高校教學檔案管理現(xiàn)狀分析與對策思考

肖　朵

(四川信息職業(yè)技術學院機電工程系，四川　廣元　628017)

浙江交通職業(yè)技術學院學報，第16卷第2期，2015年6月

Journal of Zhejiang Institute of Communications

Vol.16 No.2,Jun.2015

高校教學檔案管理現(xiàn)狀分析與對策思考

肖朵

(四川信息職業(yè)技術學院機電工程系，四川廣元628017)

摘要：高校教學檔案在教學、科研等活動中發(fā)揮著不可替代的重要作用，在高校教學檔案管理中，存在著教學檔案管理責任意識不強、教學檔案管理機制不健全、教學檔案利用率低下等問題，這些問題對檔案的保管、檢索、編研、利用產(chǎn)生不利的影響，要解決這些問題，需要在提高教學檔案管理責任意識、建立完善的培訓體系、建立健全教學檔案管理機制、提高教學檔案利用率等方面采取科學有效地措施。

關鍵詞：教學檔案;管理機制;利用率

0引言

“高校檔案是指高等學校及其所屬的單位和個人在從事教學、科研、管理和其他各種活動中直接形成的有保存價值的文字、圖表和聲像形式的歷史記錄”[1]。高校教學檔案是高校檔案群的一部分，是高等學校在教學活動中所產(chǎn)生的的各種不同類型的材料，由于高校教學活動具有學術性、專業(yè)性、周期性和系統(tǒng)性的特點，高校教學檔案也具備這些特點，因此有非常寶貴的利用價值。但是綜合目前全國高校教學檔案管理的情況來看，高校的教學檔案管理工作存在著一些問題。

1教學檔案管理現(xiàn)狀

1.1　教學檔案管理責任意識不強

1.1.1學校不重視

教學檔案是隨著教學活動的實施而逐步產(chǎn)生的，是教學活動的附屬品，教學檔案管理工作是一種帶有服務性質的工作，不是高校工作的重心，很多高校認為在推動教學工作和提高辦學效益方面，教學檔案管理工作發(fā)揮的作用很小，從而使得教學檔案管理工作一直處于被動地位，不能引起高校的重視。雖然也有一些高校能夠意識到教學檔案管理工作對學校整個工作的重要意義，但是由于受到辦學條件、辦學效益等方面的牽制，不能使檔案管理工作在實際工作中得到合理的對待，甚至有的高校根本沒有設置教學檔案管理部門，也沒有專職的教學檔案管理人員，把教學檔案管理工作粗糙的混雜于教學管理工作之中，導致很多高校沒有規(guī)范的教學檔案可以查閱和使用。

1.1.2管理人員不重視

首先，教學檔案管理人員不是專業(yè)人員。俗話說：術業(yè)有專攻。但是很多高校的教學檔案管理人員并非專業(yè)管理人員出身，沒有學習過專業(yè)的管理知識，專業(yè)素質不強，甚至有的高校的教學檔案管理人員是走后門進來的臨時工，沒有責任心，工作隨意，散漫，導致教學檔案資料收集不齊全，不規(guī)范。

其次，教學檔案管理人員不是專職人員。教學檔案管理工作沒有專職的管理人員來負責，而是由其他部門的人員來兼任的，那些兼職人員沒有經(jīng)過專業(yè)的訓練，不清楚哪些資料應該怎樣歸檔才符合規(guī)范，業(yè)務素質較低，而教學檔案所涉及到的范圍又比較大，內容繁雜，所以兼職教學檔案管理人員在工作中經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，這使他們更加被動消極，不愿擔任此工作，給教學檔案管理工作帶來不利影響。

1.1.3教師不重視

教學檔案材料是在教學、科研工作過程中產(chǎn)生的，教學、科研工作的主體對象是教師，教學檔案記載了教師的整個教學、科研過程，所以教師對教學檔案材料的形成具有決定性的作用，但是一部分教師并沒有意識到自己所扮演的角色在教學檔案管理中所發(fā)揮的重要作用，只是一味的忙于教學和科研，對教學檔案的建設不關心，不重視，資料完成的不規(guī)范，提交的不及時，這就給教學檔案資料的收集帶來了困難，教學檔案管理工作也因此而變得比較被動。充分調動教師在教學檔案管理中的參與意識，保證教師教學或科研資料的規(guī)范性與完整性，對做好教學檔案管理工作至關重要。

2教學檔案管理機制不健全

2.1　管理不成體系

“教師教學檔案是教師在教育實踐和教學研究過程中形成的具有保存和利用價值的真實記錄，具有全宗檔案不可分散的客觀性。教師教學檔案在指導教學過程、促進教書育人、提高教學質量、優(yōu)化信息資源的合理配置、適應現(xiàn)代教育的新形勢等方面發(fā)揮著積極的推動作用”[2]。很長時間以來，高校院系雖然對一些教學檔案材料進行了不同的程度的收集和保存，但仍然存在一定的問題，比如各個院系的教學檔案材料由各個院系保管，各院系沒有設置專門的檔案管理部門，且沒有專職的檔案管理人員，其他院系的師生如果想借閱外院系的教學檔案資料，不知道該怎樣提出申請或向誰提出申請，沒有正規(guī)的有效的程序可以遵循，而出借教學檔案材料的院系也沒有正規(guī)的查閱程序、登記手續(xù)或借閱條例，造成資料出借后不能及時回收或回收后資料缺失破損的情況時有發(fā)生?？傊?，教學檔案管理處于一盤散沙的狀態(tài)，沒有建立一個規(guī)范的科學的有序的教學檔案管理體系，這必定會降低教學檔案材料的保管和使用價值。

2.2　材料不齊全不規(guī)范

首先，由于一些高校教學檔案管理的意識比較淡薄，不能正確認識到檔案管理工作的重要性，致使教學檔案管理工作開展的很不順利，雖然也收集了一些檔案材料，但材料收集的不齊全，不完整，還有很大一部分教學檔案材料沒有收集上來，散存在教師個人手中，造成有些教學檔案記錄有開頭沒結尾，有計劃、無總結，有申報表，無實施過程的支撐材料等，有時候為了應付檢查，存在臨時組織教師補充材料的現(xiàn)象，這樣不僅耽誤了教師的時間和精力，也浪費了學校的財力和物力，并且在很大程度上影響了教學檔案材料的真實性。

其次，教學檔案材料管理不規(guī)范，不嚴謹，收集的時候隨意性較大，沒有按照目錄或指標來收集，或者在收集的時候沒有統(tǒng)一的要求，比如紙張大小要求，原件或復印件要求等。檔案材料收集上來之后沒有進行分類整理，缺少歸類統(tǒng)計，很多不同科目、不同類別的資料混雜在一起，沒有任何規(guī)律可循，不利于資料的查詢和使用，還有一些具有保密性質的材料，比如說試卷的原卷，放在沒有任何保護措施的文件柜里，任何人都可以打開翻閱，存在一定的安全隱患。

2.3　管理設備不完善

隨著時代的發(fā)展，科技的進步，很多高校都采用了多媒體教學，信息化考試的現(xiàn)代化教學模式，但是在教學管理方面，尤其是教學檔案管理方面，很多高校的管理手段相對比較落后，學校資金投入力度不足，管理設備不夠完善。

一些院系的檔案資料利用完之后雜亂的堆放于教學管理辦公室的柜子上或桌子上，當教學檔案材料累積到放不下的時候就把它們移動到實驗室或實訓室，教學檔案材料沒有專門的存放空間，給教學檔案管理工作帶來諸多不便，檔案管理所用的電腦普遍比較老舊，配置較低，保存檔案材料的文件柜都是很普通的鐵柜子，質量很差，柜子上的鎖形同虛設，力氣大的人稍一用力就能把鎖拉斷，對于一些非常重要的機密材料沒有安全系數(shù)較高的保險柜來保存，容易引起檔案資料內容外泄或檔案資料被盜，造成重大事故，使教學檔案的質量和可信度受到嚴重影響。而且院系內部沒有配套的檔案管理系統(tǒng)應用軟件對教學檔案進行在線管理。這些簡易陳舊落后的教學檔案管理設施很難滿足現(xiàn)代化教學檔案管理的要求。

3教學檔案利用率低

教學和科研工作是高等學校的中心工作，在學術研究以及教育教學方面高校檔案應該發(fā)揮重要的作用，應該具有很高的利用率，但是就目前來看，事實并非如此。高校檔案的利用率普遍偏低，而且高校檔案很少用于學術研究，大部分都是用來應對上級的工作考核，考核完之后，檔案資料就被擱置起來。為什么如此寶貴的檔案材料得不到教學科研人員或學生的青睞呢？原因主要有兩個方面。

3.1　服務意識缺乏

教學檔案管理部門缺乏為科研、教學主動服務的意識，缺乏群眾觀念。檔案管理人員往往只是坐等需要使用教學檔案資料的人前來查閱資料，并不知道主動的把教學檔案資料推廣出去，讓更多的人從教學檔案中獲益。有的時候，一些愛鉆研的學生希望查閱一些專業(yè)方面的資料來提升自己的專業(yè)水平，卻不知道到哪里去查，不知道從何查起，這個時候就更需要教學檔案管理部門為學生打開服務的通道，有針對性的制定專門的服務方式把學生吸引進來，使教學檔案資料得到充分廣泛的利用。

3.2　內容形式單一

很多高校的教學檔案內容組成形式非常單一，基本都是打印的紙質材料，一些重要的影像、聲音等資料沒有刻錄成盤保存下來，還有一些檔案資料時間一長因為質量原因已經(jīng)被損壞無法使用。并且由于部分檔案管理人員為兼職人員，平時工作繁忙，工作效率不高，教學檔案材料分類較混亂，不夠明細，查找檔案材料需要辦理大量繁雜的手續(xù)和浪費很多不必要的時間，為廣大師生利用教學檔案帶來諸多不便，這些都極大的影響了教學檔案的利用率，使得教學檔案管理工作不能在科學研究、教學活動、檢查評估服務中發(fā)揮其應有的作用。

4教學檔案管理水平提升的有效對策

4.1　提高教學檔案管理責任意識

4.1.1學校要轉變觀念

學校要從思想上轉變觀念，從根本上認識到教學檔案管理對學校教學活動、學科發(fā)展、學術研究所提供的幫助，以及對提高學校教學管理水平，提升學校辦學質量，促進學校長遠發(fā)展的重要意義。

4.1.2上下統(tǒng)一認識

產(chǎn)生教學檔案材料的對象主要是教師和學生，院系領導要重視教師和學生這兩大群體在教學檔案工作中所發(fā)揮的主體作用。但是院系師生普遍對教學檔案管理抱有偏見，沒有正確認識其重要性，院系領導應該對全體師生做思想工作，對全體師生進行正確引導，加強宣傳和教育，消除他們的錯誤觀念、錯誤認識，提高他們的檔案意識，使他們充分認識到教學檔案管理工作的重要意義，從而調動他們對教學資料歸檔的積極性和主動性。“上下統(tǒng)一認識，是做好教學檔案管理工作的關鍵”[3]。

4.1.3注意平時積累

同時還應注意對教學檔案材料的平時積累，向全體師生員工加強對教學檔案材料收集范圍、收集內容的宣傳，使教學檔案管理人員積極主動收集整理材料，使相關教師學生主動配合提交材料，教學檔案資料在日積月累中逐步形成，避免了在關鍵時刻由于資料的缺失而臨時突擊編造資料的被動現(xiàn)象的出現(xiàn)。

4.2　建立完善的培訓體系

4.2.1加強日常培訓

學校應加強對教學檔案管理人員工作知識和業(yè)務理論的培訓，在日常工作中不定期的開展講座，不同部門的檔案管理員之間也要不定期的開展座談會，加強工作交流，分享工作經(jīng)驗，更新觀念，開拓視野，提高教學檔案管理人員隊伍的整體素質水平。

4.2.2加強職業(yè)教育培訓

為了更多的了解高等院校教育的信息，學校應給與教學檔案管理人員進行職業(yè)教育培訓的機會，讓教學檔案管理人員在培訓中提高對現(xiàn)代化教育的認識。例如，可以讓教學檔案管理人員參與精品資源建設或專業(yè)建設，逐漸了解現(xiàn)代化教育特點，即使只是幫助收集整理資料，教學檔案管理人員可以通過參與這些建設逐漸熟悉專業(yè)，才能及時掌握新技術新信息，進而將所學習到的信息技術應用到工作中去，才能使管理工作更符合現(xiàn)代化教育的要求。

5建立教學檔案管理機制

5.1　建立合理的教學檔案管理制度

如果沒有一套完善的規(guī)章制度來保證，教學檔案管理工作則很難有序有效的開展，為了能夠保證教學檔案管理工作順利進行，應建立合理的、切實可行的并且具有拘束力和規(guī)范性的管理制度。應配備專業(yè)的、專職的教學檔案管理人員，并進一步明確教學檔案管理人員所承擔的任務和職責，加大資金投入力度，解決教學檔案所需的管理經(jīng)費，以及相關軟件、硬件的配套設施，不定時的對教學檔案管理開展檢查考核工作，主動接受上級業(yè)務管理部門的監(jiān)督和指導，把教學檔案管理工作和教學管理工作有機結合，促進教學檔案建設的質量不斷提高。

5.2　建立科學的教學檔案管理體系

檔案資料的保存必須具備一定的規(guī)律性，這是做好檔案工作的一個重要前提，教學檔案資料產(chǎn)生于教學、科研活動的各個環(huán)節(jié)，與教學、科研活動有著密不可分的聯(lián)系，“高校教學活動是一種以學生學歷教育培養(yǎng)為目標的周期性活動，每屆學生的培養(yǎng)過程就是一個教學周期，教學活動的周期性決定了教學檔案周期性的特點”[4]。所以，教學檔案的管理并不是傳統(tǒng)意義上的以一年作為一個周期，而是以教學年度和學制管理來劃分周期的。

表1　**學年度教學檔案管理體系

表1中的一級目錄，比較全面的反應了教學活動的各個環(huán)節(jié)，在一級目錄下又建立了二級目錄和三級目錄，這樣既能夠使各類文件之間保持有機聯(lián)系，又保證了各類檔案資料的條目清晰和獨立，這種周期性的管理方式便于對檔案材料進行收集、整理、分類、統(tǒng)計和存檔，繼而形成便于查找、檢索和使用的教學檔案科學管理體系。

6提高教學檔案利用率

6.1　擴大服務范圍，加大服務力度

要提高教學檔案利用率，首先要開放思想，打破舊觀念，變被動為主動，擴大服務范圍，加大服務力度。過去教學檔案資料主要是為了應對上級部門的檢查考核，主要是面向領導層來服務的，要提高教學檔案利用率，就要改變過去的狹隘觀念，要樹立主動為教學、科研工作服務的意識，把服務對象的范圍擴大到整個教學和科研層面，最大限度的服務于廣大教師學生群體，使教學檔案能夠在教學科研工作中發(fā)揮重要作用，從而達到提高教學檔案利用率的目的。

6.2　加強宣傳力度，強化檔案意識

要提高教學檔案利用率，就要加強對教學檔案的宣傳力度，強化大眾利用教學檔案的意識。由于很多教學檔案資料在上級部門工作檢查完后就被擱置起來，教師和學生群體并不了解教學檔案可以服務于大眾的功能，所以，院系應加強對教學檔案的宣傳，激發(fā)人們利用教學檔案的意識和興趣，引導人們正確利用教學檔案。比如可以針對某個院系的教學檔案資源開展面向全校的展覽活動，也可以通過發(fā)放宣傳冊，舉辦專題講座等方法來對教學檔案信息進行廣泛宣傳，讓全校所有師生員工都切實感受到利用教學檔案的現(xiàn)實意義。

6.3　加強網(wǎng)絡建設，利用網(wǎng)絡環(huán)境

要提高教學檔案利用率，必須加強網(wǎng)絡建設，充分利用網(wǎng)絡環(huán)境。信息技術日益發(fā)展，人們從外部獲取信息的方式逐步趨于網(wǎng)絡化，為了適應這一變化，教學檔案不能只是以紙質的形式存放于檔案庫房里，而是應與時俱進，跟著需求人群的腳步，“充分利用網(wǎng)絡資源，建立教學中相關文件數(shù)據(jù)庫．通過網(wǎng)絡向廣大師生提供學籍管理、教學動態(tài)、教學改革等各方面信息資源，使廣大師生方便迅速地檢索和查詢所需的檔案信息資料，為學校的教學改革和發(fā)展服務”[5]。

7結語

高校教學檔案在教育事業(yè)的不斷發(fā)展變革中所發(fā)揮的作用變得越來越明顯，顯示出它強大的生命力，教學檔案管理部門、教學檔案管理人員以及教師應充分認識教學檔案管理在教學、科研工作中的重要意義，準確把握其規(guī)律特點，積極提高檔案管理責任意識，強化檔案管理服務意識，推動教學檔案管理工作快速進入系統(tǒng)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡化軌道，使教學檔案成為高校教學工作、管理工作更加方便、快捷、強大的后盾力量。

參考文獻：

[1]李冠英．高校院系級教學檔案管理綜合評價[J]．蘭臺世界：上半月，2007,(06X):42-43.

[2]張曉燕．高校院系教師教學檔案管理初探[J]．山西大學學報：哲學社會科學版，2006,29(5):132-135.

[3]張青玉．從普通高校教育評估看系級教學檔案管理[J]．現(xiàn)代情報，2003，23(1):172-173.

[4]梁丹．教學檔案管理:意義、特點及路徑創(chuàng)新[J]．欽州學院學報，2007，22(3):101-104.

[5]夏先進．關于規(guī)范高職院校教學檔案管理的一些探索與實踐[J]．科學時代，2013,(6):55-59.

Analysis of Present Situation of Teaching Archives Management in Colleges and Countermeasures

Xiao Duo

(Sichuan Information Technology College,Guangyuan 628017,China)

Abstract:The management of teaching archives plays an irreplaceable role in teaching, scientific researches and other activities in colleges. However, there are so many problems lying in the management including weak sense of responsibility, unproper administrative mechanism and low efficiency, which obstructs the development of the colleges. The author puts forward some solutions including improving consciousness of responsibility, establishing the training system, optimizing management mechanism and raising utilization ratio, etc…

Key words:teaching archives;management mechanism; utilization ratio

文章編號：1671-234X(2015)02-0078-05

中圖分類號:G271-

文獻標識碼：A-doi：10.3969/j.issn.1671-234X.2015.02.018

作者簡介：肖朵(1983-)，女，河北博野人，助理研究員，E-mail：67407904@qq.com。

收稿日期：2015-03-12