會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下采購暫估業(yè)務(wù)的處理

○熊緒進(jìn)

（湖南生物機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南 汨羅 410127）

一、采購暫估業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)處理

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，經(jīng)常發(fā)生購入的存貨已入庫但發(fā)票不能及時(shí)到達(dá)的情形，會(huì)計(jì)上一般將此類存貨暫估入賬。對于存貨暫估入賬的會(huì)計(jì)處理，《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》規(guī)定：購入存貨，月末時(shí)，若發(fā)票未到，無法確定實(shí)際成本，應(yīng)按照暫估價(jià)值先入賬，下月初作相反的會(huì)計(jì)分錄予以沖回，收到發(fā)票后再按實(shí)際金額入賬。

期末倉庫部門收到貨物，但發(fā)票未到達(dá)，倉庫部門按對方送貨單據(jù)和合同價(jià)格填一式幾聯(lián)暫估入庫單，財(cái)務(wù)部門以此為附件進(jìn)行會(huì)計(jì)處理：借記“原材料”等，貸記“應(yīng)付賬款/暫估應(yīng)付款”。但倉庫部門必須以收料單或入庫單登記倉庫賬，并同時(shí)將財(cái)務(wù)記賬聯(lián)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門入賬；暫估入賬不包括進(jìn)項(xiàng)稅額，其金額按照不含稅價(jià)格口徑暫估；“應(yīng)付賬款/暫估應(yīng)付款”科目余額并不完全等于應(yīng)付供貨商的金額，僅是暫估料的過渡性科目。由于采購貨物結(jié)算不及時(shí)導(dǎo)致發(fā)票以及付款后續(xù)工作不及時(shí)，發(fā)票不能及時(shí)取得，影響當(dāng)期增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣，必然會(huì)導(dǎo)致企業(yè)將本來用于周轉(zhuǎn)的流動(dòng)資金去支付稅款。

次月初用紅字沖回，以倉庫部門上月末出具的暫估入庫單改為紅字為附件進(jìn)行會(huì)計(jì)處理：借記“原材料（紅字）”等，貸記“應(yīng)付賬款/暫估應(yīng)付款（紅字）”。目前，有些企業(yè)月初不作暫估沖回會(huì)計(jì)分錄，或者會(huì)計(jì)上作了分錄，但無紅字入庫單作附件，導(dǎo)致會(huì)計(jì)賬與倉管賬不同步處理；有些企業(yè)客戶多、收到發(fā)票周期長，會(huì)因月初回沖處理產(chǎn)生很多回沖記錄，降低了信息化處理的效率，因此許多企業(yè)采用單到回沖方式核算，即結(jié)算憑證到達(dá)后再用紅字沖回，解決了存貨核算和庫存管理模塊收發(fā)存數(shù)據(jù)匯總不一致的問題。

正式收到發(fā)票時(shí)，以發(fā)票和倉庫部門出具的正式入庫單作為附件進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，即按結(jié)算憑證上所注明的貨款和運(yùn)雜費(fèi)等重新計(jì)價(jià)入賬：借記“原材料”等、“應(yīng)交稅費(fèi)/應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）”，貸記“應(yīng)付賬款/一般應(yīng)付款”。由于不同企業(yè)的經(jīng)營方式、業(yè)務(wù)規(guī)模各具特色，對暫估入賬的會(huì)計(jì)處理也略有差異。

二、采購暫估業(yè)務(wù)的一體化處理

在會(huì)計(jì)信息化過程中，要實(shí)現(xiàn)采購暫估業(yè)務(wù)的一體化處理，必須啟用采購管理、庫存管理、存貨核算、應(yīng)付款管理與總賬系統(tǒng)，集成使用，才能提高會(huì)計(jì)信息化的效率與質(zhì)量。下面以某財(cái)務(wù)軟件為例對采購暫估業(yè)務(wù)的處理進(jìn)行介紹。

1、采購暫估初始化處理

在會(huì)計(jì)信息化軟件中進(jìn)行暫估業(yè)務(wù)處理，應(yīng)先進(jìn)行采購暫估業(yè)務(wù)的初始化設(shè)置，具體包括設(shè)置采購暫估科目，設(shè)置暫估業(yè)務(wù)核算方法和錄入暫估期初數(shù)據(jù)。

（1）設(shè)置采購暫估科目。在企業(yè)會(huì)計(jì)信息化業(yè)務(wù)處理中，由于暫估科目不能是受控于應(yīng)付款系統(tǒng)的科目，所以暫估科目的設(shè)置一般有以下兩種處理方法。

第一種，在“應(yīng)付賬款”科目下增設(shè)“暫估應(yīng)付款”明細(xì)科目。具體操作如下：在“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”窗口中，執(zhí)行“基礎(chǔ)設(shè)置→基礎(chǔ)檔案→財(cái)務(wù)→會(huì)計(jì)科目”命令，打開“會(huì)計(jì)科目”窗口，單擊“增加”按鈕，即可增加“應(yīng)付賬款/暫估應(yīng)付款”科目，將該科目設(shè)置為“供應(yīng)商往來”，且不受控于應(yīng)付系統(tǒng)，即受控系統(tǒng)設(shè)置為空。

執(zhí)行“業(yè)務(wù)工作→供應(yīng)鏈→存貨核算→初始設(shè)置→科目設(shè)置→對方科目”命令，打開“對方科目”窗口，單擊“增加”按鈕，即可設(shè)置暫估科目，結(jié)果如圖1所示。

圖1

第二種，將“在途物資”科目作為暫估科目。在會(huì)計(jì)信息化實(shí)施過程中，企業(yè)可以不按手工習(xí)慣設(shè)置“暫估應(yīng)付款”科目，而是通過“在途物資”科目核算。此時(shí)，只需將圖1中的暫估科目改為“在途物資”即可。

（2）設(shè)置暫估業(yè)務(wù)核算方法。某財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)提供了月初回沖、單到回沖和單到補(bǔ)差三種暫估業(yè)務(wù)核算方法，這些核算方法在原理上基本相同，但在處理上稍有差異。企業(yè)可結(jié)合本單位的具體情況和管理要求進(jìn)行選擇，在存貨系統(tǒng)初始化時(shí)進(jìn)行一次性設(shè)置，本期內(nèi)則不能再進(jìn)行修改。具體操作如下：執(zhí)行“初始設(shè)置→選項(xiàng)→選項(xiàng)錄入”命令，打開“選項(xiàng)錄入”對話框，單擊“核算方式”選項(xiàng)卡，根據(jù)企業(yè)設(shè)定的暫估業(yè)務(wù)核算方法在暫估項(xiàng)目上選擇“單到回沖”方式，結(jié)果如圖2所示。

（3）錄入采購期初暫估數(shù)據(jù)。期初暫估入庫是啟用采購管理系統(tǒng)之前，已經(jīng)收到采購貨物，但尚未收到對方開具的發(fā)票。對這些已經(jīng)按暫估價(jià)辦理入庫手續(xù)的貨物，必須錄入期初暫估入庫信息，以便將來及時(shí)進(jìn)行采購結(jié)算。

圖2

2、采購暫估日常業(yè)務(wù)處理

（1）本月末采購暫估入庫。在會(huì)計(jì)信息化實(shí)施過程中，企業(yè)一般在本月末對發(fā)生的“貨到單未到”入庫業(yè)務(wù)進(jìn)行暫估處理。具體操作如下：在庫存管理中執(zhí)行“入庫業(yè)務(wù)→采購入庫單”命令，直接錄入或參照相關(guān)采購訂單或到貨單生成入庫單，審核采購入庫單，因發(fā)票賬單沒有收到，可以只輸數(shù)量；在存貨核算中執(zhí)行“業(yè)務(wù)核算→暫估成本錄入”命令，選擇“材料庫”選項(xiàng)并單擊“確定”按鈕，即可錄入暫估單位成本，單位成本可以是合同價(jià)格、當(dāng)月或近期同類或類似商品的購進(jìn)成本等；在存貨核算中進(jìn)行正常單據(jù)記賬，選擇“采購入庫單（暫估記賬）”，即可完成記賬過程；執(zhí)行“財(cái)務(wù)核算→生成憑證”命令，即可生成憑證如下：借記“原材料”等，貸記“應(yīng)付賬款/暫估應(yīng)付款”。

（2）采購暫估單到回沖業(yè)務(wù)處理。單到回沖是指當(dāng)月貨到票未到時(shí)，先將采購入庫單暫估入賬，下月或以后月份收到發(fā)票結(jié)算時(shí)先將原來的暫估入庫單全部回沖，再按結(jié)算價(jià)形成最終反映實(shí)際成本的采購入庫單。

舉例：2012年2月6日，采購部劉欣收到明威公司的專用發(fā)票，發(fā)票號為120206，發(fā)票載明甲材料1000噸，不含稅單價(jià)30元，增值稅稅率為17%。本公司于上月收到貨物并驗(yàn)收入庫，貨稅款尚未支付。

在采購系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購發(fā)票→專用采購發(fā)票”命令，打開“采購專用發(fā)票”窗口。單擊“增加”按鈕，選擇“生單/入庫單”命令，單擊“過濾”按鈕，系統(tǒng)彈出“拷貝并執(zhí)行”窗口，選中要拷貝的采購入庫單，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購專用發(fā)票。根據(jù)發(fā)票內(nèi)容修改發(fā)票號為“120206”和原幣單價(jià)等，單擊“保存”與“結(jié)算”按鈕，結(jié)果如圖4所示。如果直接錄入采購發(fā)票、附帶運(yùn)費(fèi)發(fā)票或者存貨入庫數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不一致時(shí)，都需執(zhí)行“采購結(jié)算→手工結(jié)算”命令來完成采購結(jié)算過程。

圖3

在應(yīng)付款系統(tǒng)中，執(zhí)行“應(yīng)付單據(jù)處理→應(yīng)付單據(jù)審核”命令，選中“未完全報(bào)銷”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕對發(fā)票進(jìn)行審核后制單。

在存貨系統(tǒng)中，執(zhí)行“業(yè)務(wù)核算→結(jié)算成本處理”命令，打開“暫估處理查詢”對話框，選中要暫估的倉庫“材料庫”和要暫估結(jié)算的結(jié)算單，單擊“暫估”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成紅字回沖單和藍(lán)字回沖單，并自動(dòng)完成單據(jù)記賬過程。其中紅字回沖單的金額為暫估金額，藍(lán)字回沖單的入庫金額為已報(bào)銷金額。

生成“紅字回沖單”憑證。在存貨系統(tǒng)中，執(zhí)行“財(cái)務(wù)核算→生成憑證”命令，打開“生成憑證”窗口，單擊“選擇”按鈕并選中“紅字回沖單”，單擊“確定”按鈕，選中要生成憑證的單據(jù)，單擊“生成”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張憑證，借記“原材料/甲材料”，貸記“應(yīng)付賬款/暫估應(yīng)付款”，金額為紅字“30000”。

圖4

生成“藍(lán)字回沖單（報(bào)銷）”憑證。執(zhí)行“財(cái)務(wù)核算→生成憑證”命令，選中“藍(lán)字回沖單（報(bào)銷）”和要生成憑證的單據(jù)，即可由系統(tǒng)自動(dòng)生成一張憑證：借記“原材料/甲材料（藍(lán)字）”，貸記“在途物資（藍(lán)字）”。至此，采購暫估業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)賬生成的憑證通過應(yīng)付款與存貨系統(tǒng)自動(dòng)傳遞到總賬系統(tǒng)中。

在會(huì)計(jì)信息化的過程中，由于企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、會(huì)計(jì)核算方式、會(huì)計(jì)環(huán)境與使用財(cái)務(wù)軟件的不同以及理解上的差異，各企業(yè)“暫估入賬”的具體操作方法、流程也存在許多不同。因此，做好采購暫估業(yè)務(wù)處理需要會(huì)計(jì)人員熟悉國家財(cái)稅政策與本單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，熟練并合理運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件各功能模塊，并及時(shí)根據(jù)會(huì)計(jì)環(huán)境的變化和企業(yè)自身實(shí)際情況及管理要求調(diào)整暫估核算方式，盡早發(fā)現(xiàn)并改正采購暫估處理過程中存在的錯(cuò)誤，以保證采購業(yè)務(wù)處理生成的憑證準(zhǔn)確無誤。

[1]田淑華：存貨暫估入賬的會(huì)計(jì)與稅務(wù)處理[J].財(cái)會(huì)月刊，2011（4）.