一年的上演。以高校查新站為例，業(yè)務(wù)高峰期一般出現(xiàn)在3～5月份，期間受理的查新委托數(shù)通常超過(guò)全年的50%。

2.3 查新員壓力大

查新高峰期，由于時(shí)間緊、任務(wù)重，多個(gè)項(xiàng)目集中申報(bào)，而且以國(guó)內(nèi)外查新居多，查新員務(wù)必一律按“加急”處理，一般平均兩個(gè)工作日需要完成1～2個(gè)課題的查新。在實(shí)際工作中，查新員一方面需專(zhuān)注于課題分析與檢索，另一方面要應(yīng)對(duì)查新咨詢(xún)等事務(wù)性工作，時(shí)常還會(huì)在閱讀理解外文文獻(xiàn)時(shí)陷入瓶頸。如此高強(qiáng)度的工作壓力和精神壓力，令查新員苦不堪言，甚至產(chǎn)生焦慮情緒[2]。

2.4 查新數(shù)量與質(zhì)量的矛盾

在查新高峰期，為了配合用戶(hù)完成項(xiàng)目申報(bào)，查新站一般都會(huì)盡量受理查新委托，但在人力有限的情況下，優(yōu)先保證查新數(shù)量必然會(huì)對(duì)查新質(zhì)量有影響。有些查新員為了按時(shí)完成受理的查新，只能對(duì)查新流程的某些環(huán)節(jié)從簡(jiǎn)從速；有些查新站為了保證查新數(shù)量，在審核上重形式審查而忽視實(shí)質(zhì)性審核[1]。如此顧此失彼，導(dǎo)致查新數(shù)量與質(zhì)量之間的矛盾。

2.5 查新與其他工作間難以平衡

高校查新站的專(zhuān)職查新員主要來(lái)自圖書(shū)館參考咨詢(xún)部，除了查新，他們還要承擔(dān)文檢課教學(xué)、用戶(hù)培訓(xùn)、檢索服務(wù)、學(xué)科服務(wù)等多項(xiàng)工作。但在查新高峰期，他們只能將有限的精力投入緊張的查新工作中，無(wú)暇顧及其他工作，導(dǎo)致某些服務(wù)性工作的減緩或暫停，在一定程度上影響了部門(mén)整體工作的平衡發(fā)展。

3 查新員任務(wù)分流應(yīng)急工作模式的主要內(nèi)容

3.1 工作模式圖

如何改變上述困境，提高查新效率，一直是業(yè)內(nèi)人士思考的問(wèn)題。目前國(guó)內(nèi)有學(xué)者探討了在同一系統(tǒng)或不同系統(tǒng)的多個(gè)查新站之間分流查新項(xiàng)目的工作模式，如館際合作查新模式[3-5]、館際幫扶查新模式[ 6-7]、基于網(wǎng)絡(luò)科技查新工作平臺(tái)的查新協(xié)同服務(wù)模式[8-10]等，以應(yīng)對(duì)查新高峰。此類(lèi)工作模式是從查新站整體出發(fā)，由業(yè)務(wù)量多的查新站將部分課題分流給業(yè)務(wù)量低的查新站，是基于具體課題的橫向分流。本文提出一種新的查新高峰期應(yīng)急工作模式，即查新員任務(wù)分流應(yīng)急工作模式，將某些查新環(huán)節(jié)的工作合理分流給學(xué)生助理和課題聯(lián)系人兩類(lèi)非查新員，是一種基于具體任務(wù)的縱向分流模式，見(jiàn)圖1。

圖1 查新員任務(wù)分流應(yīng)急工作模式

注：實(shí)線(xiàn)表示主要工作，虛線(xiàn)表示輔助性工作。

3.2 角色分工

查新員任務(wù)分流應(yīng)急工作模式的人員構(gòu)成包括查新員、課題聯(lián)系人和學(xué)生助理。查新員的主要職責(zé)包括：分析課題內(nèi)容、擬定及調(diào)整檢索策略、檢索文獻(xiàn)、粗篩相關(guān)英文文獻(xiàn)并提供給課題聯(lián)系人、篩選中文文獻(xiàn)并整理其內(nèi)容、撰寫(xiě)和修改查新報(bào)告；課題聯(lián)系人的職責(zé)包括：協(xié)助查新員理解課題、細(xì)篩查新員提供的相關(guān)英文文獻(xiàn)、翻譯整理相關(guān)內(nèi)容并指明其與該課題的不同之處；學(xué)生助理的職責(zé)包括：受理查新委托、核對(duì)申請(qǐng)材料、解答相關(guān)咨詢(xún)等。

3.3 該模式的優(yōu)勢(shì)

在傳統(tǒng)的查新工作模式中，查新員往往要承擔(dān)各環(huán)節(jié)的工作，用戶(hù)參與主要體現(xiàn)在受理查新委托時(shí)幫助查新員理解課題內(nèi)容、技術(shù)要點(diǎn)和創(chuàng)新性[11-12]，也有一些查新站通過(guò)聘請(qǐng)查新咨詢(xún)專(zhuān)家對(duì)專(zhuān)業(yè)問(wèn)題答疑解惑，但此舉在實(shí)踐過(guò)程中有較大局限性[13]。而查新員任務(wù)分流應(yīng)急工作模式與傳統(tǒng)工作模式的主要差異體現(xiàn)在課題受理環(huán)節(jié)及英文相關(guān)文獻(xiàn)的篩選和整理環(huán)節(jié)中，對(duì)某些具體任務(wù)進(jìn)行分流。即在課題受理環(huán)節(jié)中，將材料核對(duì)、相關(guān)咨詢(xún)等事務(wù)性工作分流給學(xué)生助理，節(jié)省查新員的時(shí)間；在英文相關(guān)文獻(xiàn)的篩選和整理環(huán)節(jié)中，將文獻(xiàn)閱讀、相關(guān)性判定、內(nèi)容翻譯整理等學(xué)科專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的工作分流給課題聯(lián)系人，彌補(bǔ)多數(shù)查新員在相關(guān)學(xué)科知識(shí)上的不足，確保查新結(jié)論中有關(guān)內(nèi)容敘述的專(zhuān)業(yè)性和準(zhǔn)確性。而查新員在整個(gè)查新過(guò)程中仍處于核心地位，掌控課題理解、文獻(xiàn)檢索、查新報(bào)告撰寫(xiě)等環(huán)節(jié)，發(fā)揮其在檢索技能方面的專(zhuān)長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì)，確保檢索策略制訂的完善性、“有或無(wú)密切相關(guān)文獻(xiàn)”結(jié)論的準(zhǔn)確性以及相關(guān)文獻(xiàn)的查全和查準(zhǔn)。簡(jiǎn)而言之，該工作模式確保查新員能集中有限的時(shí)間和精力做自己最熟悉的事情。

4 查新員任務(wù)分流應(yīng)急工作模式的實(shí)踐效果

4.1 提高工作效率

筆者所在校區(qū)圖書(shū)館主要承擔(dān)校內(nèi)外醫(yī)藥衛(wèi)生科技類(lèi)查新，自2012年起啟用該工作模式應(yīng)對(duì)查新高峰期，取得了良好的效果。現(xiàn)以每年3～5月份高峰期最主要的申報(bào)項(xiàng)目，即歷時(shí)一個(gè)多月的“高等學(xué)校博士學(xué)科點(diǎn)專(zhuān)項(xiàng)科研基金”的國(guó)內(nèi)外查新為例，對(duì)比2011-2013年該項(xiàng)目查新的完成情況，在不降低查新質(zhì)量的前提下，啟用該工作模式后，盡管查新員人數(shù)有所減少，但總查新量和人均查新量均比傳統(tǒng)工作模式有所增加。2012年的總查新量比2011年增長(zhǎng)了約23%，人均查新量增長(zhǎng)了約45%；2013年的總查新量比2011年增長(zhǎng)了約6%，人均查新量增長(zhǎng)了約49%。實(shí)踐證明該工作模式可提高高峰期的查新量，從而降低查新委托被拒率。此外，盡管人均查新量比傳統(tǒng)工作模式有所增加，但由于查新員做的是自己最熟悉的事情，其主觀壓力反而減小了。

4.2 開(kāi)誠(chéng)布公

在課題受理環(huán)節(jié)，學(xué)生助理在請(qǐng)求委托人指定課題聯(lián)系人時(shí)，一定要說(shuō)明原由、工作內(nèi)容、時(shí)間和方式，避免用戶(hù)產(chǎn)生誤解，出現(xiàn)推脫之辭。如某些課題負(fù)責(zé)人的第一反應(yīng)通常是太忙了，沒(méi)有時(shí)間。此時(shí)需耐心解釋此舉是為了保證用戶(hù)盡快取得查新報(bào)告，而且課題聯(lián)系人不一定是負(fù)責(zé)人本人，只需熟悉課題內(nèi)容的成員即可，花費(fèi)的時(shí)間一般1～2小時(shí)，通過(guò)E-mail聯(lián)系。聽(tīng)完解釋后，用戶(hù)通常會(huì)表示理解并欣然接受請(qǐng)求。

4.3 明確任務(wù)

在英文文獻(xiàn)篩選與整理環(huán)節(jié)，查新員應(yīng)盡量以E-mail傳遞文獻(xiàn)題錄和摘要并短信通知課題聯(lián)系人。在郵件中必須寫(xiě)明具體工作事項(xiàng)，如“請(qǐng)標(biāo)記某方面研究的文獻(xiàn)并翻譯其中1～3篇文獻(xiàn)的主要內(nèi)容”，“請(qǐng)說(shuō)明以下文獻(xiàn)與本課題研究的不同之處”等，便于課題聯(lián)系人明確工作內(nèi)容。此外，查新員提供的文獻(xiàn)量不宜過(guò)多，以免課題聯(lián)系人產(chǎn)生厭煩情緒及不合作行為，影響查新進(jìn)程。

4.4 把握節(jié)奏

盡管有學(xué)生助理和課題聯(lián)系人的參與，但整個(gè)查新進(jìn)程依然是以查新員為主，因此，查新員要注意掌控好完成各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間。如果課題聯(lián)系人明確表示只有晚上才能進(jìn)行相關(guān)工作，查新員就要盡量在白天完成檢索和文獻(xiàn)的初步篩選并及時(shí)將相關(guān)文獻(xiàn)發(fā)送給課題聯(lián)系人。

5 結(jié)語(yǔ)

查新員任務(wù)分流應(yīng)急工作模式是高校查新站應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)高峰期的應(yīng)急措施，既保障了查新的數(shù)量和質(zhì)量，又在一定程度上緩解了查新員的心理壓力，但某些工作細(xì)節(jié)還有待于進(jìn)一步完善。非高峰期能否采取該工作模式，也值得進(jìn)一步商榷。

1 黃惠芬. 科研項(xiàng)目查新委托“季節(jié)性”現(xiàn)象的成因及對(duì)策[J]. 中華醫(yī)學(xué)圖書(shū)情報(bào)雜志, 2012,(2):38-40.

2 魏裕. 醫(yī)學(xué)畢業(yè)生從事科技查新工作現(xiàn)狀調(diào)查及分析[J]. 醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志, 2014,35(4):55-57.

3 羅凌云. 科技查新中的館際合作模式研究[J]. 圖書(shū)館學(xué)研究, 2010,(4):62-64.

4 薛敬,何瓊. 構(gòu)建北京地區(qū)高?？萍疾樾聶C(jī)構(gòu)聯(lián)合體的可行性探討[J]. 圖書(shū)館學(xué)研究, 2008,(10):80-82.

5 趙文忠,鄭菲,陳朝暉. 中國(guó)科學(xué)院查新檢索聯(lián)合服務(wù)體系建設(shè)與服務(wù)模式探索[J]. 圖書(shū)情報(bào)工作, 2010,(7):96-100.

6 張紅,吳衛(wèi)兵. 館際幫扶科技查新發(fā)展模式的探討——以貴州大學(xué)圖書(shū)與信息中心為例[J]. 科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì), 2012,(20):28-29.

7 張慧卿,孫秀良,楊守. 科技查新中的館際幫扶模式[J]. 圖書(shū)館學(xué)刊, 2011,(11):29-32.

8 王春莉, 趙霞, 張卓群. 區(qū)域科技查新協(xié)同服務(wù)模式的實(shí)踐[J]. 圖書(shū)館學(xué)研究, 2012,(19):47-49.

9 虞穎映, 辛均益, 杜娟, 等. 浙江省醫(yī)藥衛(wèi)生科技項(xiàng)目查新與定題服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用[J]. 醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志, 2009,30(7):27-30.

10 陳果, 曹勤, 李文俊, 等. 醫(yī)學(xué)科技查新工作的新思考[J]. 醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志, 2014,35(2):59-61.

11 管進(jìn). 科技查新中的用戶(hù)參與研究[J]. 情報(bào)探索, 2011,(7):70-72.

12 俞平, 李小平, 汪莉莉, 等. 醫(yī)學(xué)科技查新質(zhì)量控制研究[J]. 醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志, 2014,(8):56-59.

13 李曉蕓. 全面提高醫(yī)學(xué)查新質(zhì)量——武漢大學(xué)圖書(shū)館醫(yī)學(xué)查新工作實(shí)踐[J]. 醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志, 2008,29(3):20-22.

Exploration and Practice of Emergency Work Mode in the Peak Period of Novelty Assessment

LIAOYun-yun,WANGWei-jia,YAOYao,

MedicalLibrary,SunYat-senUniversity,Guangzhou510080,China

According to the practice of novelty assessment in the peak stage, an emergency work mode based on task distributary was established. The student assistant and project contact person are involved in novelty assessment work, the main contents and application effect are introduces. Practices show that this work mode could alleviate the work pressure in the peak stage, accelerate the process on the premise of ensuring the quality.

Sci-tech novelty assessment；Work mode；Task distributary

2014-11-04

廖昀赟，館員，碩士，發(fā)表論文6篇;王維佳，館員，在讀博士;姚瑤，助理館員，碩士。

R-058

A 〔DOI〕10.3969/j.issn.1673-6036.2015.02.016