檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的研究

劉宏偉

（首都師范大學(xué)文學(xué)院，北京，100089）

1 檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件的收集情況

經(jīng)過十余年的發(fā)展，檔案網(wǎng)站形成了一定的規(guī)模，提供現(xiàn)行文件服務(wù)是其功能之一。其中省級檔案網(wǎng)站比較具有代表性，因此筆者選取32個省作為調(diào)查對象。在32個省中，提供現(xiàn)行文件服務(wù)的檔案網(wǎng)站共有28個，約占總數(shù)的87.5%，山西在改版中，西藏、臺灣未提供現(xiàn)行文件服務(wù)，青海尚未建立檔案網(wǎng)站?？梢娢覈魇n案局（館）基本開展了現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，并形成了一定的規(guī)模。下面筆者主要從檔案網(wǎng)站提供現(xiàn)行文件的數(shù)據(jù)量、查詢方式和檢索層次三個方面來進行概括分析。

1.1 收集方式

常言道：“巧婦難為無米之炊”，沒有數(shù)量充足、內(nèi)容豐富的文件資料，做好現(xiàn)行文件利用服務(wù)工作只是一句口號而已。文件源充裕，才能更好地開展現(xiàn)行文件的利用服務(wù)工作，所以說收集工作是現(xiàn)行文件服務(wù)工作的基礎(chǔ)，也是整個業(yè)務(wù)流程中的起點。目前檔案館網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)行文件主要來源有兩種形式：一種是通過網(wǎng)絡(luò)途徑進行現(xiàn)行公開文件的收集，一種是館藏現(xiàn)行文件的數(shù)字化。

1.1.1 網(wǎng)絡(luò)平臺收集

通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺，及時有效地收集現(xiàn)行文件，可以為現(xiàn)行文件的文件源提供保障。政府網(wǎng)站是其主要的來源之一，它是實現(xiàn)辦公自動化、管理現(xiàn)代化、決策科學(xué)化的黨政合一的網(wǎng)絡(luò)平臺。通過這個平臺，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞?，采取邏輯保存和物理保存相分離的辦法，將政府機構(gòu)不涉密的和與百姓密切相關(guān)的現(xiàn)行公開文件以網(wǎng)絡(luò)形式向公眾提供服務(wù)。邏輯上由檔案部門的現(xiàn)行公開文件利用服務(wù)機構(gòu)集中保管，物理上仍由原形成單位分布式保存，這種網(wǎng)絡(luò)連接，能夠使得檔案部門及時、全面收集到用戶所要信息，還可以避免資源的重復(fù)建設(shè)。如湖南省通過現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)報送現(xiàn)行文件，其檔案局局長黃美春特別強調(diào)各單位要“統(tǒng)一采用‘湖南省現(xiàn)行文件管理系統(tǒng)’軟件，通過省政府政務(wù)外網(wǎng)平臺或互聯(lián)網(wǎng)，在線報送同版本電子文件”。

1.1.2 館藏現(xiàn)行文件的數(shù)字化

館藏現(xiàn)行文件的數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)行文件的又一來源。館藏現(xiàn)行文件數(shù)字化，是開展現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的基礎(chǔ)。通過利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，有選擇性將紙制文件、聲像文件等傳統(tǒng)載體的現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理，從而形成個性化的現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫。然后通過網(wǎng)絡(luò)平臺，將分散在不同地理位置的數(shù)字化現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫組合、連接起來，形成巨大了現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)平臺，以便向用戶提供綜合利用。目前大多數(shù)網(wǎng)站采用現(xiàn)行文件數(shù)字化方式來獲取網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)行文件。

1.2 收集內(nèi)容

檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)量的建設(shè)情況主要體現(xiàn)在目錄信息量和全文數(shù)據(jù)量兩方面。目錄信息量的多少決定著用戶檢索的效率。全文數(shù)據(jù)量是檔案網(wǎng)站可供網(wǎng)絡(luò)查詢的原文信息的數(shù)量，其反映了現(xiàn)行文件的數(shù)字化程度和電子文件的收集情況。因此筆者主要從目錄量和全文數(shù)據(jù)量兩個方面統(tǒng)計分析。具體分布如表1。

在目錄量方面來講，在28個提供現(xiàn)行文件服務(wù)的省級檔案網(wǎng)站中，有6個檔案網(wǎng)站的現(xiàn)行文件目錄量超過1萬以上，約占總數(shù)的21.4%（分別為北京檔案信息網(wǎng)、上海檔案信息網(wǎng)、天津檔案信息網(wǎng)、廣東檔案信息網(wǎng)、江西省檔案局、甘肅檔案信息網(wǎng)），主要集中在東部地區(qū)；有10個檔案網(wǎng)站的現(xiàn)行文件目錄量在2000~10000之間，約占總數(shù)的28%。有13個檔案網(wǎng)站的現(xiàn)行文件目錄量在2000以下，約占總數(shù)的46.4%，并且主要集中在西部地區(qū)?？梢哉f中國省級檔案網(wǎng)站在現(xiàn)行文件目錄信息量開發(fā)上存在著總量不高、地區(qū)不平衡的情況，因此應(yīng)加快目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，為目錄數(shù)據(jù)的開發(fā)、管理提供可靠的系統(tǒng)保障。

在全文數(shù)據(jù)方面來講，省級檔案網(wǎng)站的現(xiàn)行文件原文信息的查檢服務(wù)取得了一定的成績，在28家網(wǎng)站中有17個檔案網(wǎng)站提供現(xiàn)行文件原文信息，約占總數(shù)的60.7%，其中北京、上海、天津和廣東提供全文量最為豐富，達到1萬以上。但在現(xiàn)行文件服務(wù)提供的方式上有所差別，個別省市較為靈活，可以依據(jù)文件密級或用戶權(quán)限來有針對性地提供現(xiàn)行文件（如：海南檔案信息網(wǎng)將現(xiàn)行文件分為全部公開和依申請公開，也就是說用戶可以通過申請獲取現(xiàn)行文件全文），在未提供全文數(shù)據(jù)的網(wǎng)站大多提供了文件的詳細信息，用戶可以通過電話、郵件、網(wǎng)上預(yù)約等方式獲取所需文件。這些都反映了我國檔案館在現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中的進步。

表1 現(xiàn)行文件服務(wù)的目錄量與是否提供全文的統(tǒng)計數(shù)據(jù)

1.3收集范圍

隨著用戶需求的多元化，也導(dǎo)致了收集內(nèi)容的多元化。現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)收集內(nèi)容的多元化就是指現(xiàn)行文件收集范圍的廣泛性和有選擇性。

廣泛性主要體現(xiàn)為服務(wù)內(nèi)容的豐富多彩，包括了人們生活中的各個方面?！墩畔⒐_條例》規(guī)定公開的范圍包括：“扶貧、教育、醫(yī)療、社會保障、促進就業(yè)、房屋拆遷及其補償、補助費用的發(fā)放”等關(guān)于民生方面的各種問題。如：湖南省現(xiàn)行文件中心主要收集省委、省政府及其職能部門已公開的現(xiàn)行政策性、法規(guī)性、公益性文件資料。

選擇性主要體現(xiàn)在不是盲目地收集，著重收集些社會關(guān)注的熱點重點問題的相關(guān)資料，特別是涉及民生問題的現(xiàn)行文件，但由于收集方式的欠缺，現(xiàn)行文件服務(wù)內(nèi)容并不能完全涵蓋所有的各個方面，還需要改進收集方式，豐富現(xiàn)行文件的內(nèi)容。

2 檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件的整理

現(xiàn)行文件的整理工作，就是通過分類、組合、排列和編目將處于零亂狀態(tài)的現(xiàn)行文件形成一個有條理、有體系的過程。在現(xiàn)行文件業(yè)務(wù)工作諸環(huán)節(jié)中，收集工作是起點，利用工作是目的，而現(xiàn)行文件整理工作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過現(xiàn)行文件整理工作，可以進一步了解和檢查現(xiàn)行文件收集工作的質(zhì)量，有力地促進收集工作?，F(xiàn)行文件只有經(jīng)過整理以后，才能夠充分發(fā)揮現(xiàn)行文件的作用。目前檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件的整理方式主要有未分類、單一分類方式和多種分類方式并存。

2.1 未分類和單一分類方式

通過對28個開展現(xiàn)行文件的省級檔案網(wǎng)站的調(diào)研，吉林、內(nèi)蒙古、河北、山東、河南、陜西、甘肅、江蘇、浙江、湖北和江西等12個省級網(wǎng)站，未進行分類，只提供了簡單檢索，約占提供現(xiàn)行文件服務(wù)網(wǎng)站的42.8%；有11個省級檔案網(wǎng)站提供一種分類方式，其中黑龍江、北京、福建3個網(wǎng)站采用專題分類法，如黑龍江檔案信息網(wǎng)站將現(xiàn)行文件分為社會保障、人事編制、科教文衛(wèi)、公安司法、城市建設(shè)、經(jīng)濟管理、農(nóng)林政策、土地管理、法律法規(guī)和其它10類，主要按照用戶比較關(guān)心的問題進行整合分類，用戶可以方便快捷地了解某一方面的問題。

其中天津、寧夏、四川、貴州、安徽、湖南、廣東、海南8個網(wǎng)站采用機構(gòu)分類法，如廣東檔案信息網(wǎng)將現(xiàn)行文件按機構(gòu)分為省紀委(監(jiān)察廳)、省委組織部、省委宣傳部、省委統(tǒng)戰(zhàn)部、省委政法委、省委政策研究室、省直機關(guān)工委等102類，這種方式對于專業(yè)用戶來說比較方便，但非專業(yè)用戶不清楚自己所需要的文件是哪個部門發(fā)布的，檢索起來相對困難。

2.2 多種分類方式并存

多種分類方式并存，有利于用戶的查找利用，用戶可以選取適合自己的檢索方式查詢現(xiàn)行文件。在28個開展現(xiàn)行文件的網(wǎng)站中，僅有遼寧、上海2個網(wǎng)站采用了多種分類方式并存的整理方式，其中遼寧用了專題分類和主題分類，上海采用實用分類和單位分類，各具特色。

遼寧省檔案信息網(wǎng)采用專題分類和主題分類，其中按專題將現(xiàn)行文件分為九類，分別是檔案法規(guī)政策類、房產(chǎn)住房補貼類、工傷保險待遇類、離退工資補貼類、民政優(yōu)撫待遇類、農(nóng)村三農(nóng)政策類、企業(yè)改制并軌類、養(yǎng)老醫(yī)療保險類和征地拆遷補償類，基本涵蓋了所有的民生問題，并且具有針對性，提高檢索效率。按主題分為21類，具體如表2。

上海實行實用類目分類體系和單位分類方式兩種分類方式，其中實用類目分類體系是其特色。實用類目分類體系是在政府部門職能分工的基礎(chǔ)上，從與公眾生活密切相關(guān)的信息入手，從而形成以使用方便為主要特點的政府公開查詢系統(tǒng)。其宗旨是方便社會公眾快速查找所需要的政府公開信息，希望通過互聯(lián)網(wǎng)讓社會公眾從豐富紛繁的各類政府公開信息中快速找到所需信息。

政府公開信息查詢實用類目分類體系分為5類，分別是綜合管理、公共服務(wù)、社會事業(yè)、城市管理、經(jīng)濟管理，各類目下又分若干個類目，方便公眾查詢。

3 檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件的利用

3.1 查詢方式

查詢方式是用戶獲取現(xiàn)行文件的有效途徑，常見的查詢方式有目錄式和檢索提問式。通過瀏覽目錄可以使用戶快速地獲取查詢范圍；通過檢索提問查檢方式精確而快速地檢索到所需信息，此種方式更加適用于檢索內(nèi)容相對明確的專業(yè)用戶。因此為了滿足不同用戶的需求，檔案網(wǎng)站應(yīng)建立多種查詢方式，提供多方位的查詢。

表2 政府信息主題分類目錄

在28個檔案網(wǎng)站中，北京、天津、上海、黑龍江、遼寧、寧夏、安徽、浙江、江西、湖南、廣東、廣西、云南13個省，既提供了現(xiàn)行文件的目錄式查詢，又提供了現(xiàn)行文件的站內(nèi)檢索，約占提供現(xiàn)行文件服務(wù)網(wǎng)站的46.4%；吉林、內(nèi)蒙古、河北、陜西、甘肅、新疆、山東、江蘇、河南、湖北、云南、貴州、四川13個省檔案網(wǎng)站，未提供現(xiàn)行文件目錄查詢，只提供了檢索提問式的查詢方式，約占提供現(xiàn)行文件服務(wù)網(wǎng)站的46.4%，其中內(nèi)蒙古部分鏈接無效，重慶未提供現(xiàn)行文件的結(jié)果化目錄，直接鏈接到政府網(wǎng)站。具體分布如表3。

3.2 檢索層次

從檢索層次來看，在28個省級檔案網(wǎng)站調(diào)查對象中，有吉林、山東、江蘇3個省在現(xiàn)行文件檢索中設(shè)置了簡單檢索、高級檢索和二次檢索，共三個層次的檢索，約占提供現(xiàn)行文件網(wǎng)站總數(shù)的10.7%；有8個檔案網(wǎng)站設(shè)置了兩個層次的檢索，約占提供現(xiàn)行文件網(wǎng)站總數(shù)的28.6%；有17個檔案網(wǎng)站只設(shè)置了一個層次的檢索，約占提供現(xiàn)行文件網(wǎng)站總數(shù)的60.7%。中國省級檔案網(wǎng)站檢索層次分布情況如表4。

從以上數(shù)據(jù)可以看出，在已設(shè)置檢索層次的檔案網(wǎng)站中，有64.2%的檔案網(wǎng)站都設(shè)立了高級檢索欄目，有71.4%的檔案網(wǎng)站設(shè)置了簡單檢索欄目，只有14.2%的檔案網(wǎng)站設(shè)置了二次檢索欄目?？梢?，簡單檢索和高級檢索是檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件檢索方式中最常見的。

3.3 利用效果

現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)的利用效果主要通過點擊率和實際案例來檢驗，但通過28個開展現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的網(wǎng)站進行調(diào)研，僅有上海檔案信息網(wǎng)提供了點擊率排名，并且分為累計點擊率和月累計點擊率，如下圖1。

表3 省級檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件查詢方式分布表

表4 省級檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件檢索層次分布表

圖1 條目月點擊率排名

通過圖表的方式清楚明了地展示出現(xiàn)行文件的利用情況，為進一步完善現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫提供依據(jù)，能夠及時有針對性地收集公眾所需要的信息，滿足用戶需求。

湖南提供了利用案例，將公眾利用現(xiàn)行文件的案例進行歸納總結(jié)，分析哪類文件是公眾利用頻繁、需求度高的文件，進一步加快這類文件的數(shù)字化工作，盡快實現(xiàn)全文檢索，方便用戶通過網(wǎng)絡(luò)直接利用現(xiàn)行文件。如慈利縣武陵戲劇團的覃宏林通過網(wǎng)絡(luò)和電子郵件獲取湘人發(fā)［1996］77號《湖南省人事廳、湖南省衛(wèi)生廳關(guān)于我省事業(yè)單位工作人員工（公）傷和職業(yè)病、血吸蟲病致殘程度鑒定問題的通知》這份文件，解決了其工傷定級問題。萬林輝通過網(wǎng)站檢索查到事業(yè)單位聘用制度文件，對于聘用人員的合同期限以及勞動保護與保險福利待遇等切身問題有了具體了解。武警醫(yī)學(xué)編輯部的朱長興通過網(wǎng)站查到辦理期刊證的相關(guān)文件——工商企字［2003］第56號《關(guān)于軍隊、武警部隊出版單位登記和管理有關(guān)問題的通知》，為辦理新的期刊證提供了依據(jù)。這些涉及民生的各類問題，特別是土地征用、工資、退休保險方面利用效果明顯，切實滿足公眾的需求。

4 檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)存在的問題及對策

我國檔案網(wǎng)站現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)目前總體上還處于初步階段，勢必存在一些不足之處。在檔案查詢方式上省級檔案網(wǎng)站查詢方式單一，還需要加快查詢方式的建設(shè)，以方便滿足不同人群的需求。從檢索方式上說，檔案網(wǎng)站提供現(xiàn)行文件的檢索方式主要是簡單檢索和高級檢索，或者二者結(jié)合，二次檢索較少。因此，現(xiàn)行文件檢索系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)該依據(jù)不同用戶的需求，將三種檢索方式有機結(jié)合，由簡單檢索入口，在簡單檢索結(jié)果界面附帶高級檢索入口，在高級檢索界面應(yīng)設(shè)置二次檢索，層層遞進，從而滿足不同用戶的檢索需求，以便提高用戶查詢的方便性和準確性。

綜合以上對于檔案網(wǎng)站提供現(xiàn)行文件服務(wù)的文件數(shù)據(jù)量、查檢方式、檢索功能方面的分析，說明各省級檔案網(wǎng)站在現(xiàn)行文件服務(wù)上取得了一定的成績，但還存在一些問題，各省之間發(fā)展不平衡，東西部差距大，服務(wù)水平還有很大的提升空間。相信隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案文件的開放，檔案網(wǎng)站功能的完善，現(xiàn)行文件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)工作將能滿足不斷發(fā)展的社會需求。

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