淺議科研單位檔案的信息化工作

衛(wèi)巧麗

鄭州市水產(chǎn)技術(shù)推廣站

淺議科研單位檔案的信息化工作

衛(wèi)巧麗

鄭州市水產(chǎn)技術(shù)推廣站

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，科研單位的檔案信息化工作已提到越來越重要的議事日程，作為水產(chǎn)科研部門，是集實(shí)用技術(shù)推廣、技術(shù)培訓(xùn)、水生動(dòng)物檢疫檢測、魚病防治、水產(chǎn)品質(zhì)量檢測及漁業(yè)環(huán)境監(jiān)測工作等多個(gè)職能于一身的公益性事業(yè)單位，如何把科研活動(dòng)中形成的各種歷史記錄和文件信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行較好的統(tǒng)一管理，是科研單位檔案信息化工作的重要內(nèi)容。

一、檔案管理信息化工作的現(xiàn)狀

水產(chǎn)項(xiàng)目檔案是指項(xiàng)目從其立項(xiàng)到竣工等各個(gè)建設(shè)階段直接產(chǎn)生的具有重要價(jià)值的各種原始的文件材料，如:建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃立項(xiàng)的各種報(bào)審批復(fù)文件、項(xiàng)目的可行性研宄分析報(bào)告、項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件和設(shè)計(jì)圖、項(xiàng)目建設(shè)的施工過程記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。其內(nèi)容表現(xiàn)形式多種多樣，主要有文字、數(shù)據(jù)、圖紙、相片、錄像、圖表等。但是，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，由于缺乏規(guī)范化的檔案管理制度，以及在檔案管理方面不愿意投入太多的資源，缺少對(duì)項(xiàng)目檔案潛在價(jià)值的認(rèn)識(shí)，直接影響了項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益的發(fā)揮。

1.缺乏檔案信息化管理的先進(jìn)理念

許多人看來，現(xiàn)今的電子存檔比起傳統(tǒng)意義上的普通紙質(zhì)存檔，沒有直觀的感覺。這些人覺得只要是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還完好，它們的檔案管理就不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，這就讓管理人士對(duì)于信息技能的使用缺少主動(dòng)性。另外，因?yàn)殡娮訖n案在管理的過程中比較復(fù)雜，需要很長的時(shí)間不能有好的效果呈現(xiàn)，而且還要有一定的專業(yè)知識(shí)來支撐，這就讓檔案管理人士對(duì)于電子檔案的管理失去了信心，當(dāng)然也就不主動(dòng)承擔(dān)電子檔案的管理工作了，從而沒有對(duì)電子檔案重要性樹立比較清晰的認(rèn)識(shí)。

2.項(xiàng)目檔案收集歸檔不及時(shí)

項(xiàng)目檔案管理不同于企事業(yè)單位檔案管理，絕大部分形成于建設(shè)施工過程，使其管理工作從文件材料的收集到整理成標(biāo)準(zhǔn)形式的檔案的這段過程中，都具有太多的不定性因素。有些小型項(xiàng)目大多是施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件材料數(shù)量不多，不易引起各參建單位的足夠重視；大型項(xiàng)目建設(shè)工期長，參與建設(shè)的單位多，形成的文件材料涉及范圍廣、專業(yè)多，內(nèi)容繁雜，稍有疏忽就可能遺漏。再加上建設(shè)施工人員組成復(fù)雜、臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散，都是致使文件材料的遺失重要因素。目前，大多數(shù)參建單位都是在水利工程建設(shè)的后期才開始著手文件材料的收集和整理工作，忽視文件材料的及時(shí)收集，從而導(dǎo)致了文件的遺失，造成復(fù)印件多、原件少，原始資料嚴(yán)重缺失等現(xiàn)象。

3.檔案信息化管理的社會(huì)化服務(wù)效率低下

根據(jù)筆者從事水產(chǎn)科研工作的經(jīng)歷，在科研項(xiàng)目管理過程中形成的各種歷史記錄和文件信息，包括相關(guān)的政策法規(guī)，其中大量的檔案信息，沒有經(jīng)過進(jìn)一步的電子化、數(shù)學(xué)化信息處理，相關(guān)的有用信息在為政務(wù)決策、向公眾和社會(huì)服務(wù)上效率低下，面臨所謂的“信息龐大、知識(shí)貧乏”問題。

4.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有待進(jìn)一步增強(qiáng)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化即是對(duì)基本工作的規(guī)范化、準(zhǔn)確化、流程化。目前的標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性、配套性，導(dǎo)致科研成果的檔案管理工作流于形式，科研成果信息分散孤立，采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量良莠不齊，一定程度上形成了資源的浪費(fèi)。需要從網(wǎng)絡(luò)信息技能特征上，思考檔案管理的技能準(zhǔn)則、組織工作流程標(biāo)準(zhǔn)。

二、關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

針對(duì)以上所舉科研單位檔案信息化建設(shè)中存在的問題癥結(jié)，就如何提高科研檔案信息化水平，結(jié)合實(shí)際談以下建議：

1.樹立信息化建設(shè)的迫切理念

檔案工作的具體人員要認(rèn)清檔案信息化的重要性，積極使現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理之中，要?jiǎng)?chuàng)新開展檔案管理工作，不斷充實(shí)提高自身綜合素養(yǎng)，不能僅僅滿足于一般的保存管理，要成為檔案信息專家，由傳統(tǒng)的檔案保管轉(zhuǎn)變了檔案信息管理運(yùn)用。要將科研過程中的文件收集整理，并實(shí)現(xiàn)電子信息化，保證科研項(xiàng)目產(chǎn)生的電子文件真實(shí)、完整、安全地保管，并使之運(yùn)用于社會(huì)化服務(wù)。

2.要建立起檔案信息的目標(biāo)責(zé)任制管理體制

在科研項(xiàng)目中形成的檔案，是科研活動(dòng)過程及結(jié)果的綜合體現(xiàn)，必然在人與人之間、部門之間建立聯(lián)系或互動(dòng)機(jī)制，科研活動(dòng)從立項(xiàng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收的各個(gè)環(huán)節(jié)，其中任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)的活動(dòng)都產(chǎn)生大量的資料信息，各類信息系統(tǒng)之間的信息共享和有效傳遞是實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化的關(guān)鍵。各參建單位要依照國家有關(guān)項(xiàng)目工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度，以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定符合項(xiàng)目建設(shè)以及自身情況的項(xiàng)目檔案管理工作制度。因?yàn)轫?xiàng)目的個(gè)性以及各參建單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中發(fā)揮的作用不同，因根據(jù)自身的特點(diǎn)，建立符合自己單位的文件材料的收集整理制度，文件材料的利用管理制度，檔案管理人員的崗位責(zé)任制度以及工程竣工檔案驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則和工程檔案管理實(shí)施辦法等檔案管理的規(guī)章制度，以此來規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)過程中文件材料的管理工作，使項(xiàng)目檔案從形成、收集、整理、保管等階段均有明確規(guī)定和相應(yīng)的制約措施，使項(xiàng)目檔案管理有章可循。做到無論是在項(xiàng)目建設(shè)各階段還是各參建單位內(nèi)部，都能從制度上保證文件材料的收集和管理工作，使項(xiàng)目檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)信息形成、信息采集、信息傳遞、信息處理實(shí)時(shí)監(jiān)控，達(dá)到各類信息共享和各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

3.統(tǒng)籌建設(shè)科研項(xiàng)目檔案信息化體系

由于科研項(xiàng)目實(shí)施中可能形成大量電子文件，倘若規(guī)章制度存在漏洞，執(zhí)行不嚴(yán)，勢(shì)必會(huì)造成反復(fù)歸檔，浪費(fèi)人力財(cái)力的現(xiàn)象，甚至?xí)?dǎo)致文件歸檔混亂。因此，做好電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作，尤其是規(guī)章制度的建設(shè)、宣傳以及推廣應(yīng)用，為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。依照科研項(xiàng)目的實(shí)施過程，從而以一種統(tǒng)一的規(guī)范實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案接收、鑒定、歸檔、移交、報(bào)表打印、分析統(tǒng)計(jì)等一系列的管理功能，促進(jìn)部門之間、部門與社會(huì)之間的檔案共享，提高資源的利用效率。文書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和利用效率。