創(chuàng)新高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理

張薇薇

（燕山大學(xué) 河北秦皇島 066004）

創(chuàng)新高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理

張薇薇

（燕山大學(xué) 河北秦皇島 066004）

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，教學(xué)檔案管理的重要性也日漸凸顯。對于高校二級學(xué)院來說，教學(xué)檔案管理是其教學(xué)管理工作重要的組成部分，也是提高院校教學(xué)質(zhì)量的基礎(chǔ)。因此，必須要重視高校二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理，并且通過有效的管理措施，促進(jìn)其教學(xué)檔管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)高校二級學(xué)院的健康發(fā)展。

二級學(xué)院 檔案管理 教學(xué)檔案

高校二級學(xué)院教學(xué)檔案是指學(xué)院在教學(xué)管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、對學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的原始記錄?？梢哉f，教學(xué)檔案凝聚了二級學(xué)院真實(shí)的發(fā)展歷程，因此其在二級學(xué)院發(fā)展過程中揮著重要的作用。

一、高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的作用

隨著我國高等教育體制體制改革的不斷深化，本科院校內(nèi)部管理體制發(fā)生了巨大的變化，高校二級學(xué)院被賦予更多的自主權(quán)；教學(xué)檔案作為高校二級學(xué)院開展教學(xué)和管理工作的重要依據(jù)，承擔(dān)責(zé)任也越來越重要。如今，高校二級學(xué)院在教學(xué)檔案管理方面發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化，教學(xué)檔案所具有的憑證作用、參考作用獲得更加充分的發(fā)揮，同時(shí)教學(xué)檔案也被作為教學(xué)評估活動(dòng)的重要依據(jù)，可以保證教學(xué)信息的完整性，為高校二級學(xué)院教學(xué)和管理工作的開展過程中發(fā)揮著重要的作用。

高校二級學(xué)院教學(xué)檔案主要包括學(xué)院管理類文檔、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績單、試卷文檔、課程考核文檔等幾個(gè)主要的類別，任何一種類型的文檔在高校二級學(xué)院教學(xué)管理工作中都有著重要的地位，因此，必須要加強(qiáng)對檔案管理的重視。

二、高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題

1.對教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

目前，很大一部分的二級學(xué)院是由原來本科院校的院系發(fā)展而來，因此往往在教學(xué)方面具有很強(qiáng)的能力，但是對于教學(xué)的檔案的管理意識(shí)卻較為薄弱，無論是管理者，還是普通的教師，都沒有認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理的重要性，所以在日常工作中形成的資料也沒有給予足夠的重視。他們認(rèn)為，檔案管理工作就是對教學(xué)材料進(jìn)行收集和整理，并沒有將自身工作中積累的經(jīng)驗(yàn)和成果視為優(yōu)質(zhì)的檔案資源，這在一定程度上也對檔案資源的開發(fā)和利用造成了阻礙。

2.缺乏完善的檔案管理制度

二級學(xué)院在教學(xué)檔案管理制度的建設(shè)方面相對較為滯后，對于檔案管理工作的重要性、檔案管理人員的職責(zé)等都沒有進(jìn)行明確的規(guī)定，同時(shí)在檔案管理工作如何開展、如何對檔案管理的成果進(jìn)行評估等，都缺乏相應(yīng)的制度做指導(dǎo)和保障，所以也影響了檔案管理工作的有效開展。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

二級學(xué)院由于建立在本科院校的院系基礎(chǔ)上，所以在人員編制方面較為緊張，有的檔案管理工作只能由學(xué)院教務(wù)科的普通管理人員兼任，無法全身心的投入到檔案管理工作中。與此同時(shí)，這部分檔案管理人員在沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的情況下就上崗，所以在檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)方面較為薄弱；加之工作任務(wù)繁重，沒有過多時(shí)間和精力進(jìn)行學(xué)習(xí)，所以檔案管理的效率受到極大影響。

三、創(chuàng)新高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的思考

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

為了促進(jìn)高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的有效開展，首要的就是強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)。根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，開展檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到普通教職員工，都要從思想上提高對檔案管理工作的重視，并且將檔案管理工作深入到學(xué)校管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，將其融入到教學(xué)活動(dòng)和管理活動(dòng)中，才能充分發(fā)揮檔案管理的作用，為教學(xué)活動(dòng)的開展服務(wù)。

2.構(gòu)建完善的檔案管理制度

隨著高等教育體制改革的不斷完善，對高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作帶來了更多的契機(jī)，因此，二級學(xué)院必須要適應(yīng)新時(shí)期的新要求，將檔案管理制度的建設(shè)提上日程。因此，要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作單純收集和存儲(chǔ)資料的工作方式，通過管理制度的建設(shè)明確檔案管理的目標(biāo)和內(nèi)容，并且將檔案管理各項(xiàng)工作的開展進(jìn)行明確，同時(shí)明確規(guī)定相關(guān)人員的責(zé)任范圍，為檔案管理工作的有效開展提供保障。

3.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)

高素質(zhì)的檔案管理人員是促進(jìn)檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)和保證，所以要加強(qiáng)二級學(xué)院檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。選拔一批優(yōu)秀的教務(wù)管理人員成立專門的檔案管理隊(duì)伍，一方面，通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)檔案管理人員的理論水平和實(shí)踐能力，只有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)才能為實(shí)踐工作的開展提供指導(dǎo)；另一方面，加強(qiáng)檔案管理人員的思想道德培養(yǎng)，強(qiáng)化他們的檔案管理意識(shí)，培養(yǎng)工作的責(zé)任心，使他們可以全身心的投入到檔案管理工作中。

4.加快檔案管理的信息化進(jìn)程

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展為高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的開展提供了更多技術(shù)支持，也可以有效的促進(jìn)檔案管理效率的提升。通過科學(xué)技術(shù)的有效運(yùn)用，可以提高二級學(xué)院教學(xué)檔案的收集、分類和整理效率，也可以利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置，有利于促進(jìn)二級學(xué)院的檔案資源獲得更大程度的開發(fā)和利用。另外，二級學(xué)院由于創(chuàng)辦時(shí)間短，在教學(xué)檔案的資源含量方面仍然有很大的提升空間，所以要積極借鑒本科院校的成功經(jīng)驗(yàn)和管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展，為二級學(xué)院教學(xué)活動(dòng)的發(fā)展提供更多資源。

結(jié)束語：

綜上所述，本文主要對高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行了簡單的探討。教學(xué)檔案在高校二級學(xué)院管理工作中有著重要的地位和作用，在新時(shí)期，必須要充分重視教學(xué)檔案的管理，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，并且通過采取有效的管理措施促進(jìn)檔案管理效率的提升，實(shí)現(xiàn)高校二級學(xué)院持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。

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