基層電大外聘教師檔案管理工作初探

何小婷

（陽江市廣播電視大學(xué)，廣東 陽江 529500）

基層電大外聘教師檔案管理工作初探

何小婷

（陽江市廣播電視大學(xué)，廣東 陽江 529500）

當(dāng)前，在眾多市、縣級電大中，外聘教師已成為辦學(xué)工作的主要依靠力量，學(xué)校教學(xué)業(yè)務(wù)的開展和教學(xué)任務(wù)的完成，離不開外聘教師的參與和支持，加強外聘教師隊伍的建設(shè)和管理日趨迫切。完善外聘教師的檔案管理，是加強外聘教師隊伍建設(shè)與管理的前提和基礎(chǔ)。然而，出于校方觀念僵化、重視不足等原因，基層電大外聘老師檔案管理的水平普遍不高，一些學(xué)校甚至處于空白狀態(tài)。本文試圖對基層電大外聘教師的檔案的建設(shè)和管理進行初步探討，冀為相關(guān)工作提供有益的啟示。

開放教育 基層電大 外聘教師 檔案管理 師資建設(shè)

處于電大辦學(xué)系統(tǒng)基層地位的市、縣級電大，普遍存在自有師資不足的情況，向外聘請兼職教師完成教學(xué)工作是學(xué)校的必然選擇。當(dāng)前，在眾多市、縣電大中，外聘教師已經(jīng)成為學(xué)校辦學(xué)工作的主要依靠力量，某些基層電大外聘教師的數(shù)量超過在編教師的數(shù)量。但是，在外聘教師隊伍的建設(shè)和管理上，各基層電大不同程度地存在一些不足，其中外聘教師檔案管理工作薄弱是各所學(xué)校普遍存在的通病。外聘教師檔案的建立和管理，是學(xué)校辦學(xué)工作中適才適用的前提，是避免人才供需錯位的保障，是提高教學(xué)質(zhì)量和學(xué)校聲譽的基礎(chǔ)。為此，加強基層電大外聘教師檔案管理工作，顯得尤其重要和迫切。

一、加強基層電大外聘教師檔案管理工作的意義

（一）加強外聘教師檔案管理工作是基層電大師資儲備的關(guān)鍵。

基層電大自有師資不足，需要向外聘請兼職教師彌補和加強師資力量。而外聘的兼職教師因為本職工作、家庭、身體狀況等方面的變動，為基層電大服務(wù)時間不能保證，流動性很大，中途離職的情況難以避免。同時，電大系統(tǒng)會隨著社會經(jīng)濟發(fā)展而開辦新的專業(yè)，或開設(shè)新的課程，需要物色和聘用對口教師。要解決這些問題，保證學(xué)校教學(xué)工作的順利推進和辦學(xué)任務(wù)的圓滿完成，基層電大就必須建立一定的師資儲備。基層電大的師資儲備具有“不為我有，但為我用”的特點，關(guān)鍵在于建立一個涵蓋所有“能為我用”的人才的信息庫，這實質(zhì)上是師資隊伍特別是外聘教師檔案建設(shè)和管理的內(nèi)容。

（二）加強外聘教師檔案管理工作是基層電大適才適用的前提。

社會人才的多樣性、差異性，以及電大課程的特殊性、復(fù)雜性，向基層電大提出教師的適配問題?；鶎与姶笠ＷC教學(xué)效果和辦學(xué)質(zhì)量，選用的教師必須專業(yè)對口，水平達標(biāo)，能為學(xué)生的學(xué)習(xí)、進步提供優(yōu)良的教學(xué)服務(wù)。因此，基層電大首先要對可供選擇的師資有充分的了解，對每一名教師的專業(yè)出身、能力特長、教學(xué)水平都有全面的、準(zhǔn)確的把握，然后才能根據(jù)學(xué)校開設(shè)的專業(yè)、課程的要求進行安排配備。從這一角度看，基層電大設(shè)置崗位、安排人員收集外聘教師資料，建立內(nèi)容全面、真實的檔案，并加強其管理和應(yīng)用，是實現(xiàn)適才適用的前提，是保證辦學(xué)質(zhì)量的基礎(chǔ)。

（三）加強外聘教師檔案管理工作是基層電大教師培訓(xùn)的需要。

有計劃、有組織地安排現(xiàn)職教師進行知識更新和能力提高的培訓(xùn)，是基層電大適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展，人才標(biāo)準(zhǔn)與內(nèi)涵變遷，以及教育教學(xué)模式改革的需要。這一項工作的開展，既要從電大課程教學(xué)的要求出發(fā)，又要結(jié)合教師自身的實際情況。加強外聘教師檔案管理工作，全面而準(zhǔn)確地掌握外聘教師的情況，了解其優(yōu)勢和不足，可以為組織他們進行針對性的培訓(xùn)提供依據(jù)，從而保證培訓(xùn)效果，意義重大。

二、當(dāng)前基層電大外聘教師檔案管理工作的問題

在對一些學(xué)校進行調(diào)查后，我們發(fā)現(xiàn)基層電大外聘教師檔案管理工作普遍較薄弱，與檔案工作規(guī)范存在較大的差距，遠遠不能滿足學(xué)校對辦學(xué)資源進行科學(xué)開發(fā)和有效管理的需要。

（一）外聘教師檔案管理沒有納入學(xué)校常規(guī)性工作。

我們在對粵西地區(qū)一些市、縣電大進行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，各學(xué)校均按當(dāng)?shù)卣畽n案部門的要求，在學(xué)校辦公室（或人事部門）設(shè)置檔案員崗位，并配備專職人員。但其職能和任務(wù)偏重于收集、建立、管理單位行政檔案和在編員工的人事檔案，而很少涉及外聘教師檔案的收集和管理。相當(dāng)多的學(xué)校將外聘教師的聯(lián)系、聘用工作放在教務(wù)（教學(xué)）部門，因而外聘教師的相關(guān)資料也由教務(wù)（教學(xué)）部門收集存放，由某一工作人員兼管，職責(zé)模糊，任務(wù)似有還無，工作欠缺連續(xù)性。

（二）缺少管理章程，工作隨意性大。

基層電大缺少對外聘教師檔案管理工作的統(tǒng)籌和規(guī)范，某些學(xué)校沒有制定關(guān)于外聘教師檔案管理的規(guī)章制度，沒有形成資料收錄、檔案立卷等的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，兼管該項工作的人員任務(wù)不夠清晰，責(zé)任不夠明確，工作隨意性大，缺乏不斷完善外聘教師檔案的動力。

（三）外聘教師檔案資料不全，補充、更新不及時。

大多數(shù)學(xué)校建立的外聘教師檔案，材料很少，內(nèi)容十分簡單，僅收錄有學(xué)歷證書、資格證書等數(shù)張復(fù)印件和基本的聯(lián)系方式，而欠缺能力特長、教學(xué)（工作）經(jīng)歷、教學(xué)效果評價等信息，很難為學(xué)校合理聘用和科學(xué)培訓(xùn)提供依據(jù)。在外聘教師的情況出現(xiàn)變化后，檔案管理人員工作跟進不到位，沒有及時補充或更新資料，造成外聘教師檔案信息不準(zhǔn)確、不真實，給學(xué)校工作帶來不利影響。

三、基層電大外聘教師檔案管理存在問題的成因分析

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認識不足，重視不夠。

某些基層電大沒有設(shè)立外聘教師檔案管理的專門崗位和配備專職人員，沒有制定外聘教師檔案管理的規(guī)章制度，沒有提出相關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，沒有配置專用場所和設(shè)施，從根本上說，源于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對加強外聘教師檔案管理工作的意義認識不足，重視不夠。領(lǐng)導(dǎo)者是單位工作的掌舵者，是單位資源的分配者，其觀念和態(tài)度決定著單位的前進方向、發(fā)展模式和工作側(cè)重。從調(diào)查情況看，某些基層電大的領(lǐng)導(dǎo)十分重視學(xué)校的招生、教學(xué)、建設(shè)、財務(wù)等工作，但普遍對學(xué)校檔案工作缺乏足夠的認識和重視，很少過問學(xué)校檔案工作，對不在編的外聘兼職教師的檔案建設(shè)和管理，更是極少關(guān)注。因此，某些基層電大極少在外聘教師檔案建設(shè)和管理上進行投入，嚴重制約了該項工作的開展。

（二）工作人員意識不強，專業(yè)技能欠缺。

在某些基層電大中，負責(zé)外聘教師檔案管理的人員本身是兼職的，同時還有別的工作任務(wù)需要完成。在他們看來，這些工作要比外聘教師檔案管理更重要。因此，他們在外聘教師檔案管理上投入的時間和精力十分有限。在學(xué)校沒有要求和安排的情況下，希冀他們自覺學(xué)習(xí)和鉆研檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理專業(yè)技能就更不可能。檔案管理者不熟悉檔案管理的準(zhǔn)則和規(guī)程，只能根據(jù)自己的理解和習(xí)慣收集信息建立檔案，當(dāng)然無法提高外聘教師檔案管理的水平。

四、加強基層電大外聘教師檔案管理工作的對策思考

（一）提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對外聘教師檔案管理工作的認識水平與重視程度。

提高基層電大領(lǐng)導(dǎo)對外出教師檔案管理工作的認識水平和重視程度，是做好該項工作的必要條件。只有當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認識到加強外聘教師檔案管理的意義，帶頭重視外聘教師信息的收錄、整理和歸檔，才會帶動和促進相關(guān)人員自覺鉆研業(yè)務(wù)，提高能力，改進工作。同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視外聘教師檔案管理工作，才會積極投入人力、物力，解決外聘教師檔案收集、整理、立卷、存放等環(huán)節(jié)存在的問題和困難。為此，基層電大的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，拓展工作思路，清楚地認識到在外聘教師成為學(xué)校辦學(xué)主要依靠力量的當(dāng)前，加強外聘教師檔案管理是建設(shè)高水平師資隊伍的基礎(chǔ)，是保證人才培養(yǎng)質(zhì)量的前提，從而在資源上給予有力支持，推動外聘教師檔案建設(shè)管理的規(guī)范化、完善化和常態(tài)化。

（二）設(shè)定外聘教師檔案管理崗位，明確崗位職責(zé)和工作目標(biāo)。

基層電大要將外聘教師檔案建設(shè)和日常管理提上學(xué)校工作日程，納入學(xué)校常規(guī)業(yè)務(wù)范疇。相關(guān)管理崗位應(yīng)科學(xué)設(shè)置，明確工作目標(biāo)和職責(zé)，建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員構(gòu)成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，理順領(lǐng)導(dǎo)與管理的關(guān)系，建立起一級抓一級的監(jiān)督機制，保證工作的開展、落實。負責(zé)該項工作的人員要優(yōu)化配置，選派具有一定檔案工作基礎(chǔ)和檔案責(zé)任意識的教職工充任。如果工作人員還要兼顧其他業(yè)務(wù)工作，學(xué)校就要對其工作進行適當(dāng)調(diào)整，防止其他業(yè)務(wù)過多過重，擠占外聘教師檔案管理的精力和時間，影響檔案管理工作的質(zhì)量和效果?？傊?，加強外聘教師檔案管理工作，要做到領(lǐng)導(dǎo)有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經(jīng)費開支有保證。

（三）健全外聘教師檔案管理工作制度，規(guī)范工作流程。

完善的制度是有效管理的前提，規(guī)范的程序是工作質(zhì)量的基礎(chǔ)?；鶎与姶笠鶕?jù)本校的實際情況，制定外聘教師檔案建設(shè)和管理的規(guī)章制度，在明確工作崗位和人員職責(zé)、任務(wù)基礎(chǔ)上，規(guī)范設(shè)計外聘教師檔案工作流程。通過健全外聘教師檔案管理工作制度和規(guī)范工作流程，調(diào)動相關(guān)人員做好該項工作的主動性和積極性，使外聘教師的相關(guān)信息在辦學(xué)過程中不斷積累、更新，做到去粗取精、去偽存真，從根本上保障外聘教師檔案的有效性、準(zhǔn)確性和完整性，實現(xiàn)外聘教師檔案建設(shè)管理的常態(tài)化、長效化、持續(xù)化、有序化。

（四）強化在崗人員的檔案意識，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。

加強外聘教師檔案管理工作，需要有符合現(xiàn)代檔案工作要求、熟悉檔案業(yè)務(wù)的人才作為保障。為此，基層電大要重視在崗工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)、提高：第一，在崗位人員配備上，要選拔政治意識、大局意識和責(zé)任意識較強的教職員工配備到檔案工作崗位；第二，重視在崗人員的繼續(xù)教育，盡可能地為其提供檔案工作技能訓(xùn)的機會，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力；第三，完善激勵機制，充分運用激勵手段，充分調(diào)動在崗人員的工作積極性，從而實現(xiàn)外聘教師檔案管理工作水平的有效提升。

［1］許建新，羅勝男.電大外聘教師檔案管理工作探討［J］.湖南廣播電視大學(xué)學(xué)報，2006（04）.

［2］鄭加輝.論遠程開放教育外聘教師檔案管理工作［J］.廈門廣播電視大學(xué)學(xué)報，2011（02）.

［3］趙洋.外聘教師素質(zhì)管理過程中存在的問題及監(jiān)控［J］.綏化學(xué)院學(xué)報，2006（04）.

［4］劉冬梅.試論高校教師業(yè)務(wù)檔案管理的改革［J］.湖南工業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2011（04）.

［5］張茹青.建立健全教師個人業(yè)務(wù)檔案的手段［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2011（08）.