文書(shū)整理歸檔的現(xiàn)實(shí)意義

田 真

（河南省南陽(yáng)市環(huán)境衛(wèi)生管理處，河南 南陽(yáng) 473000）

文書(shū)整理歸檔的現(xiàn)實(shí)意義

田 真

（河南省南陽(yáng)市環(huán)境衛(wèi)生管理處，河南 南陽(yáng) 473000）

隨著科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展，文書(shū)整理歸檔實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。對(duì)電子文件的電子檔案管理，將檔案管理工作落到實(shí)處，拓展了檔案管理工作的內(nèi)容。電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔管理都是要實(shí)現(xiàn)由文件到檔案的質(zhì)變。辦公自動(dòng)化依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，改變傳統(tǒng)的文書(shū)整理歸檔的手段和方式，為文書(shū)整理歸檔帶來(lái)許多現(xiàn)實(shí)的意義。本文介紹了文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn)，文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化存在的不足以及在文書(shū)整理歸檔中常遇到的問(wèn)題的解決辦法。

文書(shū)整理歸檔；優(yōu)點(diǎn)；不足；思考

在教科書(shū)以及檔案學(xué)詞典里都對(duì)檔案的專業(yè)術(shù)語(yǔ)“歸檔”作了確切的詳細(xì)的定義，文書(shū)整理歸檔將社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程整理成檔案，客觀地向我們展示研究開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策、問(wèn)題處理等各個(gè)方面的成果。文件歸檔整理是文件運(yùn)轉(zhuǎn)處理流程中使文件順利轉(zhuǎn)化成檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，具體由文書(shū)人員來(lái)完成。但是，這項(xiàng)工作卻與檔案工作有著密不可分、千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，它是檔案工作的基礎(chǔ)。文書(shū)整理歸檔的自動(dòng)化順應(yīng)了時(shí)代的要求，提高了文書(shū)檔案管理工作的效率和水平，滿足了文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化要求，揭開(kāi)了文書(shū)檔案管理工作的新篇章。

1　文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn)

1.1文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性

傳統(tǒng)的文件傳遞方式是郵政傳送，在這種傳遞方式下，文件在傳送的過(guò)程中丟失的現(xiàn)象普遍存在，文件的傳遞時(shí)間也受到很大的制約，致使對(duì)文件的歸檔與檢索存在很大的不便。網(wǎng)路計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書(shū)整理歸檔中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了文件傳送方式向網(wǎng)絡(luò)傳遞的轉(zhuǎn)變，極大地提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。

1.2電子文件比紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性強(qiáng)

由于紙質(zhì)檔案的紙張極易在氧化劑、酶、酸、高濕、高溫等的作用下發(fā)生氧化和水解，因此，在檔案管理工作中發(fā)生損失的可能性非常大。隨著電子信息技術(shù)不斷進(jìn)步，閃存U盤(pán)、DVD光碟、VCD光碟以及移動(dòng)硬盤(pán)等電子載體廣泛應(yīng)用于文書(shū)整理歸檔中，這些方便了文件的閱讀、存取和傳遞。電子文件受環(huán)境的影響較小，儲(chǔ)存的時(shí)間也較長(zhǎng)，所以電子文件具有和極強(qiáng)的穩(wěn)定性

1.3文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享

在傳統(tǒng)的文書(shū)整理歸檔的方式下，檔案信息無(wú)法在各個(gè)企事業(yè)單位之間實(shí)現(xiàn)共享，檔案信息的使用僅限于單位內(nèi)部，使得資源以及資金造成一定程度上的浪費(fèi)。檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了檔案管理由目錄（檔案外部特征）管理、單途徑管理、案卷級(jí)管理依次轉(zhuǎn)變?yōu)槟夸浐蛢?nèi)容（內(nèi)外部特征）管理、體系管理、文件級(jí)管理；同時(shí)，檔案信息也可以離開(kāi)載體單獨(dú)使用，方便了各個(gè)信息系統(tǒng)之間的共聯(lián)，提高了文書(shū)整理歸檔工作的效率以及質(zhì)量，促進(jìn)了各個(gè)企事業(yè)單位檔案信息的更新和交流。

1.4文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化提高了歸檔的效率

電子信息技術(shù)在文書(shū)整理歸檔中的運(yùn)用，減縮了以往人工歸檔的大量的工作步驟，方便了文書(shū)資料的收集和儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)和查閱，提高了文書(shū)整理歸檔的效率。

2　文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化存在的不足

2.1文書(shū)整理歸檔人員的整體素質(zhì)較低

文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化所需要的人才，不僅要求歸檔人員具有檔案管理的技術(shù)理論以及電子信息和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，而且要求歸檔人員要有先進(jìn)的技術(shù)水平與豐富的知識(shí)底蘊(yùn)。

2.2電子檔案的保密性較低

電子文件沒(méi)有固定的存在形式，易于改動(dòng)與偽造，由于電子檔案即使經(jīng)過(guò)了改動(dòng)，可以不留下任何易被發(fā)現(xiàn)的痕跡。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)給文件的整理歸檔帶了的便利，但一些不法分子利用盜密技術(shù)偷取篡改存放在網(wǎng)上的電子檔案，這降低了就電子檔案的保密程度。

3　文書(shū)整理歸檔中常遇問(wèn)題的解決辦法

3.1建立電子文件管理體系

檔案工作人員要掌握一定的電子文件處理技術(shù)，透徹了解現(xiàn)行的文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化的工作流程，及時(shí)指導(dǎo)電子文件的接受處置、儲(chǔ)存提取工作，確保電子文件的原始性。對(duì)于已經(jīng)歸檔的電子文件，要利用現(xiàn)代化的技術(shù)將其轉(zhuǎn)變成只可讀文件，這樣就可以保證電子文件的原始性，提高電子文件的穩(wěn)定性。另外，對(duì)于保存時(shí)間較久的電子文件，要按時(shí)進(jìn)行復(fù)制，避免檔案信息損失。

3.2實(shí)現(xiàn)文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化的內(nèi)外網(wǎng)的隔離

利用路由器和防火墻等物理隔離的方式將自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)隔離，確保網(wǎng)絡(luò)的安全性。采用路由器，屏蔽掉所有的IP服務(wù)和地址，只放行部分地址進(jìn)入文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)；使用防火墻所具有的認(rèn)證機(jī)制，濾出進(jìn)出文書(shū)整理歸檔網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)，封堵被禁止的事項(xiàng)，及時(shí)檢測(cè)和告知潛在的網(wǎng)絡(luò)攻擊情況。這些物理隔離確保了文書(shū)整理歸檔自動(dòng)化的安全性和穩(wěn)定性。

3.3提升文書(shū)整理歸檔工作人員的整體素質(zhì)

企事業(yè)單位要投入大量資金引進(jìn)現(xiàn)代化的文書(shū)整理歸檔的設(shè)備，提供給文書(shū)整理歸檔人員一定的硬件環(huán)境，增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)技能；企事業(yè)單位要注重提高文書(shū)整理歸檔人員的素質(zhì)，把文書(shū)管理歸檔的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)納入工作人員業(yè)務(wù)考核的部分，定時(shí)為他們提供歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們更新歸檔的知識(shí)和技能，建立“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的人員管理模式；文書(shū)整理歸檔的相關(guān)部門和單位之間要加強(qiáng)溝通和交流，學(xué)習(xí)借鑒其他部門和單位在文書(shū)整理歸檔工作中先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，拓寬交流范圍和交流信息源。

隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，在管理工作中新理念和新技術(shù)被推廣和普及，文書(shū)檔案作為檔案的重要組成部分，它的管理模式和管理方法也在發(fā)生變化。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，我們應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書(shū)整理歸檔的模式和方法，建立現(xiàn)代化的文書(shū)整理歸檔模式，提高文書(shū)整理歸檔的工作效率，促進(jìn)文書(shū)整理歸檔管理的科學(xué)性。

主要參考文獻(xiàn)

［1］張春紅.淺談如何做好文件歸檔整理工作［J］.黑龍江檔案，2013（3）.

［2］彭茜.淺析電子文件歸檔整理的必要性［J］.中國(guó)科技信息，2005（7）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.126

G272

A

1673-0194（2015）02-0172-01

2014-12-23