檔案利用工作中的信息倫理分析

包 靜

中國(guó)建筑西南勘察設(shè)計(jì)研究院有限公司

檔案利用工作中的信息倫理分析

包 靜

中國(guó)建筑西南勘察設(shè)計(jì)研究院有限公司

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，人們工作和生活的方方面面都發(fā)生了重大的改變，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，也及時(shí)采用了先進(jìn)的信息技術(shù)。然而近年來(lái)檔案信息管理工作頻頻出現(xiàn)問(wèn)題，其安全性、隱私性和真實(shí)性都無(wú)法得到有效的保障，這給信息管理工作提升了難度。在這種情況下人們提出了信息倫理這一問(wèn)題，希望通過(guò)人們的自覺(jué)和自我提醒來(lái)提高保護(hù)信息的程度?，F(xiàn)階段應(yīng)及時(shí)意識(shí)到信息倫理問(wèn)題在檔案利用工作中的嚴(yán)重性，才能夠采取有效措施對(duì)其加以解決。

檔案利用工作；信息倫理；問(wèn)題；解決措施

前言

信息技術(shù)在不斷的發(fā)展中極大的轉(zhuǎn)變了人們的生活和工作方式，同時(shí)還在很多方面給人們帶來(lái)了更大的威脅。例如，我國(guó)在管理相關(guān)檔案信息的過(guò)程中，在應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，不僅產(chǎn)生了巨大的便利，也極大的改變了檔案的利用方法，這一過(guò)程中信息倫理問(wèn)題嚴(yán)重突顯出來(lái)。本文將從檔案利用工作中的信息倫理存在的問(wèn)題入手，探討了其中的安全性、隱私權(quán)及真實(shí)性等問(wèn)題，并有針對(duì)性的提出了解決的方案。

一、檔案利用工作中的信息倫理存在的問(wèn)題

（一）安全性

在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，人們工作和生活的方方面面都發(fā)生了重大的改變，而值得注意的是虛擬性是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境最大的特點(diǎn)。在這種環(huán)境之下，使用者很容易缺失責(zé)任感，同時(shí)相關(guān)企業(yè)很難在日常的工作中對(duì)使用者的身份進(jìn)行明確的識(shí)別，導(dǎo)致無(wú)法追求他們的責(zé)任，從而致使檔案信息倫理問(wèn)題頻發(fā)[1]。

現(xiàn)階段的信息系統(tǒng)中，漏洞是無(wú)法完全避免的，因此網(wǎng)絡(luò)信息的安全性無(wú)法得到徹底保障。盡管現(xiàn)階段人們使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的過(guò)程中會(huì)采取一定的措施來(lái)維護(hù)其安全性，但是檔案信息的安全性始終存在著威脅。例如，很多檔案管理工作人員，在工作中為了牟取利益會(huì)將檔案信息系統(tǒng)中的漏洞泄露出去，這樣一來(lái)就會(huì)導(dǎo)致大量重要的內(nèi)部信息和檔案被泄漏，還有一些工作人員會(huì)將部分重要的檔案內(nèi)容進(jìn)行修改以達(dá)到某種目的等。種種行為都造成了重要的檔案信息倫理問(wèn)題的發(fā)生。在這種情況下，相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)和工作人員所面臨的另一重要信息倫理問(wèn)題就是怎樣保證信息在傳送過(guò)程中具有較高的安全性。

在日常的生活和工作過(guò)程中，除了人為的制造一些虛假信息和負(fù)面消息以外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身也存在著一定的漏洞?，F(xiàn)階段我國(guó)采取的安全措施是無(wú)法從根本上杜絕信息倫理問(wèn)題的。

（二）真實(shí)性

真實(shí)性指的是檔案中所記錄的內(nèi)容是否符合社會(huì)實(shí)際。這就要求工作人員在保存檔案的過(guò)程中能夠?qū)ζ渲袃?nèi)容的真實(shí)性和完整性進(jìn)行充分的鑒定。人們針對(duì)某一社會(huì)活動(dòng)或人的行為建立檔案，目的就是記錄原始的事件，如果不能夠保證所記錄內(nèi)容是社會(huì)實(shí)際真實(shí)的反應(yīng)，該檔案是沒(méi)有實(shí)際價(jià)值的。因此，真實(shí)性是檔案的重點(diǎn)，能夠決定檔案的利用價(jià)值。因此工作人員在日常管理檔案的過(guò)程中要以尊重其真實(shí)性為基礎(chǔ)，通過(guò)努力充分展現(xiàn)其性質(zhì)[3]。

二、檔案利用工作中的信息倫理問(wèn)題的解決措施

（一）強(qiáng)化信息倫理教育

在進(jìn)行檔案管理的日常工作過(guò)程中，工作人員的自律性能夠決定工作質(zhì)量和效率。工作人如果能夠掌握更多的信息倫理知識(shí)，不僅能夠充分發(fā)揮倫理道德的協(xié)調(diào)作用，還能夠促使工作人員自我修養(yǎng)的提高，工作中能夠更加自律。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，認(rèn)識(shí)到自身不當(dāng)?shù)男袨榭赡茉斐傻姆N種后果，并提高自我反省意識(shí)，以自律的精神來(lái)完成工作中的每一個(gè)步驟。不斷提高自身的道德修養(yǎng)，不僅運(yùn)用規(guī)章制度來(lái)約束自己，還要以倫理道德內(nèi)容來(lái)進(jìn)行自我升華，這種做法是降低信息倫理問(wèn)題發(fā)生概率最有效的方法[4]。

（二）采取有效措施消除信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題

在日常工作中對(duì)于檔案的利用，要想充分體現(xiàn)公平和公正，一定要解決檔案管理人員同檔案應(yīng)用人員之間存在的信息不對(duì)稱(chēng)現(xiàn)象，為此必須采取一系列行之有效的措施。一方面，加強(qiáng)檔案價(jià)值的宣傳。對(duì)檔案的實(shí)際利用價(jià)值，及檔案能夠起到的作用和效果進(jìn)行大力的宣傳，促使檔案工作人員和使用者能夠深刻了解檔案的內(nèi)涵以及其在對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中將起到怎樣的作用。同時(shí)加強(qiáng)宣傳還要促使人們認(rèn)識(shí)到如何正確的運(yùn)用檔案，并且檔案能夠解決什么樣的問(wèn)題等。這樣一來(lái)通過(guò)加深人們對(duì)于檔案的了解，能夠激發(fā)人們保護(hù)檔案內(nèi)容和加強(qiáng)運(yùn)用檔案的意識(shí)；另一方面，加強(qiáng)檔案利用的宣傳。對(duì)檔案的使用方法和途徑進(jìn)行宣傳，其中包括檢索工具的應(yīng)用，檔案的查找方法等內(nèi)容。通過(guò)宣傳，使用者利用檔案的行為將更加規(guī)范，信息倫理問(wèn)題發(fā)生的幾率將會(huì)降低；最后，加強(qiáng)對(duì)檔案目錄和信息內(nèi)容的開(kāi)放。在信息時(shí)代背景下，宣傳工作應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用現(xiàn)代傳媒技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)、電視等，提高檔案的透明度，幫助使用者增加對(duì)檔案內(nèi)容的了解。

（三）提高工作人員職業(yè)道德

針對(duì)現(xiàn)階段年我國(guó)檔案利用工作中大量出現(xiàn)的信息倫理問(wèn)題，我國(guó)應(yīng)從提供工作人員的職業(yè)道德入手，加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)，提高工作人員的道德水平，促使樹(shù)立正確的人生觀和價(jià)值觀是非常重要的。在職業(yè)道德的建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)從公證服務(wù)和愛(ài)崗敬業(yè)幾個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，并組織和引導(dǎo)工作人員積極參與到學(xué)習(xí)中來(lái)，結(jié)合工作實(shí)踐，促使提高責(zé)任與義務(wù)意識(shí)，減少信息倫理問(wèn)題發(fā)生的概率[5]。

結(jié)論

人們的日常生活中，在對(duì)各種檔案信息進(jìn)行利用的過(guò)程中，常常會(huì)發(fā)生信息倫理問(wèn)題，追根究底這是工作人員道德素養(yǎng)較低造成的，同時(shí)也受到一些外在原因和條件的影響。信息倫理問(wèn)題不僅危害了信息持有人的權(quán)益，也嚴(yán)重影響了我國(guó)社會(huì)秩序?，F(xiàn)階段要想降低這一問(wèn)題發(fā)生的概率，企業(yè)應(yīng)及時(shí)強(qiáng)化信息倫理教育、將信息倫理知識(shí)融入到學(xué)習(xí)與職稱(chēng)的評(píng)定當(dāng)中，并且在工作中不斷提高工作人員的職業(yè)道德。

[1]馮登峰.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的制約因素與對(duì)策[D].安徽大學(xué),2010.

[2]陳瑾.政務(wù)公開(kāi)對(duì)我國(guó)檔案館利用工作的沖擊與對(duì)策[D].安徽大學(xué),2010.

[3]張浩.檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中的利益平衡機(jī)制研究[D].安徽大學(xué),2011.

[4]徐燕.政府信息公開(kāi)與檔案開(kāi)放利用中的信息倫理建設(shè)[D].安徽大學(xué),2012.

[5]馬仁杰,徐燕.信息倫理建設(shè):政府信息公開(kāi)與檔案開(kāi)放利用面臨的新挑戰(zhàn)[J].浙江檔案,2012,01:16-18.