中美數(shù)字檔案館建設(shè)需求標(biāo)準(zhǔn)比較研究*

張 茜

（上海大學(xué)圖書情報檔案系、南京政治學(xué)院信息管理系，上海，200433）

數(shù)字檔案館建設(shè)需求標(biāo)準(zhǔn)明確電子文件管理所要達到的功能目標(biāo)和強度，是指導(dǎo)數(shù)字檔案館實踐的綱領(lǐng)性文件，在數(shù)字檔案館建設(shè)中起前端控制的作用。近年來，美國、歐盟、澳大利亞等國家和地區(qū)陸續(xù)制訂了多個電子文件管理系統(tǒng)需求標(biāo)準(zhǔn)，其中美國國家檔案館2010年發(fā)布的最新版《數(shù)字檔案館需求標(biāo)準(zhǔn)》（Electronic Records Archives Requirement）（以下簡稱ERA需求標(biāo)準(zhǔn)）是這些需求標(biāo)準(zhǔn)中影響較大，具有代表性的需求指南。我國也于2010年由國家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，用以指導(dǎo)我國的數(shù)字檔案館建設(shè)，從本質(zhì)上來說，該指南是一份指導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)總體的需求文檔。本文正是基于此角度，對這兩份作為國家層面數(shù)字檔案館建設(shè)的指導(dǎo)性文件展開深入的比較分析，研究當(dāng)前我國數(shù)字檔案館建設(shè)需求存在哪些優(yōu)勢和不足，以及未來的發(fā)展方向，為我國數(shù)字檔案館建設(shè)需求標(biāo)準(zhǔn)的制定提供思路和有益借鑒。

1 ERA需求標(biāo)準(zhǔn)與《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的發(fā)展背景

ERA需求標(biāo)準(zhǔn)是美國國家檔案館(National Archives and Records Adm inistration)（簡稱 NARA）2010年發(fā)布的，旨在為美國國家檔案館成立的電子文件檔案館提供需求依據(jù)，并且該標(biāo)準(zhǔn)在實際系統(tǒng)的分析和設(shè)計過程中不斷完善。ERA標(biāo)準(zhǔn)說明了電子文件的一系列流程處置需求，包括移交、接收、保管和利用等。

《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》是我國國家檔案局組織編寫并發(fā)布的，為全國各地數(shù)字檔案館建設(shè)提供指導(dǎo)的規(guī)范性文件，涉及原則、要求、步驟等一系列頂層建設(shè)要求。

《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》與ERA需求標(biāo)準(zhǔn)都是國家層面的數(shù)字檔案館建設(shè)需求指導(dǎo)文獻，但由于國情不同，二者雖在指導(dǎo)性和理論基礎(chǔ)方面具備一定的共性，但在功能需求內(nèi)容、側(cè)重點、需求架構(gòu)等方面也呈現(xiàn)出一定的差異。

2 《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》與ERA需求標(biāo)準(zhǔn)的共性分析

2.1 理論依據(jù)一致

從《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和ERA需求標(biāo)準(zhǔn)的理論依據(jù)來看，這兩個標(biāo)準(zhǔn)都遵循文件生命周期理論。所謂文件生命周期理論指的是描述一份文件從創(chuàng)建、接收、分發(fā)、處理、保管、利用到銷毀整個過程的理論。文件生命周期理論一直是國際檔案領(lǐng)域進行檔案管理的經(jīng)典指導(dǎo)理論。

ERA需求標(biāo)準(zhǔn)明確提出電子文件管理系統(tǒng)必須支持美國國家檔案館對各種類型文件的生命周期管理，其詳細(xì)功能需求體現(xiàn)了電子文件管理系統(tǒng)從概念設(shè)計階段的分類方案設(shè)置到文件捕獲、創(chuàng)建、接收、現(xiàn)行利用，到保管、存儲、利用等生命周期過程，并且其需求類目也是按照文件生命周期職能活動來建立的。而我國《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中也涵蓋了檔案管理的各個流程的要求，在管理系統(tǒng)功能要求中，也明確了數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)收集、管理、保存和長久保存的要求，實現(xiàn)檔案管理的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。電子文件生命周期的業(yè)務(wù)流程都植入各項管理要求中，同樣體現(xiàn)了文件生命周期理論。

鑒于以上分析，我國《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》與美國ERA需求標(biāo)準(zhǔn)盡管作為不同國家和地區(qū)的指南和標(biāo)準(zhǔn)，但其功能需求卻始終遵循文件生命周期理論。

除文件生命周期理論外，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和ERA需求標(biāo)準(zhǔn)也同樣遵循國際文件管理系列標(biāo)準(zhǔn)《ISO15489信息與文獻—文件管理》（以下簡稱ISO 15489）。

例如ERA需求標(biāo)準(zhǔn)中具備對文件管理真實性、完整性、可利用性、可擴展性的需求，與ISO15489中規(guī)定的文件管理要求相一致。而《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》也明確要求嚴(yán)格遵守國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)章制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。鑒于我國等同采用了ISO標(biāo)準(zhǔn)《ISO15489信息與文獻—文件管理》，確定為《GB/T26162.1-2010信息與文獻—文件管理第1部分：通則》，因此《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的設(shè)計思想中也必須遵循ISO 15489標(biāo)準(zhǔn)的要求。統(tǒng)一遵循國際文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)，也使這兩份需求文檔具備了很高的科學(xué)性和系統(tǒng)性。

2.2 功能需求框架結(jié)構(gòu)一致

ERA需求標(biāo)準(zhǔn)與我國《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》雖然在功能需求內(nèi)容表述上存在差異，但是其最核心的功能框架建構(gòu)卻有著一致性，如表1所示。

如表所示，ERA需求標(biāo)準(zhǔn)功能框架包括九類功能：文件管理、文件捕獲、長久保存、系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)安全、文件利用及行政職能、用戶需求等?！稊?shù)字檔案館建設(shè)指南》中管理系統(tǒng)功能涉及四類，分別為管理功能要求、保存功能要求、收集功能要求和利用功能要求。如果僅就此進行比較，會看出我國建設(shè)指南中所涉及的系統(tǒng)功能需求較為簡單，缺少相關(guān)的安全功能要求、行政機構(gòu)職能要求及系統(tǒng)自身的運行、管理要求等，雖然在系統(tǒng)功能需求中未列出具體需求，這并不意味著我國的建設(shè)指南缺乏此類需求，而是將此類需求植入到應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺構(gòu)建及保障體系建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)等內(nèi)容中。因此，從本質(zhì)上來說，我國的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》與美國ERA需求標(biāo)準(zhǔn)功能結(jié)構(gòu)是基本一致的。

3 《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》與ERA需求標(biāo)準(zhǔn)的特性分析

由于我國與美國國情不同，數(shù)字檔案館建設(shè)的進度不同等具體情況，導(dǎo)致兩國數(shù)字檔案館建設(shè)的需求文檔存在著各自的特殊性，通過比較分析可以發(fā)現(xiàn)值得我國補充和借鑒的地方。

3.1 需求文檔應(yīng)用對象范圍不同、戰(zhàn)略高度不同

ERA需求標(biāo)準(zhǔn)的提出，著眼點是針對當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)的高速發(fā)展。當(dāng)今社會從信息時代走向知識時代，數(shù)字文件作為當(dāng)今時代檔案的核心構(gòu)成部分，從保存歷史記憶的角度出發(fā)，建立數(shù)字檔案館而提出需求文檔。作為美國國家檔案館（NARA）發(fā)布的電子文件檔案館需求方案，ERA系統(tǒng)支持NARA對美國聯(lián)邦政府總統(tǒng)文件、國會文件、聯(lián)邦法院及美國政府機構(gòu)文件的生命周期管理，范圍包括NARA完整的電子文件生命周期處理以及非電子文件部分生命周期處理流程。還將用于管理NARA接收的捐獻檔案。該需求文檔應(yīng)用范圍主要適應(yīng)美國國家電子文件管理國情的特點，是美國國家層面的數(shù)字檔案館需求文檔，并且在實踐中該標(biāo)準(zhǔn)不斷改進，逐步發(fā)展和完善。

表1 ERA需求標(biāo)準(zhǔn)與《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的功能需求框架列表

而我國《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》則是為全國各地的數(shù)字檔案資源庫的建設(shè)提供指導(dǎo)，是宏觀的總體的建設(shè)需求指南，涵蓋了軟硬件及平臺等各方面建設(shè)需求。與ERA需求標(biāo)準(zhǔn)相比，我國的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》起點相對較低，認(rèn)識相對不足，總體思路相對簡單，二者的戰(zhàn)略層次還存在著一定的差別。主要體現(xiàn)在以下兩點：

（1）從空間維上看，雖然同為國家層面的數(shù)字檔案館建設(shè)需求指南，ERA需求標(biāo)準(zhǔn)中需求覆蓋宏觀、中觀和微觀三個層面，涉及文件管理整個生命周期各個功能模塊需求，而我國的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》則主要集中在宏觀層面，不涉及具體詳細(xì)的微觀層面的需求，其中管理系統(tǒng)功能需求主要為收集、管理、保存、利用等四方面功能需求，功能需求陳述層次較少，結(jié)構(gòu)體系單一。

（2）從時間維上看，美國ERA需求文檔于2002年4月發(fā)布了第一版，至今共發(fā)布了五個版本，當(dāng)前最新版本為2010年7月發(fā)布的4.0版本，由美國NARA項目管理辦公室需求小組制定。美國ERA需求標(biāo)準(zhǔn)版本的不斷更新充分體現(xiàn)了其是一個科學(xué)的發(fā)展體系，緊貼時代，及時更新修改。相比而言，我國的數(shù)字檔案館建設(shè)開展至今也有十余年，但《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》發(fā)布于2010年，文檔發(fā)布時間上落后于美國，且發(fā)布后至今已有四年，但該指南并未進行版本更新，我國數(shù)字檔案館建設(shè)的發(fā)展階段性并沒有得到充分的體現(xiàn)。

因此，從時空二維的層次上進行比較，可以發(fā)現(xiàn)我國的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》作為我國數(shù)字檔案館建設(shè)的指導(dǎo)性文件還有一定的發(fā)展空間，ERA需求文檔具有更高的戰(zhàn)略眼光，起點較高，總體思路清晰。

3.2 功能需求模型定位不同

美國ERA需求標(biāo)準(zhǔn)中明確指出，其需求模型是基于開放檔案信息系統(tǒng)模型（Reference Model for an Open Archive Information System）（以下簡稱OAIS）建立的，如圖1所示。

OAIS模型將電子文件管理系統(tǒng)視作獨立集中的館藏，從各種各樣的外部資源中捕獲文件進入數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理。基于該模型建立的電子文件管理系統(tǒng)包括六大功能，即采集、數(shù)據(jù)管理、檔案存儲、利用、長久保存計劃和管理功能。

ERA需求標(biāo)準(zhǔn)明確了其是建立在OAIS模型基礎(chǔ)之上，清晰地界定了該功能模型的定位。我國目前正在開展或?qū)嵤┑母鱾€數(shù)字檔案館項目，是按照國際標(biāo)準(zhǔn)ISO 14721《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型》來進行系統(tǒng)架構(gòu)，我國《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》也是基于該模型展開，但并未明確我國數(shù)字檔案館建設(shè)所采用的信息系統(tǒng)模型，未給予其一個清晰的定位。信息系統(tǒng)模型作為數(shù)字檔案館建設(shè)最重要的基礎(chǔ)架構(gòu)，筆者認(rèn)為應(yīng)明確統(tǒng)一我國數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)采用的系統(tǒng)模型架構(gòu)，同時對數(shù)字檔案館的各個構(gòu)成部分應(yīng)有明確的思路，便于實現(xiàn)數(shù)字檔案館之間的互聯(lián)互通。

3.3 功能需求側(cè)重點不同

我國的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》較側(cè)重數(shù)字檔案館建設(shè)過程中的軟硬件平臺建設(shè)需求及數(shù)字檔案資源建設(shè)等內(nèi)容。而ERA標(biāo)準(zhǔn)對電子文件管理的后端需求，例如利用和長久保存的需求較為關(guān)注，具體包括：

（1）ERA需求標(biāo)準(zhǔn)較我國更為關(guān)注利用和長久保存需求

ERA標(biāo)準(zhǔn)對利用和長久保存需求較為關(guān)注。在利用方面，ERA提出著錄功能需求，特別是多級次著錄，即電子文件著錄必須遵循特定級次（案卷、類別、文件集等）進行，并且應(yīng)維護不同級次著錄信息之間的關(guān)系。

圖1開放檔案信息系統(tǒng)模型

ERA標(biāo)準(zhǔn)也提出了長久保存的需求，包括如何長久保存在轉(zhuǎn)化過程中電子文件的重要特征，以及確保電子文件在面臨存儲、檢索、檔案處理、通信和管理技術(shù)的不斷變更時，仍能以真實的拷貝形式輸出。同時，ERA將為電子文件定義不同的長久保存策略和相關(guān)的長久保存和訪問級別，支持長久保存計劃和策略的創(chuàng)建和管理，以便于在確保電子文件真實性的前提下，推動電子文件向不同的長久保存格式轉(zhuǎn)化。系統(tǒng)必須生成以及維護所有長久保存行為的審計跟蹤，來支持驗證文件從系統(tǒng)中輸出的真實性等。

我國《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》雖然也涉及保存、利用功能要求，但缺少ERA標(biāo)準(zhǔn)中詳細(xì)的微觀要求，就長久保存功能而言，我國具體的需求僅涉及四項內(nèi)容，包括保存格式、定期遷移等。ERA標(biāo)準(zhǔn)中長久保存功能需求涉及九個類目，包括長久保存流程（長久保存評估、自動化執(zhí)行、轉(zhuǎn)化、批處理、審計追蹤等各個流程）、長久保存數(shù)據(jù)接收時數(shù)據(jù)格式、定義數(shù)據(jù)與文檔關(guān)系、提供轉(zhuǎn)化永久保存格式、語種擴展性及提供長久保存計劃等，共80條具體需求陳述。就利用功能要求而言，我國的建設(shè)指南中涉及七條需求陳述，包括數(shù)據(jù)檢索利用、編研、在線利用、增值服務(wù)、統(tǒng)計等，而ERA標(biāo)準(zhǔn)中不僅涉及檢索利用等功能要求，還包括系統(tǒng)對規(guī)范記錄的管理要求，所以在各個功能需求的細(xì)化程度上，我國還需要參考ERA需求標(biāo)準(zhǔn)并集成進該類需求。

（2）ERA需求標(biāo)準(zhǔn)較我國《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》更為關(guān)注安全需求的可操作性

我國《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》在保障體系建設(shè)中提及安全保障體系，提出“數(shù)字檔案館的安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺的安全”，并提出了安全保障體系建設(shè)的實現(xiàn)途徑：“一是按照信息安全等級保護的要求，采用相應(yīng)安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施，二是建立健全的數(shù)字檔案館安全管理制度，并嚴(yán)格遵照實施?！倍鳨RA需求標(biāo)準(zhǔn)中，安全需求是該標(biāo)準(zhǔn)的重點內(nèi)容，其對安全需求的陳述更詳盡，更細(xì)化，操作性更強。ERA需求標(biāo)準(zhǔn)中對安全的需求從兩方面展開，首先是系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)管理電子文件的安全性，分為13個類目，涉及訪問權(quán)限、密級標(biāo)記、訪問授權(quán)隔離電子文件、禁止未經(jīng)授權(quán)修改、提供可配置的數(shù)據(jù)訪問控制功能方案等；其次是系統(tǒng)自身安全的相關(guān)需求。因此，在可操作性、實踐性上，ERA需求標(biāo)準(zhǔn)更具有優(yōu)勢。在當(dāng)前檔案安全保障體系建設(shè)作為我國檔案三個體系建設(shè)之一，應(yīng)在安全需求的可操作性上借鑒美國ERA需求標(biāo)準(zhǔn)。

4 對完善我國數(shù)字檔案館需求標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的建議

對我國《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》與美國ERA需求這兩份標(biāo)準(zhǔn)的比較，實質(zhì)上是對數(shù)字檔案館建設(shè)管理需求的比較，二者不僅存在共性，更存在差異。通過比較分析，我們應(yīng)該進一步深化我國數(shù)字檔案館需求標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的緊迫性、必要性及時代號召性的認(rèn)識，以我國電子文件管理的實際國情為基礎(chǔ)，借鑒和吸收ERA需求標(biāo)準(zhǔn)的理念以及ERA標(biāo)準(zhǔn)在電子文件管理利用及長久保存和安全等方面的需求，制定出適合我國實踐的數(shù)字檔案館需求標(biāo)準(zhǔn)。

我國數(shù)字檔案館需求標(biāo)準(zhǔn)制定實施與完善需要：

（1）制定專門配套的需求標(biāo)準(zhǔn)：我國的數(shù)字檔案館建設(shè)目前擁有宏觀的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》這樣的指導(dǎo)性文件，指導(dǎo)建設(shè)科學(xué)的數(shù)字檔案館不僅要有指南，還要有專門的配套性的各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這其中需求標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是重中之重，因為它決定了數(shù)字檔案館建設(shè)后續(xù)標(biāo)準(zhǔn)的制定，并對后續(xù)標(biāo)準(zhǔn)的制定具有牽引和重要意義。當(dāng)前，國際上針對數(shù)字檔案館建設(shè)和電子文件管理先后發(fā)布了一系列的需求標(biāo)準(zhǔn)，如國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO30301信息與文獻—文件管理系統(tǒng)—需求》和《ISO30303信息與文獻—文件管理系統(tǒng)—審計和認(rèn)證機構(gòu)需求》等。目前，我國電子文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）已經(jīng)作為正式的國家標(biāo)準(zhǔn)頒布。以上更多的是電子文件管理系統(tǒng)需求，但電子文件作為數(shù)字檔案館的主要管理對象，注重以上國際和國內(nèi)電子文件管理系統(tǒng)需求標(biāo)準(zhǔn)的研究和實踐，可以為我國數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)建設(shè)、使用和評估提供一定的依據(jù)，為我國數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定提供參考，是我國《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的有力補充，在很大程度上能推動我國數(shù)字檔案館建設(shè)，改善本文比較分析中目前存在的需求不足的問題，確保我國數(shù)字檔案館建設(shè)的科學(xué)性，有效提高我國數(shù)字檔案館管理的實踐性。

（2）需求標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)建構(gòu)在科學(xué)的模型基礎(chǔ)之上，即應(yīng)該像美國ERA需求標(biāo)準(zhǔn)那樣按照國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）的《ISO14721空間數(shù)據(jù)和信息傳輸系統(tǒng)—開放檔案信息系統(tǒng)—參考模型》作為我國數(shù)字檔案館需求標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的基礎(chǔ)架構(gòu)，科學(xué)的頂層框架模型將直接關(guān)系到我國數(shù)字檔案館建設(shè)的科學(xué)性。目前，世界各國數(shù)字檔案館建設(shè)普遍采用該模型，我國也基本按照該模型進行架構(gòu)，但是應(yīng)在我國數(shù)字檔案館建設(shè)指導(dǎo)性的文件或者配套的標(biāo)準(zhǔn)中加以明確，同時還應(yīng)結(jié)合我國的應(yīng)用實際，進行優(yōu)化調(diào)整，使其成為更適合我國國情的需求標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)。

（3）應(yīng)注重需求標(biāo)準(zhǔn)的體系完備性與及時更新性。我國應(yīng)在制定數(shù)字檔案館需求標(biāo)準(zhǔn)的過程中關(guān)注其功能需求體系，結(jié)構(gòu)合理，層次清晰，建立整體上規(guī)范與統(tǒng)一的需求標(biāo)準(zhǔn)體系。同時，還應(yīng)關(guān)注我國數(shù)字檔案館建設(shè)的發(fā)展階段性，根據(jù)發(fā)展和應(yīng)用的過程和實際情況，及時調(diào)整更新數(shù)字檔案館建設(shè)過程中的各類標(biāo)準(zhǔn)體系。

（4）需求標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容與實踐應(yīng)用相結(jié)合，突出重點并強化可操作性。我國應(yīng)從系統(tǒng)論角度出發(fā)，加強我國數(shù)字檔案館建設(shè)需求分析的理論和實踐研究。在美國ERA需求標(biāo)準(zhǔn)中其實踐性體現(xiàn)于附錄中專門的需求列表、詳細(xì)的需求類目及需求層次，各個次級結(jié)構(gòu)依次細(xì)分，具有可操作性，指導(dǎo)性非常強。我國數(shù)字檔案館需求標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)也應(yīng)當(dāng)建立各個模塊的詳細(xì)需求列表，供各類機構(gòu)、各種類型文件使用，增強其實踐應(yīng)用性，突出需求重點。

*本文為國家社科基金重點資助項目《云計算環(huán)境下電子文件管理元數(shù)據(jù)智能化研究》(項目編號:13ATQ008)和國家社科基金青年項目《中國數(shù)字檔案館的基本結(jié)構(gòu)與運行機制研究》（項目編號：11CTQ033）階段性成果之一。

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［3］馮惠玲劉越南等.電子文件管理國家戰(zhàn)略［M］.中國人民大學(xué)出版社，2011.

［4］張正強.論電子文件管理元數(shù)據(jù)頂層框架設(shè)計的基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)比較.［J］.檔案學(xué)通訊，2008(5):48.