數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

侯光蘭

數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

侯光蘭

檔案信息作為一種重要信息資源，其在整個(gè)社會的信息系統(tǒng)中占據(jù)著不可忽視的地位。如今，伴隨計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，及其在社會生活中的廣泛應(yīng)用，更是促使檔案信息管理工作逐漸走向了現(xiàn)代化的信息管理行列中，為各單位、各部門的檔案管理現(xiàn)代化與信息化的實(shí)現(xiàn)提供了有利的保障。故文章以高校檔案管理為例，分析其在日常管理中存在的問題，進(jìn)而探討數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在其管理實(shí)踐中的有效應(yīng)用。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；高校；檔案管理

引言

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息被看成是一項(xiàng)重要的資源，并引起了人們的高度重視。而檔案信息資源作為信息資源中的一種，其價(jià)值也日漸被人們所熟悉，所重視。然而，在現(xiàn)實(shí)生活中，因受到各方面因素的影響，高校的檔案信息并沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值，還為完全實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的資源共享，從而在很大程度上影響到高校檔案信息服務(wù)功能的發(fā)揮。為此，為迎合信息化時(shí)代與社會對信息的資源的需求，高校的檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，積極應(yīng)用各種先進(jìn)的信息化、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，形成一個(gè)符合本校檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)體系，最終實(shí)現(xiàn)各類檔案資源的有效共享。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀分析

1、檔案管理員安全管理意識缺乏

在高校的檔案管理工作中，部分管理員普遍存在著管理意識不強(qiáng)的缺點(diǎn)，認(rèn)為高校的檔案管理工作的開展僅僅只需要一套較為完善的管理軟件系統(tǒng)即可，然而，就目前形式而言，部分高校的檔案管理系統(tǒng)在安全性能方面，卻沒有得到有力的保障，還存在著一些漏洞，從而使得一些網(wǎng)絡(luò)黑客極易截取用戶信息[1]。而針對這種情況，部分檔案管理員仍認(rèn)為只需要及時(shí)更新相應(yīng)的殺毒軟件即可，并未對能夠高校的檔案管理工作給予必要的重視，普遍缺乏安全管理意識，從而影響到其檔案管理的質(zhì)量。

2、網(wǎng)絡(luò)安全性較差

如今，伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為各行各業(yè)工作的信息化與現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)奠定的堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)的，然而，不容忽視的是，我們在承認(rèn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來的便利的同時(shí)，還需看到由其帶來的重大困擾，即網(wǎng)絡(luò)安全問題。首先，由系統(tǒng)漏洞帶來的安全隱患。部分高校的檔案管理操作系統(tǒng)在設(shè)計(jì)方面，多因設(shè)計(jì)的不合理而出現(xiàn)一些漏洞，從而為黑客的入侵提供了便利，使得整個(gè)管理系統(tǒng)遭到破壞，最終導(dǎo)致高校的整個(gè)檔案管理陷入混亂，甚至癱瘓；其次，由網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊帶來的安全隱患。同其它領(lǐng)域相比較，高校的檔案管理系統(tǒng)雖然不是黑客們的主要攻擊對象，但是有些黑客獲取會出于好奇而直接竊取高校的檔案，從而導(dǎo)致高校檔案信息的不合法泄漏情況發(fā)生；最后，由病毒泛濫帶來的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在給信息管理帶來便捷的同時(shí)，也帶來了網(wǎng)絡(luò)病毒。一些黑客就借助網(wǎng)絡(luò)將一些病毒植入到軟件中，只有其同用戶發(fā)生了郵件往來，就可實(shí)現(xiàn)病毒的傳輸。如蠕蟲就是網(wǎng)絡(luò)黑客們用于騷擾與攻擊的一種病毒，這種病毒不僅可自行傳播，而且還能會消耗大量流量，從而使得用戶計(jì)算機(jī)網(wǎng)速變慢，最終死機(jī)，甚至是部分特定蠕蟲病毒，會自動刪除系統(tǒng)文件，從而給高校的檔案管理帶來極大的影響[2]。

二、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用分析

1、革新觀念，強(qiáng)化檔案管理信息化意識

目前，關(guān)于檔案管理的信息化建設(shè)，主要是以依靠新時(shí)期現(xiàn)代化的眾多信息技術(shù)理念、辦法與設(shè)備、技術(shù)的優(yōu)化整合配置來實(shí)現(xiàn)的，基于此，要想在高校的檔案管理工作中有效應(yīng)用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，首先就需從其觀念革新入手，積極引進(jìn)競爭機(jī)制，逐步完善各項(xiàng)規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理員的信息化意識，從而在認(rèn)識與實(shí)踐基礎(chǔ)上形成完善的系統(tǒng)化理論[3]。所謂檔案管理工作的競爭機(jī)制，指的就是把員工的工作業(yè)績同其經(jīng)濟(jì)利益相掛鉤，構(gòu)建一套完善的檔案管理規(guī)章制度與與之配套的考核機(jī)制，而且考核機(jī)制應(yīng)做到權(quán)責(zé)分明，分工明確，嚴(yán)格落實(shí)，以此來提升管理員的工作積極性，強(qiáng)化其工作責(zé)任心；具體結(jié)合本校的具體情況，以便利、高效為工作宗旨，強(qiáng)化科學(xué)配置，制定出符合實(shí)際的檔案管理辦法，以進(jìn)一步提升高效的檔案管理水平；其次，有意識、有目的地強(qiáng)化檔案管理科學(xué)研究成果在管理實(shí)踐中的落實(shí)。即在檔案管理實(shí)踐中，充分應(yīng)用各種現(xiàn)代化管理技術(shù)，創(chuàng)新工作方法，形成信息化檔案管理意識，尋找出適合本校檔案管理的辦法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)際管理工作存在著各種問題，比如使用條形碼取代原有檔案號，從而便于學(xué)生的信息查詢，方便檔案管理工作的開展，節(jié)省人力資源，從整體上提升高校檔案管理的水平與質(zhì)量。

2、詳細(xì)制定檔案著錄與數(shù)字掃描的標(biāo)準(zhǔn)

對于高校檔案管理，在制定出相應(yīng)著錄標(biāo)準(zhǔn)之前，若檔案存在著同原有檔案資料檔案號不統(tǒng)一的情況，則需對所有的老檔案進(jìn)行重新編制檔案號處理，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分門別類的制定著錄方法與標(biāo)準(zhǔn)[4]。如鄭州輕工業(yè)學(xué)院的檔案管就具體結(jié)合其本校的“南大之星”管理系統(tǒng)制定了其教學(xué)檔案成績大表的著錄標(biāo)準(zhǔn)，即：

【案卷級著錄】

【正題名】鄭州輕工業(yè)學(xué)院××院（系）××專業(yè)××級（××班）本科（或?qū)？疲W(xué)生成績總表及畢業(yè)（論文）設(shè)計(jì)成績評定書。

【起止時(shí)間】進(jìn)校年度+月+日，如2014，09,01，離校年度+月+日，如2014，07.01。

【歸檔單位】落款公章或系名稱

【一級目錄】檔案年度，如：2014。

【二級目錄】JX。

【三級目錄】（空白不填）

【實(shí)體分類號】一級目錄-二級目錄，如2014-JX。

【全宗號】001。

【保管期限】永久。

【密級】秘密。

同時(shí)，因高校檔案有著眾多的種類，如基建檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、照片檔案等，而且同一類檔案也可能因年代的不同而選用不同的載體材質(zhì)，特別是一些年代比較久遠(yuǎn)的檔案，多半存在紙質(zhì)發(fā)黃等問題，為此，數(shù)字化環(huán)境下，各高校需具體結(jié)合其實(shí)際情況制定出相應(yīng)的掃描標(biāo)準(zhǔn)和辦法。比如，對于照片檔案，掃描參數(shù)就可設(shè)為彩色600DPI，而基建圖紙其掃描參數(shù)就為彩色200DPI；文件格式主要包括PDF與JPG兩類，圖像傾斜角應(yīng)控制在±3%以內(nèi)，且圖像的周邊不可有黑邊等。如鄭州輕工業(yè)學(xué)院在數(shù)字化檔案建設(shè)中，對于那些字跡已經(jīng)模糊的檔案，則先復(fù)印加黑，后掃面復(fù)印件的形式進(jìn)行的，以此來確保其數(shù)字掃面的質(zhì)量。

3、漢子識別與電子簽名技術(shù)的有效應(yīng)用

首先，漢子識別技術(shù)，指的就是讓計(jì)算機(jī)自主識字的一種技術(shù)，可借助光電信號的轉(zhuǎn)換而生成文本數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的掃描、識別與校對、修正，并使之成為電子文檔，從而將紙質(zhì)檔案中的固定信息有機(jī)轉(zhuǎn)化成可被檢索與利用的“活信息”[5]。為此，在高校的檔案管理員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，就可將那些需要利用的紙質(zhì)檔案內(nèi)容借助掃描與漢字識別的方式錄入到電腦中，或是將其打印成統(tǒng)一格式后再掃描到電腦上，以此來減輕工作的負(fù)擔(dān)。而對于“電子簽名技術(shù)”，因當(dāng)前各高?；疽呀?jīng)形成了局域網(wǎng)，但是在檔案內(nèi)容被錄入到電腦，形成數(shù)據(jù)庫之后，在信息資源的利用與安全方面仍存在著一定問題，而該技術(shù)的應(yīng)用，就可在整理、上傳與歸檔等工作中實(shí)現(xiàn)對信息的加密處理，通過相關(guān)權(quán)限的設(shè)置來確保檔案資源的安全有效。首先，電子簽名可借助加密技術(shù)于網(wǎng)絡(luò)通信中在每一個(gè)終端上設(shè)置一個(gè)可公開的加密密鑰與一個(gè)不可公開的加密密鑰，從而確保電子檔案于實(shí)際傳輸中的真實(shí)性、完整性與原始性；其次，在管理高校電子檔案權(quán)限的時(shí)候，還可給每一位合法用戶發(fā)放一個(gè)用戶名與口令，從而在信息查詢的時(shí)候，只需要輸入用戶名與口令即可，從而最大限度避免檔案信息被隨意編輯、更改的可能性[6]；最后，可在相關(guān)軟件中將檔案設(shè)置成是只讀狀態(tài)，從而有效避免檔案信息的真實(shí)性。

三、結(jié)束語

總而言之，新時(shí)期，在高校的檔案管理工作中積極引進(jìn)各種先進(jìn)的管理理念、信息管理技術(shù)與數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對全面提升高校的檔案管理工作質(zhì)量，有著重大的現(xiàn)實(shí)意義，不僅可相對減輕各檔案工作者的工作強(qiáng)度，還能確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，為推動高校的檔案管理建設(shè)工作朝著更加信息化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化壁提供了有利的保障。

[1]張艷.高校檔案管理工作面臨的主要問題及相關(guān)對策探析[J].時(shí)代教育,2014,（15）:134.

[2]劉燕江.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用[J].信息與電腦(理論版),2013,（04）:165-166.

[3]吳衛(wèi)華.基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高校人事檔案信息管理及應(yīng)用研究[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用,2012,（22）: 62，96.

[4]劉曉云.論基于信息化背景下高校檔案管理服務(wù)的發(fā)展道路[J].黑龍江檔案,2014,(3):97-98.

[5]王鳳秀,李勤姣.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].科技傳播,2014,(17):214-215.

[6]王蕾.淺談高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)[J].科技展望,2014,(17):8-8.

G647.24

A

1674-6198（2015）02-0060-02

2015-3-25

侯光蘭（1963—），女，福建廈門人，福建生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處，館員，主要研究方向：人事檔案管理。