高校兼職檔案員工作現(xiàn)狀調(diào)查與研究

劉春意

(安陽師范學(xué)院 檔案館，河南 安陽 455000)

高校兼職檔案員工作現(xiàn)狀調(diào)查與研究

劉春意

(安陽師范學(xué)院 檔案館，河南 安陽 455000)

高校兼職檔案員是高校檔案事業(yè)的基層力量。如何有效發(fā)揮兼職檔案員的作用，是各高校普遍需要面對的問題。本文以高校兼職檔案員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)為切入口，分析當(dāng)前高校兼職檔案員工作現(xiàn)狀及存在問題，并提出了改進(jìn)及完善的建議，力求為培養(yǎng)高素質(zhì)高校兼職檔案員探索有效途徑。

高校檔案管理；兼職檔案員；職業(yè)素養(yǎng)

高校檔案是在教學(xué)、科研、管理等相關(guān)部門的各種活動當(dāng)中形成的、對學(xué)校和社會具有保存價值的歷史記錄。因檔案材料形成的范圍廣、門類多、載體多樣，材料的數(shù)量大，僅靠專職檔案員不足以完成各項檔案材料的收集和整理工作。根據(jù)《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求，高校各部門都配備了兼職檔案員崗位，為高校檔案事業(yè)建設(shè)提供了基礎(chǔ)力量。以筆者所在的安陽師范學(xué)院為例，目前全校機構(gòu)職能部門和教學(xué)院部共計54個，每個部門配備有1～2個兼職檔案員。這些兼職檔案員在檔案材料的收集、整理等基礎(chǔ)工作中起到了積極作用。但根據(jù)筆者對本單位實際情況的了解和河南幾所高校的調(diào)查顯示，如何有效發(fā)揮好兼職檔案員的作用，是亟待解決的普遍問題。

一、兼職檔案員工作現(xiàn)狀的相關(guān)調(diào)查與統(tǒng)計

高校各部門在各項活動結(jié)束之后，將活動形成材料在規(guī)定期限內(nèi)按照《高等學(xué)校檔案實體分類法及高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》要求科學(xué)分類、整理并移交檔案部門，是對兼職檔案員的基本要求，兼職檔案員工作是檔案部門收集、整理檔案的基礎(chǔ)。為了能更加全面、系統(tǒng)地分析兼職檔案員職業(yè)素養(yǎng)現(xiàn)狀，筆者設(shè)計了三套調(diào)查問卷，分別針對兼職檔案員、高校各職能部門與教學(xué)院部領(lǐng)導(dǎo)、高校專職檔案部門進(jìn)行摸底調(diào)查。本次調(diào)查問卷發(fā)放范圍包括本單位在內(nèi)的河南省4所高校，發(fā)放問卷共計318份(針對兼職檔案員的214份，針對高校各部門領(lǐng)導(dǎo)的76份，針對專職檔案員的28份)，回收問卷301份，有效回收率94.7%。

(一)針對兼職檔案員的調(diào)查情況

本問卷首先從專職崗位、學(xué)歷情況、年齡三個方面對兼職檔案員的基本情況進(jìn)行調(diào)查，具體數(shù)據(jù)見表1～表3。從表中可以看出，大部分兼職檔案員為具備本科學(xué)歷的辦公室人員，目前年齡在30～50歲之間。這些兼職檔案員是高校行政工作的中堅力量，同時也是家庭的主心骨，因此要成為一名合格的兼職檔案員需要付出更多的努力。為了讓其工作更有效率，必須進(jìn)行檔案管理職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。

針對兼職檔案員對檔案工作的認(rèn)識與工作態(tài)度進(jìn)行調(diào)查的結(jié)果顯示：愿意接受兼職檔案工作崗位的占68.3%，勉強接受的占22.4%，比較抵觸的占9.3%；認(rèn)為有足夠時間完成兼職檔案工作的占23.7%，勉強能完成的占67.3%，無暇顧及的占9%；認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)重視兼職檔案工作并支持的占38.7%，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)只為響應(yīng)號召的占54.8%，有6.5%的未回答；89%的兼職檔案員認(rèn)為每年都會參加檔案部門舉辦的培訓(xùn)會，其他時間與檔案部門聯(lián)系非常少，剩下11%中大部分是剛接手兼職檔案工作。

表1 兼職檔案員從事的專職崗位統(tǒng)計

表2 兼職檔案員學(xué)歷情況統(tǒng)計

表3 兼職檔案員年齡情況統(tǒng)計

(二)針對高校各部門領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查情況

該問卷主要調(diào)查各部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持力度與理解程度。有92%的領(lǐng)導(dǎo)坦言并沒有對本部門兼職檔案員的檔案工作做出要求，剩下8%的領(lǐng)導(dǎo)也只是簡單過問，也就是所有部門領(lǐng)導(dǎo)都沒有把檔案工作納入到本部門兼職檔案員的工作要求當(dāng)中。所有部門領(lǐng)導(dǎo)都表示理解檔案的重要性，但兼職檔案員必須先完成好本職工作才應(yīng)該考慮兼職工作。

(三)針對高校檔案部門的調(diào)查情況

對高校檔案部門的調(diào)查主要涉及與兼職檔案員的聯(lián)系是否密切以及對目前兼職檔案員狀態(tài)的看法。被調(diào)查的所有檔案部門及專職檔案員都認(rèn)為兼職檔案員必不可少，但對本校兼職檔案員的工作狀況均表示不夠滿意，因為各部門不能及時移交檔案材料或者移交的材料不規(guī)范等給檔案工作帶來一定的被動。被調(diào)查的四所高校檔案部門每年都會舉辦一次兼職檔案員培訓(xùn)會，86%的專職檔案員表示日常工作繁瑣，其他時間難以做到主動與兼職檔案員聯(lián)系。

二、高校兼職檔案員工作現(xiàn)狀形成的原因分析

根據(jù)調(diào)查統(tǒng)計可以看出，造成兼職檔案員工作現(xiàn)狀不理想的原因并不只是兼職檔案員本身，而是主要與以下幾個方面的因素有關(guān)：

1．部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不夠

根據(jù)調(diào)查顯示，92%的部門領(lǐng)導(dǎo)都沒有主動把兼職檔案工作納入本部門工作計劃當(dāng)中的意識，剩下8%也只是表示會根據(jù)檔案部門的工作要求主動配合。這說明高校各部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重要性缺乏客觀的認(rèn)識，沒有給兼職檔案員提供足夠的檔案工作空間。在兼職檔案員認(rèn)為本部門領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作的情況下，就會給他們的工作積極性造成更大的阻力。

2．本職工作任務(wù)繁重導(dǎo)致無暇顧及兼職工作

對兼職檔案員本職崗位的統(tǒng)計顯示，88.6%的是辦公室主任、教學(xué)秘書、教學(xué)干事這些工作業(yè)務(wù)繁雜、瑣事多的崗位，剩下11.4%的辦公人員也基本是從事部門綜合性事務(wù)的科員。根據(jù)被調(diào)查者的理解，兼職工作自然要放在專職工作之后考慮，在專職工作任務(wù)繁重的情況下難以保證按時、保質(zhì)保量地完成兼職工作。

3．缺乏對檔案工作重要性的認(rèn)知與理解

實際工作中，所有兼職檔案員都是由部門領(lǐng)導(dǎo)直接“點將”，因此他們當(dāng)中31.7%的人認(rèn)為自己是被動接受這個工作的，甚至并不愿意接受。他們雖然知道檔案工作很重要，但并沒有把兼職檔案工作列在自己的工作范圍之內(nèi)，甚至有“不是本職范圍，誰干都行”的想法，沒有真正理解檔案工作的重要性，對自己所肩負(fù)的兼職工作不夠重視。

4.“無償勞動”在一定程度上影響工作積極性

在高校這種事業(yè)型單位，兼職崗位基本都沒有另設(shè)報酬，工資的高低與職稱或職務(wù)的級別緊密相聯(lián)。以本單位為例，各部門為了響應(yīng)學(xué)校的號召而設(shè)立了1-2個兼職檔案員崗位，人員的選定基本都是部門領(lǐng)導(dǎo)直接任命，各部門領(lǐng)導(dǎo)與檔案部門都沒有權(quán)力給兼職檔案員發(fā)放兼職報酬，學(xué)校目前也沒有相關(guān)的補貼制度出臺。因此，兼職檔案工作是名副其實的“無償”勞動，在各部門領(lǐng)導(dǎo)也不夠重視的情況下，兼職檔案員的工作積極性自然難以提高。

三、加強高校兼職檔案員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)

在兼職檔案員并非主動申請該兼職職務(wù)而是被動接受的情況下，他們對于兼職檔案員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和這一職務(wù)的重要意義等都缺乏主動的認(rèn)知態(tài)度。造成兼職檔案員職業(yè)素養(yǎng)水平亟待提高的原因，不應(yīng)該只是兼職檔案員本身——即使是其對檔案的相關(guān)知識、作用認(rèn)識不到位。因而，需要我們多方面地找原因、找方法，才能探索出一條有效途徑，進(jìn)而最大限度地發(fā)揮檔案工作在社會建設(shè)中的現(xiàn)實作用。

1.領(lǐng)導(dǎo)加強檔案意識，增強兼職建設(shè)力度

要加強兼職檔案員對檔案的重視與認(rèn)識，首先應(yīng)該加強部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。如果僅在需要利用檔案的時候才想起檔案的重要性，平時不注重規(guī)范、加強檔案建設(shè)，就不能稱之為真正地理解檔案的重要性。

領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，不但體現(xiàn)在檔案部門收集檔案材料時，能保證兼職檔案員有充足的時間完成檔案工作，更應(yīng)該體現(xiàn)在日常工作中時時提升兼職檔案員的檔案意識。各職能部門所產(chǎn)生的文件材料，專職檔案員不可能全面掌握，需要各部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案有深刻理解、對檔案有足夠的重視，才能督促兼職檔案員積極主動地聯(lián)系檔案部門，保質(zhì)保量地完成檔案工作。同時，為了保證兼職檔案員能正常完成本職工作，在人員配置上應(yīng)該根據(jù)各部門實際情況，配備兩個或者兩以上能相互協(xié)作、責(zé)任心強的兼職檔案員，做到本職、兼職齊步走。

2.加強專業(yè)理論知識的普及，及時傳達(dá)上級部門的精神

檔案部門應(yīng)定期與兼職檔案員聯(lián)系，定期開展培訓(xùn)活動，普及檔案專業(yè)理論知識，探討檔案事業(yè)發(fā)展，讓兼職檔案員對檔案的重要意義、現(xiàn)實作用以及自身工作的重要性有比較全面、系統(tǒng)的認(rèn)識。及時將上級檔案部門相關(guān)文件精神傳達(dá)給學(xué)校各部門(院系)，并主動與兼職檔案員溝通。當(dāng)各部門(院系)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案事業(yè)的發(fā)展心中有數(shù)，兼職檔案員對檔案知識有了足夠的認(rèn)知時，才不會把自己當(dāng)成檔案建設(shè)局外人，并能慢慢認(rèn)識到檔案事業(yè)的發(fā)展與其自身工作有著重要的聯(lián)系。

3.加強專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，促進(jìn)實際工作順利進(jìn)行

日常工作中檔案管理涉及材料收集、分類整理、目錄編排、裝訂裝盒等等一系列事務(wù)性工作，檔案部門應(yīng)該在這些事務(wù)性工作的技術(shù)方面加強對兼職檔案員的培訓(xùn)與指導(dǎo)，才能讓他們對檔案管理的具體工作有系統(tǒng)的認(rèn)識。這樣，既有利于兼職檔案員認(rèn)識到自己工作的進(jìn)展直接影響到其它環(huán)節(jié)的推進(jìn)，也有助于各部門(院系)在保存一些不需入檔的材料時有了技術(shù)依據(jù)。

4.適度有償公平考核，榜樣作用正面引導(dǎo)

各高校既然設(shè)立了兼職檔案員崗位，就必須有一套健全的長效管理機制，理順兼職檔案員管理機制是發(fā)揮好這一崗位效用的基礎(chǔ)。除了高校檔案館要與兼職檔案員多溝通、各部門領(lǐng)導(dǎo)多監(jiān)督之外，學(xué)校的管理機制應(yīng)該對各職能部門以及兼職檔案員的工作標(biāo)準(zhǔn)有清晰界定。這套管理機制應(yīng)該包括兼職檔案員的兼職補貼、工作職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)以及對各職能部門的考核評定標(biāo)準(zhǔn)等等。有了工作標(biāo)準(zhǔn)和管理機制，便能有依據(jù)地對各基層職能部門的檔案工作成績進(jìn)行評定。同時，每年在各職能部門和兼職檔案員中樹立幾個榜樣，以正面引導(dǎo)的方式給大家一個“軟標(biāo)準(zhǔn)”，用“榮譽效應(yīng)”來帶動各職能部門的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員參與檔案建設(shè)事業(yè)的積極性。

一套長效的管理機制能讓大家把制度變成習(xí)慣，當(dāng)各職能部門領(lǐng)導(dǎo)與兼職檔案員都習(xí)慣于在日常工作中發(fā)現(xiàn)、搜集檔案材料時，高校的檔案工作開展起來就會相當(dāng)順利。

結(jié)語

任何事物的形成原因都是復(fù)雜多面的，要有效發(fā)揮好兼職檔案員的作用，提高其職業(yè)素養(yǎng)只是探討問題的一個切入口。需要校級領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門(院系)領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門共同對兼職檔案員這一職務(wù)建立起系統(tǒng)的認(rèn)識與重視，才能最終影響到兼職檔案員本身對這一職務(wù)建立起積極的認(rèn)知態(tài)度。積極的態(tài)度才能讓人由內(nèi)而外、自發(fā)地對一件事務(wù)產(chǎn)生興趣，并主動把它做好。

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[責(zé)任編輯：K]

2015-08-14

劉春意(1981-)，女，湖南隆回人，助理館員，主要從事檔案管理工作與研究。

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1671-5330(2015)06-0152-03