對提高高職院校檔案管理人員素質(zhì)的幾點思考

李電元　田雪

（哈爾濱電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院黑龍江哈爾濱150040）

對提高高職院校檔案管理人員素質(zhì)的幾點思考

李電元田雪

（哈爾濱電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院黑龍江哈爾濱150040）

高職院校近些發(fā)展非常迅速，更多的學(xué)生和家長將目光投向了高職教育，因此高職院校招生數(shù)量不斷增加，教學(xué)活動內(nèi)容也更加復(fù)雜，這樣一來更多的資料和檔案涌現(xiàn)出來，檔案管理工作者的任務(wù)更重，工作難度更大，為了可以順應(yīng)新的發(fā)展形勢與需求，檔案管理人員素質(zhì)必須要全面提升。

高職院校檔案管理人員素質(zhì)

在高職院校發(fā)展過程中，檔案管理是不可缺少的重要部分，而檔案管理工作是否能夠順利開展，并達到預(yù)期的管理目標與管理人員本身有著直接聯(lián)系。因此學(xué)校應(yīng)該積極采取培訓(xùn)、考核以及激勵等措施，鼓勵管理人員自我學(xué)習(xí)、定期開展培訓(xùn)活動，全面提升校內(nèi)檔案管理人才隊伍的綜合素質(zhì)。

一、高職院校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀分析

1.缺少專業(yè)人才。從目前高職院校檔案管理人才隊伍的整體情況來看，很多學(xué)校缺乏專業(yè)化的管理者，大部分的管理人員都是從其他崗位轉(zhuǎn)崗過來，或者是臨時招聘的，這些管理人員沒有進行過系統(tǒng)的訓(xùn)練，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，在平時的工作中對于檔案管理內(nèi)容和要求分不清楚，弄不明白。尤其是在計算機技術(shù)與外語方面，這些管理人員所表現(xiàn)出來的問題更多，在這種情況下，可想而知檔案管理工作質(zhì)量如何，無法推廣現(xiàn)代化的管理技術(shù)與設(shè)備，無法實現(xiàn)規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理標準，這些都極大的阻礙了檔案工作的發(fā)展。

2.法律意識薄弱。檔案管理必須要嚴格遵循國家的相關(guān)政策和法律，高職院校也是如此，在檔案管理過程中，檔案管理人員本身的法律意識不夠，很難保障管理工作的合法性與合理性。但是目前一部分的高職院校中，檔案管理者在思想覺悟、鑒別檔案、職業(yè)道德方面依舊稍顯薄弱，有些檔案管理者法制觀念很差，對于依法歸檔、依法辦事的認識淺顯，沒有將依法工作落實到位，從而制約了高職院校檔案工作的發(fā)展。

3.工作權(quán)責(zé)模糊?，F(xiàn)階段，高職院校在人員編制以及經(jīng)費方面對檔案管理人才隊伍建設(shè)會有一些影響，由于經(jīng)費不夠，學(xué)校內(nèi)部檔案管理人員常常身兼數(shù)職，過于繁重的工作強度，使得它們很難有精力和時間去進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，在這樣的工作環(huán)境下，檔案管理人力資源隊伍的整體素質(zhì)也很難提高。

4.知識結(jié)構(gòu)單一。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)該善于總結(jié)問題，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，要做到與時俱進，但是目前大部分的檔案管理者沒有意識到自身知識量不夠，過于單一化的知識結(jié)構(gòu)，使得檔案管理者很難應(yīng)對日漸復(fù)雜的工作要求，也很難充分發(fā)揮檔案管理的作用，對于各種先進的管理技術(shù)無法熟練使用，這些必然會阻礙管理效率與質(zhì)量。

5.檔案意識欠缺。很多高職院校在檔案管理方面不夠重視，將精力放在了學(xué)?；A(chǔ)硬件設(shè)施的建設(shè)中，對于檔案管理人才隊伍的建設(shè)意識單薄，學(xué)校內(nèi)部缺乏必然的管理制度，由于得不到上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，檔案管理人員本身的工作熱情也不高，久而久之學(xué)校檔案管理工作就會越來越落后，無法得到更好的發(fā)展。

二、提高高職院校檔案工作管理人員綜合素養(yǎng)的建議

1.加強領(lǐng)導(dǎo)重視，健全檔案制度。首先，在學(xué)校建立專門的檔案管理部門，并落實各部門領(lǐng)導(dǎo)，全面普及檔案管理的重要性，結(jié)合學(xué)校實際情況，建設(shè)負責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)崗，將檔案管理工作與學(xué)校整體發(fā)展相聯(lián)系，要讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者本身認識到檔案管理工作之于學(xué)校發(fā)展的重要性，提升它們對檔案管理的重視程度，促進檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展，促進學(xué)校進行深入有效的綜合管理。其次，制定適合高職院校檔案自身發(fā)展的管理制度。根據(jù)高等學(xué)校檔案管理辦法和上級有關(guān)檔案工作規(guī)定，制定適合本校檔案管理工作的規(guī)章制度，使本校的檔案管理工作有章可循、有法可依。由于大多數(shù)高職院校建校歷史較短，學(xué)校除了要組織檔案管理人員進行檔案學(xué)習(xí)、培訓(xùn)外，還需要對在校的教職工、學(xué)生積極進行《檔案法》的宣傳，以增強其法律意識。再次，檔案工作者應(yīng)就自身工作的要求，把握有利時機，平時主動向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報關(guān)于檔案工作方而的法律法規(guī)、方針政策，建言獻策，加深主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認識和了解。在工作中遇到急需解決的問題，要善于總結(jié)工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，加強其對檔案工作的感性認識，及時解決工作中的實際問題。

2.加大資金投入，提升管理技術(shù)。

2.1保證檔案管理基礎(chǔ)性建設(shè)的經(jīng)費。就檔案庫房建設(shè)而言，應(yīng)配備報警、滅火裝置，配備防盜門窗、避光窗簾、防蟲藥物、溫濕度控制設(shè)備等設(shè)施，落實“防火、防光、防塵、防蟲霉、防盜、防高溫、防高濕”等七防措施。就檔案管理設(shè)備而言，要有足夠的符合要求的存放檔案資料的柜架。配備現(xiàn)代化管理設(shè)備及檔案管理軟件，如計算機、掃描儀、數(shù)碼攝像機、專用錄入設(shè)備、打印機等設(shè)備，為檔案管理工作提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.2提高檔案工作人員管理水平。檔案員管理水平的高低，決定了現(xiàn)代化設(shè)備的利用率的高低。因此，高職院校一方而要注意引進檔案管理工作的專業(yè)人才；另一方而，在根據(jù)自身財務(wù)狀況，加大對檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的投入的同時，還要持續(xù)投入資金培養(yǎng)一批能夠充分運用這些設(shè)備的工作人員，使其不僅能進行簡單的檔案文字錄入工作，更能根據(jù)高職院校檔案管理的規(guī)定，利用網(wǎng)絡(luò)進行文件材料的整理、編排、研究，甚至編制一些適合檔案開發(fā)需要的檢索工具，以適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求，提高檔案管理工作效益。

2.3積極參與評估工作，以評促建、以評促進。高職教育的發(fā)展歷史較短，未進行檔案目標管理升級考評的高職院校，應(yīng)以檔案目標管理評估為契機，以評估促進檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)與科學(xué)管理整體水平的提高；對已獲得檔案目標管理工作的院校，應(yīng)以復(fù)評為契機，針對檔案工作取得的成績，存在的問題和困難，及時做好檔案目標管理復(fù)評工作，隨時做好上級主管部門的不定時抽檢工作。以評估為動力，不斷規(guī)范檔案管理工作。

2.4注重自我學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)。知識經(jīng)濟時代，社會對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要想不被時代所淘汰，必須增強學(xué)習(xí)的自覺性和緊迫感，尤其是要注重專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和更新。同時還要努力提高自身綜合素質(zhì)，做到一專多能。目前，高職院校檔案管理辦公自動化日益普及，這要求檔案管理人員必須熟悉和掌握相關(guān)的現(xiàn)代化技術(shù)知識，不斷學(xué)習(xí)更新自己所掌握的專業(yè)知識，并把終身學(xué)習(xí)作為一種必然選擇，拓寬視野，了解相關(guān)工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀和發(fā)展動態(tài)，實現(xiàn)從單一專業(yè)型人才向多樣復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)變。

綜上所述，高職院校要發(fā)展，必須通過提升管理隊伍的綜合素質(zhì)，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為學(xué)校發(fā)展提供依據(jù)和資料，從而更好的為高職院校的發(fā)展服務(wù)。