談城鎮(zhèn)供水企業(yè)如何確保庫房檔案字跡的耐久

文/梧州粵海環(huán)保發(fā)展有限公司　劉小燕

談城鎮(zhèn)供水企業(yè)如何確保庫房檔案字跡的耐久

文/梧州粵海環(huán)保發(fā)展有限公司劉小燕

【摘要】檔案的字跡材料是檔案制成材料的重要組成部分，檔案字跡材料的耐久性是檔案保護(hù)學(xué)的永恒課題。字跡材料的耐久性如何，關(guān)系到檔案內(nèi)容的存在，直接影響著檔案的壽命。本文分析了影響檔案字跡耐久性的主要因素，給出了字跡耐久性評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，從而為目前紙質(zhì)檔案正確保護(hù)提供了理論依據(jù)。分析結(jié)果顯示檔案字跡材料包括墨或墨汁、復(fù)寫紙、圓珠筆、印泥和印油等，如果這些字跡材料發(fā)生了褪變、擴(kuò)散和模糊不清，將直接影響檔案的閱讀和使用。

【關(guān)鍵詞】檔案文件；檔案耐用性；檔案材料字跡

一、前言

世界上的萬事萬物都在不斷地變化,隨著時(shí)間流逝而自然老化，檔案字跡材料也是如此。此外,檔案字跡材料還會(huì)有各種有害的因素從各個(gè)方面加速檔案字跡材料的損壞,影響檔案字跡的耐久性。檔案在企業(yè)工作中起著重要的作用，如果檔案字跡因發(fā)生褪色、擴(kuò)散，而變得模糊不清，將嚴(yán)重影響檔案的利用。梧州粵海環(huán)保發(fā)展有限公司檔案室是國(guó)家一級(jí)檔案管理，為確保庫房檔案字跡耐久性，就檔案字跡耐久性，對(duì)檔案字跡耐久性這個(gè)問題開展研究和提出了一些建議。

二、檔案字跡耐久性存在的問題

對(duì)庫房檔案案卷進(jìn)行抽查，如表1所示，抽取了1996年至2001年的檔案共236卷宗進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)236卷中75卷有字跡滲透現(xiàn)象，對(duì)字跡滲透的案卷進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，結(jié)果如圖1所示。

三、原因分析

（一）墨水使用不當(dāng)。1.碳素墨水的成份是碳黑，不溶于水、油和一般溶劑，由于碳黑能吸收各種波長(zhǎng)的可見光而呈黑色，因此不會(huì)因發(fā)色團(tuán)被破壞而褪色，耐光性好。2.藍(lán)黑墨水的色素成份有變黑持久成份和著色劑，但其屬酸性墨水，在一定條件下會(huì)褪色。3.純藍(lán)墨水和紅墨水的色素成份是酸性墨水藍(lán)、酸性大紅G等有機(jī)染料，耐水性差，易氧化，易褪色，褪色后字跡難以辯認(rèn)，目前廣泛使用的水筆，其色素也屬染料，也屬不耐久的字跡材料。

結(jié)論：墨水使用不當(dāng)是造成庫房檔案字跡不耐久的主要原因。

（二）使用圓珠筆及復(fù)寫紙。1.圓珠筆的成份是由色素、溶劑、添加劑等組成的油墨，不耐光，不耐熱，易褪色，并有油滲現(xiàn)象。2.復(fù)寫紙是一種在薄韌的原紙一涂一層有色漿料供復(fù)制抄寫的紙張，在光照、高溫下易溶解，且會(huì)發(fā)生油滲擴(kuò)散現(xiàn)象。

表1　檔案卷宗調(diào)查表

（三）存檔材料不符合要求。1.復(fù)印件的字跡成份有色素、樹脂及助劑。復(fù)印時(shí)，色素是機(jī)械地附在紙張表面，不夠牢固，反復(fù)多次折疊和磨擦，會(huì)出現(xiàn)墨粉脫落現(xiàn)象，且在高溫下，樹脂、石臘易軟化，造成字跡擴(kuò)散。2.傳真件字跡中的色素是由無色染料和生色劑發(fā)生化合反應(yīng)而形成的，在光和熱的作用下會(huì)較快褪色，且經(jīng)過多次反復(fù)折疊和磨擦，也會(huì)出現(xiàn)墨粉脫落現(xiàn)象。3.霉菌對(duì)字跡影響：霉菌生長(zhǎng)過程中會(huì)分泌出有機(jī)酸，使檔案字跡材料性能改變，導(dǎo)致字跡顏色變化或褪色，同時(shí)，不同的霉菌在不同的生產(chǎn)時(shí)期，也能產(chǎn)生不同的顏色，這些顏色會(huì)覆蓋部分字跡，影響色差。

（四）溫濕度影響。雖然高溫和高濕度的環(huán)境，對(duì)紙張和字跡的影響較大，造成字跡模糊、擴(kuò)散和滲透，經(jīng)過調(diào)查記錄，檔案庫房溫濕度能夠控制在國(guó)家要求范圍之內(nèi)。

（五）制度不完善。經(jīng)調(diào)查，公司已將《檔案管理規(guī)定》QMS/WS C401.04-2002納入公司質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，要求人員對(duì)檔案保管的管理符合檔案管理要求。

四、目標(biāo)值確定依據(jù)

1.造成字跡褪色、擴(kuò)散、模糊的主要因素是形成檔案字跡的墨水使用不當(dāng)，占其主要因素的50.7%，若集中力量將這個(gè)問題解決，是提高檔案的壽命長(zhǎng)短的關(guān)鍵。

2.根據(jù)國(guó)家檔案局檔案保護(hù)技術(shù)的要求，嚴(yán)格按要求使用記錄材料。

五、對(duì)策措施

根據(jù)上述確定的原因，制定了相應(yīng)的對(duì)策措施：1.書寫材料統(tǒng)一使用碳素墨水,要求擬稿人員都要采用黑色碳素墨水書寫材料。2.檔案材料不能使用圓珠筆及復(fù)寫紙。要求交來的檔案材料不能使用復(fù)寫紙和圓珠筆，對(duì)使用的，做到堅(jiān)持不接收。3.存檔材料杜絕使用復(fù)印件、傳真件，對(duì)原來已使用復(fù)印件、傳真件存檔的材料，要重新經(jīng)過打印后才能存檔。4.對(duì)庫房檔案實(shí)行定期滅菌。嚴(yán)格檔案字跡使用墨水材料。杜絕使用圓珠筆及復(fù)寫紙，嚴(yán)格控制檔案材料質(zhì)量，消滅霉菌。

六、實(shí)施對(duì)策

針對(duì)要因制定出對(duì)策措施，加強(qiáng)檔案保護(hù)和維護(hù)工作，不論是從保存歷史的角度考慮，都要求檔案能長(zhǎng)久保存，為此，必須采取各種有效措施，保證檔案的質(zhì)量，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，充分發(fā)揮組員積極性的創(chuàng)造性，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)對(duì)策。

1.加強(qiáng)專、兼職檔案人員的責(zé)任心，嚴(yán)格管理，兼職和專職檔案員做到接收檔案時(shí)，檢查有發(fā)現(xiàn)不是碳素墨水書寫材料的，不接收，要求重新用碳素墨水鋼筆書寫材料或經(jīng)計(jì)算機(jī)打印后才接收，以保證檔案字跡的耐久性，并形成制度，納入《檔案管理規(guī)定》QMS/ WSC401.04-2002，要求人員嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行。

2.根據(jù)對(duì)檔案宗卷調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，在工程施工活動(dòng)中形成的各種記錄材料，包括管理資料、鋼筋、水泥等試驗(yàn)、報(bào)告、地基與隱蔽工程記錄、混凝土、砂漿抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、電氣交工技術(shù)資料等，用圓珠筆復(fù)寫的占80%左右，針對(duì)施工單位存在的普遍使用普通圓珠筆復(fù)寫施工文件材料情況，采取適當(dāng)措施，由技術(shù)部門在工程開工時(shí)，做好工程建設(shè)竣工技術(shù)資料書寫字跡材料的選用，要求對(duì)方必須使用耐久性字跡材料書寫或直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)書寫技術(shù)資料，拒絕使用圓珠筆及復(fù)寫紙記錄建設(shè)工程技術(shù)資料，并把這項(xiàng)工作納入《科技檔案管理規(guī)定》QB/WS 15.5-2002和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收規(guī)定》QB/WS15.6-2002，從源頭上解決檔案字跡材料的耐久性問題。

3.存檔材料杜絕使用復(fù)印件、傳真件，并做好已進(jìn)庫的復(fù)印件、傳真件檔案材料的搶救工作，對(duì)原來已使用復(fù)印件、傳真件存檔的材料，采用掃描后重新打印印刷，再存檔。要有重點(diǎn)的定期地檢查案卷材料保護(hù)情況，發(fā)現(xiàn)那些關(guān)系到國(guó)計(jì)民生和對(duì)城市生產(chǎn)、生活有重大影響的檔案字跡有模糊、擴(kuò)散現(xiàn)象的，要根據(jù)不同情況，及時(shí)采取各種搶救措施，確保檔案萬無一失。

4.檔案人員將檔案部門較常見的幾種霉菌為研究對(duì)象，選擇不同的溫度、濕度和霉菌作用時(shí)間，多方面觀察和測(cè)定霉菌對(duì)字跡色差的影響，從中得出影響不同字跡耐久性的關(guān)鍵因素，為延長(zhǎng)檔案壽命提供依據(jù)，隨著溫度的升高，時(shí)間的延長(zhǎng)，霉菌對(duì)字跡色差的影響也越明顯。因此，經(jīng)常定期地對(duì)庫房案卷進(jìn)行滅菌處理，以消滅霉菌對(duì)檔案的影響。

七、經(jīng)過實(shí)踐，取得明顯的成績(jī)

經(jīng)過努力，在提高和完善檔案案卷的各項(xiàng)管理，從而促進(jìn)企業(yè)整體工作，但管理上，庫房檔案字跡得到了控制，延長(zhǎng)了檔案的壽命，為以后的檔案利用，提供了保證，這個(gè)無形效益是無法計(jì)算的。

1.嚴(yán)格檔案接收、移交質(zhì)量關(guān)，定期檢查庫房檔案，并形成管理制度，把《檔案管理規(guī)定》QMS/WSC401.04-2002納入公司ISO900企業(yè)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)；

2.加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心；

3.堅(jiān)持以提高檔案卷宗質(zhì)量為目標(biāo)，熟悉影響字跡耐久性的內(nèi)在因素和外在因素，以“預(yù)防為主”，做好防光、防熱、防潮、防水、防有害氣體和防酸堿物質(zhì)，保護(hù)好檔案字跡，延長(zhǎng)其壽命。

4.科技創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)整體優(yōu)化，精益求精勇創(chuàng)質(zhì)量一流，熱情服務(wù)確保用戶滿意。加強(qiáng)檔案各項(xiàng)管理，提高檔案質(zhì)量，確保檔案管理國(guó)家一級(jí)水平，不斷提高檔案保存的壽命。

參考文獻(xiàn)：

[1]龔媛媛，陳莉．淺談檔案字跡材料的耐久性[J].機(jī)電兵船檔案,2008(3).

[2]蘆桂芝．影響檔案字跡材料耐久性因素[J].黑龍江檔案,2002(2).

[3]郭鳳榮．掌握科學(xué)原理延長(zhǎng)檔案壽命[J].機(jī)電兵船檔案,1997(12).