計算機在辦公自動化中的應(yīng)用

劉瑩

（1.同濟大學(xué) 上海 200092；2.天津濱海高新區(qū)資產(chǎn)管理有限公司 天津 300450）

計算機在辦公自動化中的應(yīng)用

劉瑩

（1.同濟大學(xué) 上海 200092；2.天津濱海高新區(qū)資產(chǎn)管理有限公司 天津 300450）

伴隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，科技的不斷進步，計算機在各行各業(yè)的應(yīng)用越來越普及。例如行政辦公、企業(yè)管理、高校教學(xué)等方面起到了提高辦事效率、政務(wù)公開、資源共享、陽光行政等作用。如今，計算機已成為我們工作和生活中不可或缺的必備品，在行政辦公自動化中計算機技術(shù)也起著舉足輕重的作用，如何高效低成本的利用計算機技術(shù)辦公服務(wù)是每個企業(yè)單位都需要考慮的事情。本文就計算機在辦公自動化中的應(yīng)用進行分析，希望能拋磚引玉。

計算機 行政辦公 辦公自動化

隨著單位的發(fā)展，日常辦公業(yè)務(wù)的增多，就需要更多的人力物力投入，如何提高辦事效率，節(jié)約使用資源是每個單位都需要顧及的問題。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，辦公自動化問題就可以充分運用計算機信息技術(shù)加以解決。

一、計算機的發(fā)展

計算機從1946年的“ENIAC”第一臺數(shù)字計算機發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)有了60多年的歷史了，而電子技術(shù)的發(fā)展周期也一年比一年短，這期間計算機經(jīng)歷了電子管時代、晶體管時代、小規(guī)模集成電路時代、大規(guī)模集成電路時代、超大規(guī)模集成電路發(fā)展時代。

隨著科技的進一步發(fā)展，進入21世紀(jì)的計算機更是走向微型化、專業(yè)化，不僅操作簡單、價格便宜，而且可以代替人們的部分腦力勞動，使人們的辦公生活更加有效率，準(zhǔn)確率也大大提高。

二、行政辦公的存在問題

行政辦公部門不管在事業(yè)單位還是企業(yè)單位，都是工作最雜、最繁瑣的部門，不僅要完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，還要解決同級部門提出的問題。命令文件傳達，下級問題反饋，遇到加急事務(wù)徹夜加班。傳統(tǒng)的辦公模式主要靠通知。書面通知和電話通知，對外宣傳工作也只能通過報紙雜志等渠道，不僅浪費紙張，而且耗費時間耗費人力，機構(gòu)臃腫，工作效率低下。

三、行政辦公使用計算機的必要性

建設(shè)節(jié)約型社會是科學(xué)發(fā)展觀的內(nèi)在要求，是構(gòu)建社會主義和諧社會的重要組成部分。在辦公中運用計算機技術(shù)正是滿足了這一要求。

“節(jié)約”有兩層涵義：一是杜絕浪費；二是在生產(chǎn)消費過程中，用盡可能少的資源、能源，創(chuàng)造相同的，甚至更多的財富。

利用計算機技術(shù)可以做到無紙化辦公。相互溝通和交流可以通過E-mail、QQ等通訊工具。自從本單位建設(shè)并運行了“OA”系統(tǒng)以后，紙張的使用率減少了70%，文件從起草到分發(fā)效率提高了40%，辦公電話費也節(jié)約了24%。

前些年單位購買了一套管理系統(tǒng)，單位的所有賬目都可以在這個平臺上進行操作，而且有自動備份功能。自從系統(tǒng)使用以來，辦公工作量一下子減輕許多，工作效率也比以往高出不少。以前購買一個設(shè)備，設(shè)備的入賬、驗收、報賬要管理人員跑很多部門單位簽字，蓋章，不僅耗時很長，而且很多時候要返工?，F(xiàn)在運用了自動化辦公管理軟件，管理員只需要在自己的電腦上填好相關(guān)內(nèi)容并保存，這些資料就進入學(xué)校的管理系統(tǒng)，在任何一臺電腦上都能查詢到。

四、辦公自動化存在的問題

雖然現(xiàn)在科技日益進步，辦公自動化也得到一定的發(fā)展，但是我們應(yīng)該看到辦公自動化建設(shè)仍存在一系列的問題。比如投資太大、利用率不高、重復(fù)建設(shè)等。

現(xiàn)在主要行政辦公人員所接觸的電腦軟件知識不是太豐富，可以說比較貧乏，導(dǎo)致使用辦公自動化效率降低，甚至出現(xiàn)問題不知如何解決，同時也使自動化網(wǎng)絡(luò)管理員維護和升級的工作量大大增加。

五、辦公自動化日后的發(fā)展與完善

1.辦公自動化最終發(fā)展方向是數(shù)字化。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、視頻技術(shù)和通訊技術(shù)的迅速發(fā)展，視頻會議漸漸成為發(fā)展的潮流。通過相關(guān)的攝像及相關(guān)的通訊設(shè)備，與會者在開會的時候能看到會議的主要發(fā)言人和會場，而且能看到在各地參加會議的相關(guān)人員，相互交流，這樣能節(jié)省大量時間及場地費用。

2.辦公自動化在高校中得到更完美的運用。在高校管理部門設(shè)立一個物資總管理員，同時在各個二級學(xué)院、部門設(shè)立分管理員，各個分管理員負責(zé)本學(xué)院、部門賬目在計算機上登記、歸總、查詢，總管理員可以檢查到各個學(xué)院、部門設(shè)備的存放、領(lǐng)用、使用情況。這樣可以做到高效、迅速、及時管理，統(tǒng)籌兼顧。

六、結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的進一步發(fā)展，辦公自動化與我們的生活結(jié)合得更加緊密。辦公自動化是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它需要整個單位各個部門學(xué)院的配合與協(xié)作。辦公自動化不僅適應(yīng)新時期新形勢的發(fā)展，而且是當(dāng)代數(shù)字化辦公的迫切要求，在不久的將來，在科技發(fā)展的帶動下，辦公自動化將迎來嶄新的未來。

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［6］周晨；辦公管理信息系統(tǒng)開發(fā)和協(xié)作模塊、安全模塊研究［J］；制造業(yè)自動化；2011年07期