淺析企業(yè)內(nèi)部控制的采購循環(huán)和銷售業(yè)務(wù)

陳閏茜

摘要：企業(yè)內(nèi)部控制通過企業(yè)內(nèi)部專業(yè)人員對企業(yè)的財務(wù)狀況進行監(jiān)管，來全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平和風險防范意識，促進企業(yè)全面可持續(xù)發(fā)展。本文通過淺析企業(yè)內(nèi)部控制采購循環(huán)和銷售業(yè)務(wù)中可能產(chǎn)生的內(nèi)控問題及原因，并就相應對策進行探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)內(nèi)部控制 采購循環(huán) 銷售業(yè)務(wù)

企業(yè)實行內(nèi)部控制管理最根本的目的是以專業(yè)管理制度為基礎(chǔ)，以防范風險、有效監(jiān)管為目的，通過全方位建立過程控制體系、描述關(guān)鍵控制點和以流程形式直觀表達生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)過程而形成的管理規(guī)范。

一、采購循環(huán)

采購是一個企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點，沒有采購，就沒有生產(chǎn)。所以采購對企業(yè)來說至關(guān)重要。采購分詢價議價、評估和索樣、定價、請購、訂購、協(xié)調(diào)與溝通、進貨驗收與整理付款這幾個過程，每一個過程都有一定的風險和需要準確定位的地方。

（一）采購循環(huán)可能出現(xiàn)的問題

1.需求計劃和采購計劃存在問題：需求與采購計劃不適應當時環(huán)境、政策；需求與采購計劃不符合生產(chǎn)運營；采購部門應當與市場部做好調(diào)研，可以建立市場需求調(diào)研小組，并且完善生產(chǎn)運營制度，建立系統(tǒng)型生產(chǎn)電子流程。

2.請購存在的問題：缺乏采購程序，未經(jīng)過授權(quán)審批就請購。

3.采購定價存在的問題：采購定價過高或過低，不適應市場需求。

4.采購供應商的選擇和管理中存在的問題：在供應商選擇和管理中沒有嚴格按照內(nèi)部管理程序，輕信老供應商。

5.采購商品樣品的檢驗存在的問題：對通過初審的供應商所送檢的樣品，沒有經(jīng)質(zhì)量檢驗部門進行各項指標的檢驗和檢測。

6.采購合同存在的問題：未經(jīng)授權(quán)訂立采購合同。

7.管理供應過程存在的問題：采購單與收貨單的記錄與保存不善；采購貨物的配送方式不當，導致采購物資發(fā)生損耗或者無法保證按時供應影響生產(chǎn)。

（二）采購循環(huán)應采取的措施

采購部門應當與市場部做好調(diào)研，可以建立市場需求調(diào)研小組，并且完善生產(chǎn)運營制度，建立系統(tǒng)型生產(chǎn)電子流程。與有關(guān)檢查部門如食藥監(jiān)局建立聯(lián)合監(jiān)控網(wǎng)點，在每條生產(chǎn)鏈都有嚴格質(zhì)量和產(chǎn)品安全把關(guān)。把相關(guān)工作人員的績效考評與檢查漏洞聯(lián)系起來，做到人人互相監(jiān)督。

案例：最近發(fā)生的上海福喜案件讓大家都對食品安全產(chǎn)生了高度重視，福喜公司賣過期肉制品給眾多餐飲企業(yè)，如肯德基、麥當勞等。然而仔細想想，何嘗不是福喜公司在采購循環(huán)環(huán)節(jié)產(chǎn)生、發(fā)生了偏差呢？

分析：首先，在請購環(huán)節(jié)，由于上海福喜公司牽涉到麥當勞、肯德基、必勝客等多家餐飲類企業(yè)，所需要的肉制品數(shù)量需求很多，他們違反了有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營準則，在生產(chǎn)場旁邊又增添了一個“神秘”的工廠，把從江蘇泰森公司購買來的相關(guān)肉質(zhì)品在生產(chǎn)環(huán)境惡劣的情況下，由三個工作人員將其包裝盒換成福喜公司的包裝，即完成了相關(guān)肉制品的生產(chǎn)。然而如果要換包裝，理應在與肉質(zhì)品生產(chǎn)環(huán)境一致的情況下才能調(diào)換包裝，從泰森公司包裝上顯示的生產(chǎn)環(huán)境是在零下十幾度的情況下，而實際上福喜的工作人員是在常溫下進行工作，違反了有關(guān)政策，使生產(chǎn)質(zhì)量嚴重下降。所以，對于具備相應審批權(quán)權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應重點關(guān)注是否符合生產(chǎn)經(jīng)營政策，在嚴格管控的環(huán)境下，再進行生產(chǎn)?？梢赃m當增加食藥監(jiān)局的專業(yè)人員定期走訪相關(guān)工廠的數(shù)量，企業(yè)也可以聘請一些公證人員增加對生產(chǎn)的監(jiān)管。

其次，在供應商選擇和管理中，采購商沒能準確確認購買肉質(zhì)食品的質(zhì)量，只是由于是買賣多年的老客戶了，就有了過分依賴與信任的心態(tài)，導致了又一食品行業(yè)的重大安全問題！所以，在供應商選擇和選擇供應商方面都要加以重視。企業(yè)可以建立供應商管理信息系統(tǒng)和供應商淘汰制度，對供應商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量等及其資信，經(jīng)營狀況進行實時管理和考核評價。把工作人員的績效考評不僅要放在業(yè)務(wù)量上，也可以根據(jù)工作人員對檢查出問題的數(shù)量與質(zhì)量予以考核。

最后，企業(yè)應當嚴格按照《企業(yè)會計準則》的要求對采購循環(huán)產(chǎn)生的各類單據(jù)，進行妥善保管，每一筆的交易都要做好相關(guān)記錄，要與倉庫記錄保持一致。一定要做到不相容事物分離制度，防止產(chǎn)生自身的舞弊行為。

二、銷售業(yè)務(wù)

銷售業(yè)務(wù)是指企業(yè)出售產(chǎn)品（商品）、提供勞務(wù)（服務(wù)），并收取銷售收入等相關(guān)活動。

（一）銷售過程中可能出現(xiàn)的問題

1.銷售計劃管理有問題：可能為了企業(yè)的盈利，對銷售的商品重新規(guī)劃了檔次，或者說銷售層次更高了，使與之前的銷售產(chǎn)品有出入，導致生產(chǎn)鏈的不同，使生產(chǎn)的成本與內(nèi)容有很大差異；沒能與生產(chǎn)廠家做好及時有效的溝通，使生產(chǎn)鏈仍是單一的產(chǎn)品鏈。

2.銷售客戶的信用控制不夠：使企業(yè)存在大量的應收賬款，但由于銷售客戶的管理不善，導致企業(yè)增加大量的壞賬準備；銷售客戶對要簽約的合同，提出各種不滿的異議，導致銷售與購買循環(huán)不得不拖延；后來由銷售于客戶公司的控制信息更改，但未及時報告給企業(yè)，導致長時間沒能付款。

3.銷售定價有問題：由于相同行業(yè)的相互競爭原則，當銷售相同產(chǎn)品時，一個企業(yè)準備降低銷售價格，其他企業(yè)也會采取“跟風”效應，都會降低價格，可能最后使定價時的價值比產(chǎn)品原來擁有的價值更低，導致銷售虧損；銷售定價時，沒能及時適應當時的政策和外部環(huán)境，使定價過高或過低。

4.銷售審批與合同訂立存在問題：由于銷售數(shù)量與種類大量存在，使銷售審核人員只是部分抽查，不能進行系統(tǒng)有效地審核；銷售合同大多是格式條款，對真正意義上的銷售內(nèi)容沒能做具體的說明，使合同存在重大疏漏；由于沒能掃描保存電子銷售合同稿或者對其進行備份，又由于紙質(zhì)合同保存不善，可能會導致銷售合同的遺失。

5.銷售發(fā)貨管理存在問題：由于會存在在途物資或在途資金的情況，可能會導致客戶公司沒能及時記錄到購買成本上或企業(yè)沒能及時記錄到銀行存款上，導致雙方產(chǎn)生糾紛；由于貨物性質(zhì)的特殊性，可能會是易損、易碎、易燃、易爆物，但合同雙方的權(quán)責沒能互相明確好，可能會產(chǎn)生糾紛。

6.收款管理存在糾紛：由于企業(yè)發(fā)票沒能保存好，沒能做好相應的會計記錄；由于是老客戶，存在著容易輕信、且兩方容易相互勾結(jié)遲交款項，使之存在舞弊，雖未按時付款，但仍記錄到了銀行存款一欄，使銷售企業(yè)的負責人員有利可圖；由于是新客戶，可能付款方式與老客戶不一樣，導致沒能及時收回賬款。

（二）銷售循環(huán)應采取的措施

在銷售定價方面，也要與市場部明確需求情況，要“對癥下藥”。在銷售部建立適時的崗位輪換制度，由于企業(yè)可能不止銷售一種產(chǎn)品，所以每個人分配的產(chǎn)品任務(wù)指標可能不一樣。所以為了防止發(fā)生舞弊，可以一個年度輪換一個人來銷售不一樣的產(chǎn)品，這樣既可以增強銷售人員的能力，也可以降低舞弊的風險?？梢赃m時開展公司內(nèi)部的無記名問卷調(diào)查，了解公司中高級管理人員的能力與業(yè)務(wù)狀況，并做好相應的人才流動分配。完善企業(yè)內(nèi)部票據(jù)的保存與記錄制度，有相關(guān)的電子檔案，防止丟失。就發(fā)放貨物而言，在合同中要與對方有明確的條款介紹，防止責任的混亂。另外，要做好產(chǎn)品的售后服務(wù)。

案例：2003年底，寶潔公司主打高端產(chǎn)品的“飄柔”洗發(fā)水，價格突然下調(diào)，以9.9元200ml的價格，與中低檔洗發(fā)水價格持平。調(diào)價一出，引起了日用品營銷界的震驚。有人認為寶潔的低價策略，打擊了夏士蓮等二線品牌，有利于維護自己在日用品營銷中高端市場的地位。可也有人認為寶潔這樣做會自毀高端形象。

2004年，日用品營銷市場終于給出了答案，寶潔公司的低價營銷策略，使其產(chǎn)品在日用品營銷界中高端兩線銷售都不理想。2004年底，為了能夠在市場上挽回形象，寶潔公司一舉拿下了2005年CCTV標王，作為以“低成本大覆蓋”廣告的日用企業(yè)，寶潔公司突然以高價位的廣告集中時段來塑造形象，其實也表明了9.9低價營銷策略沒能夠達到預期的市場目的。

分析：由于銷售產(chǎn)品定價時與市場購買力產(chǎn)生偏差，從而造成了銷售的不盡如人意。所以銷售部門與市場部門的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是一個很重要的策略。另外，在銷售定價時，可以適當發(fā)放一些問卷調(diào)查來增進親民性，并在問卷調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立健全完善的銷售績效考評，做到銷售到人心。

三、結(jié)論

企業(yè)在經(jīng)營生產(chǎn)活動時要注重對本企業(yè)員工的職業(yè)道德和社會主義核心價值觀的培養(yǎng)，全員參與到企業(yè)的內(nèi)部控制中來，嚴格要求自己，愛崗敬業(yè)，自覺執(zhí)行內(nèi)部控制制度，形成積極陽光的企業(yè)采購和銷售的內(nèi)部控制文化，具體要做到：適當?shù)穆氊煼蛛x；正確的授權(quán)審批；建立完整的客戶檔案，并對其進行動態(tài)管理。對所建立的全部客戶進行信用評級；建立采購和銷售的監(jiān)督制度和自我評價體系，并定期進行檢查；對采購和銷售人員進行專業(yè)和企業(yè)內(nèi)部控制的培訓，使其提高自身的職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德；建立激勵和約束機制，約束機制要大于激勵機制。

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（作者單位：南京審計學院）