談系統(tǒng)工程原理在科研檔案管理中的應用

周瑩

談系統(tǒng)工程原理在科研檔案管理中的應用

周瑩

（錦州師范高等?？茖W校，遼寧錦州121000）

科研檔案管理，無論是微觀管理或是宏觀管理，都是一項社會事業(yè)，都要跟上社會的步伐?？蒲袡n案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵，就是在思想現(xiàn)代化的前提下，實現(xiàn)管理方法現(xiàn)代化和管理手段的現(xiàn)代化。由于現(xiàn)代化是一個相對的概念，它的具體內(nèi)容要隨著社會的科學技術(shù)發(fā)展而不斷更新。在現(xiàn)階段，管理方法現(xiàn)代化主要是系統(tǒng)工程原理和方法的應用，以及標準化的推行；管理手段現(xiàn)代化，主要是電子計算機、縮微攝影和靜電復印等技術(shù)的應用和普及。

科研檔案；管理；系統(tǒng)工程原理

一、系統(tǒng)工程原理和方法的應用

系統(tǒng)工程是組織與管理各類系統(tǒng)的工程。這里的工程應作為“軟工程”來理解。系統(tǒng)工程原理和方法在科研檔案管理中的應用．就是要把科研檔案事業(yè)作為一個多層次的系統(tǒng)；按系統(tǒng)工程原理來處理系統(tǒng)內(nèi)外的關(guān)系：運用現(xiàn)代管理技術(shù)控制系統(tǒng)運行。

1、把科研檔案事業(yè)作為一個多層次的系統(tǒng)

系統(tǒng)論認癥，系統(tǒng)是由相互作用和相互依賴的若干部分組成的，具有特定功能的有機整體。這里的“若干部分”可以是予系統(tǒng)，也可以是“最基本”的元素。世界上的一切事物、現(xiàn)象和過程，都是自成系統(tǒng)而又包含于更大系統(tǒng)之中的。據(jù)此，科研檔案整體事業(yè)就是一個多層次的系統(tǒng)。這個系統(tǒng)是可控的，它基本上由“施控系統(tǒng)”莉“被控系統(tǒng)”這兩部分組成。

（1）施控系統(tǒng)是指科研檔案事業(yè)行政管理系統(tǒng)?？蒲袡n案事業(yè)行政管理系統(tǒng)擔負著全國科研檔案事業(yè)行政管理工作，可以分為各級檔案行政管理機關(guān)系統(tǒng)和各級專業(yè)主管機關(guān)中的檔案行政管理系統(tǒng)。

（2）被控系統(tǒng)是由科研檔案室系統(tǒng)、科研檔案館系統(tǒng)、科研檔案教育系統(tǒng)和科研檔案科研系統(tǒng)所組成。這些系統(tǒng)又各由若干層次的小系統(tǒng)所組成。被控系統(tǒng)是施控系統(tǒng)指令的承受者，是科研檔案工作任務的執(zhí)行者。但被控系統(tǒng)對施控系統(tǒng)具有反饋功能。

以上是對科研檔案事業(yè)管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的基本描述。當制訂和實施科研檔案事業(yè)整體規(guī)劃時，就必須按照這樣的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)來觀察和處理問題。實際工作中，每一個子系在每開展一項較為復雜的工作時，又都可以作為一個更小的系統(tǒng)，并運用系統(tǒng)工程的原理和技術(shù)去管理。

二、按照系統(tǒng)工程原理處理系統(tǒng)內(nèi)外的關(guān)系

把科研檔案事業(yè)作為一個多層次的系統(tǒng)，就要根據(jù)系統(tǒng)工程原理來處理系統(tǒng)內(nèi)外的各種關(guān)系。系統(tǒng)工程的基本原理主要有這樣幾點。

1、相關(guān)性原理

系統(tǒng)論認定世界上一切事物、現(xiàn)象和過程之間的聯(lián)系是客觀存在的，而且關(guān)系是多方面、多樣化的。事物總是處于某種聯(lián)系之中。這就是說，事物總是存在子某個系統(tǒng)之中的。如果把某一事物從某個系統(tǒng)中分離出來，它必然又落入到另一個系統(tǒng)中。聯(lián)系就是相關(guān)，系統(tǒng)工程就是根據(jù)相關(guān)性的原理來處理一切事物、現(xiàn)象和過程的。即把相關(guān)的事物、現(xiàn)象和過程組織成系統(tǒng)，并保持系統(tǒng)之間和系統(tǒng)內(nèi)部應有的平衡關(guān)系，求得系統(tǒng)的最佳運行。根據(jù)這個原理，科研檔案管理系統(tǒng)應當努力促使系統(tǒng)內(nèi)部和同系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)和平衡。譬如?？蒲袡n案事業(yè)總目標的確定，要適應社社會的需要，特別是要同社會的經(jīng)濟工作和科研工作相協(xié)調(diào)；科研檔案事業(yè)內(nèi)部的各個組成部分，也要密切配合，實現(xiàn)協(xié)凋、平衡地發(fā)展。

2、動態(tài)性原理

系統(tǒng)本身是產(chǎn)生、發(fā)展和消亡的過程。這個過程大致上由確定系統(tǒng)目標、制訂系統(tǒng)的工作（運行）計劃、組織實施計劃、總結(jié)評價等步驟組成。系統(tǒng)目標的完成，意味著系統(tǒng)生命的結(jié)束。對于科研檔案管理事業(yè)這個大系統(tǒng)和它的第一層次的各個子系統(tǒng)來說，總是以年度為單位制訂計劃和總結(jié)工作的，每一年都要按照上述步驟循環(huán)一次。因此，這些系統(tǒng)是以年度為生命周期的。每年是一遍個生命周期，每個生命周期都提出更高的系統(tǒng)目標，從而推動科研檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

3、驗證性原理

在處理系統(tǒng)問題時，無論是管理系統(tǒng)或是工程系統(tǒng)，都要經(jīng)過反復的實踐、驗證、總結(jié)才能獲得正確的認識，才能使系統(tǒng)設計符合客觀實際，達到預期的目的。系統(tǒng)的設計實質(zhì)上是在初步掌握客觀實際的基礎上的一種假設，這種假設只有經(jīng)過驗證以后，才能得到證實。驗證是系統(tǒng)組織管理的一項重要內(nèi)容。這對科研檔案管理系統(tǒng)來說，在為實現(xiàn)某項突擊任務而組織和控制系統(tǒng)運行時，尤其顯得重要。

4、反饋原理

反饋是把系統(tǒng)處理結(jié)果輸出之后的反響再輸入系統(tǒng)的過程。在復雜的管理系統(tǒng)中，組合的關(guān)系多種多樣，系統(tǒng)內(nèi)部運動變化和系統(tǒng)環(huán)境影響都很大，隨機因素很多，反饋原理處于十分重要的地位。

三、運用現(xiàn)代管理技術(shù)，控制系統(tǒng)運行

現(xiàn)代管理技術(shù)的核心，是在定性分析的基礎上，大量地運用定量分析的方法，使管理的決策和控制達到相當精確的程度，從而獲得滿意的管理效果?，F(xiàn)代管理技術(shù)成為一切管理系統(tǒng)工程的決策和控制運行的不可缺少的方法?？蒲袡n案管理系統(tǒng)使用系統(tǒng)工程方法，實質(zhì)上就是引進、消化和吸收現(xiàn)代管理技術(shù)。否則，所謂的科研檔案管理系統(tǒng)，只能是—句空話。

現(xiàn)代管理技術(shù)內(nèi)容豐富，而且對于不同的系統(tǒng)和系統(tǒng)運行的不同階段，則應當運用不同的管理技術(shù)。對于科研檔案管理系統(tǒng)來說，應當針對自身的特點，有計劃、有步驟地去引進、消化和吸收。這里僅就系統(tǒng)決策和系統(tǒng)運行兩個方面，簡要介紹兩種方法。

1、系統(tǒng)決策方法的運用

在科研檔案管理系統(tǒng)中，有許多事情需要科學決策。其中比較復雜和重要的，就要運用定量分析的方法。決策活動既是系統(tǒng)管理中的一個環(huán)節(jié)，又往往可以成為一個子系統(tǒng)。它有自身的活動程序，有構(gòu)成決策子系統(tǒng)的各種元素。決策活動的程序一般分五個階段：①確定目標。這是由問題的提出和決策者的要求而確定的。②收集信息和預測。③提出可行方案。根據(jù)目標和預測的結(jié)果，可以提出苦干種可行方案。④評價和優(yōu)選。對各個可行方案按統(tǒng)一標準進行評價和篩選，選出最佳方案，作為決策的結(jié)果。⑤控制決策實施效果。即對決策實施過程中的各種信息進行反饋，并及時修正決策或重新決策。在上述③和④階段中，通常要對提出的各種方案進行定量分析，以供決策者選擇。定量分析的具體方法，由于決策內(nèi)容的不同而有區(qū)別。這里以某科研檔案館擬購置一套縮微攝影設備為例，做簡單解剖。①．確定目標。購買成套縮微設備，要求效率高、經(jīng)濟合算。②．收集信息和預測。收集國內(nèi)外縮微設備的價格、性能和運行費用；預測本館今后若干年內(nèi)的科研檔案縮微攝影工作量。③．提出可行方案。這項決策活動，應當提出兩類方案。第一類是功能配套方案，即根據(jù)任務提出必須配套的各種單機數(shù)量的方案。這類方案基本上要根據(jù)預測結(jié)果來制訂。預測是一項專門技術(shù)，已在“統(tǒng)計”這一章里作了介紹。第二類是技術(shù)經(jīng)濟效果的核算方案。即根據(jù)不同型號的縮徽設備，進行技術(shù)經(jīng)濟效果分析，并提出各種比較方案。這種分析要經(jīng)過一系列的計算。④．評價和優(yōu)選；決策者需要對上述兩類方案進行篩選。在篩選時，除了根據(jù)方案中提供的數(shù)據(jù)之外，還要結(jié)合其他因素，擇優(yōu)決策。

2、網(wǎng)絡分析方法的應用

系統(tǒng)網(wǎng)絡分析是在系統(tǒng)運行中使用的一種管理技術(shù)。它的基本原理是將系統(tǒng)內(nèi)的各項工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排，有效地利用資源，并用最少的時間來完成系統(tǒng)的預期目標。系統(tǒng)網(wǎng)絡分析的基礎是網(wǎng)絡圖，網(wǎng)絡圖是用來表示系統(tǒng)工作過程各要素之間的邏輯關(guān)系的一種流程圖。網(wǎng)絡圖是由事項、作業(yè)和線路構(gòu)成的。

在科研檔案事業(yè)管理系統(tǒng)巾，尤其是在完成一些較復雜的項目時，為提高工作效率、縮短完成任務的時間，都可以應用系統(tǒng)網(wǎng)絡技術(shù)。

四、結(jié)語

系統(tǒng)工程原理對科研檔案管理的規(guī)劃和使用都具有著重要意義。其可靠性和可靠度是其他任何原理都比擬不了的。系統(tǒng)工程學是科研檔案管理系統(tǒng)運行中不可或缺的方法。系統(tǒng)工程原理運用的核心，是在定性分析的基礎上，運用系統(tǒng)決策方法，使科研檔案管理的運行達到精確的程度，從而獲得滿意的效果。現(xiàn)代管理技術(shù)內(nèi)容豐富，需要花夫力氣開發(fā)、引進、消化和吸收。

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G276[

]A[文獻標識碼]1674-6198（2015）01-0107-02

2014-12-14

周瑩（1985—）,女，遼寧錦州人,錦州師范高等?？茖W校研究實習員,研究方向：科研管理。