論高校檔案管理的問題及對策

劉艷春

（泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇泰州 225300）

論高校檔案管理的問題及對策

劉艷春

（泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇泰州 225300）

隨著我國高等教育的改革，高校檔案管理工作也在進(jìn)一步革新。從科學(xué)的角度去研究高校檔案管理中產(chǎn)生的一系列問題，以此來明確高校檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展方向。文章從我國高校檔案管理的特點出發(fā)，論述高校檔案管理存在的問題及緊迫性，并提出了我國高校檔案管理工作的主要對策。

高校；檔案；檔案管理；管理規(guī)劃

高校檔案管理與高校的發(fā)展建設(shè)是密不可分的，其對學(xué)校的教學(xué)工作、科學(xué)研究、競爭管理有著積極的指導(dǎo)性作用，同時也記載著高校發(fā)展的整個過程。從文獻(xiàn)檔案資源、圖片資料、聲音影像等記錄來看，檔案資源直接反應(yīng)出不同年代、不同學(xué)科、不同層次、不同質(zhì)量的科學(xué)成果，并且也是高校管理工作進(jìn)一步提升的理論依據(jù)。隨著高校管理水平的逐年提高，檔案管理也應(yīng)從管理方法和管理策略上進(jìn)行有針對性的改變，從高校檔案管理存在問題入手進(jìn)行革新和完善，以此來滿足新時期高校檔案管理工作的迫切需求。

近年來，PC技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校得到了廣泛應(yīng)用，高校的互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)也已經(jīng)深入到學(xué)校的各個環(huán)節(jié)，因此檔案管理工作也應(yīng)與高校建設(shè)保持同步，利用先進(jìn)的PC技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有針對性的管理，這不但可以提高高校檔案管理的效率，還可以促進(jìn)檔案管理工作與教學(xué)管理工作的緊密聯(lián)系，有助于新時期高校管理工作的發(fā)展和進(jìn)步[1]。而時下我國高校的檔案管理工作還滯后于高校的發(fā)展速度，管理方法和管理手段單一，不能滿足檔案管理的現(xiàn)代化需求。

1 我國高校檔案管理的特點

1.1 社會性

高校是培養(yǎng)人才、產(chǎn)出科研成果的地方，其與社會發(fā)展存在必然的聯(lián)系，并且高校的學(xué)生來源于社會，培養(yǎng)的人才流向于社會，這無形中使得高校的檔案管理工作具備了社會性。高校的檔案直接反映了學(xué)生的學(xué)業(yè)、學(xué)歷、學(xué)習(xí)成果、在校參與的活動以及文化修養(yǎng)和思想政治素質(zhì)等信息，這實現(xiàn)了人才資源檔案信息的儲備，為社會發(fā)展提供人才支持；另外高校的科學(xué)成果、技術(shù)產(chǎn)品、理論研究都會服務(wù)于社會，如：技術(shù)專利、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、新產(chǎn)品招標(biāo)等。由此可以看出檔案管理工作與社會存在廣泛的聯(lián)系，這也是高校檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果和趨勢。

1.2 綜合性

這里的綜合性主要是指檔案的多元化和多方向性。檔案管理多元化包括：建校檔案、教師檔案、行政檔案、研博工作站檔案、專業(yè)課程檔案等；檔案管理的多方向性則包括：科研檔案、活動檔案、會計檔案、物業(yè)檔案、研究試驗檔案、醫(yī)療檔案、房產(chǎn)信息檔案等等[2]；從上述各種檔案可以看出高校檔案管理具備綜合性。

1.3 系統(tǒng)性

高校的檔案管理較為復(fù)雜，管理類別較多并且信息量大，隨著近年來各高校的不斷擴(kuò)招，檔案管理的工作任務(wù)也日益加重，所以需要一個相對獨立穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)來支撐，該系統(tǒng)除了滿足紙質(zhì)檔案、實物檔案、電子檔案、影音檔案外，還應(yīng)包括虛擬網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，這樣可以極大地提高檔案的利用率，并且利用網(wǎng)絡(luò)子系統(tǒng)的上傳功能，完善檔案信息的歸納與分類。

2 我國高校檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理觀念滯后

我國高校的檔案管理觀念還較為落后，這與我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展以及社會模式轉(zhuǎn)變有關(guān)，但從根本上來看高校的檔案管理認(rèn)識還存在不足，校領(lǐng)導(dǎo)沒有把檔案管理工作放到管理的核心位置，沒有把檔案管理工作與普通管理工作進(jìn)行區(qū)分，這在很大程度上制約了檔案管理的發(fā)展；而擔(dān)任檔案管理的工作人員又缺乏對檔案管理工作性質(zhì)的了解，沒有工作責(zé)任心，檔案保管失效、檔案資料缺失的情況時有發(fā)生。

2.2 檔案管理方式落后

現(xiàn)階段，我國多數(shù)高校的檔案管理方式相對落后，管理方法過于簡單，并且效率較低。高校由于學(xué)生和教師較多，教學(xué)任務(wù)和科研項目多，管理工作量大復(fù)雜程度高，依靠人工進(jìn)行資料的收集、整理、分類、保存的難度大，并且在檔案整理過程中容易出錯，引發(fā)工作效率緩慢，信息收集不齊全，資料歸屬混亂等情況，所以各高校應(yīng)從管理方法和管理工作模式上有所改變。

2.3 檔案管理工作投入不足

高校的檔案管理工作具有復(fù)雜性和專業(yè)性，如果不依靠信息化和網(wǎng)絡(luò)化的幫助，檔案管理工作將難以開展，然而各高校都忽視了對檔案管理設(shè)備的投入，造成檔案管理信息缺乏完備性和保密性[3]。很多高校的檔案管理不符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，存在紙質(zhì)檔案腐爛、照片褪色、影音制品損壞等現(xiàn)象，這與高校投入檔案管理經(jīng)費不足有關(guān)，成為限制檔案管理發(fā)展的主要障礙。

3 我國高校檔案管理工作的主要對策

3.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)識

高校的檔案管理工作應(yīng)轉(zhuǎn)變認(rèn)識，形成良好的檔案管理氛圍。高校應(yīng)把檔案管理工作納入到學(xué)校發(fā)展的整體規(guī)劃中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也要重視和關(guān)注檔案管理工作，并給予足夠的支持和幫助，營造檔案管理的良好氛圍。同時，高校領(lǐng)導(dǎo)還要積極的參與到檔案管理工作中去，指導(dǎo)和促進(jìn)檔案管理工作，使之能夠與學(xué)校的發(fā)展速度保持一致，逐步實現(xiàn)高校檔案管理工作的常態(tài)化和持續(xù)化。

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

高校檔案管理工作涉及的部門較多，管理內(nèi)容和管理方法也較為復(fù)雜，所以要與一般性檔案管理工作有所區(qū)別，如：高校人才檔案、科技成果檔案、學(xué)術(shù)論文檔案等，這類檔案材料都要進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范的歸檔，并以此為基礎(chǔ)總結(jié)和歸納出適合高校檔案管理的規(guī)范細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理水平的提升[4]。

3.3 改進(jìn)方式提升管理水平

高校檔案管理應(yīng)加快信息化建設(shè)，從經(jīng)驗管理模式向科學(xué)管理模式轉(zhuǎn)變，以滿足高校和社會發(fā)展需求為出發(fā)點，切實強(qiáng)化高校檔案管理工作的開展。筆者認(rèn)為改進(jìn)方式和提升管理水平應(yīng)從以下三個方面入手：首先應(yīng)以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，做好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的組織與建設(shè)，如：檔案庫建設(shè)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檢索系統(tǒng)建設(shè)、館藏建設(shè)等，提高檔案管理的信息化水平；其次，做好資源建設(shè)，檔案資源應(yīng)利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行制作，并逐步的實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，方便檔案信息的調(diào)用和保存；再次，對高校檔案管理的內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行合理的配置和有序的開發(fā)，利用互聯(lián)網(wǎng)把高校檔案融入到社會檔案管理中去，實現(xiàn)高校檔案資源的共建共享。另外，在高校檔案的使用上也要與社會接軌，利用多種平臺對高校檔案進(jìn)行查詢和檢索，方便高校檔案信息的流通與使用。

[1]彭志斌.論高校檔案管理“失范”與對策[J].江蘇高教，2010，(4)：51-53.

[2]溫艷秋.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究[J].蘭臺世界，2013，(11)：73，74.

[3]李劍虹.高校檔案管理的多元化發(fā)展趨勢[J].卷宗，2013，(7)：61，62.

[4]李燕.新時期下對高校檔案管理信息化建設(shè)的探賾[J].華章，2013，(15)：291，292.

（責(zé)任編輯 劉紅）

On the Existing Problems and Countermeasures of Archives Management in Colleges and Universities

LIU Yan-chun

(Taizhou Polytechnic College,Taizhou Jiangsu 225300,China)

With the reform of higher education in our country,Further innovation appear in the work of the archives management.The development goal and direction of university archives should be further defined based on a scientific standpoint.This article discusses the existing questions and their urgency and put forward main countermeasures about the archives management from the characteristics of archives management of colleges and universities in China.

college and university;archives;archives management;management planning

G647.24

B

1671-0142（2015）04-0051-02

劉艷春(1977-),女，江蘇興化人，館員.