辦公自動化理論在見習(xí)中的應(yīng)用問題
——以廣東石油化工學(xué)院文秘見習(xí)生為例

張海鷹 涂宇苗 梁 沛

（廣東石油化工學(xué)院）

辦公自動化理論在見習(xí)中的應(yīng)用問題
——以廣東石油化工學(xué)院文秘見習(xí)生為例

張海鷹 涂宇苗 梁 沛

（廣東石油化工學(xué)院）

大學(xué)生見習(xí)是教學(xué)實踐的重要一環(huán)，文章以廣東石油化工學(xué)院文秘見習(xí)生為例，探究了辦公自動化理論在見習(xí)中的應(yīng)用問題，并以此找出解決方案，對高校人才培養(yǎng)和大學(xué)生就業(yè)將會奠定一定的理論及實踐基礎(chǔ)。

辦公自動化 見習(xí) 問題 對策

大學(xué)生見習(xí)是教學(xué)實踐的重要一環(huán)，一是檢測學(xué)生課堂理論學(xué)習(xí)的效果，二是促進教師結(jié)合實際，調(diào)整教學(xué)策略，改進教學(xué)手段，提高學(xué)生自主學(xué)習(xí)的能力，進一步促進大學(xué)生與社會接軌。今年廣東石油化工學(xué)院文秘生見習(xí)雖然時間僅一周，但將我們在學(xué)校已學(xué)到的辦公自動化理論知識在企業(yè)得到了一定的鞏固和拓展，并找出課堂學(xué)習(xí)實踐與企業(yè)實戰(zhàn)的差距，對今后的學(xué)習(xí)以及將來的就業(yè)打下了堅實的基礎(chǔ)。本次見習(xí)同學(xué)被分為了兩組，一組與企業(yè)人員一起做項目，一組進入辦公室學(xué)習(xí)，在整個見習(xí)中，兩組同學(xué)都有深刻的體驗和收獲。

在這次見習(xí)中，其中一組見習(xí)生在人力資源主管的帶領(lǐng)下了解了國營企業(yè)的文化，參與了企業(yè)工作人員對其優(yōu)秀員工的宣傳及推廣工作。通過實地采訪、負(fù)責(zé)制定拍攝視頻計劃、制作PPT等一系列工作，鞏固了在學(xué)校實訓(xùn)時所操練過的一系列媒體軟件和辦公自動化軟件。例如用微信推廣——制作易企秀、用視頻推廣——會聲會影剪輯、用文稿推廣——采訪稿的實例撰寫等。雖然宣傳推廣與企業(yè)的要求有一定的差距，但我們同學(xué)學(xué)習(xí)能力強，在大家共同的努力中，體現(xiàn)出了團結(jié)合作能力，超高的辦事效率和精益求精的辦事理念，彰顯了大學(xué)生的朝氣蓬勃，給該企業(yè)帶來新鮮活力的同時，我們同學(xué)的綜合素質(zhì)也得以提高。

紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行，除了鞏固學(xué)校的一些實訓(xùn)操練外，作為一位文秘學(xué)生，更應(yīng)當(dāng)學(xué)會如何在辦公室進行有效的工作和溝通。一組見習(xí)生被分配到了經(jīng)理辦公室、安全部、非油品部等部門，深入了解到見習(xí)企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的管理和工作。常規(guī)的工作一般概括為：工作流、協(xié)同工作、知識管理、公文處理、行政辦公等。具體來講工作流是指進行流程的配置工具和自動運行的工作流引擎，；協(xié)同工作是以工作流引擎為基礎(chǔ)，為企業(yè)各部門員工提供了強有力的溝通手段；知識管理則是對企業(yè)內(nèi)部的文檔進行有序管理，提供強有力的檢索功能和權(quán)限控制；公文處理是公文處理是辦公自動化中非常重要的組成部分，對收發(fā)文進行管理、文件修改、審批，流程查看等；行政辦公是在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中包括的企業(yè)日常行政辦公的常用流程，如信息發(fā)布、會議管理、工作計劃、會議室預(yù)定、出差申請、辦公用品管理、財務(wù)報銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率的工作。雖然見習(xí)時間少，沒有將全部的辦公自動化管理進行一個熟練的運用，但對我們辦公管理的整體素質(zhì)有一個提高。

見習(xí)生通過細(xì)心觀察和實踐，對比課堂及實訓(xùn)所學(xué)還是有一定的差距。

第一是學(xué)生氣息太強，不能更好的以企業(yè)的角度來對人物進行一個很好的宣傳和推廣。其集中表現(xiàn)在宣傳視角單一、不能靈活運用所學(xué)知識、沒有做到通過細(xì)節(jié)展現(xiàn)人物精神、對企業(yè)文化了解不深入，對于視頻的剪輯不夠完善，圖片處理不夠?qū)I(yè)、拍攝的角度不夠得當(dāng)、后期視頻的剪輯和情感的表達不到到位等問題，但綜合來看，學(xué)會發(fā)現(xiàn)問題對于見習(xí)生來講也是一個提高。

第二是對辦公自動化不能進行深入的了解并熟練的掌握辦公自動化軟件。 只是簡單把辦公自動化理解為辦公過程中的先進技術(shù)和設(shè)備的使用。而實際上通過實現(xiàn)辦公自動化來提高的是管理機構(gòu)的決策效果，即便是中層職能管理部門的管理信息系統(tǒng)， 其目的也是如此。管理的全過程是從最底層的業(yè)務(wù)流程中搜集、處理、匯總過程，最后用于決策。并非是單一的設(shè)備操作，作為一名文秘學(xué)生更應(yīng)當(dāng)有一定的洞察力以及整體的決策力。

第三是辦公自動化設(shè)備與系統(tǒng)維護意識不強。為了保障辦公自動化系統(tǒng)的成功實施，在見習(xí)實踐中不能做到定期巡查辦公自動化系統(tǒng)運行情況以及臨時故障的處理。當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生故障時，本應(yīng)及時排除故障，盡快恢復(fù)系統(tǒng)的正常運行，并做好系統(tǒng)維護日志；掌握系統(tǒng)的所有功能，能及時回答使用者的提問；認(rèn)真聽取各部門流轉(zhuǎn)人員的意見，優(yōu)化辦公流程，使辦公系統(tǒng)模塊功能更貼近企業(yè)的實際情況及時界定辦公角色。辦公自動環(huán)境并非只是單一的使用設(shè)備，更應(yīng)當(dāng)懂得設(shè)備的維護和簡單的應(yīng)急處理。

基于見習(xí)凸顯出來的一系列差距和問題，解決方案如下：

對高校，要重視培養(yǎng)學(xué)生與社會接軌的能力，要以就業(yè)為導(dǎo)向，以社會需求為核心進行教學(xué)方案的制定和人才的培養(yǎng)。具體來講是以針對本科學(xué)生的學(xué)習(xí)特點進行辦公自動化課程設(shè)計，創(chuàng)新教學(xué)方法。要做到有效發(fā)揮學(xué)校、教師的主導(dǎo)作用，緊抓本科學(xué)生的學(xué)習(xí)特點， 避免單一的教學(xué)方法，采用多元化的、創(chuàng)新性的教學(xué)方法，如建立互動小組、采用任務(wù)驅(qū)動等方法，充分調(diào)動學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性，提高學(xué)習(xí)效率，引導(dǎo)學(xué)生有效地將理論知識轉(zhuǎn)化為應(yīng)用技能；二是強化教學(xué)互動，開展實踐教學(xué)。教師和學(xué)生雙方都要充分發(fā)揮主觀能動性，加強師生之間的討論、交流和相互促進，從而加深學(xué)生對課程內(nèi)容理解，提高學(xué)生操作能力。三是采用基礎(chǔ)操作案例和綜合場景案例教學(xué)方法。前者用于知識點講授與實踐，后者用于綜合應(yīng)用實踐。辦公場景操作是辦公自動化課程內(nèi)容的綜合應(yīng)用，所以辦公場景的案例教學(xué)應(yīng)貫穿于整個課程之中。在案例教學(xué)中，教師不僅要講解案例內(nèi)容和對應(yīng)操作方法，也應(yīng)著重講解為什么要使用這些操作方法，在哪些辦公場景中需要應(yīng)用，以提高學(xué)生的應(yīng)用能力。如在案例中，講解Word中制作紅頭文件和商務(wù)公文等操作。只有在正確的引導(dǎo)與互動及專業(yè)配套老師的講解，才能讓學(xué)生更好地理解所學(xué)知識并加以廣泛的運用。

對學(xué)生，第一要在教師的指導(dǎo)下，努力學(xué)習(xí)和鞏固所學(xué)知識并能加以運用和熟練掌握，充分發(fā)揮大學(xué)生自主學(xué)習(xí)探究的精神，對課堂老師所講知識進行拓展和實操，精專的掌握一些重要的辦公軟件，例如會聲會影、易企秀、PS、單反等相關(guān)網(wǎng)絡(luò)工具的運用。其次是及時發(fā)現(xiàn)問題進行改進和提高，只有這樣才能更好的發(fā)揮學(xué)生自主學(xué)習(xí)的能力。第二文秘意識的培養(yǎng)和提高，在智慧型辦公環(huán)境中，除了對辦公軟件的掌握和運用以外，更應(yīng)帶學(xué)會決策和分析問題的能力。作為文秘人員，要有一定的敏銳度和洞察力，決非簡單的辦公設(shè)備的使用，只有進一步提高文秘意識，才能在未來更先進的現(xiàn)代化辦公環(huán)境中得以發(fā)展和提高。三是多進行實戰(zhàn)演練，比如深入企業(yè)進行實習(xí)、接手相關(guān)辦公自動化項目等方式來進一步鞏固和提高所學(xué)知識，并能夠與社會接軌，逐步培養(yǎng)自己適應(yīng)市場的需求。只有三者結(jié)合起來，才能更好的達到見習(xí)的目的，并為將來就誠然，學(xué)生的實踐最終目標(biāo)還得適應(yīng)就業(yè)需求，總體來講一是更新觀念，強化意識。必須充分認(rèn)識辦公自動化建設(shè)的價值、作用和意義，企事業(yè)單位辦公自動化建設(shè)的好壞是衡量一個單位現(xiàn)代管理水平高低的重要標(biāo)尺之一，從坐、等、靠、要及觀望、求穩(wěn)怕亂、安于現(xiàn)狀的陳舊觀念中解脫出來，消除重硬件、輕軟件，重理論、輕應(yīng)用，重技術(shù)、輕管理等認(rèn)識上的誤區(qū)，強化辦公自動化意識和觀念。從辦公自動化學(xué)習(xí)到企業(yè)進行見習(xí)實戰(zhàn)操練，增強改變傳統(tǒng)辦公手段的信心，同時，學(xué)會在技術(shù)上要采取多方面的措施，確保辦公自動化系統(tǒng)安全可靠。二是聯(lián)系理論，加強實踐。學(xué)校是一個練兵的大舞臺，有很多活動可以讓文秘專業(yè)的學(xué)生承擔(dān)策劃“組織”服務(wù)工作。在承辦活動的過程中，學(xué)生不僅把自己平時在課堂上學(xué)到的知識技能充分展示出來，同時，因為活動進行的過程中隨時都可能會遇到一些突發(fā)事件，這對學(xué)生的心理素質(zhì)和應(yīng)變能力就是一種考驗和鍛煉。三是加強學(xué)習(xí)，提升技能。辦公自動化如同計算機、網(wǎng)絡(luò)一樣，本身只是一種技術(shù)、一種工具，主要是應(yīng)用，離開了應(yīng)用，辦公自動化就毫無價值，所以應(yīng)該熟練使用辦公設(shè)備，靈活地應(yīng)對事務(wù)的變化，加強協(xié)同性。可推行辦公自動化系統(tǒng)的初期，遵循邊建邊用邊受益，逐步完善的原則，最終能夠運用一個完整的、合理的、有效的辦公自動化系統(tǒng)。師生都應(yīng)轉(zhuǎn)變思維方式，切實以應(yīng)用型人才需求為培養(yǎng)目標(biāo)，改進實踐環(huán)節(jié)，適應(yīng)社會需要。

業(yè)打下一個堅實的基礎(chǔ)。

可見，熟練使用辦公設(shè)備、推廣和實施是辦公自動化應(yīng)用的一種趨勢，也是企業(yè)人才必備的技能，師生都應(yīng)轉(zhuǎn)變思維方式，切實以應(yīng)用型人才需求為培養(yǎng)目標(biāo)，改進實踐環(huán)節(jié)，適應(yīng)社會需要。

張海鷹 涂宇苗∶廣東石油化工學(xué)院中文系學(xué)生

通訊地址：廣東省茂名市官渡二路139號廣東石油化工學(xué)院中文系梁沛 郵政編碼：525000

梁沛 廣東石油化工學(xué)院