Z公司改進(jìn)應(yīng)收款項管理的實踐經(jīng)驗

余功偉　李文輝

摘 要：應(yīng)收款項管理是企業(yè)財務(wù)管理工作的重要組成部分。本文通過對Z公司采取應(yīng)收款項管理改進(jìn)措施之前存在的問題、針對問題采取的改進(jìn)措施以及取得的效果進(jìn)行介紹，以期為其他企業(yè)提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收款項；管理；實踐經(jīng)驗

應(yīng)收款項是指企業(yè)在日常經(jīng)營過程中形成的各種債權(quán)，主要包括應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款等，是企業(yè)重要的流動資產(chǎn)。加強應(yīng)收款項管理，可以有效加快資產(chǎn)周轉(zhuǎn)速度、降低資本占用、減少資產(chǎn)損失，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

一、采取改進(jìn)措施前存在的問題

Z公司成立于2006年，是一家從事機械加工行業(yè)的綜合性中型國有控股企業(yè)。在公司成立后的5年里，片面注重收入規(guī)模的增長，不夠重視應(yīng)收款項的核算、管理工作，導(dǎo)致出現(xiàn)以下問題。

1.預(yù)付賬款與應(yīng)付賬款重復(fù)確認(rèn)，導(dǎo)致同一筆款項重復(fù)支付的風(fēng)險。例如，Z公司向A公司采購材料并預(yù)付了貨款10萬元，但后來A公司委托合作伙伴B公司向Z公司供貨并開具了發(fā)票。因業(yè)務(wù)部門未提供供貨方變更的手續(xù)，財務(wù)部門又按照發(fā)票及入庫單確認(rèn)了對B公司應(yīng)付賬款10萬元。從而導(dǎo)致對A公司的預(yù)付賬款10萬元以及對B公司的應(yīng)付賬款10萬元長期掛賬，同時虛增了資產(chǎn)、負(fù)債，而且有可能導(dǎo)致Z公司向B公司重復(fù)支付10萬元貨款的風(fēng)險。

2.與往來單位缺乏溝通，出現(xiàn)部分三角債實際已經(jīng)清理而賬面未清理的現(xiàn)象。例如，Z公司從E公司采購材料10萬元，并確認(rèn)了對E公司的應(yīng)付賬款10萬元。Z公司將該批材料加工后銷售給F公司，并確認(rèn)了對F公司的應(yīng)收賬款15萬元。E公司與F公司是關(guān)聯(lián)方。因E公司擔(dān)心Z公司拖欠貨款，私下與F公司協(xié)商，將F公司應(yīng)付給Z公司貨款中的10萬元直接付給E公司。導(dǎo)致Z公司對E公司的應(yīng)付賬款10萬元以及對F公司的應(yīng)收賬款10萬元長期掛賬，同時虛增了資產(chǎn)、負(fù)債。

3.與客戶對賬不及時，出現(xiàn)與主要客戶之間的往來賬長期對不上的現(xiàn)象。D公司是Z公司的主要客戶，同時也Z公司部分商品、勞務(wù)的供應(yīng)商，業(yè)務(wù)往來頻繁。按照上級主管部門提出的整改要求，2012年Z公司組織財務(wù)人員將與D公司之間的往來賬進(jìn)行了全面核對，找出了差異原因，主要有兩個方面：一是Z公司開出發(fā)票后確認(rèn)了應(yīng)收賬款，但D公司卻說沒有收到該發(fā)票，所以未確認(rèn)對應(yīng)的應(yīng)付賬款；二是部分工程項目的發(fā)票開具金額超出了D公司最終的工程決算金額，D公司在入賬時直接將超出的金額減掉了。

4.預(yù)付賬款與其他應(yīng)收款科目混用，導(dǎo)致該筆款項出現(xiàn)損失的風(fēng)險。一般來說，預(yù)付賬款伴隨購貨業(yè)務(wù)產(chǎn)生的，后續(xù)等收到貨物及發(fā)票時核銷預(yù)付賬款；而其他應(yīng)收款是暫時支付、將來要收回的款項。如果將應(yīng)該確認(rèn)為其他應(yīng)收款的支出確認(rèn)為預(yù)付賬款，可能導(dǎo)致該筆款項無法收回。

5.部分預(yù)付賬款長期掛賬，形成潛虧。在部分采購業(yè)務(wù)中，貨款已經(jīng)預(yù)付，貨物也已經(jīng)收到并用到生產(chǎn)中，但供貨方遲遲不提供發(fā)票，導(dǎo)致預(yù)付賬款長期掛賬。另外因為未采用暫估入庫管理辦法，這些貨物的入庫、出庫手續(xù)也未辦理，導(dǎo)致成本不實，形成了潛虧。

6.應(yīng)收款項余額持續(xù)增大，嚴(yán)重影響資金周轉(zhuǎn)。至2011年末，Z公司流動資產(chǎn)總額16571萬元，而應(yīng)收款項就達(dá)到12805萬元，占流動資產(chǎn)總額的77%，其中應(yīng)收賬款9575萬元、預(yù)付賬款1981萬元、其他應(yīng)收款1249萬元。應(yīng)收款項余額持續(xù)增大，尤其是3年以上應(yīng)收款項不斷增多，資產(chǎn)結(jié)構(gòu)日趨不合理，負(fù)債規(guī)模持續(xù)攀升，資金周轉(zhuǎn)受到嚴(yán)重影響。

二、采取的改進(jìn)措施

2012年以來，針對應(yīng)收款項管理方面存在的問題，公司采取了一系列改進(jìn)措施，提高資金周轉(zhuǎn)速度。

1.在財務(wù)部設(shè)置往來賬管理的專職崗位，負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款等六個往來帳會計科目的核算，并組織、協(xié)調(diào)、配合業(yè)務(wù)部門開展與往來單位的賬目核對以及三類應(yīng)收款項的清理、催收工作。

2.制定公司《往來款項管理制度》，對在往來款項管理過程中財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間的職責(zé)劃分，每類往來款項辦理的程序，以及往來款項形成以后的日常管理辦法進(jìn)行了明確規(guī)定，并由會計憑證復(fù)核崗位不定期對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、考核，最大限度降低往來款項管理中出現(xiàn)差錯的風(fēng)險。

3.完善公司《發(fā)票管理制度》，重點對工程項目的發(fā)票開具進(jìn)度進(jìn)行規(guī)范、控制，從而避免出現(xiàn)多開發(fā)票帶來的多交稅款以及與客戶往來賬對不上的問題。同時，對發(fā)票開出后各個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的簽收手續(xù)進(jìn)行明確，以避免出現(xiàn)發(fā)票流轉(zhuǎn)過程中丟失后無法落實責(zé)任的問題。

4.針對聯(lián)營項目實施過程中涉及到的往來單位多、往來關(guān)系復(fù)雜的情況，往來賬管理會計為每一個聯(lián)營項目建立往來單位、往來關(guān)系臺帳備查，并定期與業(yè)務(wù)部門核對，以避免會計核算過程中出現(xiàn)差錯的風(fēng)險。

5.組織人員對2011年末在帳的應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款進(jìn)行清理、催收，公司領(lǐng)導(dǎo)、主辦人員每個月開一次應(yīng)收款項清理工作專題協(xié)調(diào)會，對清理工作進(jìn)度進(jìn)行檢查，研究清理對策。對部分欠款時間長、惡意賴賬的往來單位（訴訟時效已過），在法律顧問的協(xié)助下，成功地進(jìn)行了債權(quán)重新確認(rèn)，并向法院提起了訴訟，追回應(yīng)收款項170萬元。

6.為了進(jìn)一步推進(jìn)應(yīng)收款項清理工作，充分調(diào)動各部門人員的主動性、積極性，2013年Z公司下發(fā)了《關(guān)于加強往來款項清理工作的通知》，主要明確以下措施：

（1）清理范圍為截至2013年2月28日，賬面存在的應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款。清理工作期間為2013年3月1日至2013年12月25日。

（2）清理工作由業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部共同承擔(dān)，以業(yè)務(wù)部門為主。業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部各確定1～2人為清理工作主管人員。獎懲結(jié)果在業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部之間的分?jǐn)偙壤秊?0%、10%。獎懲結(jié)果在部門負(fù)責(zé)人與主辦人員之間的分?jǐn)偙壤秊?0%、70%。

（3）設(shè)置獎懲比例的原則，以正向激勵為主、負(fù)向激勵為輔，賬齡越長的應(yīng)收款項，完成清理給予的獎勵比例越高，賬齡越短的應(yīng)收款項，未完成清理給予的懲罰比例越高，具體如下：

對賬齡為3年以上的應(yīng)收款項，收回資金的，按收回資金金額的7%予以獎勵，取得可以核銷該筆應(yīng)收款項的合法依據(jù)的，按核銷金額的2%予以獎勵，未能完成清理的，按未清理金額的0.5%予以懲罰。

對賬齡為2～3年的應(yīng)收款項，收回資金的，按收回資金金額的5%予以獎勵，取得可以核銷該筆應(yīng)收款項的合法依據(jù)的，按核銷金額的1.5%予以獎勵，未能完成清理的，按未清理金額的1%予以懲罰。

對賬齡為1～2年的應(yīng)收款項，收回資金的，按收回資金金額的3%予以獎勵，取得可以核銷該筆應(yīng)收款項的合法依據(jù)的，按核銷金額的1%予以獎勵，未能完成清理的，按未清理金額的1.5%予以懲罰。

（4）獎懲兌現(xiàn)，前三個季度，財務(wù)部在每個季度末完成清理結(jié)果統(tǒng)計及獎勵金額計算工作，提交公司經(jīng)理層辦公會審議后兌現(xiàn)。第四季度獎勵金額與年度懲罰金額一并計算，提交公司經(jīng)理層辦公會審議后兌現(xiàn)。

三、改進(jìn)措施取得的效果

通過采取上述措施，應(yīng)收款項管理取得了明顯的成效，主要體現(xiàn)在兩個方面：

1.應(yīng)收款項的管理逐步完善。公司各部門對應(yīng)收款項管理工作的重要性逐步理解并重視，日常工作中主動相互配合，應(yīng)收款項核算的準(zhǔn)確性、規(guī)范性明顯改善，提高了會計信息的質(zhì)量。

2.應(yīng)收款項的余額逐步減少。2012年末，Z公司應(yīng)收款項余額為11877萬元，比2011年末12745萬元降低868萬元。2013年末，Z公司應(yīng)收款項余額為10505萬元，比2012年末11877萬元降低1372萬元。應(yīng)收款項周轉(zhuǎn)率指標(biāo)穩(wěn)步提升，一定程度上緩解了公司的資金壓力。