高職院校學生檔案管理工作的問題與建議

劉亦偉，王麗華

秦皇島職業(yè)技術學院

高職院校學生檔案管理工作是十分重要的，也是權(quán)衡高校管理水平和教育質(zhì)量的標準，更是高校對各部門工作評估的重要依據(jù)。學生檔案是高職院校重要的信息資源，它不但體現(xiàn)高職院校教學管理部門的工作效率情況，而且也為高職院校是否進行教學改革和發(fā)展提供參考。目前，我國大部分高職院校對學生檔案管理工作不是很重視，所以，在當前形勢下，高職院校應該高度重視高職學生檔案管理工作，做好學生檔案管理工作，是一項具有非凡意義的工作。

1 高職院校學生檔案管理的特征

(1)學生多樣性。根據(jù)高職院校的生源地來講，主要包括三種類型學生：普通高中學生、中職學校學生、其他類型學生。生源地的差異性及多樣性在一定程度上決定了學生檔案管理的復雜性。（2）專業(yè)應用性。我們從高職院校培養(yǎng)人才模式來講，高職院校主要負責培養(yǎng)技能型專業(yè)型人才，這樣就不同程度上決定了學生檔案不單單要記錄學生最基本的信息，還需要其他應用性特征。（3）學生檔案周期性。學生檔案基本從高考招生而來，學生在畢業(yè)隨著帶走的特征，還由于較差穩(wěn)定性、較強流動性等，使檔案周期性特征比較明顯。

2 高職院校學生檔案管理工作中存在的問題

2.1 對學生檔案不夠重視

隨著我國各大高職院校招生模式擴大，高職院校院校學生的就業(yè)領域也得以擴大，在這樣的情況下，學生的擇業(yè)觀以及就業(yè)觀也發(fā)生較大的改變，因此加劇了學生檔案管理的工作任務。高職院校的學生因為專業(yè)知識扎實、技能技術較強、適應環(huán)境能力較強等等客觀原因，所以越來越多的學生進入到外資企業(yè)、民營企業(yè)、私人企業(yè)等等公司，但是這種類型的企業(yè)通常都是對員工培養(yǎng)意識不高，因此對學生檔案重視程度也不強。

2.2 檔案內(nèi)容過于簡單

高職院校的學生信息檔案需要表現(xiàn)出豐富性及多樣性[1]。所謂豐富性，也就是指應該包括學生在校期間所有狀況，不單單包括學生成績、學生基本信息等等，也需要反映出學生綜合素質(zhì)。很多用人單位在查看學生信息檔案時，更加希望了解到學生的綜合素質(zhì)狀況，但是高職院校中學生檔案對學生綜合素質(zhì)狀況涉及的太少，在這樣的情況下，用人單位就無法真正了解到學生綜合素質(zhì)方面的信息。

2.3 檔案管理方式比較古舊

當代，我國高職院校在管理學生檔案過程中，依然采用傳統(tǒng)檔案管理的方式，采用手工操作來管理學生檔案。在招生模式擴大下，學生數(shù)量也會逐漸增加，在無形之中使學生檔案管理的任務也越來越重，且學生就業(yè)方式也發(fā)生了很大的變動，學生檔案也開始在學生畢業(yè)之后存放到當?shù)厝瞬攀袌鲞M行保管，在這樣形式下，無疑為手工操作管理檔案的形式提出了較高的要求，這種手工操作管理檔案方式已經(jīng)無法與現(xiàn)代檔案管理需求相符合。

3 高職院校學生檔案管理工作的幾點建議

3.1 增強學生檔案管理意識

高職院校需要加大宣傳，使教師及學生能夠加強自身對檔案管理的意識，同時也使學生能夠充分了解到檔案的重要性[2]。運用多種途徑來向宣傳學生關于檔案管理的具體方式，使學生能夠從根本上意識到，檔案是很重要的，對未來自身就業(yè)及生活都有著一定的影響。另外，在檔案流轉(zhuǎn)的整個程序過程中，應該建立一套比較完善的學生檔案管理系統(tǒng)，保證學生檔案資料具有完整性，并且能保證學生檔案保持學生的最新狀態(tài)，真正促進高職院校檔案管理的工作。

3.2 使學生檔案具備豐富性

從高職院校培養(yǎng)學生目標來講，是培養(yǎng)高素質(zhì)、高技能專業(yè)型人才，因此學生檔案內(nèi)容也應該包括學生動手能力、專業(yè)能力方面的信息，比如技能證書、技術等級證書等等。另外，學生在學校期間由于與他人打架、考試作弊等等原因所接受處分的資料以及因后來表現(xiàn)良好而撤銷處分等方面的資料都應該放入到檔案中。同時學生在校期間所參加公益性的組織狀況或者學生貸款信用等等狀況都需要放入到學生檔案中，這樣不但使學生檔案更加豐富，而且還將學生在?；局匾闆r都反映出來，使將來企業(yè)在選取人才過程中，能夠依據(jù)學生檔案充分了解學生的各方面情況。

3.3 實現(xiàn)網(wǎng)絡化檔案管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，計算機技術已經(jīng)伴隨著我們生活的左右，但很多高職院校卻沒有充分運用計算機技術，而還繼續(xù)運用傳統(tǒng)手工操作來管理學生檔案，這樣無疑為檔案管理人員增加了工作的難度。因此，高職院校需要加大投資在管理學生檔案方面上，引進比較先進的計算機設備，從而提高管理學生檔案的效率，也保障了檔案信息的準確性。在學生剛剛?cè)胄r，高職院校需要根據(jù)學生高中信息檔案，為學生建立起電子型檔案。隨著學生的成長，學生生活狀況、學習狀況、工作狀況等等都會發(fā)生相應的變化，需要對電子檔案及時進行完善以及更新，將學生學籍變動狀況、在校表現(xiàn)情況、學生狀況、檔案保管情況等等都需要及時輸入到學生電子型檔案中，建立學生檔案管理數(shù)據(jù)庫，使紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合，能夠綜合管理學生檔案。在這樣的情況下，不但提升了學生檔案的使用率，而且用人單位可以通過網(wǎng)絡技術對學生信息進行全面了解。

4 結(jié)束語

綜上所述，高職院校需要充分意識到學生檔案的關鍵性、重要性，將學生檔案管理工作做到最好，不單單能夠幫助用人單位了解到學生基本狀況，而且也能在無形之中促進高職院校的發(fā)展，保障學生順利完成學業(yè)。同時，檔案管理工作人員也需要從根本上重視起對學生檔案的管理，通過不斷研究和學習，提高自身的素質(zhì)素養(yǎng)以及管理能力，使自己能夠為高職院校的學生們展開更好的服務。

[1]王德欣.學生檔案在大學生就業(yè)中存在的問題及對策[J].蘭臺世界,2012,(04):23-24.

[2]馬潔,佟丞.高職院校學生檔案管理存在的問題及對策研究[J].石家莊學院學報,2012,(02):115-117.