高校綜合檔案的教育功能及其實(shí)現(xiàn)

李 黎

（襄陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 綜合檔案室， 湖北 襄陽(yáng) 441050）

高校綜合檔案是學(xué)校歷史的一個(gè)縮影，匯集了一代又一代教育人的實(shí)踐和智慧，不僅是校園文化傳承的重要載體，也是師生汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的有效渠道，具有豐富的教育功能。

一、高校檔案類別及教育作用

學(xué)校檔案有不同的類別。從承載檔案的形式分，有紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案和聲像檔案；[1]從檔案所包含的內(nèi)容分，有校史檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、校友檔案等。內(nèi)容存在于形式之中，綜合起來(lái)看，不同的檔案類別在襄陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“我?！保┑陌l(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著不盡相同的教育作用。

（一）校史檔案的教育功能

盛世修史，興史載事，這是中華民族的優(yōu)良傳統(tǒng)。我校校史集中體現(xiàn)在《風(fēng)云百年》一書，以及對(duì)該書的修訂之中。它詳細(xì)記述了我校發(fā)展進(jìn)程中的方方面面，是進(jìn)行校情教育、德育教育的范本。比如，我校是由原襄樊師范、襄樊農(nóng)校、襄樊衛(wèi)校、襄樊財(cái)校四所國(guó)家級(jí)重點(diǎn)中專合并組建起來(lái)的，辦學(xué)歷史最早可追溯到1905年，經(jīng)歷了百年風(fēng)云。在百年職業(yè)教育實(shí)踐中，形成了“依靠行業(yè)，服務(wù)社會(huì)，育才樹人，追求卓越”的辦學(xué)理念，凝煉了“厚德，篤學(xué)，慎思，敏行”的校訓(xùn)。這是我們校園精神文明的產(chǎn)物，已經(jīng)成為師生共同信守、自我約束規(guī)范、自覺(jué)努力追求的指南和準(zhǔn)則，能夠?qū)熒乃枷胄袨槠鸬綕?rùn)物細(xì)無(wú)聲的感召和教育作用。

（二）教學(xué)檔案的教育功能

教學(xué)檔案是高校檔案的主體部分，它真實(shí)記錄了高校歷年校歷、教學(xué)制度及管理、專業(yè)設(shè)置及建設(shè)、學(xué)科開設(shè)及建設(shè)、招生規(guī)模及名冊(cè)、學(xué)籍及注冊(cè)、學(xué)制沿革、教材使用、社會(huì)實(shí)踐、學(xué)生管理、畢業(yè)生成績(jī)、畢業(yè)生論文、畢業(yè)生就業(yè)等情況。教學(xué)檔案面廣量大，為便利于查閱使用，將來(lái)應(yīng)該歸并到學(xué)校檔案室，也要?dú)w類分冊(cè)保管。教學(xué)檔案具有極大的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，更是進(jìn)行教學(xué)評(píng)價(jià)、教學(xué)研究、教學(xué)改革等方面的憑證和參考。教學(xué)過(guò)程永遠(yuǎn)具有教育性。[2]教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案蘊(yùn)藏著無(wú)窮的教育內(nèi)容，必然要發(fā)揮著巨大的教育作用。

（三）科研檔案的教育功能

科研檔案反映的是我校開展教科研活動(dòng)的情況，記錄的是師生進(jìn)行教學(xué)研究、科研課題研究、專利申請(qǐng)及成就、教科研制度及管理等方面有價(jià)值的信息，是我校教科研成果及轉(zhuǎn)化的概貌，知識(shí)豐富且富有教育意義。譬如，我校國(guó)家級(jí)教學(xué)成果獎(jiǎng)報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)目“高職教育‘三對(duì)接一貫穿’工學(xué)結(jié)合人才培養(yǎng)模式改革與實(shí)踐”、湖北省科技廳項(xiàng)目“湖北省麥冬規(guī)范化種植（GAP）及示范基地建設(shè)研究”等，無(wú)論是立項(xiàng)申請(qǐng)及批復(fù)，還是實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、階段成果及結(jié)題報(bào)告，研究成果和申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)等存檔材料，不僅僅體現(xiàn)了我校科研綜合實(shí)力，而且為師生將來(lái)的教科研提供借鑒和參考?？蒲袡n案，尤其重大科研成果記錄既可以增強(qiáng)學(xué)校社會(huì)影響力，也可以增強(qiáng)師生員工愛校、敬業(yè)、勤奮學(xué)習(xí)、追求真理的責(zé)任感，還可以激發(fā)師生員工的創(chuàng)造熱情。

（四）校友檔案的教育功能

校友檔案中的知名校友檔案，既記載有各歷史階段教職工中著名的社會(huì)活動(dòng)家和具有較大影響力的專家教授，也記載有歷屆學(xué)有成就的在校生和對(duì)社會(huì)作出較大貢獻(xiàn)的畢業(yè)生。主要以文字、圖表、照片、聲像和實(shí)物等為載體，反映了他們工作、學(xué)習(xí)、生活及社會(huì)活動(dòng)等事跡及產(chǎn)生的積極意義，對(duì)后人有很大的啟迪和教育作用。譬如，19世紀(jì)20年代，老一輩革命家蕭秋（蕭楚女）先后兩次受聘來(lái)我校（湖北省立襄陽(yáng)第二師范學(xué)校）任教，傳播馬克思主義，播下紅色的種子，為著名的“二師學(xué)潮”打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也一直激勵(lì)著各界學(xué)子勤奮學(xué)習(xí)、報(bào)效國(guó)家。再如，國(guó)家二級(jí)教授、教育部高職教育評(píng)估專家、我校組建后首任校長(zhǎng)蔡澤寰，在全國(guó)首創(chuàng)了“1233”高職人才培養(yǎng)模式，并為之而夙夜鉆研、忠誠(chéng)實(shí)踐的故事，極大地激發(fā)了師生不畏權(quán)威、追求真理、回報(bào)社會(huì)的熱情。還如，我校2008級(jí)學(xué)生苗典武，研發(fā)的破障鉗在2010年獲得“第四屆全國(guó)大學(xué)生機(jī)械設(shè)計(jì)創(chuàng)新大賽”一等獎(jiǎng)，并于2011年榮獲“第七屆全國(guó)青少年科技創(chuàng)新獎(jiǎng)”，當(dāng)時(shí)全國(guó)獲得此榮譽(yù)的高職高專學(xué)生僅有2人。

（五）實(shí)物檔案的教育功能

實(shí)物檔案主要包括在學(xué)校公務(wù)活動(dòng)中各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各界名人的題詞手跡、饋贈(zèng)的書畫原稿、贈(zèng)送的原著和圖書，在國(guó)內(nèi)外校際、校企交流與合作活動(dòng)中的圖片、影像、文字和贈(zèng)品，在歷次校慶中的紀(jì)念品、知名校友的贈(zèng)品和原創(chuàng)作品以及學(xué)校在各項(xiàng)競(jìng)賽、比賽中獲得的證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、匾額、錦旗等。在一定程度上，這些是學(xué)校在某一歷史階段取得成就的憑證，也蘊(yùn)含有學(xué)校將來(lái)發(fā)展的愿景，對(duì)師生富有激勵(lì)和教育作用。譬如，2005年我校舉辦100年校慶之際，原中共中央政治局委員、國(guó)務(wù)院副總理、全國(guó)人大委員會(huì)副委員長(zhǎng)鄒家華題詞：“德智體美勞，腦手皆杰豪，百年育人才，校園光輝照?！泵棵坑^摩這一真跡，師生無(wú)不油然而生自豪感和責(zé)任感，老師無(wú)不立志譜寫校園光輝新篇章，學(xué)子無(wú)不立志爭(zhēng)做手腦并用的有用之才。

二、高校綜合檔案教育功能的實(shí)現(xiàn)

檔案與檔案室是內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，是不可分割的有機(jī)整體。檔案史料所蘊(yùn)涵的教育功能，賦予了檔案室同樣的教育意義。高校綜合檔案室在實(shí)現(xiàn)高職教育目的，促進(jìn)學(xué)生成為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)第一線的高技能專門人才中，完全可以挖掘自身更大的教育潛能。

高校綜合檔案教育功能的實(shí)現(xiàn)體現(xiàn)的是高校珍藏的檔案史料的價(jià)值?，F(xiàn)在的問(wèn)題是，師生對(duì)檔案室認(rèn)識(shí)程度很低，對(duì)其性質(zhì)、地位和作用知之甚少。要實(shí)現(xiàn)高校綜合檔案的教育功能，當(dāng)下應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著緊用力。

（一）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

豐富的檔案資源是檔案室教育功能實(shí)現(xiàn)的載體。不斷豐富學(xué)校檔案資源，關(guān)鍵是要不斷拓展學(xué)校檔案室的收藏。首先，繼續(xù)征集有關(guān)史料。學(xué)校歷經(jīng)變遷和更名，檔案室隨之屢次更址，有些反映學(xué)校事業(yè)逐步發(fā)展的典籍，某些知名校友的手跡、照片，一些英雄模范人物在校工作學(xué)習(xí)期間的重要事跡，許多來(lái)校視察領(lǐng)導(dǎo)的視頻、題詞等，只有廣泛征集才能盡量回歸。第二，完善重大活動(dòng)和重要事項(xiàng)事后月報(bào)制度。對(duì)學(xué)校開展的諸如慶典、外事、會(huì)議、聯(lián)誼以及教學(xué)、科研、管理等重大活動(dòng)，要將開展的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、內(nèi)容、過(guò)程和取得的成效、產(chǎn)生的影響等形成單項(xiàng)材料，在一個(gè)月內(nèi)連同照片、視頻一并報(bào)送學(xué)校檔案室。同時(shí)，報(bào)紙、電視、電臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)等新聞媒體對(duì)我校相關(guān)事項(xiàng)報(bào)道的信息材料，也要準(zhǔn)確及時(shí)歸檔。第三，廣泛收集畢業(yè)生中的先進(jìn)典型。主要是通過(guò)畢業(yè)生QQ群、畢業(yè)生聯(lián)誼會(huì)、走訪和跟蹤畢業(yè)生等方式，將畢業(yè)生中的就業(yè)創(chuàng)業(yè)典范材料、英雄模范人物事跡，以及對(duì)社會(huì)作出突出貢獻(xiàn)的案例等依序收集歸檔。

收藏檔案不僅是量的積累，更重要的是提高收藏的質(zhì)量，即把切實(shí)具有保存價(jià)值的檔案收入檔案室。這就要對(duì)收集到的檔案進(jìn)行研究和編撰。檔案編研是開發(fā)檔案信息資源的重要渠道，是發(fā)揮檔案利用效益的重要途徑。[3]目前，我校檔案編研意識(shí)不強(qiáng)，總認(rèn)為檔案工作就是保管利用檔案，只要做好收集、分類、立卷、歸檔和便于查閱即可，編研是小題大做。即便是有了一些編研的成果，也主要是匯編、簡(jiǎn)介、目錄、論文集等一些基礎(chǔ)性材料，質(zhì)量不高，缺乏精品。要走出檔案編研的誤區(qū)，突出學(xué)校檔案特色，創(chuàng)建檔案編研精品，拓展和實(shí)現(xiàn)檔案的教育功能。

（二）拓展信息傳播渠道

實(shí)踐證明，檔案信息傳播渠道多、覆蓋面大且暢通，就更加有利于檔案功能的實(shí)現(xiàn)。目前我校檔案信息傳播路徑比較傳統(tǒng)，主要是少數(shù)人查閱，或者查閱后告知他人，檔案室教育功能的實(shí)現(xiàn)受到了極大限制。信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，給檔案信息廣泛有效地傳播帶來(lái)了難得的機(jī)遇。我校應(yīng)該建立檔案網(wǎng)站，使之成為檔案室與社會(huì)交流的重要窗口，盡可能滿足廣大用戶檢索迅速、查找便捷、輸出可靠、保密性好、成本低廉等需要，[4]讓更多的人了解檔案信息、接受教育。

高校檔案網(wǎng)站中設(shè)立的檔案信息欄目，要依據(jù)2013年6月28日教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號(hào)）第三章第十五條的規(guī)定，分為黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)務(wù)類等11大類。要分欄建立具有我校特色、使用方便的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。一是實(shí)現(xiàn)檔案進(jìn)入檔案室前的數(shù)字化；二是將高質(zhì)量的已有檔案信息數(shù)字化；三是建立高品位的“虛擬室藏”。應(yīng)設(shè)立“在線交流”，擴(kuò)展檔案信息傳播面。還要實(shí)現(xiàn)全文管理功能，如顯示全文、顯示已有全文、查詢、下載原文等。注意設(shè)置瀏覽權(quán)限，如公開、內(nèi)部、國(guó)內(nèi)、秘密、機(jī)密、絕密等。

（三）提高檔案服務(wù)能力

從構(gòu)成教育活動(dòng)的要素上講，檔案的服務(wù)能力表現(xiàn)在檔案工作者能夠?qū)⒂邢薜臋n案信息發(fā)揮出最大的教育功效。這就要求提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。首先，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。學(xué)校檔案工作具有系統(tǒng)性，就是檔案工作人員對(duì)學(xué)校發(fā)生的各項(xiàng)活動(dòng)資料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用。過(guò)去檔案工作人員對(duì)這些工作幾乎是在辦公室坐享其成，只是坐、等、要，參與意識(shí)和服務(wù)觀念淡薄。要積極參與到學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中去，了解情況，及時(shí)收集檔案。還要根據(jù)不同檔案的特點(diǎn)，豐富檔案收集方式，提高檔案收集的廣度和深度，避免重大檔案信息的遺漏。同時(shí)，克服關(guān)起門來(lái)辦檔案的做法，增強(qiáng)開放觀念、開發(fā)觀念、效益觀念，加強(qiáng)與黨政各部門聯(lián)系，做到學(xué)校發(fā)展到哪里檔案延伸到哪里，切實(shí)為學(xué)校建設(shè)發(fā)展、教育教學(xué)、科研教研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。還要注重宣傳，通過(guò)網(wǎng)站、展板、校報(bào)、?？?、廣播、電視等形式，有效傳播學(xué)校檔案成果，讓師生及時(shí)受教育。

第二，提高管理水平。增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的效能，關(guān)鍵是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化和擴(kuò)大檔案的影響力，這就要求檔案管理人員具有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力。通過(guò)各種方式，既要加強(qiáng)校內(nèi)檔案室與院系、師生之間的溝通，也要保持與兄弟院校檔案部門的交流合作，經(jīng)過(guò)全方位的暢通交流，構(gòu)建更加全面、更加詳實(shí)的檔案網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)展檔案信息影響的覆蓋面。同時(shí)，拓展檔案工作人員的視野，掌握檔案管理工作的最新進(jìn)展和動(dòng)態(tài)，汲取先進(jìn)理論和技術(shù)改進(jìn)學(xué)校檔案工作。要深刻認(rèn)識(shí)到，學(xué)校檔案室既是學(xué)校檔案工作的專職機(jī)構(gòu)，也是珍藏和利用學(xué)校各種檔案信息的專門平臺(tái)，在履行檔案管理職能中經(jīng)常與校內(nèi)外各個(gè)組織發(fā)生關(guān)系，所以，學(xué)校檔案管理工作需要在協(xié)調(diào)中發(fā)展。協(xié)調(diào)既是檔案管理工作的重要內(nèi)容，又是對(duì)檔案工作人員的能力要求。檔案管理工作者要主動(dòng)深入一線廣交朋友，收集整理重大檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供具有針對(duì)性的第一手資料。要善于在協(xié)調(diào)中服務(wù)于黨政，服務(wù)于大局，服務(wù)于中心工作，服務(wù)于師生員工。

第三，依法促進(jìn)工作。檔案工作既平凡又偉大，平凡是因?yàn)闄n案工作細(xì)碎而默默無(wú)聞，偉大是因?yàn)樗且豁?xiàng)傳承歷史、守望輝煌、繼往開來(lái)的工作。[5]要充分認(rèn)識(shí)做好學(xué)校檔案工作的重要意義，切實(shí)按照《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)檔案人員的規(guī)范要求，樹立獻(xiàn)身檔案事業(yè)的高度責(zé)任感和使命感，自覺(jué)提高自身綜合素質(zhì)和工作能力，立足本職崗位，腳踏實(shí)地、兢兢業(yè)業(yè)、克難奮進(jìn)，努力在平凡的檔案工作中做出不平凡的業(yè)績(jī)。特別是要依照檔案法規(guī)規(guī)范檔案管理工作，同時(shí)，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳，增強(qiáng)全校的檔案意識(shí)和檔案法紀(jì)觀念，豐富完善學(xué)校檔案工作制度和崗位責(zé)任制，促進(jìn)學(xué)校檔案工作制度化、規(guī)范化和法制化，促進(jìn)學(xué)校檔案管理效率效益的最大化。

［1］謝紅星.珞珈蘭臺(tái)文集[M].武漢：長(zhǎng)江文藝出版社，2011，4.

［2］王道俊，王漢瀾.教育學(xué)[M].北京：人民教育出版社，1990：38.

［3］邱雪琴.校史編研的啟示[J].學(xué)校檔案，2005（4）：15-16.

［4］宋連邦，王曉星.對(duì)做好檔案保管工作的再認(rèn)識(shí)[J].齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007（11）：76-77.

［5］薛紅.檔案編研人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].蘭臺(tái)世界，2006（6）：26-28.