檔案部門運(yùn)用公共關(guān)系策略初探①

楊莉

摘 要:結(jié)合檔案工作的特點(diǎn),在檔案管理上運(yùn)用公關(guān)策略,將檔案工作中公共關(guān)系活動(dòng)的主體即檔案管理部門、客體即有關(guān)檔案工作的公眾之間信息傳播、溝通媒介有機(jī)的結(jié)合起來(lái)。向社會(huì)公眾傳播檔案部門的思想策略,使社會(huì)公眾感受到檔案工作者的使命感和奉獻(xiàn)精神,提升對(duì)檔案部門形象的認(rèn)識(shí),使更多的社會(huì)公眾了解檔案部門的工作職能、任務(wù)、服務(wù)對(duì)象。

關(guān)鍵詞:檔案工作公共關(guān)系公關(guān)策略

中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2012)05(c)-0203-01

公共關(guān)系策略簡(jiǎn)稱公關(guān)策略,它是為塑造富有個(gè)性的企業(yè)形象,并獲得內(nèi)外公眾認(rèn)同的策略,是提高企業(yè)形象影響力,改善企業(yè)管理,增強(qiáng)企業(yè)活力的有效工具。

公關(guān)策略在我國(guó)流行了近20年,但將其運(yùn)用到檔案部門的實(shí)際工作中還不甚理想。當(dāng)今在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)逐漸從質(zhì)量競(jìng)爭(zhēng)、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)、服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)過(guò)渡到形象競(jìng)爭(zhēng),倘若能在檔案管理上運(yùn)用公關(guān)策略,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案部門運(yùn)用公關(guān)策略的內(nèi)容

檔案部門運(yùn)用公關(guān)策略應(yīng)以公共關(guān)系的一般原理為指導(dǎo),結(jié)合檔案工作的特點(diǎn),將檔案工作中公共關(guān)系活動(dòng)的主體即檔案管理部門、客體即有關(guān)檔案工作的公眾之間信息傳播、溝通媒介有機(jī)的結(jié)合起來(lái),從而塑造檔案部門的整體形象。

1.1 確定思想策略,以精神為本,統(tǒng)一思想

檔案部門要塑造好自己的形象,提高自身在公眾中的美譽(yù)度,首先要確定自己的發(fā)展戰(zhàn)略、指導(dǎo)思想、服務(wù)宗旨等,努力使自己成為集中統(tǒng)一保管檔案的基地、社會(huì)各方面利用檔案信息資源的中心,以最方便、及時(shí)、快捷、優(yōu)質(zhì)服務(wù)為宗旨,滿足用戶對(duì)各類檔案信息的要求,提高檔案工作者的服務(wù)觀念、價(jià)值觀念,把愛(ài)心、熱心、誠(chéng)心、耐心獻(xiàn)給用戶,通過(guò)向社會(huì)公眾傳播檔案部門的思想策略,不但使檔案工作者統(tǒng)一了思想,而且使社會(huì)公眾感受到檔案工作者的使命感和奉獻(xiàn)精神,進(jìn)而提升了他們對(duì)檔案部門形象的認(rèn)識(shí)。

1.2 確定行為策略,以人為本,統(tǒng)一規(guī)范

檔案部門的行為策略是思想策略的實(shí)施途徑和目標(biāo)保障,包括兩方面內(nèi)容。對(duì)內(nèi)主要是針對(duì)檔案工作者自身的約束,目的是對(duì)他們的行為實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,所以檔案部門要形成一整套組織管理制度及各項(xiàng)規(guī)章、服務(wù)公約等,使檔案工作者對(duì)制度、公約等規(guī)范的執(zhí)行形成自覺(jué),增加檔案部門的凝聚力和整體實(shí)力。對(duì)外是擴(kuò)大檔案的社會(huì)知名度。通過(guò)開(kāi)展各種形式的檔案服務(wù)和公關(guān)活動(dòng),使更多的公眾了解檔案部門的工作職能、任務(wù)、服務(wù)對(duì)象等,以獲得用戶的認(rèn)同、有關(guān)門部的信任、領(lǐng)導(dǎo)的支持,為檔案部門創(chuàng)造良好的外部環(huán)境,展現(xiàn)檔案部門的形象優(yōu)勢(shì)。

2 檔案部門運(yùn)用公關(guān)策略的措施

公共關(guān)系的最基本職能就是為組織塑造形象,提高組織的信譽(yù)度和美譽(yù)度。組織具有了良好的社會(huì)形象,就有了一筆無(wú)形的資產(chǎn),就會(huì)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中處于有利地位。所以檔案部門運(yùn)用公關(guān)策略的目標(biāo)就是在社會(huì)上樹(shù)立一個(gè)全新的檔案部門形象。

2.1 宣傳型的檔案公關(guān)活動(dòng)

常言道:“酒香也怕巷子深”,在這快節(jié)奏、高效率的時(shí)代,要塑造檔案部門形象必須加大宣傳力度,擴(kuò)大檔案部門的社會(huì)知名度。

首先可采用大眾傳播媒介:電視、廣播、報(bào)刊等展開(kāi)宣傳,如舉辦檔案展覽、電視專題宣傳、檔案周年新聞宣傳等,使更多的社會(huì)公眾了解檔案部門的工作職能、任務(wù)、服務(wù)對(duì)象等,提高公眾的社會(huì)檔案意識(shí),不斷提升檔案部門自身的形象品位。

其次是搞好內(nèi)部宣傳。它一方面是針對(duì)檔案工作者自身來(lái)說(shuō)的,需要檔案工作者具有高度的責(zé)任感和使命感,及時(shí)掌握和了解檔案工作各方面情況,做行家里手,做稱職的檔案人員。

由于內(nèi)部宣傳是檔案公關(guān)活動(dòng)的日常活動(dòng)之一,采用的方式很靈活,如黑板報(bào)、演講會(huì)、討論會(huì)、業(yè)務(wù)競(jìng)賽等,既可以鼓舞檔案工作者的士氣,也能不斷提高自身的素質(zhì)。

內(nèi)部宣傳的另一方面是與領(lǐng)導(dǎo)的交流溝通,經(jīng)常向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映和匯報(bào)檔案工作、邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)常到檔案部門視察工作、幫助解決一些實(shí)際問(wèn)題等,讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案部門的情況有更充分的了解,主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持,真正讓領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作擺到議事日程上來(lái)。

2.2 服務(wù)型的檔案公關(guān)活動(dòng)

檔案工作的目的就是提供利用,如何提供也是檔案服務(wù)型公關(guān)活動(dòng)的內(nèi)容。它是通過(guò)檔案工作者的實(shí)際工作來(lái)體現(xiàn)的,它的信息傳播媒介就是服務(wù)。也就是說(shuō)它是以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為主要手段的,這也是檔案部門的基本任務(wù)之一。

在開(kāi)展服務(wù)型檔案公關(guān)活動(dòng)上,許多檔案部門都從館室建設(shè)、閱覽室設(shè)置、服務(wù)手段、現(xiàn)代化設(shè)備配置等方面開(kāi)展了多種形式的優(yōu)質(zhì)服務(wù),如主動(dòng)上門服務(wù)、咨詢預(yù)測(cè)服務(wù)、多種檢索目錄,尤其是計(jì)算機(jī)檢索,更加方便、快捷、準(zhǔn)確,提高了檢索效率,使檔案利用群體不斷擴(kuò)大,也大大提高了檔案部門的知名度和信譽(yù)度。

3 檔案部門運(yùn)用公關(guān)策略的步驟

任何公關(guān)活動(dòng)都有一套自己的公關(guān)活動(dòng)方案,檔案部門開(kāi)展的公關(guān)活動(dòng),除常規(guī)的外,較大型的活動(dòng),其公關(guān)步聚包括以下三步:調(diào)查研究、制定計(jì)劃、實(shí)施傳播。

3.1 調(diào)查研究

公關(guān)強(qiáng)調(diào)先有事實(shí),后有公關(guān)的原則。檔案部門也應(yīng)遵循這一原則,選好切入點(diǎn),抓住時(shí)機(jī)。如在《檔案法》頒布周年紀(jì)念之際、檔案部門成立之際、檔案部門創(chuàng)立周年之際、領(lǐng)導(dǎo)班子更換之際、擴(kuò)展業(yè)務(wù)范圍形成特色之際、走出困境之際等,都要搞好調(diào)查研究,收集信息。

3.2 制定計(jì)劃

公關(guān)計(jì)劃的制定是整個(gè)公關(guān)活動(dòng)的靈魂,它是建立在周密的公眾調(diào)查基礎(chǔ)上的,出色的公關(guān)計(jì)劃應(yīng)力求新穎、獨(dú)特、具有開(kāi)拓性、可行性,制定公關(guān)計(jì)劃也要抓住特色,可以根據(jù)檔案部門在館藏、管理、服務(wù)等方面的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)來(lái)制定。擔(dān)負(fù)公關(guān)任務(wù)的人員要擔(dān)負(fù)起“參謀”的職能,為領(lǐng)導(dǎo)者提供有關(guān)公眾利益與需要方面的建議、咨詢、預(yù)測(cè),以便保證公關(guān)計(jì)劃順利執(zhí)行。

3.3 實(shí)施傳播

即是檔案部門進(jìn)行的各項(xiàng)具體的公關(guān)活動(dòng)。它包括大眾傳播和人際傳播。

大眾傳播除前面已說(shuō)過(guò)的廣播、報(bào)刊、電視等新聞傳播外,還有檔案部門舉辦或參與的社會(huì)性、公益性公關(guān)活動(dòng)。由于大眾傳播的傳播面廣,效果明顯,是宣傳型公關(guān)常采用的方法。

人際傳播是通過(guò)人的交往展開(kāi)的公關(guān)活動(dòng),它包括團(tuán)體和個(gè)人交際,如召開(kāi)茶話會(huì)、座談會(huì)、招待會(huì)、拜訪、祝賀、交談等,其溝通比較直接、靈活。

4 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)逐漸從質(zhì)量競(jìng)爭(zhēng)、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)、服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)過(guò)渡到形象競(jìng)爭(zhēng),倘若能在檔案管理上運(yùn)用公關(guān)策略,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。是提高企業(yè)形象影響力,改善企業(yè)管理,增強(qiáng)企業(yè)活力的有效工具。