信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理研究

劉立寧

黑龍江省齊齊哈爾市依安縣財(cái)政局

引言

信息網(wǎng)絡(luò)化管理主要將電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)化處理技術(shù)應(yīng)用與管理中，從而形成網(wǎng)絡(luò)化管理。信息網(wǎng)絡(luò)管理不僅能有效提高管理工作效率，同時(shí)，還能使數(shù)據(jù)保存更準(zhǔn)確、清楚，為后續(xù)數(shù)據(jù)查詢提供了極大的便利，正是因?yàn)檫@一優(yōu)勢，才使計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)不斷推廣普及開來，但縱觀我國檔案管理工作，其信息網(wǎng)絡(luò)管理中還存在著許多問題，制約著我國檔案信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展。

一、我國信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）缺乏完善的信息化、網(wǎng)絡(luò)化組織

在信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理中，需先將文字、圖片、表格、數(shù)字等檔案內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)，使其轉(zhuǎn)換生成電子檔案后，方可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行搜索、查詢，而由于我國檔案管理中大部分工作人員對計(jì)算機(jī)操作不熟練，早錄入檔案工作中出現(xiàn)許多的漏洞，嚴(yán)重影響檔案信息的準(zhǔn)確性。

（二）缺乏完善的信息安全化管理

為保證檔案信息的安全，防止外來系統(tǒng)對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行攻擊和盜取，檔案管理人員必須不斷提升檔案管理安全保護(hù)措施，如：采取安全代理或防火墻等技術(shù)，保證檔案管理的安全性，但由于許多檔案管理內(nèi)部人員，缺乏檔案信息安全管理意識(shí)，導(dǎo)致檔案信息泄露，嚴(yán)重影響檔案信息的安全性。

（三）缺乏專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息管理人才

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理中也逐步建立起虛擬卡片目錄，用戶可在網(wǎng)上通過標(biāo)題、日期、主題等檢索，找到相應(yīng)的檔案，這一方面來說為用戶查詢提供了方便，可以使檔案信息充分發(fā)揮其作用；而另一方面來說，為檔案管理者帶來更多的挑戰(zhàn)，由于當(dāng)前我國大多數(shù)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和技術(shù)都不過硬，在檢索工具制作上面臨較大問題，導(dǎo)致檢索工具難以正常運(yùn)行。

（四）網(wǎng)絡(luò)信息準(zhǔn)確性不夠高

網(wǎng)絡(luò)管理屬于一個(gè)虛擬平臺(tái)，在網(wǎng)絡(luò)中，由于數(shù)據(jù)容易被篡改、復(fù)制，用戶只能看到檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，但其真實(shí)性并不能得到有效保證，不少用戶可能獲得偏差數(shù)據(jù)，給用戶帶來了許多的不便。

二、我國信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理改革措施

（一）加強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)

檔案管理部門管理者應(yīng)多重注檔案信息化管理宣傳，向檔案管理員工大力宣傳信息化管理的優(yōu)越性，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并積極參與相關(guān)的管理培訓(xùn)中，不斷提升自身信息技術(shù)操作能力，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的最終目的。

（二）提升檔案管理人員信息管理管理水平

信息技術(shù)是當(dāng)今科技發(fā)展的產(chǎn)物，同時(shí)，也是時(shí)代變遷的重要標(biāo)志，因此，檔案管理人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自身信息化管理技術(shù)。首先，檔案管理人員應(yīng)多學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)，詳細(xì)了解網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展歷史及相關(guān)知識(shí)，不斷加強(qiáng)自身計(jì)算機(jī)操作能力，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)管理技能之知識(shí)。其次，由于許多管理平臺(tái)多采取英文顯示，因此，檔案管理人員應(yīng)不斷提升自身英語水平，全面了解平臺(tái)中的信息內(nèi)容，將獲得的信息進(jìn)行整理、歸納、存檔。最后，檔案管理人員應(yīng)全面提升自身管理系統(tǒng)開發(fā)能力，不斷對管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，從而為用戶提供一個(gè)簡潔明朗的信息查詢平臺(tái)。

（三）不斷更新管理設(shè)備

檔案信息化管理與計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、刻錄機(jī)、路由器、復(fù)印機(jī)、操作系統(tǒng)等設(shè)備緊密掛鉤，而要想提高檔案信息管理水平就必須對信息管理設(shè)備定期進(jìn)行檢查和更新，盡量采取先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從而使信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中得到最大限度的發(fā)揮。

（四）加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)后期維護(hù)

檔案管理部門應(yīng)打破以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，樹立正確的檔案管理觀念，不斷加強(qiáng)自身職業(yè)責(zé)任感和道德觀念，在檔案管理系統(tǒng)開發(fā)中，盡量選擇有經(jīng)驗(yàn)的信息系統(tǒng)開發(fā)人員進(jìn)行項(xiàng)目研發(fā)，而當(dāng)檔案管理系統(tǒng)投入使用后，檔案管理人員應(yīng)對其系統(tǒng)隨時(shí)進(jìn)行查看，并對其中的安全隱患進(jìn)行及時(shí)解決，以保證信息的準(zhǔn)確性。

結(jié)束語

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)發(fā)展日漸加快，各行各業(yè)競爭也日漸激烈，為了能在激烈的競爭環(huán)境中獲得競爭優(yōu)勢，檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，不斷加強(qiáng)檔案信息化管理工作，充分運(yùn)用現(xiàn)代化先進(jìn)管理技術(shù)，使檔案管理工作跟上時(shí)代潮流，在未來謀得更好發(fā)展前景。

[1]時(shí)維武.信息網(wǎng)絡(luò)背景下科研檔案管理的若干研究[J].黑龍江檔案,2014,(4):53.

[2]陳紅.淺議電子信息化檔案管理的作用[J].黑龍江史志,2014,(5):115-115.

[3]孫莉莉.電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用研究[J].黑龍江史志,2014,(7):155-155.

[4]夏艷宏.淺談信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,(21):152-152.