醫(yī)療設(shè)備采購管理信息化

祝海洋

(浙江省江山市人民醫(yī)院 設(shè)備科，浙江江山323100)

醫(yī)療設(shè)備采購管理信息化

祝海洋

(浙江省江山市人民醫(yī)院 設(shè)備科，浙江江山323100)

醫(yī)療設(shè)備采購管理工作是醫(yī)院管理中的一個重要環(huán)節(jié)，其過程復(fù)雜、環(huán)節(jié)眾多，極易出現(xiàn)影響采購效率和質(zhì)量的各種問題。本文對設(shè)備采購管理環(huán)節(jié)具體流程進行分析和優(yōu)化，獲得采購管理環(huán)節(jié)信息化的各個要素，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建立，以期達到從整體上提高醫(yī)療設(shè)備采購的效率和質(zhì)量，節(jié)約管理成本以及實現(xiàn)規(guī)范化、信息化管理的目的。

醫(yī)療設(shè)備采購;網(wǎng)絡(luò)信息平臺;信息化管理

對于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)而言，醫(yī)療設(shè)備是開展醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動的先決條件，也是醫(yī)院現(xiàn)代化的一個重要標(biāo)志，并且在很大程度上決定著醫(yī)學(xué)技術(shù)水平和發(fā)展。隨著醫(yī)療市場競爭的日益加劇，醫(yī)療技術(shù)的不斷更新，先進的醫(yī)療設(shè)備被大量引進醫(yī)院。設(shè)備管理部門如何通過采購管理工作，提高設(shè)備采購工作的效率和質(zhì)量，降低管理成本、合理分配設(shè)備資源，以創(chuàng)造更大的效益是醫(yī)院進行科學(xué)管理的重要內(nèi)容之一［1］。本文通過探討現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備采購流程，明確可以信息化要素，建立設(shè)備管理網(wǎng)絡(luò)信息平臺，為醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)采購與引進及規(guī)范化管理提供科學(xué)的依據(jù)。

1 當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備采購流程及存在的問題

醫(yī)療設(shè)備采購工作必須依法管理，規(guī)范化管理，專門制定一套嚴(yán)格的管理制度和程序［2］?，F(xiàn)代醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購流程一般分為以下幾個階段:項目申報、院內(nèi)審批、醫(yī)學(xué)裝備部門進行設(shè)備論證、公開招標(biāo)或者競爭性談判、采購執(zhí)行、驗收后入庫、分配到各個科室后安裝、調(diào)試，最后結(jié)算等。盡管醫(yī)療設(shè)備的采購管理已經(jīng)不斷地規(guī)范，但是由于醫(yī)療行業(yè)競爭加劇、醫(yī)療設(shè)備的專業(yè)性較強、醫(yī)療器械更新?lián)Q代較快等客觀因素的存在，在采購中不可避免的存在著如下問題:一是，不從單位需要和實際出發(fā)、盲目購置，造成了醫(yī)療資源的不合理分配;二是，采購信息不透明，內(nèi)在的潛規(guī)則眾多，可能購置到性價比較低的醫(yī)療設(shè)備，大大地浪費了醫(yī)院的財力;三是，設(shè)備采購?fù)瓿珊?，其后續(xù)的使用情況和維修情況沒有系統(tǒng)的記錄，從而導(dǎo)致醫(yī)院不能合理地評估設(shè)備的使用效率及價值。若能解決以上三個問題，必然會大大的提高醫(yī)療設(shè)備采購的效率和質(zhì)量。我國一些大的軟件公司為醫(yī)院做的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)(全稱為Hospital Information System)，即HIS系統(tǒng)，主要包括門診管理、住院管理、藥房管理、藥庫管理、院長查詢、電子處方、物資管理、媒體管理等，可以及時地為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及各部門管理人員提供全面、準(zhǔn)確的各種數(shù)據(jù)，大大地方便了病人就醫(yī)及醫(yī)院的管理。鑒于HIS系統(tǒng)的成功應(yīng)用，在實際的工作中，我們擬從信息化方向努力，參考HIS系統(tǒng)，建立一個關(guān)于設(shè)備采購的電子網(wǎng)絡(luò)平臺，努力實現(xiàn)整個設(shè)備采購管理流程的信息化和可視化，以期其可以有效地避免重復(fù)購置以及盲目購置產(chǎn)生的浪費，增加工作中公正性和透明度，防止暗箱操作，使醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購管理工作進一步優(yōu)化。

2 醫(yī)療設(shè)備采購管理系統(tǒng)功能構(gòu)架

參考醫(yī)療設(shè)備采購流程中存在的主要問題，我們擬構(gòu)架了設(shè)備采購系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)。該采購管理系統(tǒng)主要包括設(shè)備采購申報子系統(tǒng)、供應(yīng)商管理子系統(tǒng)、設(shè)備維護管理子系統(tǒng)、科室物品管理子系統(tǒng)等。

2.1 設(shè)備采購申報模塊

項目申報是由醫(yī)院科室以書面形式提出設(shè)備購置計劃，由醫(yī)學(xué)相關(guān)部門論證審核匯總后逐級提交醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批，大中型設(shè)備還需提交醫(yī)院資產(chǎn)管理委員會審議。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各個科室所需設(shè)備的輕重緩急、以及效益優(yōu)先的原則制定設(shè)備購置計劃，然后交由設(shè)備采購部門執(zhí)行采購任務(wù)［4，5］。整個申報過程中，書面上交購置計劃，若上交材料出現(xiàn)錯誤，需返回科室重新打印，降低了項目申報的速度;另外，購置設(shè)備及應(yīng)用設(shè)備的主體科室與醫(yī)學(xué)裝備部門以及商家之間并無有效的溝通方式，往往我們的主體部分只是上報了設(shè)備購置計劃。那么其中不免存在著沒有購置到設(shè)備的部門心理不平衡，或者設(shè)備購置人員專業(yè)領(lǐng)域問題所導(dǎo)致的欲購置的設(shè)備性價比不高等問題。如果申請科室進行網(wǎng)上申報，整個審批的過程都可由各職能科室網(wǎng)上完成，并將每個科室的項目申報表(包括申請時間、申請科室、申請人、儀器名稱、型號、數(shù)量、金額、所需設(shè)備的基礎(chǔ)條件、安全風(fēng)險、技術(shù)先進性、迫切性和重要性、經(jīng)濟效益、間接效益等)、醫(yī)學(xué)裝備部門對設(shè)備的論證等材料均公開地放在醫(yī)院網(wǎng)站上，每個醫(yī)務(wù)人員均有權(quán)查看，給予醫(yī)務(wù)人員更多的話語權(quán)。那么，不僅保證了設(shè)備申報的速度，使每一條設(shè)備申請信息都會記錄在案，同時使設(shè)備采購流程更加透明和公正，避免了所購置的設(shè)備需求論證不太充分所引發(fā)的后續(xù)問題，而且能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進行科學(xué)合理的投資決策提供有效的依據(jù)，也是確保引入的醫(yī)療設(shè)備能產(chǎn)生較好的經(jīng)濟效益，提高資本回收率的有效方法。

2.2 供應(yīng)商管理模塊

由于傳統(tǒng)采購工作不太重視信息的公開，使得人們對采購工作的公正性產(chǎn)生疑問，影響了采購工作的開展。而以往醫(yī)院對于設(shè)備購置雖然也是采取了公開招標(biāo)的辦法，但是知道招標(biāo)信息的供應(yīng)商有限，往往是通知經(jīng)常打交道的有限的幾個供應(yīng)商參與投標(biāo)。這就出現(xiàn)了采購方為市場資訊掌握不充分而發(fā)愁的同時許多供應(yīng)商又因不能及時獲得采購信息而錯失機會。而這種傳統(tǒng)的招標(biāo)方式雖然有利于對供應(yīng)商的了解以及與供應(yīng)商形成一種良好的合作關(guān)系，但是容易形成一部分或少數(shù)幾個供應(yīng)商長期壟斷某一醫(yī)院的設(shè)備的賣方市場，很容易致使價格虛高，違背了良性競爭機制的初衷。如何解決這一問題。首先，我們可以建立一個供應(yīng)商綜合評價體系，對以往的和正在購買的設(shè)備供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)進行監(jiān)控，為以后的長期合作打下基礎(chǔ)。當(dāng)然，目前醫(yī)院尚無完整的供應(yīng)商管理數(shù)據(jù)庫，這有待后期進行開發(fā)。其次，考慮用網(wǎng)上競價的形式取代以往的談判公關(guān)，面對面招標(biāo)，如此既節(jié)約了時間，又可以幫助采購人員最大限度地尋找賣主，并引發(fā)供應(yīng)商之間的競爭，以降低采購成本［6］。通過網(wǎng)上競價采購系統(tǒng)進行公開、公平、公正地采購，不僅規(guī)范醫(yī)院設(shè)備采購管理，有效地引入良性競爭，也是目前設(shè)備采購創(chuàng)新的有益嘗試。

2.3 設(shè)備使用及維修模塊

以往設(shè)備采購?fù)瓿刹⒎峙涞礁鱾€科室開始使用以后，其使用及維修情況雖然都有記錄，但是其作用也只是局限于科室內(nèi)部或者設(shè)備維修部門的備案。隨著現(xiàn)代醫(yī)院逐漸擴大自身規(guī)模，醫(yī)療設(shè)備的采購支出也逐漸提升，對購入的醫(yī)療設(shè)備投入產(chǎn)出進行績效評價則逐漸得到醫(yī)院管理部門的重視。設(shè)備采購成功投入使用后，管理部門對其使用壽命、運行情況、維修情況以及經(jīng)濟效益進行跟蹤分析，并將其具體的分析結(jié)果，公開放置到醫(yī)院網(wǎng)站上。一方面，不同廠家設(shè)備的維修率一目了然，這為后續(xù)醫(yī)院采購選擇購買廠家提供了參考，避免了由于個人利益關(guān)系，再次購買劣質(zhì)廠家設(shè)備的可能;另一方面，對設(shè)備的績效評價為醫(yī)院制定采購計劃提供依據(jù)。在制定采購計劃時，可以更傾向于投入產(chǎn)出比高的科室及設(shè)備，如此可提高醫(yī)院資金的利用率，促進經(jīng)濟效益的實現(xiàn)。

2.4 科室物品管理模塊

醫(yī)療設(shè)備的管理不僅僅是對采購流程的管理，也要對醫(yī)院中已經(jīng)購置的醫(yī)療設(shè)備進行日常管理［3］。我們可以在醫(yī)院的網(wǎng)站上建立一個數(shù)據(jù)庫，將全院的醫(yī)療設(shè)備全部編碼并科學(xué)、合理的輸入到計算機中。此數(shù)據(jù)庫中不僅要包含每臺設(shè)備的使用信息，包括設(shè)備利用率、安全性、維修率和創(chuàng)造的效益等，同時，還要記錄每臺設(shè)備的生產(chǎn)廠家、價格、維護方面的信息。如此管理，一方面，方便大家領(lǐng)導(dǎo)掌握醫(yī)院設(shè)備的大體情況，將有些科室長期閑置不用的設(shè)備調(diào)配到有用的科室使用，避免了重復(fù)采購;另一方面，每個科室全面的設(shè)備信息，為醫(yī)院制定設(shè)備采購計劃，設(shè)計新建科室的裝備方案等提供了科學(xué)、準(zhǔn)確的購置依據(jù)。同時，醫(yī)院在制定設(shè)備采購計劃時，可以向能明顯提高醫(yī)院診療水平、涉及面廣、服務(wù)性強、使用率高、資金回收快的科室傾斜。

3 實際工作感悟

儀器采購工作對于臨床學(xué)科的發(fā)展十分重要，事關(guān)醫(yī)院診療技術(shù)及整體水平的提高，也是容易發(fā)生問題、倍受關(guān)注的工作。而隨著醫(yī)療設(shè)備的分類越來越細(xì)，采購方式變得多樣化，傳統(tǒng)的采購方式越來越與市場經(jīng)濟不相適應(yīng)，醫(yī)院設(shè)備采購的改革勢在必行。對此，不斷提高個人思想認(rèn)識，努力工作，尋求更先進的儀器采購方式變得更加急迫。近年來，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和各個科室的積極配合下，我們部門不斷地通過學(xué)習(xí)提高個人的基本業(yè)務(wù)知識和技能。在此基礎(chǔ)上，我們提出了優(yōu)化采購進程的方案，并不斷創(chuàng)新。在節(jié)約采購資金的同時，嚴(yán)格招標(biāo)比價程序，保證采購過程公開透明，力爭在最短的時間，采購到性價比最高的設(shè)備。

4 結(jié)束語

醫(yī)院設(shè)備采購的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、科學(xué)化管理對于提高醫(yī)療設(shè)備采購效益，更好地為臨床醫(yī)療、科研、教學(xué)工作服務(wù)，促進醫(yī)院和諧穩(wěn)定的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用［7］。本文通過對采購流程的分析，針對發(fā)現(xiàn)的問題提出了信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的思想。完全的網(wǎng)絡(luò)化管理，可增強部門領(lǐng)導(dǎo)對采購工作的管控力度，提高醫(yī)院的綜合管理水平。隨著我國醫(yī)療制度不斷深入改革，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，建立醫(yī)療設(shè)備采購的網(wǎng)絡(luò)信息平臺已經(jīng)是不可抗拒的趨勢。

［1］曹少平，印春光，張麗方.現(xiàn)代醫(yī)院設(shè)備采購管理的探索［J］.生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)進展，2014，35(2):104－107.

［2］欒琳.醫(yī)院設(shè)備器材采購管理規(guī)范化的作用［J］.中國醫(yī)藥科學(xué)，2012，2(18):185－185，193.

［3］鐘青松.加大醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購改革力度全面加強醫(yī)院硬件建設(shè).醫(yī)療設(shè)備信息［J］，2003，18(2):57－57，63.

［4］張曉彤，劉劍.公立醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備購置論證及使用效益評價［J］.中國醫(yī)療設(shè)備，2013，(10):94－95.

［5］羅崢.醫(yī)療設(shè)備采購流程的科學(xué)管理［J］.醫(yī)療裝備，2010，23(7):37－39.

［6］徐青.醫(yī)療設(shè)備談判采購影響因素的分析［J］.醫(yī)療裝備，2010，23(10):36－37.

［7］湯黎明，陳銳華，吳敏，等.醫(yī)院設(shè)備器材采購管理規(guī)范化研究［J］.醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2005，26(9):34－37.

Optimization of the Medical Equipment Procurement Management in Hospital

ZHU Haiyang
(Jiang Shan City，Zhejiang Province People’s Hospital，Jiangshan 323100)

Procurement of medical equipment is an important part in hospital management.The process is complex and includes many other aspects.So there are many procurement efficiency and quality problems.In this paper，we had analysis and optimization the specific process during the equipment procurement management and got the various elements of procurement management aspects of information technology.Then，we planned to establish a network information platform，in order to improve the efficiency and quality of medical equipment procurement，save the management costs and achieve the purpose of standardization and information management.

medical equipment procurement;network information platform;information management

R197.324

B

1002－2376(2015)06－0075－03

2015－03－12