加強(qiáng)檔案管理面臨的不利形勢(shì)

王霞

（河北聯(lián)合大學(xué)）

加強(qiáng)檔案管理面臨的不利形勢(shì)

王霞

（河北聯(lián)合大學(xué)）

任何企業(yè)組織的運(yùn)行和發(fā)展都離不開(kāi)檔案管理工作的支持和推動(dòng)，企業(yè)檔案管理工作不僅要適應(yīng)企業(yè)的運(yùn)行特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。企業(yè)作為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱性企業(yè)，在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作作出了深入的分析和適當(dāng)?shù)墓ぷ髡{(diào)整，深入分析了企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀、明確石油產(chǎn)業(yè)檔案管理工作的內(nèi)涵，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升和規(guī)范企業(yè)檔案管理工作。

在分析和改善企業(yè)檔案管理工作中，仍然存在一些制約因素：

一是企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍問(wèn)題。人員素質(zhì)建設(shè)和能力培訓(xùn)沒(méi)有緊跟企業(yè)產(chǎn)品銷(xiāo)售工作發(fā)展做出調(diào)整，檔案管理工作在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，未能根據(jù)檔案管理工作特點(diǎn)強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，不能實(shí)現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無(wú)縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

二是檔案管理信息化問(wèn)題。企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)雖已得到很大程度的發(fā)展，但文件和資料傳送過(guò)程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業(yè)未能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理工作沒(méi)有良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持，工作質(zhì)量與工作效率難以提升；另外，一些企業(yè)雖然認(rèn)識(shí)到檔案管理信息系統(tǒng)的重要性，并建立了相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)建設(shè)與完善工作未能緊跟檔案管理工作實(shí)際作出調(diào)整，致使企業(yè)檔案管理工作效率難以提升。

三是檔案管理評(píng)估體系不健全。檔案管理的評(píng)估工作是過(guò)程性與階段性總結(jié)檔案管理工作的關(guān)鍵所在，很多企業(yè)沒(méi)有根據(jù)自身檔案管理工作特點(diǎn)與工作流程制定相應(yīng)的管理評(píng)估體系，致使對(duì)檔案管理工作狀況欠缺了解與準(zhǔn)確分析，難以制定切實(shí)可行的工作調(diào)整與優(yōu)化方案，制約企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化與發(fā)展。

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依賴(lài)人工規(guī)劃和完成，現(xiàn)代化的檔案管理工作在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，需要工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無(wú)縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合。換言之，現(xiàn)代化的檔案管理工作中，工作人員并未被現(xiàn)代化的技術(shù)及設(shè)備完全取代，反而更強(qiáng)調(diào)工作人員與技術(shù)設(shè)備的配合度，檔案管理人員素質(zhì)與能力養(yǎng)成。企業(yè)應(yīng)對(duì)專(zhuān)兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作能力進(jìn)行系統(tǒng)的評(píng)估，根據(jù)工作人員的素養(yǎng)及能力狀況，安排專(zhuān)兼職檔案管理人員接受系統(tǒng)的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)教育。引導(dǎo)全體檔案管理工作人員學(xué)習(xí)和熟悉公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)的技術(shù)及管理工作，公司設(shè)有檔案管理部門(mén)，由分管領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案管理工作，并安排各部門(mén)管理人員作為小組指導(dǎo)人員，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員學(xué)習(xí)進(jìn)度及小組培訓(xùn)人員所擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)類(lèi)型安排和規(guī)劃實(shí)際培訓(xùn)工作。同時(shí)，引導(dǎo)全體檔案管理工作人員在與公司主體業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的法律、合同及其他相關(guān)領(lǐng)域廣泛涉獵，拓寬知識(shí)面，全面提升文化與業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。另外，通過(guò)實(shí)踐鍛煉、相互交流指導(dǎo)等途徑增強(qiáng)了教育和培訓(xùn)效果。

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理工作正出在一個(gè)創(chuàng)新、改革、轉(zhuǎn)型的重要階段，同時(shí)也是一個(gè)面臨著無(wú)限機(jī)遇而又充滿(mǎn)了挑戰(zhàn)的階段。我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形態(tài)正經(jīng)歷著由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步轉(zhuǎn)變的過(guò)程。在許多大中型企業(yè)中，部分傳統(tǒng)的檔案機(jī)構(gòu)被撤消或重組，企業(yè)檔案管理工作人員隊(duì)伍被精簡(jiǎn)，企業(yè)檔案管理工作不再沿著既定的方向繼續(xù)發(fā)展，而破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)大量出現(xiàn)，企業(yè)形式多樣化程度增強(qiáng)，企業(yè)組織形式的繁多，民營(yíng)經(jīng)濟(jì)也在蓬勃發(fā)展，這樣的狀況又為企業(yè)檔案管理工作提供了更為廣闊的發(fā)展舞臺(tái)。然而，企業(yè)檔案管理工作的革新速度實(shí)際上是要低于經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的。相關(guān)工作進(jìn)度緩慢甚至停滯不前的具體原因可以概括為以下幾點(diǎn)：

首先，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作觀念沒(méi)有轉(zhuǎn)變，對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視程度低，過(guò)于關(guān)注企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了檔案管理工作的重要性。其次，檔案管理工作的發(fā)展受到企業(yè)本身經(jīng)濟(jì)條件、經(jīng)濟(jì)效益的限制。一些企業(yè)的生產(chǎn)狀況欠佳，甚至處于生產(chǎn)半停滯、完全停滯的狀態(tài)，整個(gè)公司難以正常運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案管理工作則隨之受到嚴(yán)重的影響。此外，公司檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)尚且有待提高。大部分檔案管理工作者文化素質(zhì)普遍偏低，這也是檔案管理工作長(zhǎng)期存在的問(wèn)題，有人認(rèn)為檔案管理工作內(nèi)容簡(jiǎn)單、操作簡(jiǎn)便，這樣的誤解也是檔案管理工作長(zhǎng)期以來(lái)難以得到足夠重視的一個(gè)原因。除此之外，檔案管理監(jiān)督部門(mén)工作不夠到位。檔案行政管理單位相對(duì)更加重視黨政機(jī)關(guān)、大型國(guó)有企業(yè)等單位的檔案管理工作，而對(duì)民營(yíng)企業(yè)和一些中小型企業(yè)的檔案管理監(jiān)督不夠嚴(yán)格，這也是導(dǎo)致當(dāng)前社會(huì)企業(yè)檔案管理工作缺乏成效的一個(gè)重要原因。上述問(wèn)題的存在嚴(yán)重的阻礙了我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)提高。為了解決這些問(wèn)題，需要檔案管理相關(guān)工作人員在實(shí)踐過(guò)程中善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，同時(shí)還要認(rèn)真思索解決問(wèn)題的策略與方法，進(jìn)而提出具有針對(duì)性、創(chuàng)新性的具體改革方案。

企業(yè)的檔案是一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)、科技、管理信息的重要組成部分，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視，有利于推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)進(jìn)步與產(chǎn)品生產(chǎn)。因而，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策、人事工資、財(cái)務(wù)賬目、科技項(xiàng)目、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、科研成果等等都離不開(kāi)檔案管理工作。除此之外，企業(yè)檔案管理工作也是保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的一個(gè)有效方法，合理完善檔案管理工作可以對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展起到積極的推動(dòng)與促進(jìn)作用。主流的觀點(diǎn)認(rèn)為，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作主要可以分為五個(gè)方面。第一是管理性文件，主要包括法律文書(shū)、電子文件、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)方案等等。第二是科技文件材料，主要包括基建設(shè)備、企業(yè)征地、工藝裝備等等方面的生產(chǎn)資料。第三是會(huì)計(jì)檔案材料，主要包括帳薄、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等。第四則是人力資源檔案，主要有員工的基本情況，員工的測(cè)試與競(jìng)崗材料，員工的績(jī)效，員工的培訓(xùn)等方面的資料。最后一方面則是特殊載體檔案，主要包括照片、影視、錄音錄像以及其他記錄功能的實(shí)物檔案。一個(gè)企業(yè)的管理是否成功，生產(chǎn)能否盈利，在很大程度上依賴(lài)于企業(yè)檔案管理工作的實(shí)施。由于檔案管理工作具有重要性、全面性等特點(diǎn)，一代又一代的科學(xué)工作者、管理工作者正在努力的提更加合理、可靠的企業(yè)檔案管理方法。

企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要，樹(shù)立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度。

[1]柳青,董娟,林雪.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)成人教育,2005,4.

[2]王蓉.電子信息技術(shù)與企業(yè)檔案管理.安徽檔案.2007（5）186-187