高校檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化

米 軍

（遼寧中醫(yī)藥大學(xué)，沈陽 110847）

高校檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化

米 軍

（遼寧中醫(yī)藥大學(xué)，沈陽 110847）

隨著現(xiàn)代科技信息的發(fā)展和進(jìn)步，每個(gè)行業(yè)都在信息化的基礎(chǔ)上管理和創(chuàng)新發(fā)展，只有不斷的創(chuàng)新才會(huì)有更好的持續(xù)發(fā)展，只有跟上時(shí)代的步伐才不會(huì)落伍。當(dāng)今是信息時(shí)代，要充分利用信息化，在原有傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上利用好信息化進(jìn)步一步發(fā)展和服務(wù)好社會(huì)是管理工作亟需解決的問題?；诖?，針對(duì)高校檔案管理工作的創(chuàng)新管理及信息化進(jìn)行分析，以便更好地為高校檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)。

高校檔案；檔案管理；創(chuàng)新；信息化

1　研究背景和意義

社會(huì)和經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息時(shí)代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時(shí)代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時(shí)代的步伐。高校檔案管理首先需要?jiǎng)?chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時(shí)代發(fā)展的需求跟上時(shí)代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務(wù)水平和高校檔案綜合服務(wù)水平；其次、高校檔案管理具有社會(huì)性、復(fù)雜性、廣泛性，這些檔案的屬性充分說明了，要不斷加強(qiáng)高校的檔案管理工作，高校檔案在高校的教學(xué)和科研的管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的，高校檔案全面的記錄著高校各項(xiàng)工作的全過程，真實(shí)的體現(xiàn)出高校檔案的歷史面貌。因此檔案管理是高校各個(gè)工作不可缺少的重要崗位，檔案工作可以推動(dòng)知識(shí)創(chuàng)新，也可以為高校師生提供工作和學(xué)習(xí)的方便，便利的為高校師生日常工作。如果把高校比作科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新的“發(fā)源地”，高校檔案管理就是高校領(lǐng)軍的“探索人”因此高校檔案管理工作是在高校當(dāng)中尤為重要的，再此背景和意義下高校檔案管理是要更好的發(fā)展和發(fā)揮其主要職能。

2　當(dāng)代高校檔案管理面臨的主要問題

2.1高校檔案管理缺乏先進(jìn)的管理理念

高校檔案管理工作一直以來沒有受到足夠的重視，對(duì)待檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的管理理念，造成了校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作和檔案管理認(rèn)識(shí)程度上有著很大的不足，檔案的管理好壞對(duì)學(xué)校的發(fā)展起不到作用。相對(duì)來說，高校檔案管理理念比較落后的。

2.2高校檔案管理工作制度不完善

有的檔案管理部門形同虛設(shè)。沒有完善的工作制度和詳細(xì)的工作準(zhǔn)則來完成檔案管理工作，這樣給檔案管理和高校檔案服務(wù)工作會(huì)造成混亂的現(xiàn)象，難以為高校的師生做好檔案的服務(wù)工作。

2.3高校檔案管理比較復(fù)雜

高校檔案管理工作不僅是收集、整理、編研檔案，而且需要把檔案當(dāng)作一個(gè)學(xué)科及一項(xiàng)科研來嚴(yán)格認(rèn)真的對(duì)待，高校檔案的編研；查詢及利用和保存等工作引向事實(shí)服務(wù)及學(xué)術(shù)領(lǐng)域，與時(shí)俱進(jìn)、追求卓越，面向國際檔案事業(yè)發(fā)展的前沿，要求高校檔案管理的發(fā)展方向多元化。檔案管理工作比較被動(dòng)保守，在學(xué)?？傮w范圍內(nèi)比較邊緣化，檔案管理利用率不高，服務(wù)程度沒有發(fā)揮到最大限度，突破檔案管理復(fù)雜性是高校檔案管理的重要工作，有利于更好的為高校師生做好服務(wù)工作。

3　高校檔案管理創(chuàng)新和信息化建設(shè)

3.1高校檔案管理創(chuàng)新的主要途徑

3.1.1轉(zhuǎn)變高校檔案管理理念，建立現(xiàn)代化管理觀念

現(xiàn)代化的高校檔案管理是時(shí)代發(fā)展的需求，根據(jù)時(shí)代發(fā)展對(duì)傳統(tǒng)管理理念做出相應(yīng)的改變。在傳統(tǒng)的高校檔案管理理念上管理人員的思想相對(duì)落伍，促使了高校檔案管理存在相對(duì)的滯后，明顯的表現(xiàn)出無法適應(yīng)現(xiàn)代高校檔案管理的需求，不能滿足高校的發(fā)展服務(wù)。根據(jù)實(shí)際情況要轉(zhuǎn)變高校檔案管理人員的思維模式，在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上加大創(chuàng)新理念，促使檔案的管理價(jià)值最大化，并確立高校檔案管理中的重要位置。更好的為高校師生做檔案工作服務(wù)。

3.1.2亟需堅(jiān)強(qiáng)完善高校檔案管理制度

制度是一項(xiàng)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，有了管理制度就在管理過程中有了詳細(xì)的管理規(guī)則，按照規(guī)則進(jìn)行管理檔案，能夠保障檔案的規(guī)范性，促使檔案有序性，能夠更好的為高校師生提供更好的檔案管理的服務(wù)工作，有效的管理制度能夠提高高校檔案管理效率，可以迅速的收集、保持和輸出信息；也具有較高的精準(zhǔn)度?，F(xiàn)在檔案的容量越來越多必須要有一套完整的檔案管理制度。由此，建立完善的管理制度是很必要的。

3.1.3檔案管理開放化走向社會(huì)

當(dāng)代社會(huì)高校檔案管理部門已經(jīng)不能單一的檔案管理及保存服務(wù)，開放化面向社會(huì)促進(jìn)檔案服務(wù)最大化滿足市場(chǎng)。高校檔案管理部門具有檔案資源的優(yōu)勢(shì)，一方面是科研成果；另一方面，對(duì)學(xué)校的發(fā)展有重要意義，還有就是對(duì)于社會(huì)發(fā)展也有重大意義。要不斷發(fā)展檔案資源開發(fā)，開發(fā)檔案資源要遵守國家檔案相關(guān)的法律法規(guī)，充分體現(xiàn)檔案管理的社會(huì)效益；同時(shí)，能夠給學(xué)校帶來最大的利益。

3.1.4創(chuàng)新管理發(fā)展是發(fā)展的原動(dòng)力

高校檔案管理也不例外，要樹立創(chuàng)意的有益于檔案管理服務(wù)的發(fā)展模式，檔案管理本身就少一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，必須培養(yǎng)創(chuàng)新思維和主動(dòng)解決問題和思考問題的能力，“打鐵還需自身硬”的道理要從根本上解決創(chuàng)新發(fā)展思維問題，主要就是以“人”為中心，發(fā)展創(chuàng)新，爭(zhēng)強(qiáng)自身能力，根據(jù)傳統(tǒng)思考方式的基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，開放思想，吸取先進(jìn)的管理模式和當(dāng)代社會(huì)的管理機(jī)制等綜合發(fā)展為高校師生做好服務(wù)。具體來講要從檔案管理的實(shí)質(zhì)來創(chuàng)新發(fā)展，主要表現(xiàn)在高校檔案的收集；編輯研究；教學(xué)檔案的服務(wù)信息；檔案的基礎(chǔ)屬性服務(wù)及現(xiàn)代化信息服務(wù)。

3.2高校檔案管理工作信息化的策略發(fā)展

3.2.1社會(huì)不斷進(jìn)步和科技不斷的發(fā)展信息化是當(dāng)今社會(huì)的主流

高校檔案管理結(jié)合傳統(tǒng)的管理和制度在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上更要運(yùn)用好現(xiàn)代科技信息化來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，更好更便捷的為高校師生服務(wù)。檔案信息化管理能夠使檔案管理事半功倍的效果，提高工作效率及服務(wù)效率，還能夠方便完善檔案信息，提高了檔案的利用率充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

3.2.2高校檔案管理人員的信息化技能和現(xiàn)代管理培訓(xùn)

高校檔案管理不斷發(fā)展和創(chuàng)新，管理制度也在不斷的完善，創(chuàng)新和信息化的要求對(duì)檔案管理工作人員的技能和素質(zhì)越來越高，要求檔案管理工作人員進(jìn)行服務(wù)上和現(xiàn)代科技信息化操作上及現(xiàn)代管理技術(shù)上都要有嚴(yán)格的培訓(xùn)，這樣才能夠跟上時(shí)代的步伐。

3.2.3主要培訓(xùn)管理人員的思考方式

首先，打破傳統(tǒng)的思考體系，建立當(dāng)代信息化的操作思路和創(chuàng)新思維；其次，培養(yǎng)當(dāng)代信息化的專業(yè)操作技能，定期注重專業(yè)技能考核或者專業(yè)技能操作比賽，或者不定期的培訓(xùn)專業(yè)技能和專題講座，主要目的是提高專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能更好的為高校師生做好檔案服務(wù)工作；最后，有效的推動(dòng)現(xiàn)代化管理和信息化操作。讓高校檔案管理人員具備超強(qiáng)的綜合素質(zhì)和強(qiáng)硬的現(xiàn)代化技術(shù)。

4　結(jié)　語

高校檔案管理工作是高校發(fā)展的舉足輕重的部門，發(fā)展運(yùn)用好檔案管理，有利于高校更好的發(fā)展，檔案管理服務(wù)好師生是檔案本身的基本屬性，高校的發(fā)和高校的檔案管理是相輔相成的，不論是檔案管理的制度和創(chuàng)新以及信息化都是為檔案管理做鋪墊更好的高校師生服務(wù)。因此，高校檔案管理要實(shí)施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的思想理念，要跟上時(shí)代的步伐要不斷創(chuàng)新和發(fā)展。更好的完善發(fā)展高校檔案管理和服務(wù)質(zhì)量。

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G647.24；G271

A

1673-0194（2015）02-0177-02

2014-12-18