強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理 提高財(cái)務(wù)管控能力

郭麗蓉

摘要：傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)管理存在多種弊端，不僅影響了財(cái)務(wù)管理的效率，也給財(cái)務(wù)的質(zhì)量帶來不少風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)不僅可以節(jié)省財(cái)務(wù)管理人員花在經(jīng)費(fèi)報(bào)銷方面的時(shí)間，也可以使經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理更加靈活和透明。本文在分析經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，詳細(xì)闡述了經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理的整個(gè)流程，并細(xì)致分析了經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)無縫對(duì)接帶來的財(cái)務(wù)管理變革，最后文章分析了實(shí)施經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)的具體效果。

關(guān)鍵詞：預(yù)算管理 經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)

許多大型集團(tuán)企業(yè)多年來一直采用傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)管理方式，公司與其員工的財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、集團(tuán)總部與下屬公司的財(cái)務(wù)申請(qǐng)與轉(zhuǎn)賬，企業(yè)與銀行的資金往來，都是以紙質(zhì)單據(jù)和手工簽字來完成的。這種財(cái)務(wù)觀念與模式，使得財(cái)務(wù)管理過程中存在大量繁瑣的重復(fù)勞動(dòng)，使得財(cái)務(wù)管理的效率較低，亟待新的管理變革。

一、經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)的實(shí)施背景

在傳統(tǒng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程中，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷員工奔波于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所在的辦公室，如果一位領(lǐng)導(dǎo)不在，后續(xù)的依次簽字進(jìn)度就要受到影響，形成遲緩。不僅如此，在組織結(jié)構(gòu)健全的大型集團(tuán)企業(yè)中，事物繁忙的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不可能在辦公室中等待單據(jù)的到來，員工也不便在領(lǐng)導(dǎo)辦公室中等候，員工為了一條單據(jù)的審批往返領(lǐng)導(dǎo)辦公室多次，待所有領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)束后，又要拿著經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單據(jù)排隊(duì)等候會(huì)計(jì)一一審核票據(jù)，在一個(gè)簡單的日常經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程中消耗了大量的時(shí)間成本。在預(yù)算執(zhí)行控制上，各領(lǐng)導(dǎo)只能定期到財(cái)務(wù)部門查詢經(jīng)費(fèi)情況，不能實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的掌握預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)經(jīng)費(fèi)的審批控制手段滯后。

綜上所述，傳統(tǒng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷存在這些弊?。旱谝?，員工經(jīng)費(fèi)報(bào)銷時(shí)間長，員工單據(jù)填寫繁瑣，多次找各領(lǐng)導(dǎo)審批，并直接到財(cái)務(wù)取款，占用大量有效工作時(shí)間。第二，單據(jù)審批占用領(lǐng)導(dǎo)大量時(shí)間，審批領(lǐng)導(dǎo)需要分析收支事項(xiàng)和審批流程是否合規(guī)，支出是否在預(yù)算內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)的日常事項(xiàng)經(jīng)常會(huì)被經(jīng)費(fèi)報(bào)銷簽字動(dòng)作干擾。第三，財(cái)務(wù)工作量巨大，財(cái)務(wù)部門既要審核原始票據(jù)，又要復(fù)核經(jīng)費(fèi)報(bào)銷審批簽字是否齊全，為每一筆經(jīng)費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)手工錄入憑證。除此之外，還要協(xié)助各部門查看預(yù)算執(zhí)行情況，手工編制各類報(bào)表。第四，現(xiàn)金占用量大、資本成本高，在傳統(tǒng)銀行支付方式下，企業(yè)需在基本賬戶中保留大量現(xiàn)金滿足日常運(yùn)營開支，大量借款的發(fā)生也占用大量資金，影響資本成本。第五，預(yù)算控制滯后，審批領(lǐng)導(dǎo)不能實(shí)時(shí)掌握預(yù)算執(zhí)行情況，審批控制嚴(yán)重滯后，對(duì)經(jīng)費(fèi)超支控制力度不夠。

以上各種問題的存在，表明了實(shí)施經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理的必要性。正是在這樣的現(xiàn)實(shí)背景之下，中航工業(yè)集團(tuán)實(shí)施了經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)。

二、經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)的內(nèi)涵

中航工業(yè)集團(tuán)公司總部歷來重視財(cái)務(wù)管理提升建設(shè)，為解決原有管理模式存在的種種問題，通過研究并結(jié)合現(xiàn)狀，決定通過開發(fā)總部經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)不斷提高工作質(zhì)量，為促進(jìn)集團(tuán)公司的持續(xù)健康發(fā)展發(fā)揮更大作用。同時(shí)，制定了系統(tǒng)的總體目標(biāo)：總部在原有的基礎(chǔ)上，梳理經(jīng)費(fèi)管理業(yè)務(wù)流程，從實(shí)際業(yè)務(wù)和信息化需求出發(fā)，建立全面全員、管理集中、分工合作、反映及時(shí)的一體化經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)。以提高集團(tuán)總部預(yù)算管理水平、方便全員經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、提高全員工作效率為目標(biāo)，以風(fēng)險(xiǎn)管理為方向，以經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制、效益管理為重點(diǎn)，以數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程規(guī)范化為基礎(chǔ)，進(jìn)一步完善經(jīng)費(fèi)管理體制，充分優(yōu)化人員經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程。

經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)的出現(xiàn)將徹底解決傳統(tǒng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理模式的種種弊端。經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)以企業(yè)經(jīng)費(fèi)管理為核心，圍繞費(fèi)用申請(qǐng)、業(yè)務(wù)審批、費(fèi)用控制、憑證生成、網(wǎng)銀支付，通過經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)的銜接從而實(shí)現(xiàn)從預(yù)算到核算的閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用經(jīng)費(fèi)報(bào)銷電子化、業(yè)務(wù)流程顯性化、預(yù)算支出透明化，提高預(yù)算管理的時(shí)效性、準(zhǔn)確性，全面提升財(cái)務(wù)管理信息化應(yīng)用水平。

（一）預(yù)算控制

通過賬務(wù)數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)比對(duì)實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理的預(yù)算控制。系統(tǒng)整合預(yù)算調(diào)整、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算差異分析、預(yù)算考評(píng)等預(yù)算管理功能，形成一個(gè)完整的閉環(huán)系統(tǒng)；通過資金預(yù)算，幫助企業(yè)合理有效控制借款的發(fā)生，保證企業(yè)資金流的良性循環(huán)；通過費(fèi)用預(yù)算，幫助企業(yè)減少不必要的浪費(fèi)，降低企業(yè)總體運(yùn)營成本；預(yù)算管理人員也可以通過查詢統(tǒng)計(jì)功能實(shí)時(shí)查詢到每個(gè)單位或每個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算指標(biāo)完成數(shù)，監(jiān)控實(shí)際成本的支出情況，找出偏離預(yù)算的誤差，及時(shí)采取糾正措施，確保實(shí)際成本在計(jì)劃成本之內(nèi)，同時(shí)為下一年預(yù)算的制定積累經(jīng)驗(yàn)。預(yù)算的自動(dòng)控制使管理者的審批更關(guān)注于企業(yè)內(nèi)部控制流程和預(yù)算的執(zhí)行，有效優(yōu)化公司的控制環(huán)境。

（二）網(wǎng)上借款及經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理

系統(tǒng)的業(yè)務(wù)范圍包含差旅費(fèi)借款報(bào)銷、會(huì)議費(fèi)借款報(bào)銷、招待費(fèi)借款報(bào)銷、資料費(fèi)借款報(bào)銷、福利費(fèi)報(bào)銷、其他類型借款報(bào)銷等，基本涵蓋了企事業(yè)單位所有的日常借款經(jīng)費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)。對(duì)于各單位不同的差旅費(fèi)補(bǔ)貼規(guī)則、出差類型等還可以在系統(tǒng)中靈活設(shè)置，適應(yīng)不同單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理規(guī)定。

（三）綜合查詢分析

系統(tǒng)支持多維度全方位綜合信息查詢，通過系統(tǒng)權(quán)限設(shè)定，員工可以查看自己的歷史業(yè)務(wù)記錄和狀態(tài)以及其他權(quán)限范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)信息。通過和預(yù)算模塊的鏈接，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)查詢?cè)诓煌M織層面的預(yù)算數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)，因而形成的對(duì)比分析并直接從所關(guān)注的圖表數(shù)據(jù)中層層穿透，到達(dá)最底層基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的查詢。系統(tǒng)提供各種管理報(bào)表（如預(yù)算執(zhí)行情況分析表、同期實(shí)際費(fèi)用對(duì)比分析表、部門績效考核表、費(fèi)用執(zhí)行情況表等），除此以外，還提供了報(bào)表自定義功能，以方便企業(yè)進(jìn)行靈活管理，為各級(jí)管理人員提供決策依據(jù)。

（四）實(shí)時(shí)對(duì)接核算賬套

經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)提供了與當(dāng)前主流財(cái)務(wù)產(chǎn)品賬務(wù)系統(tǒng)的接口，通過接口，將經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理中的賬務(wù)數(shù)據(jù)直接傳遞到賬務(wù)系統(tǒng)中，減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量。經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)提供憑證信息、科目信息比對(duì)功能，保障信息準(zhǔn)確、維護(hù)方便。

三、經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)流程

集團(tuán)經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)將集團(tuán)財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷制度與規(guī)定融入到經(jīng)費(fèi)報(bào)銷審批流程中，通過嚴(yán)密的系統(tǒng)設(shè)計(jì)使經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程更加規(guī)范化、顯性化，大大減少了人為核對(duì)審批流程的時(shí)間，避免了由于人為疏忽導(dǎo)致流程的不規(guī)范，并對(duì)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了全面優(yōu)化，各環(huán)節(jié)處理效率得到全面提升。

（一）員工填單

和傳統(tǒng)的填寫單據(jù)的方式相比，網(wǎng)絡(luò)條件下的單據(jù)填寫顯得更為簡便和高效。對(duì)于員工相對(duì)固定的信息如部門、賬戶等都可以通過系統(tǒng)進(jìn)行默認(rèn)，同時(shí)員工填寫的單據(jù)類型可以根據(jù)企業(yè)的需求靈活的進(jìn)行設(shè)計(jì)，其擴(kuò)展性可以輕松的滿足不同背景下企業(yè)的差異化需求。

（二）領(lǐng)導(dǎo)審批

系統(tǒng)允許用戶根據(jù)需要靈活的定義工作流，并能夠動(dòng)態(tài)地對(duì)審批流程進(jìn)行控制。單據(jù)提交后會(huì)在系統(tǒng)中通過待辦提醒方式向后續(xù)環(huán)節(jié)進(jìn)行自動(dòng)通知。領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)響應(yīng)來完成審批工作。審批領(lǐng)導(dǎo)無需擔(dān)心單據(jù)是否該自己審批，系統(tǒng)通過預(yù)設(shè)，會(huì)自動(dòng)進(jìn)行判斷。

（三）財(cái)務(wù)審核

系統(tǒng)通過對(duì)單據(jù)模板的設(shè)定使得財(cái)務(wù)審核變得簡單易行，審核會(huì)計(jì)僅需要簡單地進(jìn)行核對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算的結(jié)果即可審核通過。

（四）自動(dòng)生成憑證

系統(tǒng)提供了憑證生成規(guī)則的配置界面，通過業(yè)務(wù)單據(jù)與憑證信息的對(duì)應(yīng)關(guān)系進(jìn)行條件編輯，財(cái)務(wù)人員可以實(shí)現(xiàn)對(duì)審批完成的業(yè)務(wù)單據(jù)直接生成憑證的操作。由于借款、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的業(yè)務(wù)越來越多，而日常經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的費(fèi)用都是重復(fù)繁雜的費(fèi)用，勢(shì)必造成財(cái)務(wù)憑證制單的工作量過大。經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)很好地實(shí)現(xiàn)了憑證的自動(dòng)生成功能，極大地解放了財(cái)務(wù)人員憑證制單的工作強(qiáng)度。

（五）網(wǎng)銀支付

通過經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)的網(wǎng)銀對(duì)賬管理，公司的支付業(yè)務(wù)能力會(huì)有極其顯著的提高。通過經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理借款及經(jīng)費(fèi)報(bào)銷等業(yè)務(wù)獲取準(zhǔn)確的付款信息，通過對(duì)這些信息的批量處理可以輕松地生成網(wǎng)絡(luò)銀行所需要的接口文件，并傳遞到網(wǎng)絡(luò)銀行系統(tǒng)中。網(wǎng)銀對(duì)賬模塊的使用，使得公司的付款業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了快速及時(shí)響應(yīng)。

經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接，實(shí)現(xiàn)了兩系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換的暢通無阻，為集團(tuán)預(yù)算管理控制提供了必要的前提條件。目前集團(tuán)經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后的全過程預(yù)算管理控制，有效防止預(yù)算超支現(xiàn)象的發(fā)生，并為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分析決策提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，推動(dòng)集團(tuán)預(yù)算管理水平的全面提升。

四、實(shí)施效果

（一）為集團(tuán)創(chuàng)造利潤的經(jīng)濟(jì)效益測(cè)算

1.資金占用成本的節(jié)約

經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)和網(wǎng)銀系統(tǒng)的集成，使得付款更加高效便捷，大大減少了日常經(jīng)營現(xiàn)金的持有量。在充分利用信用卡免息期進(jìn)行借款的情況下，還可以縮短借款資金的占用周期，提高資金的使用效率，降低資金成本，推動(dòng)集團(tuán)EVA的提高。

2.經(jīng)費(fèi)報(bào)銷及審批業(yè)務(wù)時(shí)間成本的節(jié)約

經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)的推行，將大大節(jié)約公司的人力資源成本。經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理大大簡化了員工的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷過程。

3.財(cái)務(wù)審核、付款時(shí)間成本的節(jié)約

經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)通過大量的系統(tǒng)計(jì)算和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，極大地簡化了審核工作量。審核時(shí)不需要再去核對(duì)審批流程、計(jì)算補(bǔ)貼等復(fù)雜的操作，憑證也可通過系統(tǒng)自動(dòng)生成，會(huì)計(jì)人員平均每單可以節(jié)約近5分鐘的審核時(shí)間，大大釋放了財(cái)務(wù)人員的工作時(shí)間，使得財(cái)務(wù)人員可以將更多的精力投入到財(cái)務(wù)報(bào)告及財(cái)務(wù)分析中，有助于財(cái)務(wù)管理水平的提高。

經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)使得付款操作更加自動(dòng)化、簡單化，同時(shí)也保證了付款金額的準(zhǔn)確性，避免人為失誤導(dǎo)致付款金額的錯(cuò)誤，縮短了付款到賬的周期。

（二）為集團(tuán)帶來的間接效益

經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)在為集團(tuán)創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，也為集團(tuán)整體的經(jīng)營管理帶來了間接效益，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.公司形象

經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)極大地拉近了財(cái)務(wù)人員和員工之間的距離。作為財(cái)務(wù)面向員工的門戶，它在很大程度上提升了財(cái)務(wù)在企業(yè)中的形象。同時(shí)，經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)作為國內(nèi)領(lǐng)先的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，會(huì)為公司的信息化建設(shè)作出了巨大的貢獻(xiàn)。

2.員工滿意度

經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)的實(shí)施，方便了員工經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，縮短了經(jīng)費(fèi)報(bào)銷周期。這極大地提高了員工的滿意度，也提升了財(cái)務(wù)在員工心目中的地位。

3.財(cái)務(wù)工作透明化

實(shí)施經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)從審核、入賬到付款的整個(gè)流程均透明地展示在員工面前，財(cái)務(wù)對(duì)單據(jù)所做的任何調(diào)整和審核修改均可以實(shí)時(shí)地回饋到員工那里。這種透明的流程和業(yè)務(wù)處理模式，使得員工不再擔(dān)心自己是否可以及時(shí)收到經(jīng)費(fèi)報(bào)銷款，以及反復(fù)琢磨為什么經(jīng)費(fèi)報(bào)銷金額和最后的支付金額存在差異。

4.財(cái)務(wù)信息質(zhì)量成本

傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式存在巨大的信息質(zhì)量成本。由于員工填寫的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單據(jù)中存在大量的管理信息，以及計(jì)算過程中靠手工填寫的數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率很高，這使得后期財(cái)務(wù)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間去核實(shí)數(shù)據(jù)并更正。經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)通過在系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的方式，員工填寫單據(jù)只需要進(jìn)行簡單的選擇，很多計(jì)算會(huì)在系統(tǒng)中自動(dòng)完成。這樣使得出錯(cuò)的幾率大大降低。

5.計(jì)劃控制

由于所有的單據(jù)審批均通過經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。和以前相比，實(shí)現(xiàn)資金計(jì)劃的控制變得格外輕松，在傳統(tǒng)模式下，手工的簽字受到人為因素的影響，同時(shí)又無法及時(shí)獲得資金計(jì)劃余額的數(shù)據(jù)，這使得資金計(jì)劃控制成為一紙空談。

6.財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理

通過經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)所提取的審批時(shí)效、審批單據(jù)量，財(cái)務(wù)部門可以利用這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并應(yīng)用于財(cái)務(wù)內(nèi)部的管理過程。在數(shù)據(jù)分析的支持下，財(cái)務(wù)審批效率不斷提高，并普遍達(dá)到了員工滿意的水平。

（作者單位：中航工業(yè)計(jì)劃財(cái)務(wù)部總部財(cái)務(wù)處）