談城鎮(zhèn)供水企業(yè)如何確保庫房檔案字跡的耐久

文/梧州粵海環(huán)保發(fā)展有限公司　劉小燕

談城鎮(zhèn)供水企業(yè)如何確保庫房檔案字跡的耐久

文/梧州粵海環(huán)保發(fā)展有限公司劉小燕

【摘要】檔案的字跡材料是檔案制成材料的重要組成部分，檔案字跡材料的耐久性是檔案保護(hù)學(xué)的永恒課題。字跡材料的耐久性如何，關(guān)系到檔案內(nèi)容的存在，直接影響著檔案的壽命。本文分析了影響檔案字跡耐久性的主要因素，給出了字跡耐久性評價標(biāo)準(zhǔn)，從而為目前紙質(zhì)檔案正確保護(hù)提供了理論依據(jù)。分析結(jié)果顯示檔案字跡材料包括墨或墨汁、復(fù)寫紙、圓珠筆、印泥和印油等，如果這些字跡材料發(fā)生了褪變、擴(kuò)散和模糊不清，將直接影響檔案的閱讀和使用。

【關(guān)鍵詞】檔案文件；檔案耐用性；檔案材料字跡

一、前言

世界上的萬事萬物都在不斷地變化,隨著時間流逝而自然老化，檔案字跡材料也是如此。此外,檔案字跡材料還會有各種有害的因素從各個方面加速檔案字跡材料的損壞,影響檔案字跡的耐久性。檔案在企業(yè)工作中起著重要的作用，如果檔案字跡因發(fā)生褪色、擴(kuò)散，而變得模糊不清，將嚴(yán)重影響檔案的利用。梧州粵海環(huán)保發(fā)展有限公司檔案室是國家一級檔案管理，為確保庫房檔案字跡耐久性，就檔案字跡耐久性，對檔案字跡耐久性這個問題開展研究和提出了一些建議。

二、檔案字跡耐久性存在的問題

對庫房檔案案卷進(jìn)行抽查，如表1所示，抽取了1996年至2001年的檔案共236卷宗進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)236卷中75卷有字跡滲透現(xiàn)象，對字跡滲透的案卷進(jìn)行統(tǒng)計分析，結(jié)果如圖1所示。

三、原因分析

（一）墨水使用不當(dāng)。1.碳素墨水的成份是碳黑，不溶于水、油和一般溶劑，由于碳黑能吸收各種波長的可見光而呈黑色，因此不會因發(fā)色團(tuán)被破壞而褪色，耐光性好。2.藍(lán)黑墨水的色素成份有變黑持久成份和著色劑，但其屬酸性墨水，在一定條件下會褪色。3.純藍(lán)墨水和紅墨水的色素成份是酸性墨水藍(lán)、酸性大紅G等有機(jī)染料，耐水性差，易氧化，易褪色，褪色后字跡難以辯認(rèn)，目前廣泛使用的水筆，其色素也屬染料，也屬不耐久的字跡材料。

結(jié)論：墨水使用不當(dāng)是造成庫房檔案字跡不耐久的主要原因。

（二）使用圓珠筆及復(fù)寫紙。1.圓珠筆的成份是由色素、溶劑、添加劑等組成的油墨，不耐光，不耐熱，易褪色，并有油滲現(xiàn)象。2.復(fù)寫紙是一種在薄韌的原紙一涂一層有色漿料供復(fù)制抄寫的紙張，在光照、高溫下易溶解，且會發(fā)生油滲擴(kuò)散現(xiàn)象。

表1　檔案卷宗調(diào)查表

（三）存檔材料不符合要求。1.復(fù)印件的字跡成份有色素、樹脂及助劑。復(fù)印時，色素是機(jī)械地附在紙張表面，不夠牢固，反復(fù)多次折疊和磨擦，會出現(xiàn)墨粉脫落現(xiàn)象，且在高溫下，樹脂、石臘易軟化，造成字跡擴(kuò)散。2.傳真件字跡中的色素是由無色染料和生色劑發(fā)生化合反應(yīng)而形成的，在光和熱的作用下會較快褪色，且經(jīng)過多次反復(fù)折疊和磨擦，也會出現(xiàn)墨粉脫落現(xiàn)象。3.霉菌對字跡影響：霉菌生長過程中會分泌出有機(jī)酸，使檔案字跡材料性能改變，導(dǎo)致字跡顏色變化或褪色，同時，不同的霉菌在不同的生產(chǎn)時期，也能產(chǎn)生不同的顏色，這些顏色會覆蓋部分字跡，影響色差。

（四）溫濕度影響。雖然高溫和高濕度的環(huán)境，對紙張和字跡的影響較大，造成字跡模糊、擴(kuò)散和滲透，經(jīng)過調(diào)查記錄，檔案庫房溫濕度能夠控制在國家要求范圍之內(nèi)。

（五）制度不完善。經(jīng)調(diào)查，公司已將《檔案管理規(guī)定》QMS/WS C401.04-2002納入公司質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，要求人員對檔案保管的管理符合檔案管理要求。

四、目標(biāo)值確定依據(jù)

1.造成字跡褪色、擴(kuò)散、模糊的主要因素是形成檔案字跡的墨水使用不當(dāng)，占其主要因素的50.7%，若集中力量將這個問題解決，是提高檔案的壽命長短的關(guān)鍵。

2.根據(jù)國家檔案局檔案保護(hù)技術(shù)的要求，嚴(yán)格按要求使用記錄材料。

五、對策措施

根據(jù)上述確定的原因，制定了相應(yīng)的對策措施：1.書寫材料統(tǒng)一使用碳素墨水,要求擬稿人員都要采用黑色碳素墨水書寫材料。2.檔案材料不能使用圓珠筆及復(fù)寫紙。要求交來的檔案材料不能使用復(fù)寫紙和圓珠筆，對使用的，做到堅持不接收。3.存檔材料杜絕使用復(fù)印件、傳真件，對原來已使用復(fù)印件、傳真件存檔的材料，要重新經(jīng)過打印后才能存檔。4.對庫房檔案實行定期滅菌。嚴(yán)格檔案字跡使用墨水材料。杜絕使用圓珠筆及復(fù)寫紙，嚴(yán)格控制檔案材料質(zhì)量，消滅霉菌。

六、實施對策

針對要因制定出對策措施，加強(qiáng)檔案保護(hù)和維護(hù)工作，不論是從保存歷史的角度考慮，都要求檔案能長久保存，為此，必須采取各種有效措施，保證檔案的質(zhì)量，盡量延長檔案的壽命，充分發(fā)揮組員積極性的創(chuàng)造性，認(rèn)真落實各項對策。

1.加強(qiáng)專、兼職檔案人員的責(zé)任心，嚴(yán)格管理，兼職和專職檔案員做到接收檔案時，檢查有發(fā)現(xiàn)不是碳素墨水書寫材料的，不接收，要求重新用碳素墨水鋼筆書寫材料或經(jīng)計算機(jī)打印后才接收，以保證檔案字跡的耐久性，并形成制度，納入《檔案管理規(guī)定》QMS/ WSC401.04-2002，要求人員嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行。

2.根據(jù)對檔案宗卷調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，在工程施工活動中形成的各種記錄材料，包括管理資料、鋼筋、水泥等試驗、報告、地基與隱蔽工程記錄、混凝土、砂漿抗壓強(qiáng)度試驗報告、電氣交工技術(shù)資料等，用圓珠筆復(fù)寫的占80%左右，針對施工單位存在的普遍使用普通圓珠筆復(fù)寫施工文件材料情況，采取適當(dāng)措施，由技術(shù)部門在工程開工時，做好工程建設(shè)竣工技術(shù)資料書寫字跡材料的選用，要求對方必須使用耐久性字跡材料書寫或直接運用計算機(jī)書寫技術(shù)資料，拒絕使用圓珠筆及復(fù)寫紙記錄建設(shè)工程技術(shù)資料，并把這項工作納入《科技檔案管理規(guī)定》QB/WS 15.5-2002和《建設(shè)項目（工程）檔案驗收規(guī)定》QB/WS15.6-2002，從源頭上解決檔案字跡材料的耐久性問題。

3.存檔材料杜絕使用復(fù)印件、傳真件，并做好已進(jìn)庫的復(fù)印件、傳真件檔案材料的搶救工作，對原來已使用復(fù)印件、傳真件存檔的材料，采用掃描后重新打印印刷，再存檔。要有重點的定期地檢查案卷材料保護(hù)情況，發(fā)現(xiàn)那些關(guān)系到國計民生和對城市生產(chǎn)、生活有重大影響的檔案字跡有模糊、擴(kuò)散現(xiàn)象的，要根據(jù)不同情況，及時采取各種搶救措施，確保檔案萬無一失。

4.檔案人員將檔案部門較常見的幾種霉菌為研究對象，選擇不同的溫度、濕度和霉菌作用時間，多方面觀察和測定霉菌對字跡色差的影響，從中得出影響不同字跡耐久性的關(guān)鍵因素，為延長檔案壽命提供依據(jù)，隨著溫度的升高，時間的延長，霉菌對字跡色差的影響也越明顯。因此，經(jīng)常定期地對庫房案卷進(jìn)行滅菌處理，以消滅霉菌對檔案的影響。

七、經(jīng)過實踐，取得明顯的成績

經(jīng)過努力，在提高和完善檔案案卷的各項管理，從而促進(jìn)企業(yè)整體工作，但管理上，庫房檔案字跡得到了控制，延長了檔案的壽命，為以后的檔案利用，提供了保證，這個無形效益是無法計算的。

1.嚴(yán)格檔案接收、移交質(zhì)量關(guān)，定期檢查庫房檔案，并形成管理制度，把《檔案管理規(guī)定》QMS/WSC401.04-2002納入公司ISO900企業(yè)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)；

2.加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心；

3.堅持以提高檔案卷宗質(zhì)量為目標(biāo)，熟悉影響字跡耐久性的內(nèi)在因素和外在因素，以“預(yù)防為主”，做好防光、防熱、防潮、防水、防有害氣體和防酸堿物質(zhì)，保護(hù)好檔案字跡，延長其壽命。

4.科技創(chuàng)新實現(xiàn)整體優(yōu)化，精益求精勇創(chuàng)質(zhì)量一流，熱情服務(wù)確保用戶滿意。加強(qiáng)檔案各項管理，提高檔案質(zhì)量，確保檔案管理國家一級水平，不斷提高檔案保存的壽命。

參考文獻(xiàn)：

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