高職院校檔案數(shù)字化管理

張秋哲

（廊坊衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院，河北 廊坊 065001）

高職院校檔案數(shù)字化管理

張秋哲

（廊坊衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院，河北 廊坊 065001）

作為數(shù)字信息化工程的引領(lǐng)者，高職院校有必要在推進檔案信息化建設(shè)時，強化檔案信息資源的整合力度，加強數(shù)字化管理力度，并積極探索檔案資源的共享途徑，以提升對高職院校信息資源的整體利用水平。高職院校檔案信息數(shù)字化的建設(shè)需要循序漸進，在清楚認識每一個環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和建設(shè)好高職院校檔案信息數(shù)字化之路，為今后更高的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

高職院校；檔案；數(shù)字化；管理

1　高職院校實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1.1高職院校的檔案管理部門缺乏共享與合作意識

目前，很多高職院校的檔案管理部門對于檔案管理的認知停留在完成本部門的檔案管理任務(wù)上，缺乏與兄弟院校檔案部門展開深入?yún)f(xié)同與共享合作的意識，影響高職院校之間的信息互交。同時，由于檔案管理部門長期在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生較強的依賴性，由此導(dǎo)致其對檔案管理模式的變革產(chǎn)生抵觸情緒。

1.2高職院校檔案數(shù)字化工作中制度建設(shè)方面不夠完善

目前，很多高職院校的檔案數(shù)字化管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，各個部門之間缺乏溝通，高職院校針對具體的檔案管理事務(wù)都需要獨立制定檔案管理辦法和整理細則，造成高職院校檔案的同類管理辦法的重復(fù)制定。

1.3系統(tǒng)不兼容

辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，辦公室與檔案室在管理軟件的銜接不到位，對電子文件的歸檔工作造成很大困擾。

1.4Office軟件升級

Office軟件升級后，由于高職院校科室電腦里安裝的Office版本不統(tǒng)一會出現(xiàn)歸檔時由于版本不兼容造成電子文件打不開的問題。

1.5大多數(shù)高職院校還處于電子文件與紙質(zhì)文件同時保存的狀態(tài)

這是指同時保存具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件，同時將文件在各個部門的辦公化自動化網(wǎng)絡(luò)中傳遞，這種過程提高了工作效率，但是紙質(zhì)文檔保存的過程需要在文件辦理完成以后進行，造成不必要的浪費，更主要的問題是，電子文件的應(yīng)用受到影響，信息的數(shù)字化建設(shè)進程得不到很好的發(fā)展。

1.6電子文件的不安全因素，影響了保存期限

電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等特點的同時會帶來一些不安全因素，如不能直接讀取、信息與載體相分離，數(shù)據(jù)丟失、感染病毒、對軟硬件設(shè)備條件依賴等。這些都給電子文件的安全存儲和長期保存帶來威脅。

2　高職院校實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的方法策略

2.1高職院校檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)是要做好歸檔收集工作

電子文件的歸檔意識不強和電子文件收集歸檔制度尚不完善造成了在高職院校檔案工作中經(jīng)常出現(xiàn)一些收集不到或丟失文件的現(xiàn)象。在完成收集工作時必須將以下問題解決：第一，要建立相應(yīng)的電子文件的收集制度；第二，對于電子文件內(nèi)容、原始性、保存、識讀有關(guān)的技術(shù)狀況的鑒定工作應(yīng)當(dāng)充分重視，為了協(xié)調(diào)好利用與建庫成本的關(guān)系，應(yīng)當(dāng)將不應(yīng)歸檔的電子文件剔除在外，將重要文件打上歸檔標(biāo)記；第三，對于歸檔前與歸檔后的著錄工作也應(yīng)當(dāng)重視起來。最后，注意加密工作，特別是要防止泄露、篡改和破壞。

2.2選擇符合高職院校特點的檔案管理軟件是數(shù)字化管理的關(guān)鍵

電子文件，是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。大量的電子文件產(chǎn)生以后，首先需要解決的問題是軟件平臺。目前，檔案管理比較混亂，很多軟件的功能單一，跟不上高職院校的發(fā)展需要。針對檔案管理軟件種類繁雜的實際，檔案工作上水平，高職院校應(yīng)選擇以檔案原文掃描為基礎(chǔ)的媒體管理軟件。

2.3建立高水平高素質(zhì)的專職檔案隊伍，增強檔案管理的制度建設(shè)

人在檔案信息數(shù)字化的過程中是重要的，要做好檔案數(shù)字化建設(shè)就必須要提高檔案工作人員素質(zhì)以及培養(yǎng)電子環(huán)境下工作意識。要充分了解電子計算機技術(shù)，熟練掌握檔案學(xué)理論、原則和經(jīng)過改革的檔案管理方法和技術(shù)，只有這樣才能在技術(shù)上對檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供足夠的支撐。檔案工作人員要具有高度的責(zé)任感和保密意識，具備較強的政治覺悟和良好的職業(yè)道德。高職院校檔案部門應(yīng)當(dāng)加強對在職人員的培訓(xùn)的工作，及時引進雙重知識結(jié)構(gòu)復(fù)合型人才。第一，進行檔案數(shù)字化培訓(xùn)和專業(yè)的定期考核。應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同崗位有針對性的進行培訓(xùn)以適應(yīng)工作需求，在進行系統(tǒng)的數(shù)字化管理培訓(xùn)的過程中更新管理人員的技術(shù)知識和提高整體專業(yè)素質(zhì)。第二，使人員配置機制更加靈活。采用競爭上崗的方式，對外引進優(yōu)良人才，使管理人員實現(xiàn)良好的流動。第三，建設(shè)專職數(shù)字化管理隊伍。作為現(xiàn)代化辦公之上的一種知識密集型工作，檔案管理工作既要高職院校檔案管理人員具有很強的分析能力和相應(yīng)專業(yè)知識，還要管理人員具有較高的素質(zhì)和技能來保證使用者能夠提供大量數(shù)據(jù)檔案信息，在這個過程中將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)型為數(shù)字化管理，在IT行業(yè)和信息時代迅速發(fā)展的過程中。高職院校檔案的數(shù)字化管理將成為檔案管理的重中之重；同時，要注重加強高職院校的檔案管理制度建設(shè)，促進高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)進程。

3　結(jié)　語

高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)今信息社會對檔案管理工作的必然要求，也是高職院校檔案工作發(fā)展的必然趨勢。但高職院校檔案信息數(shù)字化的建設(shè)需要循序漸進，只有清楚的認識了每一個環(huán)節(jié)，才能對高職院校檔案信息數(shù)字化進行有效地規(guī)劃和建設(shè)，為今后更高的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.128

G270.7

A

1673-0194（2015）02-0174-01

2014-12-26