淺析高校檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

吳珍

（內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 內(nèi)蒙古呼和浩特 010070）

淺析高校檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

吳珍

（內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 內(nèi)蒙古呼和浩特 010070）

隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案工作人員的重要性也與日俱增，檔案人員應(yīng)該具備一些基本的素質(zhì)與能力，如較高的思想政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德素質(zhì)、過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)、良好的心理素質(zhì)，只有具備了這些素質(zhì)，才能成為一名新世紀(jì)稱職的高校檔案管理工作者。

高校 檔案 素質(zhì)

高校檔案是高校發(fā)展歷史的真實(shí)見證，檔案管理是高校的一項(xiàng)重要工作，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理不僅僅局限在以往紙質(zhì)材料的歸檔上，逐漸增加了電子檔案、音像檔案等新型載體檔案，采用了更為先進(jìn)、快捷的歸檔、檢索方法和檔案管理軟件，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。培養(yǎng)一支政治覺悟高、專業(yè)技術(shù)水平高、工作能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，將極大地提升高校檔案工作的管理效率，準(zhǔn)確地從繁雜的檔案中提取有價(jià)值的信息，并及時(shí)的傳遞出去，讓它在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中更好地發(fā)揮作用。

一、檔案管理人員應(yīng)具備較高的思想政治素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)具有崇高的職業(yè)理想，高度的責(zé)任心和堅(jiān)定的工作信念。其次應(yīng)該具備高度的組織紀(jì)律性和法律觀念，檔案工作是一項(xiàng)政治性和機(jī)密性很強(qiáng)的工作，需要時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，尤其對于絕密檔案管理人員必須有高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，嚴(yán)守黨和國家及學(xué)校的機(jī)密，防止秘密的泄露。再次高校檔案與學(xué)校的教學(xué)科研工作緊密聯(lián)系在一起，是高校建設(shè)中的重要內(nèi)容，這就要求檔案人員必須具有堅(jiān)定的政治立場和較高的政治覺悟，凡是有損國家及學(xué)校利益的事堅(jiān)決不做。

二、檔案管理人員應(yīng)具備的職業(yè)道德素質(zhì)

1.檔案管理人員應(yīng)熱愛檔案工作。作為一名檔案工作者，只有忠于職守，才能更好地愛崗敬業(yè)；只有熱愛檔案工作，才能忠實(shí)地履行自己的職責(zé)，認(rèn)認(rèn)真真的做好本職工作，大大地激發(fā)工作主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性和工作熱情，不斷地提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，從而更好的為高校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

2.檔案管理人員要有甘于寂寞，樂于奉獻(xiàn)的精神。檔案管理人員既是腦力勞動(dòng)者，又是體力勞動(dòng)者，面對的是大量繁瑣的檔案收集、整理、鑒定、編目、提供利用等工作，這就要求檔案人員樹立全心全意為檔案使用者服務(wù)的基本職業(yè)道德，要努力做到工作上積極主動(dòng)、態(tài)度上誠懇熱情、言談舉止文明禮貌，百問不厭、百拿不煩、想使用者所想、急使用者所急。

3.檔案管理人員要有實(shí)事求是，忠誠老實(shí)的態(tài)度。作為檔案管理人員，必須有實(shí)事求是的精神，一切從實(shí)際出發(fā)，對所收集的材料必須認(rèn)真核實(shí)，保證真實(shí)可靠，不能主觀臆斷，更不能隨心所欲的編造，一就是一，二就是二，不能夸大或縮小，不能添枝加葉，此外，要做一個(gè)合格的檔案管理人員，必須光明磊落、胸懷坦蕩、無私無畏。

三、檔案管理人員應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)

所謂業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案管理人員履行職責(zé)的知識水平和技術(shù)實(shí)踐能力。提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)，是做檔案信息資源開發(fā)利用的重要基礎(chǔ)。目前高校檔案管理人員隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，專職檔案員專業(yè)水平低，知識老化，而且學(xué)歷層次偏低，據(jù)統(tǒng)計(jì)約有80%以上的兼職檔案員未曾經(jīng)過正規(guī)的檔案專業(yè)教育，檔案意思淡薄，工作也僅停留在檔案整理的階段，而忽略了對高校檔案的信息開發(fā)和編研工作，如果不加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案干部隊(duì)伍的素質(zhì)，高校檔案的功能將受到極大制約，因此檔案人員要有寬廣、扎實(shí)的專業(yè)知識。

1.檔案管理人員要具備較高的專業(yè)基礎(chǔ)理論知識。檔案工作者應(yīng)懂得檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)概論、檔案保護(hù)學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)等理論知識，還應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)拓展檔案工作空間，增強(qiáng)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的能力；注重電子計(jì)算機(jī)與自然科學(xué)知識的學(xué)習(xí)，提高外語水平，通過學(xué)歷進(jìn)修，定期進(jìn)行新知識和新技術(shù)專題培訓(xùn)，以及在實(shí)踐中進(jìn)行課題研究，獲得專業(yè)知識，這樣才能勝任高校檔案管理工作。

2.檔案管理人員應(yīng)具備廣博的科學(xué)知識。高校檔案信息資源數(shù)量較大，內(nèi)容豐富且涉及面廣，必須采用現(xiàn)代化手段，進(jìn)行科學(xué)管理，才能符合信息社會(huì)的特點(diǎn)。所以高校檔案管理人員要從工作涉及的社會(huì)關(guān)系方面出發(fā)，盡可能具有廣博的知識和全面的素質(zhì)，才能更好地做好檔案工作。

3.檔案人員要具有較強(qiáng)的綜合能力素質(zhì)。高校檔案工作者在新形勢下必須具備靈活的融會(huì)貫通的能力，較高的語言基礎(chǔ)知識、歷史知識、寫作知識等，如果不具備較高的綜合能力就無法從事這項(xiàng)工作，如學(xué)校檔案的文件匯編、大事記的編寫、全宗介紹、科研匯編等，沒有一定的綜合能力，就很難完成這些材料的編寫，所以一個(gè)優(yōu)秀的檔案工作者除了要具備基礎(chǔ)的專業(yè)知識，還應(yīng)具備較強(qiáng)的綜合能力，這樣才能更勝任檔案工作的需要。

4.檔案管理人員應(yīng)具備的創(chuàng)新素質(zhì)。檔案人員首先要在思想上認(rèn)識到創(chuàng)新的重要性，在信息化社會(huì)，應(yīng)該主動(dòng)發(fā)揮檔案在高校教學(xué)科研上的作用，熟練掌握和利用檔案信息管理系統(tǒng)，不斷開發(fā)有價(jià)值的檔案信息，提高檔案工作的自身價(jià)值。其次是服務(wù)創(chuàng)新。高校檔案人員不僅要提供檔案服務(wù)于學(xué)校和社會(huì)，更要宣傳檔案工作，增強(qiáng)人們的檔案意識，高校檔案人員可以利用檔案展覽、檔案館網(wǎng)站制作、檔案宣傳冊等方式宣傳檔案，圍繞學(xué)校中心工作以及社會(huì)需求，積極主動(dòng)、不失時(shí)機(jī)地挖掘和捕獲潛在的檔案需求，當(dāng)用戶查詢時(shí)，可以快速準(zhǔn)確地提供給用戶所需的知識、數(shù)據(jù)和事實(shí)等，使各種合理的檔案需求得到滿足。再次是技術(shù)創(chuàng)新。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，特別是高校實(shí)行辦公自動(dòng)化，虛擬檔案的實(shí)現(xiàn)，對高校檔案人員在信息技術(shù)方面提出了更高的要求。高校檔案人員正由原來的收集、保管、提供現(xiàn)場檢索和查閱的保管型工作者，轉(zhuǎn)變?yōu)槲臋n規(guī)范制定、軟件設(shè)計(jì)編制以及使用培訓(xùn)指導(dǎo)監(jiān)督的專家型工作者，因?yàn)槲覀儜?yīng)該制定相應(yīng)的制度，提出具體的要求，以促進(jìn)檔案人員在其位，謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種鏡意進(jìn)取，積極向上的創(chuàng)新氛圍，不斷提高檔案管理人員的創(chuàng)新素質(zhì)。

5.檔案管理人員應(yīng)具備的心理素質(zhì)和身體素質(zhì)

高校檔案管理應(yīng)積極培養(yǎng)良好地心理素質(zhì)，要有一種不為名利、甘于奉獻(xiàn)的精神，耐得住寂寞，忍得住枯燥，受得了委屈，做到干一行、愛一行、鉆一行。健康的身體素質(zhì)也是從事檔案工作的一個(gè)不可忽視的因素，檔案的收集、整理、裝訂等是繁重的體力勞動(dòng)，而分類、編輯、統(tǒng)計(jì)則是需要花費(fèi)大量心思的腦力勞動(dòng)，因此，擁有一個(gè)健康的體魄對于檔案工作者來說也是至關(guān)重要的。在日常生活中，要加強(qiáng)體育鍛煉，并持之以恒，這樣在任何條件下才能干勁十足，精力充沛，搞好檔案工作。

總之，作為高校檔案工作人員，在日常工作中必須充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，不斷的提高自身的各方面的素質(zhì)，提高工作效率，并不斷開拓創(chuàng)新，改進(jìn)檔案管理模式，從而更好地為學(xué)校教學(xué)科研和管理工作服務(wù)。

［1］劉俊蓉.淺論高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)［J］.中山大學(xué)學(xué)報(bào)，2007，（1）.

［2］劉美玲.淺析新形勢下高校檔案管理人員素質(zhì)［J］.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2005，（15）.