淺談高校試卷歸檔的規(guī)范化管理及其意義

薛興偉

（浙江傳媒學(xué)院電子信息學(xué)院 浙江杭州 310018）

淺談高校試卷歸檔的規(guī)范化管理及其意義

薛興偉

（浙江傳媒學(xué)院電子信息學(xué)院 浙江杭州 310018）

試卷檔案是高校教學(xué)檔案的重要組成部分，對(duì)于高校加強(qiáng)教學(xué)管理，提升教學(xué)質(zhì)量乃至教學(xué)評(píng)估都有重要的作用和意義。但目前，我國(guó)高校在試卷檔案管理上還存在一些問(wèn)題，試卷檔案的價(jià)值還沒(méi)有得到充分的體現(xiàn)。規(guī)范高校試卷歸檔，強(qiáng)化試卷檔案的利用，使之更好的為高校教學(xué)管理和教學(xué)改革服務(wù)，具有重要意義。

教學(xué)管理 試卷檔案 歸檔材料 教學(xué)改革

一、加強(qiáng)高校試卷歸檔管理的必要性和重要性

1.當(dāng)前試卷檔案管理存在的問(wèn)題

目前，我國(guó)大多數(shù)高校對(duì)于試卷檔案的管理都有相應(yīng)的規(guī)范，并且這些規(guī)范還在不斷成熟和完善。但是，試卷歸檔仍然存在一些問(wèn)題：試卷歸檔的程序還有待細(xì)化和改進(jìn)；過(guò)于注重期末試卷歸檔的管理而忽視平時(shí)、期中等的試卷歸檔；試卷檔案的電子化建設(shè)有待提高，通常紙制試卷檔案歸檔都比較規(guī)范，而電子檔案則比較落后，缺乏系統(tǒng)性；重保存，輕利用。試卷等材料歸檔是為了今后再利用，以充分發(fā)揮其參考和借鑒作用。而我國(guó)很多高校的試卷材料一旦進(jìn)入檔案室，往往就會(huì)被束之高閣，試卷檔案的參考價(jià)值大打折扣，甚至蕩然無(wú)存。

2.加強(qiáng)試卷檔案管理的重要意義

試卷檔案作為高校重要的教學(xué)檔案，無(wú)論對(duì)于學(xué)生、教師，還是對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，都具有重要的價(jià)值和作用。對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)，試卷材料是其一學(xué)期以來(lái)學(xué)習(xí)成果的集中體現(xiàn)。學(xué)生可以通過(guò)試卷歸檔材料，檢驗(yàn)自己對(duì)所學(xué)課程、知識(shí)的掌握程度，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)自己的不足，提高自己的學(xué)習(xí)能力。對(duì)于老師而言，試卷檔案等材料有助于增強(qiáng)對(duì)課程的理解和把握，為以后提高教學(xué)水平，改進(jìn)教學(xué)方法指明方向。

二、試卷歸檔的原則

由于試卷檔案材料種類(lèi)繁多、數(shù)量龐大，而且試卷材料的歸檔過(guò)程持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，所以，試卷歸檔的規(guī)范性就非常重要。因?yàn)槠谀┛荚囀歉咝Ｒ粋€(gè)學(xué)期最重要的考試，能集中反映學(xué)生的學(xué)習(xí)成果和教師的授課水平，所以，本文以期末考試為例對(duì)高校試卷歸檔的原則來(lái)進(jìn)行論述，試卷歸檔應(yīng)遵循以下幾條原則：

1.完整統(tǒng)一、有序排列

一般來(lái)說(shuō)，期末考試試卷歸檔材料包括如下內(nèi)容：卷內(nèi)檔案目錄、命題責(zé)任書(shū)、試卷A卷B卷及AB卷答案、考場(chǎng)情況登記表、平時(shí)期中成績(jī)、實(shí)驗(yàn)成績(jī)、總評(píng)成績(jī)、試卷質(zhì)量分析書(shū)、學(xué)生試卷。這么多的材料，如果沒(méi)有一定的規(guī)范加以約束，那么歸檔效果可想而知。教學(xué)秘書(shū)在進(jìn)行試卷材料歸檔之前，要確保任課教師上交的試卷材料齊全，缺一不可。并且，歸檔材料上需要任課教師、教研室主任或者教學(xué)院長(zhǎng)簽字的地方要相關(guān)人員簽字、蓋章。

2.注重時(shí)效、按時(shí)歸檔

因?yàn)楦咝Ｃ總€(gè)學(xué)期都會(huì)安排期末考試、期初補(bǔ)考，因此，試卷材料的歸檔也必然具有一定的周期性和時(shí)效性。以期末考試為例，一般在考試結(jié)束一周之內(nèi)，試卷材料的歸檔工作就要結(jié)束，并移交給學(xué)校檔案部門(mén)保管。教學(xué)秘書(shū)要及時(shí)提醒和催促任課老師及時(shí)上交試卷歸檔材料，并且檢查上交的試卷歸檔材料是否完整，是否符合學(xué)院或者學(xué)校的相關(guān)要求。對(duì)于不符合要求的，教學(xué)秘書(shū)要及時(shí)提醒任課老師，補(bǔ)全所缺的材料或者按順序重新整理試卷歸檔材料。無(wú)特殊情況，試卷檔案不得延遲移交。

三、試卷歸檔的內(nèi)容和程序

由于試卷檔案資料種類(lèi)繁多、數(shù)量巨大，歸檔過(guò)程復(fù)雜，因此，試卷材料的歸檔更應(yīng)該明確歸檔內(nèi)容和歸檔程序。

1.試卷材料歸檔的內(nèi)容

試卷檔案建立的前提是充足而完整的試卷歸檔材料，以期末考試為例，一般來(lái)說(shuō)，試卷歸檔材料包括：卷內(nèi)目錄、命題責(zé)任書(shū)、空白樣卷（AB卷）及其標(biāo)準(zhǔn)答案、試卷分析報(bào)告、考場(chǎng)情況登記表、平時(shí)期中成績(jī)登記表、成績(jī)總表、學(xué)生試卷等。另外還包括裝訂成冊(cè)所需要的試卷封面和封底。上述材料必須完整，缺一不可。并且凡需要任課老師、教研室主任或教學(xué)院長(zhǎng)填寫(xiě)或者簽字的地方都要相關(guān)人員準(zhǔn)確填寫(xiě)、簽字或簽章。試卷的封面要注名學(xué)年、學(xué)期、考試科目、任課教師、考試時(shí)間、專(zhuān)業(yè)班級(jí)、考生人數(shù)和歸檔時(shí)間等信息。

2.試卷歸檔的程序

試卷歸檔材料收集完畢后，接下來(lái)的工作就是試卷材料歸檔。在試卷歸檔材料完整、規(guī)范的前提下，按照上述歸檔內(nèi)容的順序，既卷內(nèi)目錄、命題責(zé)任書(shū)、空白樣卷（AB卷）及標(biāo)準(zhǔn)答案、試卷分析報(bào)告、考場(chǎng)情況登記表、平時(shí)期中成績(jī)登記表、成績(jī)總表的順序排列整齊，將上述材料和封底裝訂在一起。然后，將本考試科目的學(xué)生試卷按照學(xué)號(hào)從小到大的順序排列好，放在前面裝訂好的歸檔材料的下面，用大號(hào)的釘書(shū)釘將其裝訂在一起。最后，把試卷歸檔材料的封面粘貼在上面的試卷歸檔材料上，并在封面上填寫(xiě)完整相應(yīng)的考試信息，試卷歸檔材料就整理完畢了。

以上所說(shuō)的是期末試卷的歸檔內(nèi)容和程序，由于期末考試是高校中規(guī)模最大、組織最嚴(yán)密、材料最繁多、程序最煩瑣的考試，因此具有較強(qiáng)的示范意義。但是，高校中還有期中考試、期初補(bǔ)考、畢業(yè)補(bǔ)考等考試，這些考試構(gòu)成了高校試卷材料歸檔的完整統(tǒng)一體。與期末考試相比，上述考試既具有共性，也有特殊性。期初補(bǔ)考和畢業(yè)補(bǔ)考因考生來(lái)自不同的專(zhuān)業(yè)、班級(jí)，而且歸檔材料的形成過(guò)程也不同于期末考試，因此其歸檔的內(nèi)容和程序是有別于期末試卷的歸檔的。

四、試卷檔案的管理和利用

試卷材料歸檔完成后，要建立相應(yīng)的管理制度，保證試卷檔案能夠最大限度的發(fā)揮其應(yīng)有的借鑒和參考價(jià)值：

1.要建立試卷檔案的定期檢查和維護(hù)制度。試卷歸檔后，要定期對(duì)試卷檔案進(jìn)行檢查，檢查其是否有缺失、破損等情況。一旦發(fā)現(xiàn)有上述問(wèn)題，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，以免原始材料丟失或損壞。

2.建立試卷檔案借閱登記制度。試卷檔案的查閱、摘抄和復(fù)印，均應(yīng)嚴(yán)格按照試卷檔案管理辦法進(jìn)行登記，以保證試卷檔案的保密性和完整性。

試卷檔案的建立，其目的是為了更好的發(fā)揮試卷資料的借鑒和參考作用，從而不斷提高高校教學(xué)水平和管理水平。然而，長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)存在偏差，造成了許多檔案材料建立之后就被束之高閣，像神一樣被供奉起來(lái)，沒(méi)有發(fā)揮試卷檔案應(yīng)有的作用。高校試卷檔案也或多或少存在上述問(wèn)題，為此，我們應(yīng)屏棄那種只為存檔而存檔的舊觀念，強(qiáng)化試卷歸檔服務(wù)教學(xué)、服務(wù)師生、服務(wù)高校的理念。不斷研究怎樣使試卷檔案成為活菩薩，更好的服務(wù)于教學(xué)管理和教學(xué)改革，服務(wù)于現(xiàn)代高校教學(xué)管理水平的提高。

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［4］趙曉華.淺談高校試卷檔案的規(guī)范化管理及其意義［J］.中國(guó)校外教育，2011，（2）.