基于成本控制的獨(dú)立學(xué)院圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)與利用*

何秀梅 章冬蘭

（廣西師范大學(xué)漓江學(xué)院，廣西 桂林 541006）

獨(dú)立學(xué)院由普通高校與社會(huì)組織或個(gè)人合作舉辦，利用非國家財(cái)政性經(jīng)費(fèi)辦學(xué)，實(shí)施的是本科學(xué)歷教育，這種屬性決定了其經(jīng)費(fèi)來源渠道的局限性和辦學(xué)成本的壓力。獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)經(jīng)費(fèi)基本用于日常費(fèi)用和維持教學(xué)和人員經(jīng)費(fèi)支出，而用于基礎(chǔ)建設(shè)如學(xué)校建筑、實(shí)驗(yàn)設(shè)備、圖書資料等的費(fèi)用偏低[1]。隨著獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教育部對(duì)獨(dú)立學(xué)院的規(guī)范驗(yàn)收要求亦趨于嚴(yán)格，外加出版物價(jià)格的上漲，圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)壓力也日漸突出。將企業(yè)管理中的成本控制理論引入獨(dú)立學(xué)院圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)與利用中，通過加強(qiáng)過程管理和控制，將有利于控制成本，提高文獻(xiàn)資源質(zhì)量，發(fā)揮文獻(xiàn)資源利用效益，進(jìn)而提高圖書館的管理和服務(wù)水平。

1 圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)成本控制內(nèi)涵

成本控制，是指企業(yè)按照國家有關(guān)財(cái)務(wù)制度的要求以及自身的經(jīng)營目標(biāo)，運(yùn)用各種成本管理方法，將各項(xiàng)成本掌控在一定范圍內(nèi)的活動(dòng)。成本控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，是企業(yè)加強(qiáng)管理、提高效率的必然選擇[2]。成本控制是企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展，增加收益，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的有力武器。圖書館作為學(xué)校的文獻(xiàn)資源中心，為學(xué)校的教學(xué)和科研工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)是其目標(biāo)，其服務(wù)效益無法以貨幣單位計(jì)量，與企業(yè)的利潤最大化目標(biāo)有質(zhì)的差別。因此，圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)成本控制既要考慮控制成本投入，更要保證文獻(xiàn)資源質(zhì)量，滿足讀者需求，提高文獻(xiàn)利用效益，在成本投入與服務(wù)效益之間尋找最佳平衡點(diǎn)。

2 獨(dú)立學(xué)院圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)成本控制的必要性

獨(dú)立學(xué)院作為一種新型的辦學(xué)力量置身于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中，競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，作為經(jīng)費(fèi)主渠道的學(xué)費(fèi)收入不僅要上繳主辦方和投資方一定比例，還要滿足學(xué)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、土地征用、人力成本、教學(xué)運(yùn)行等各方面資金需求，辦學(xué)經(jīng)費(fèi)相當(dāng)緊張。如何在競(jìng)爭(zhēng)中求得生存和發(fā)展已成為當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院最為關(guān)注的問題。獨(dú)立學(xué)院在關(guān)注提高教育教學(xué)水平與質(zhì)量的同時(shí)，經(jīng)濟(jì)效益也是辦學(xué)中不可忽視的重要因素之一。作為學(xué)校投入經(jīng)費(fèi)成本較大部門之一的圖書館，應(yīng)主動(dòng)為學(xué)院分憂，節(jié)儉辦館，珍惜資金，將每一分錢用在刀刃上。尤其是在文獻(xiàn)資源建設(shè)工作中，要合理規(guī)劃，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加強(qiáng)過程管理，堅(jiān)持實(shí)用性、共享性、經(jīng)濟(jì)性原則，把有限的資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)利用好，以最合理的成本支出實(shí)現(xiàn)服務(wù)效益最大化。正如美國著名圖書館學(xué)專家杜威所說的，以“最少的花費(fèi)給最多的讀者以最好的閱讀”，以進(jìn)一步促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院圖書館健康可持續(xù)發(fā)展。

3 獨(dú)立學(xué)院圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)成本控制策略

降低成本費(fèi)用是成本控制的主要目的之一，但不是全部。現(xiàn)代企業(yè)成本控制需要達(dá)到的目標(biāo)是提高成本效率。獨(dú)立學(xué)院圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)過程中，既要控制好成本費(fèi)用，更要保證文獻(xiàn)資源質(zhì)量，滿足讀者需求，提高文獻(xiàn)利用效益。因此，加強(qiáng)資源建設(shè)與利用的過程管理尤為重要。

3.1 加強(qiáng)事前管理，控制文獻(xiàn)采購成本

3.1.1 建立科學(xué)的決策機(jī)構(gòu)，完善決策機(jī)制

科學(xué)決策是成本控制和實(shí)現(xiàn)成本管理目標(biāo)的基本前提。但凡成功的企業(yè)，都建有較完善的成本決策體系。獨(dú)立學(xué)院靈活的辦學(xué)機(jī)制和獨(dú)立的財(cái)務(wù)管理為科學(xué)合理的圖書館資源建設(shè)成本投入決策提供了條件。為使決策更科學(xué)合理、更符合教學(xué)科研需求和辦館需要，獨(dú)立學(xué)院圖書館可組織一支由院領(lǐng)導(dǎo)、圖書館、財(cái)務(wù)部門、教務(wù)部門、二級(jí)系等相關(guān)人員組成的決策機(jī)構(gòu)，根據(jù)學(xué)院的財(cái)務(wù)狀況、教學(xué)科研需求以及館藏情況等對(duì)學(xué)院的整體文獻(xiàn)信息資源建設(shè)進(jìn)行成本分析、預(yù)測(cè)及預(yù)算，形成既民主又集中的成本決策體系，科學(xué)決策每年度的文獻(xiàn)資源建設(shè)投入，并使之制度化、規(guī)范化、常態(tài)化。

3.1.2 提高成本意識(shí)，實(shí)行成本目標(biāo)管理

成本控制的核心要素之一是管理者的成本意識(shí)，成本控制成敗與否，關(guān)鍵要看管理者是否具有成本意識(shí)。因此，提高管理者和職工的成本意識(shí)，是決定企業(yè)成本控制成效的關(guān)鍵所在。圖書館作為資源的管理者和為教學(xué)與科研提供服務(wù)的承擔(dān)者，在保證圖書館資源安全的基礎(chǔ)上，合理開發(fā)、配置、利用圖書館資源，為教學(xué)和科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)圖書館資源效益最大化，這是其必須承擔(dān)的義務(wù)[3]。因此，上至分管院領(lǐng)導(dǎo)、下至圖書館負(fù)責(zé)人和館員都需要有自覺將文獻(xiàn)資源建設(shè)與成本費(fèi)用、效益掛鉤考慮的思維習(xí)慣，具備判斷成本效率的能力以及高度的責(zé)任感，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，找到提高成本效率的有效途徑，從而實(shí)現(xiàn)控制成本、提高效益的目標(biāo)。

3.2 著重事中管理，提高文獻(xiàn)資源質(zhì)量和保障能力

3.2.1 合理配置文獻(xiàn)資源，提高經(jīng)費(fèi)使用效益

現(xiàn)代信息資源類型呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)，各種形式的電子文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)庫等也是圖書館重要的文獻(xiàn)收集類型。隨著數(shù)字圖書館建設(shè)的不斷深入，高校圖書館購買紙質(zhì)文獻(xiàn)的經(jīng)費(fèi)在經(jīng)費(fèi)總額里所占的比例逐步減少，而購買數(shù)字資源的經(jīng)費(fèi)所占比例卻大幅增加。據(jù)河南師范大學(xué)圖書館統(tǒng)計(jì)，2007年該館購置紙質(zhì)文獻(xiàn)所占比例為52%，數(shù)字資源僅為36%；到2013年，紙質(zhì)文獻(xiàn)所占比例降至17.7%，而數(shù)字資源購置比例升至77.1%[4]。獨(dú)立學(xué)院每年有限的圖書經(jīng)費(fèi)對(duì)于商業(yè)數(shù)據(jù)庫動(dòng)輒幾十萬、上百萬元的購買金額來說，可以說是杯水車薪。因此，獨(dú)立學(xué)院圖書館應(yīng)把關(guān)注點(diǎn)放在資源利用產(chǎn)生的價(jià)值增值上，以實(shí)際需要和利用情況來決定文獻(xiàn)類型配置，合理構(gòu)建文獻(xiàn)資源體系，提高文獻(xiàn)建設(shè)質(zhì)量?，F(xiàn)階段，獨(dú)立學(xué)院面臨著教育部的規(guī)范驗(yàn)收評(píng)估，其文獻(xiàn)資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)分配應(yīng)圍繞驗(yàn)收指標(biāo)體系要求來開展，在滿足學(xué)院教學(xué)科研需求的基礎(chǔ)上，優(yōu)先滿足生均年進(jìn)書量及生均紙質(zhì)圖書保有量的要求。對(duì)于電子資源，則要兼顧讀者需求和專業(yè)設(shè)置，選擇購買易用性、適應(yīng)性強(qiáng)的商業(yè)數(shù)據(jù)庫，無需一味追求高學(xué)術(shù)價(jià)值、高品質(zhì)的數(shù)據(jù)庫。另外，圖書館還可采集互聯(lián)網(wǎng)上有益的免費(fèi)學(xué)術(shù)資源和開放存取資源為己所用，充實(shí)館藏資源，緩解經(jīng)費(fèi)緊缺局面。

3.2.2 以讀者需求為中心，細(xì)化文獻(xiàn)采訪工作

圖書采訪是圖書館基礎(chǔ)性工作，其開展得好與壞，直接影響到文獻(xiàn)的采購質(zhì)量與使用效益。

現(xiàn)如今我國出版物品種和數(shù)量繁多，如何利用有限的購書經(jīng)費(fèi)采集高質(zhì)量的文獻(xiàn)，需要獨(dú)立學(xué)院圖書館細(xì)細(xì)考量和琢磨。圖書采訪人員要根據(jù)學(xué)院的人才培養(yǎng)目標(biāo)，堅(jiān)持“讀者第一，服務(wù)至上”的理念，站在讀者需求的角度細(xì)化采訪工作流程。①深入各系各單位和不同類型的讀者中，了解學(xué)科專業(yè)發(fā)展及讀者需求，掌握館藏圖書利用情況，定期統(tǒng)計(jì)分析流通數(shù)據(jù)，評(píng)價(jià)館藏文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，然后依據(jù)調(diào)研情況有的放矢地收集、篩選圖書采訪數(shù)據(jù)。②匯總收集到的書目和讀者反饋信息，按出版社、書名、內(nèi)容、讀者對(duì)象等逐項(xiàng)整理并歸類，將整理好的采訪數(shù)據(jù)按類別發(fā)送至二級(jí)系，供專任老師勾選書目，以提高圖書征訂的針對(duì)性。③整理匯總二級(jí)系專任教師選取的書目信息，初步形成訂單，標(biāo)明復(fù)本，按采訪人員初審——采編負(fù)責(zé)人復(fù)審——圖書館負(fù)責(zé)人終審的三級(jí)審核程序確定訂單，再交付供應(yīng)商組織采購。④除訂單采購?fù)猓瑘D書館還可通過多種方式選購文獻(xiàn)，如組織各系專業(yè)教師到書市現(xiàn)采，或?qū)Ｈ谓處煾鶕?jù)需要自行到當(dāng)?shù)鼗蛲獾貢曩彆?，憑發(fā)票及清單報(bào)銷，所購圖書歸圖書館所有。專任教師參與圖書采購工作可提高文獻(xiàn)的針對(duì)性和實(shí)用性，彌補(bǔ)圖書館采訪人員學(xué)科知識(shí)的欠缺，使有限的購書經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大的效益。

3.2.3 加快共建共享步伐，提高資源保障能力

當(dāng)今信息資源日益豐富，任何圖書館都沒有能力也沒有必要收藏所有的文獻(xiàn)資源，館際互借、資源共享成為圖書館界日益關(guān)注的問題。資源共建共享有利于提高合作館的文獻(xiàn)資源保障能力，實(shí)現(xiàn)合作館之間的資源互補(bǔ)，以最少的花費(fèi)獲得最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。筆者以為，有三種共享模式可供借鑒：一是充分利用校本部資源，實(shí)現(xiàn)與校本部圖書館的文獻(xiàn)資源共享；二是依托地方公共圖書館及其他高校或獨(dú)立學(xué)院館，實(shí)現(xiàn)特色互補(bǔ)、共享資源；三是積極加入中國高等學(xué)校文獻(xiàn)資源保障系統(tǒng)（CALIS）的建設(shè)，共享CALIS豐富的信息資源[5]。此外，省級(jí)文化共享工程也是獨(dú)立學(xué)院文獻(xiàn)資源共享的渠道之一。共建共享是高校圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)重要的途徑和方式，獨(dú)立學(xué)院圖書館應(yīng)抓住機(jī)遇，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，積極參與共建共享，提高本館的文獻(xiàn)資源保障能力。

3.3 注重事后管理，提高文獻(xiàn)使用效益

3.3.1 加大宣傳力度，有效揭示館藏資源

文獻(xiàn)資源只有被充分利用，才能轉(zhuǎn)化為有效價(jià)值，產(chǎn)生社會(huì)效益，其所投入的經(jīng)費(fèi)及人力成本才有意義。獨(dú)立學(xué)院圖書館應(yīng)加強(qiáng)宣傳工作，通過各種宣傳工具深度揭示館藏，引導(dǎo)讀者充分利用資源，提高資源流通率。①利用傳統(tǒng)工具如板報(bào)、櫥窗、展板、報(bào)刊、宣傳冊(cè)等向讀者宣傳館藏，通過通報(bào)新書、介紹書評(píng)、推薦書目方式，宣傳圖書館工作動(dòng)態(tài)及館藏借閱排行等。傳統(tǒng)宣傳媒介靈活方便、內(nèi)容直觀，易于讀者接受，宣傳效果較好。②利用新型傳播媒介如博客、微博、微信等，面向師生廣泛宣傳，最大限度地告知讀者本館的館藏資源、服務(wù)內(nèi)容和方式等，促進(jìn)館藏資源有效利用。③開展形式多樣的讀者活動(dòng)和閱讀指導(dǎo)，推銷圖書館資源。如2009年本館創(chuàng)建了弘毅讀書社，安排專人指導(dǎo)讀書社開展征文比賽、圖書館尋寶、讀書沙龍、讀書競(jìng)賽、讀書匯報(bào)會(huì)等各種讀書活動(dòng)，宣傳館藏資源，學(xué)生在活動(dòng)中也會(huì)增強(qiáng)閱讀興趣。本館還以學(xué)生為中心，通過專任教師導(dǎo)讀、專家導(dǎo)讀、圖書館員導(dǎo)讀、學(xué)生導(dǎo)讀等全方位引導(dǎo)學(xué)生閱讀專業(yè)書籍，關(guān)注最新理論研究成果，激發(fā)閱讀興趣，有效利用館藏資源。

3.3.2 開展信息素質(zhì)教育，提高讀者文獻(xiàn)利用能力

獨(dú)立學(xué)院圖書館通過多種形式培養(yǎng)讀者利用文獻(xiàn)資源的基本技能，使讀者掌握檢索各類館藏資源的方法和技能，提高館藏利用能力，增強(qiáng)讀者利用圖書館的興趣，既履行了其教育職責(zé)又利于提高圖書館資源的利用率，發(fā)揮文獻(xiàn)資源使用效益。培訓(xùn)的內(nèi)容和形式要做到因材施教，方能達(dá)到最好的效果。獨(dú)立學(xué)院在開展信息素質(zhì)教育時(shí)，可采用分層次、循序漸進(jìn)的方法，開展不同層次的教育培訓(xùn)。對(duì)于剛?cè)雽W(xué)的新生，主要是介紹圖書館的基本情況、圖書分類知識(shí)、圖書檢索知識(shí)、電子資源使用知識(shí)等，使新生更好地認(rèn)識(shí)和了解圖書館，為利用館藏資源奠定基礎(chǔ)；大二學(xué)生則可通過開設(shè)《文獻(xiàn)檢索》課程，培養(yǎng)學(xué)生文獻(xiàn)檢索的技巧以及處理文獻(xiàn)信息的能力，使學(xué)生掌握各種檢索工具的利用方法，提高信息素質(zhì)水平；對(duì)高年級(jí)的學(xué)生則通過開展論文資料檢索培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生利用電子資源的指導(dǎo)，提高學(xué)生收集論文資料和撰寫論文的能力；對(duì)于教師，則可根據(jù)他們的需求開辦針對(duì)性強(qiáng)的專題培訓(xùn)，如定題服務(wù)培訓(xùn)、專用數(shù)據(jù)庫檢索培訓(xùn)等，同時(shí)引導(dǎo)一線教師將教學(xué)與圖書館利用結(jié)合起來，充分利用圖書館開展教學(xué)和科研活動(dòng)，促進(jìn)館藏資源的有效利用。

[1] 闕海寶，王沖.獨(dú)立學(xué)院經(jīng)費(fèi)問題探討[J].煤炭高等教育，2005（3）：22-24.

[2] 高立法，等.現(xiàn)代企業(yè)成本控制實(shí)務(wù)[M].北京：經(jīng)濟(jì)管理出版社，2008.

[3] 畢玲.高校圖書館成本管理制度初探[J].銅凌學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（2）：101-102.

[4] 王瑞珍.南京大學(xué)圖書館“Book+”個(gè)性化服務(wù)對(duì)紙書采訪質(zhì)量控制的啟示[J].圖書館界，2014（2）：14-17.

[5] 何秀梅.加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院圖書館建設(shè) 提升獨(dú)立學(xué)院核心競(jìng)爭(zhēng)力[J].廣西教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（4）：110-112.