高校成人教育檔案安全管理的思考——以湖南工業(yè)大學(xué)為例

高力　何芳（湖南工業(yè)大學(xué)檔案館　湖南　株洲　412008）

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高校成人教育檔案安全管理的思考——以湖南工業(yè)大學(xué)為例

高力何芳
（湖南工業(yè)大學(xué)檔案館湖南株洲412008）

摘要：成人高等教育檔案記載著每一個學(xué)生在校期間的求學(xué)經(jīng)歷,是學(xué)校培養(yǎng)、教育學(xué)生的真實記錄,是國家和社會選拔、任用人才的重要依據(jù)。通過剖析當(dāng)前高校成人教育檔案安全管理中存在的主要問題，分析成人教育檔案歸檔的特點(diǎn)，從而探索加強(qiáng)高校成人教育檔案安全建設(shè)的主要途徑。

關(guān)鍵詞：成教檔案；安全管理；問題；途徑

何芳，湖南工業(yè)大學(xué)檔案館館員，研究方向：高校檔案管理。

現(xiàn)代成人教育是面向全社會的大教育，是沒有圍墻的跨時空的把學(xué)校教育、社會教育和家庭教育聯(lián)成一體的教育，是在市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的情況下，必須與當(dāng)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的脈搏一起跳動的教育，每年都要向國家輸送大量經(jīng)再培訓(xùn)、再教育的專業(yè)人才。與此同時，也會產(chǎn)生一批與之相關(guān)的檔案材料，主要包括學(xué)生錄取花名冊、考生登記表、學(xué)籍卡、成績卡、獎懲材料、畢業(yè)生登記表和畢業(yè)生名冊等。成人高等教育檔案記載著每一個學(xué)生在校期間的求學(xué)經(jīng)歷，也是學(xué)校培養(yǎng)、教育學(xué)生的真實記錄，更是國家和社會選拔、任用人才的重要依據(jù)。也就是說，加強(qiáng)高校成人教育檔案安全管理是高校檔案管理的重要組成部分。

湖南工業(yè)大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院是湖南工業(yè)大學(xué)主管成人教育的職能部門和承辦成人教育的辦學(xué)單位，是湖南工業(yè)大學(xué)的二級學(xué)院。目前辦學(xué)形式主要分為三類：成人高等學(xué)歷教育、全日制自考助學(xué)教育、崗位職業(yè)技能培訓(xùn)與鑒定。成人高等學(xué)歷教育有函授、業(yè)余兩種辦學(xué)形式，有?？?、本科（含專升本）兩個辦學(xué)層次。有包裝工程、印刷工程、藝術(shù)設(shè)計等25個本科專業(yè)，有包裝技術(shù)與設(shè)計、印刷技術(shù)、印刷圖文信息處理等50個?？茖I(yè)。全日制自考助學(xué)教育有包裝藝術(shù)設(shè)計、視覺傳達(dá)設(shè)計、數(shù)控技術(shù)等6個本科專業(yè)。職業(yè)技能培訓(xùn)與鑒定能開展的項目有車工、數(shù)控車床操作工、秘書、人力資源管理、電子商務(wù)師等17個工種，另外，還具有全國計算機(jī)信息高新技術(shù)考試中辦公軟件應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫、計算機(jī)輔助設(shè)計等9個模塊的考試資格。學(xué)院規(guī)定各科室收集整理好檔案交由辦公室主任（兼職檔案員）負(fù)責(zé)管理檔案?；跈n案工作的重要性，湖南工業(yè)大學(xué)檔案館對二級學(xué)院——繼續(xù)教育學(xué)院檔案進(jìn)行了一次全面檢查。由于受環(huán)境、時間、人為因素等方面的影響，檔案安全保護(hù)工作并不盡人意。

一、成人教育檔案究竟有何內(nèi)容

成人教育是人們在成人教育活動中形成的各種文件，它記錄了成人教育的發(fā)展過程。在成人教育繁榮發(fā)展的今天，它有著重要的借鑒作用和參考價值。

近幾年來，成人教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，成人教育檔案明顯增加，成為高校教學(xué)檔案的重要組成部分。普通高校的成人教育檔案管理范圍主包括以下幾個方面：（1）文書檔案：如上級下達(dá)的有關(guān)成人教育工作的文件；教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的文件；成人教育規(guī)劃、實施計劃、規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)；成人教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料。（2）招生工作材料：如上級有關(guān)成人教育招生工作文件；成人教育招生計劃；新生錄取通知及新生名單等；成人教育招生宣傳、招生工作總結(jié)等。（3）學(xué)籍管理材料：如新生入學(xué)通知書、入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生成績總冊、在校生名冊；學(xué)生學(xué)籍變更（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)）材料；學(xué)生獎勵、處分材料等。（4）教學(xué)管理材料：如成人教育各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程設(shè)置要求及安排、學(xué)期教學(xué)進(jìn)度表、課程表；試題庫、試卷、試場記錄表、試卷分析表、記分冊、考勤冊等。（5）學(xué)位材料：如上級有關(guān)成人教育學(xué)位工作的文件；學(xué)位申報名單、學(xué)位授予通知；學(xué)位論文及評審意見等。（6）畢業(yè)工作材料：畢業(yè)生名單；畢業(yè)論文；畢業(yè)照、畢業(yè)學(xué)員通訊錄、畢業(yè)證領(lǐng)取簽收冊、優(yōu)秀畢業(yè)生評選材料等。

二、成人教育檔案安全管理存在的主要問題

一是對檔案安全管理的認(rèn)識不足，意識淡薄。當(dāng)前，社會普遍對檔案安全管理工作的性質(zhì)和任務(wù)，檔案資源的開發(fā)和利用及其社會經(jīng)濟(jì)效益認(rèn)識不足。學(xué)校主要精力都放在統(tǒng)招上，從主觀上就輕視成人教育，加上各學(xué)院檔案管理本身就是薄弱環(huán)節(jié)，成人教育部門把有限的硬件資源用在與經(jīng)濟(jì)利益有關(guān)的其它方面，導(dǎo)致成教檔案投入有限，出現(xiàn)庫房不足，設(shè)備陳舊，防霉除濕措施不力，消防設(shè)備沒有更新，等等。

二是成人高等教育檔案安全管理的重要性也還沒有被廣大教職員工普遍認(rèn)識。在檔案資料的收集、利用等方面還未能得到教職工應(yīng)有的理解和支持。在工作中存在著一系列不容忽視的問題，如填寫表格不認(rèn)真；歸檔的材料內(nèi)容不完整；有些鑒定、評語性的材料大多是千篇一律的套話，沒有個人特點(diǎn)；在檔案的管理、傳送過程中手續(xù)不規(guī)范，甚至出現(xiàn)檔案被人為改動等。直接影響到檔案的原始性和真實性，制約了檔案安全管理工作的深入開展和有效利用。

三是材料分散，收集不及時。由于工作性質(zhì)等原因，高校成人教育的檔案材料往往形成、保管在學(xué)籍管理、教務(wù)、教學(xué)和學(xué)生工作等多個部門，出現(xiàn)成教檔案收集途徑的多渠道性、收集形式的多樣性、收集時間的非統(tǒng)一性等特點(diǎn)，使得材料的分散性問題更加突出。

四是制度不完善，管理不規(guī)范。在檔案的形成、交接、存放、轉(zhuǎn)遞等項工作的運(yùn)行過程中，缺少相應(yīng)嚴(yán)密的規(guī)章制度。

五是缺乏現(xiàn)代化管理。成人教育檔案的來源、內(nèi)容、形式較為復(fù)雜，隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，辦學(xué)形式的多樣化，檔案管理的難度越來越大，像湖南工業(yè)大學(xué)，既有成人高等學(xué)歷教育，又有全日制自考助學(xué)教育還有崗位職業(yè)技能培訓(xùn)與鑒定。為了適應(yīng)成人教育發(fā)展形勢，就必須提高檔案現(xiàn)代化管理水平，如使用《學(xué)生成績翻譯軟件》、《成人教育本、?？茖W(xué)生學(xué)歷文憑查詢系統(tǒng)軟件》等。而我校目前有的工作仍采用傳統(tǒng)的手工操作方式，缺乏現(xiàn)代化的管理。

三、成人教育檔案安全管理建設(shè)的主要措施

一是加強(qiáng)檔案意識。成人教育檔案安全管理工作是一項艱苦細(xì)致而又功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。檔案管理工作者和各級領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)檔案意識，保證文件材料收集得完整、齊全，確保所建檔案的數(shù)量和質(zhì)量。成人高等教育的檔案，為國家教育事業(yè)積累著歷史資料，為學(xué)校教學(xué)、科研、生產(chǎn)等各項工作提供服務(wù)，它是以豐富、完整、全面、系統(tǒng)的信息資源為存在基礎(chǔ)的。這些豐富的信息資源，不是檔案機(jī)構(gòu)自身能夠產(chǎn)生的，它產(chǎn)生和形成于校內(nèi)各部門和個人的各項實踐活動之中，由檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作人員，依據(jù)一定的工作制度和工作職責(zé)，開展一系列工作，來完成它的現(xiàn)實和歷史責(zé)任。因此，成人教育的教學(xué)、科研等活動是學(xué)校檔案形成的信息源。經(jīng)過檔案人員的科學(xué)加工整理形成標(biāo)準(zhǔn)檔案后，反過來再為成人教育的發(fā)展建設(shè)、教學(xué)科研服務(wù)。加強(qiáng)高校成教檔案安全管理，直接影響高校檔案室的工作水平和工作質(zhì)量。成人教育文件材料的收集工作，為文件的開發(fā)利用，滿足學(xué)校和社會對文件信息資源的需求提供了基礎(chǔ)。如果一個學(xué)校在歷史和現(xiàn)實活動過程中形成的文件材料，不能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集起來，那么這個學(xué)校也就不能形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件檔案材料，不只無法達(dá)到維護(hù)本校歷史活動與真實面貌的工作目的，也會影響到學(xué)校檔案館文件檔案工作的效率和工作質(zhì)量。

二是嚴(yán)格規(guī)范檔案安全管理制度。針對目前成人教育檔案安全管理比較混亂、分散的局面，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高校檔案實體分類法與高校檔案工作規(guī)范》等要求，根據(jù)辦學(xué)性質(zhì)的不同，嚴(yán)格區(qū)分檔案的不同類別，杜絕不規(guī)范歸檔材料的產(chǎn)生。建立健全檔案交接、存檔等各環(huán)節(jié)的檔案安全管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行。按照《綜合檔案室管理人員職責(zé)》《兼職檔案員職責(zé)》《檔案案卷歸檔一般要求》《檔案材料清交規(guī)定》《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列管理制度的要求，將檔案工作納入學(xué)校各部門的日常工作，做到職責(zé)明確、責(zé)任到人、措施到位，確保成人教育檔案安全管理工作有序開展。

三是加強(qiáng)檔案管理工作隊伍的建設(shè)。檔案資料有的具有保密性，建立一支業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的檔案管理人員隊伍是搞好檔案工作必不可少的條件。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使之能夠熱愛檔案管理工作，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和良好的職業(yè)道德規(guī)范。同時，要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高，使檔案工作者既具備檔案學(xué)基礎(chǔ)知識又具備相關(guān)的專業(yè)技能，在管理實踐中能夠做到組卷有理，立卷科學(xué)，保管有序，閱卷便捷，把檔案管理工作由原來的隨意化、手工化，轉(zhuǎn)化為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

四是轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，充分利用檔案資源。最大限度地開發(fā)和利用各類檔案信息資源，才能有效地發(fā)揮檔案資源應(yīng)有的作用。充分利用成人教育檔案，必須切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，做好檔案服務(wù)工作。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式處于一種被動地位，制約了檔案的利用，無法適應(yīng)高校成人教育的改革發(fā)展。因此，高校成人教育檔案工作必須轉(zhuǎn)移服務(wù)重點(diǎn)，改革服務(wù)方式，做好成教檔案的主動服務(wù)。一是檔案管理人員要熱情主動地接待每一位查詢者，周到地為他們服務(wù)，想利用者之所想，急利用者之所急。二是主動出擊，充分利用我們的檔案資源優(yōu)勢，根據(jù)單位的需求，編研一些材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)。

總之，在充分利用成人教育檔案，還需要注意不斷開發(fā)新的檔案資源，豐富檔案藏量。成人教育檔案部門儲存了大量的信息資源，這是開發(fā)檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案管理人員應(yīng)注意建立、健全檔案的收集門類，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面，提高案卷質(zhì)量，做好檔案材料的深加工，并注意利用高科技手段存貯、收集、開發(fā)新的檔案信息，建立起一個多層次、多渠道的成人教育檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

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基金項目：本文是2013年校級成人教育研究項目《高校成人教育學(xué)籍檔案專業(yè)化管理研究》（項目編號CJ1302）研究成果。

作者簡介：高力，湖南工業(yè)大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向：高校檔案管理。

收稿日期：2015- 8- 7

中圖分類號：G72

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1003-949X（2015）-09-0097-02