高校年鑒編纂中數(shù)據(jù)使用的問題分析

陳玉英　劉冬梅（湖南工業(yè)大學檔案館　湖南　株洲　412007）

?

高校年鑒編纂中數(shù)據(jù)使用的問題分析

陳玉英劉冬梅
（湖南工業(yè)大學檔案館湖南株洲412007）

摘要：年鑒是逐年編纂、連續(xù)出版的年度性的資料性工具書，編纂中“求實”是其主要原則，只有“求實”才能做到“存真”。所以年鑒編纂中就收錄了各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)。通過分析在年鑒中使用統(tǒng)計數(shù)據(jù)時的各種問題并加以重視，才能有效提高年鑒編撰的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校年鑒；數(shù)據(jù)；問題；分析

高校年鑒屬綜合性年鑒，它匯集學校各方面重要信息，全面、系統(tǒng)、準確地反映高校各項教育事業(yè)的發(fā)展情況，如實記載學校年度教學、科研、管理的重大事件、重大成果、重要統(tǒng)計資料。它系統(tǒng)地總結(jié)學校的辦學特色、教學科研成果、學校管理的發(fā)展變化、辦學條件的變化、師生成長的變化等。通過年鑒，可以了解學校的概況、辦學目標、發(fā)展方向，查找學校發(fā)生的大事、要事、特事，掌握各部門各學科各專業(yè)的動態(tài)進展以及學校發(fā)布的制度性文件和逐年可比的統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料。年鑒可為后人提供學校歷史沿革的真實記錄，為學校各級領導決策提供參考，為學校的發(fā)展定位、戰(zhàn)略規(guī)劃、管理改革、學科建設等一系列重要問題提供可靠的歷史依據(jù)。所以，高校年鑒的編纂是一項非常重要的工作，應懷著高度的責任感和神圣的歷史感完成這項年度任務。

一、當前高校年鑒的主要問題

我們湖南工業(yè)大學檔案館從2010年開始編纂《湖南工業(yè)大學》，回顧從2010—2014年的年鑒編撰情況，發(fā)現(xiàn)在編輯和撰稿方面存在諸多問題?！逗瞎I(yè)大學年鑒》編撰工作是由各部門、各院系撰稿匯集成書的一項系統(tǒng)工程，參與的部門和人員較多，資料來源廣泛。如，撰稿人員流動性較大、缺乏穩(wěn)定性，有些撰稿人對年鑒的定位和重要性認識不到位、撰寫規(guī)范掌握不夠，致使有些撰稿不夠嚴謹，或?qū)⑸夏甓饶觇b的文字和數(shù)據(jù)加以改動，不能做到規(guī)范中的“常寫常新”；有些部門甚至把年終總結(jié)照搬上來?？偨Y(jié)出在年鑒編撰工作較突出的一些共性問題，供編輯年鑒的各位同仁借鑒。

（一）對當年發(fā)生的大事、要事記述不突出，缺乏連續(xù)性

年鑒的編撰，要突出本年度的特色，針對年度的一些重大事項、特色事項應單獨提出來處理。例如，湖南工業(yè)大學新校區(qū)工程建設，應該列為專題，新校區(qū)建設”作為對學校發(fā)展具有重大意義的一項建設工程，從開始立項建設到竣工交付使用，在每一年的年鑒中都應單獨列條記載，記述每一項工程進展情況，特別是要全面記述新校區(qū)建設工程從決策、立項、規(guī)劃、開工建設到全部竣工投入使用的全貌及各項工程的信息，或列表說明新校區(qū)建設各項工程的全部信息。

（二）撰稿人對年鑒的文體、規(guī)范了解不夠，稿件質(zhì)量參差不齊

1.綜合性條目內(nèi)容空泛。概況是系統(tǒng)概括一個部門基本情況及重要信息全貌的綜合性條目，在高校年鑒中，它綜合反映部門性質(zhì)、結(jié)構(gòu)、人員、職責及當年完成的主要工作、成就及存在的問題。要用數(shù)據(jù)說話，沒有實質(zhì)性數(shù)據(jù)信息，直接影響到年鑒的質(zhì)量。

2.有些稿件的綜合性條目內(nèi)容空泛，沒有實質(zhì)性信息也無明確主題，把指導思想、工作目標、工作思路和工作要點等套話和空話進行羅列，通常會見到“在……正確領導下”“堅持以……為指導”“XX工作又上了一個新臺階”“……取得優(yōu)異（可喜）成績”“貫徹學習（落實）……精神”等缺乏具體實質(zhì)內(nèi)容的文字和總結(jié)式的語言。例如：【概況】2013年，XX部門堅持以黨的十七大精神為指導，認真貫徹落實科學發(fā)展觀，緊緊圍繞學校發(fā)展戰(zhàn)略，廣開言路、廣求良策、廣謀善舉，以和諧發(fā)展為主題，大力推進管理規(guī)范化、服務人性化、全力打造服務型、產(chǎn)業(yè)型、學習型、文化型、節(jié)約型XX部，圓滿完成了學院下達的各項任務。整個條目內(nèi)容空洞，缺乏實際有效的信息，反映不出關(guān)于該部門的年度全貌，也不符合年鑒的“寫實”原則。

3.條目標題提煉不準確。條目標題是查閱信息的根據(jù)，是條目的窗口，是條目內(nèi)容的高度概括，標題的確定，必須著眼于年鑒的基本性質(zhì)，通過標題可以知道條目的內(nèi)容。條目標題不準確會直接影響讀者的閱讀和信息查找。其特點是望題知意，遵循客觀準確、貼切樸實、簡明扼要的原則。

4.統(tǒng)計數(shù)據(jù)有出入，缺乏連續(xù)可比性。年鑒的工具書性質(zhì)決定了年鑒既要反映存在或發(fā)生的事情，也要反映事物的數(shù)量程度、數(shù)量關(guān)系和數(shù)量界限。數(shù)據(jù)是年鑒中不可缺少的組成部分，準確運用統(tǒng)計數(shù)據(jù)，才能體現(xiàn)年鑒的全面性、系統(tǒng)性。數(shù)據(jù)收錄中的主要問題有：一是本部門的數(shù)據(jù)：概況中教授XX人,博士XX人，再到科研情況中博士XX人，與前不付；二是由于是部門撰稿，參與撰稿的人員較多，對各類信息掌握不夠全面，再加上數(shù)據(jù)的出處不同、統(tǒng)計口徑不同，因此在統(tǒng)計數(shù)據(jù)的運用上，經(jīng)常會出現(xiàn)誤差。不同部門對同一事件表述的統(tǒng)計數(shù)據(jù)不一致。經(jīng)常出現(xiàn)的，學校年度工作總結(jié)中科研情況與科技處的數(shù)據(jù)不符；三是個別教學單位在科研成果表述上模糊，不是記述當年的東西，而經(jīng)常寫近三年或近五年的取得的教學科研成果或獎勵；四是文字表述的統(tǒng)計數(shù)據(jù)與統(tǒng)計表格中的不一致。五是電子稿件環(huán)節(jié)，及時對提交的電子稿件進行全方位的審核校對，電子稿與紙質(zhì)稿有出入。檔案館編纂統(tǒng)稿時基本使用電子稿，紙質(zhì)稿是存檔用，表明該稿已經(jīng)通過部門領導審核簽字審核的。

“求實”則是由年鑒的科學性、權(quán)威性決定的。年鑒編纂要求直書其意，擠干所有“水分”，避免大話、空話和套話。尤其是年鑒收錄的各類數(shù)據(jù)，如學生數(shù)，教職工數(shù)，科研經(jīng)費、項目數(shù)等等，更是來不得絲毫訛錯和虛假。

如何提高高校年鑒的編撰水平，是一項非常重要的任務。因此準確把握和解決編撰工作中存在的問題，才能有效提高編撰質(zhì)量，更好地發(fā)揮高校年鑒存史、資政、育人的作用，才能使它真正成為展現(xiàn)學校改革發(fā)展的軌跡、展示學校形象的“窗口”和向社會展示學校實力、擴大影響、提高知名度的重要工具。

二、“求實”是年鑒編纂的指導原則

“求實”原則,是我們檔案文獻編纂工作總的指導原則，只有遵循這一原則,才能忠于史實,才能維護歷史的真實,才能編纂出較高水平的檔案文獻出版物,才能為社會各方面的研究提供準確的檔案史料。

所謂“求實”就是要從實際出發(fā),對客觀事物進行由近及遠、由表及里的深入的研究,掌握事物發(fā)展的規(guī)律及其內(nèi)在的聯(lián)系,尊重歷史事實,去偽存真,不歪曲歷史真象?！扒髮崱币舶▋煞N意思:一是求作者的寫作本意之實;二是求文件反映的客觀歷史事物之實。只有“求實”才能做到“存真”。常見的年鑒中不實內(nèi)容主要表現(xiàn)有：盲目擴大的數(shù)據(jù)與事實真相不符，會議記錄的內(nèi)容不能都作憑證，工作上的差錯使某些檔案內(nèi)容失實等等。我們應本著為歷史負責的態(tài)度,認真考證、核實，以維護國家、集體和個人合法權(quán)益,保證年鑒檔案的公正性、權(quán)威性、史料性。

三、提升高校年鑒質(zhì)量的措施

（一）建立文責自負的纂、審署名制

年鑒編纂必須實行部門供稿、文責自負原則，只有防守好了這道底線，才能有效保證年鑒收錄數(shù)據(jù)、信息的準確與正確，畢竟，各職能部處、學院是各大事件、事實的直接參與者，他們掌握著最全面的一手信息，來源自然真實并能準確把握重點和亮點。年鑒的編纂人員，說到底，只能負責統(tǒng)稿與校對。所以，為了責任分明，必須直接標注部門供稿人及核稿人姓名，一般來講，供稿人是辦公室主任，核稿人是部門負責人。

（二）建立嚴格的層級審校制

“三審三?！笔俏覈霭婀ぷ鞯幕局贫??！叭龑彙敝傅氖且黄寮?jīng)過從責任編輯初審加工、部門負責人復審把關(guān)到總編（主編）終審簽發(fā)三個環(huán)節(jié)。嚴格初審、復審、終審及校對等各環(huán)節(jié)，才能確保年鑒編纂質(zhì)量。“三?！敝傅氖菑母寮庉嫷阶詈蠛灠l(fā)，最少要經(jīng)過專職校對人員三次校對。年鑒因為部門供稿，文出多處，雖然不一定公開發(fā)行，但也必須遵循該制度，要明確編纂過程中審、復審、終審和校對等各環(huán)節(jié)的工作任務和崗位職責，做到職責具體，責任明確。實際工作中，因各高校一般均有專職編纂人員，“三?！笨梢暂p松落實，“三審”則往往被簡化，甚至落至“采編合一”的地步。此時，考量的不僅是專職編纂人員的文字功底，更是其綜合素養(yǎng)。要通過聯(lián)系、溝通，獲得領導、主管部門的支持以及其他部門的配合，將審校制嚴格執(zhí)行下去。

（三）突出高校年鑒特色

一是突出高校年鑒與其他年鑒的區(qū)別,彰顯高校特色。年鑒是匯輯一年內(nèi)的重要時事、文獻和統(tǒng)計資料，按年度連續(xù)出版的工具書，這是各種年鑒都應該遵循的。但是高校年鑒與其他行業(yè)或地方綜合年鑒相比，在許多方面都有著較大的不同，高校年鑒突出了服務教育這個主題，反映了教育思想、教育水平、教育狀態(tài)。所以，高校年鑒更多的是為學校的教育事業(yè)服務，應該彰顯“服務教育”這一主題,把上一年度的教學基本情況、反映學校教育改革和發(fā)展的突出成績及基本經(jīng)驗作為一個側(cè)重點,客觀如實地記載下來。二是突出本校年鑒與外校年鑒的區(qū)別,彰顯本校特色。俗話說:龍生九子,各有不同。每一個高校,都有著不同于其他高校的發(fā)展歷史,形成了不同于其他高校的優(yōu)勢、特色。這些優(yōu)勢將導致各高校的教學、科研、學科、專業(yè)、人才培養(yǎng)等方面的差別。各高校的年鑒,應該在全面記錄學校發(fā)展變化的基礎上,突出本校的優(yōu)勢和特色,充分反映本校不同于其他高校的客觀實際情況。三是突出本校年鑒與外校年鑒欄目設置上的區(qū)別,彰顯欄目特色。彰顯欄目特色,既要實事求是,又要與時俱進。要根據(jù)學校的優(yōu)勢和特色,增設相關(guān)的欄目。比如,本校的文科是優(yōu)勢學科,那就要彰顯文科方面的內(nèi)容,增設相關(guān)的欄目；如果工科或農(nóng)科較強，那就要增設設置工科或農(nóng)科方面的欄目。要與時俱進?！澳觇b要在穩(wěn)定的基礎上有所創(chuàng)新,努力使相同的內(nèi)容每年讓讀者都讀出新意來”。隨著時間的推移，學校的教育事業(yè)會不斷發(fā)生變化,以前的弱勢可能得到加強,甚至發(fā)展成為學校的優(yōu)勢,這就需要及時調(diào)整欄目設置,淘汰過時的欄目,增設新的欄目。

參考文獻：

[1]李曉秋.淺談高等學校年鑒的基本問題[J].北京教育史志叢刊,2010(2).

[2]肖東發(fā).年鑒學概論[M].北京:中國書籍出版社出版,1991(12).

[3]張友鶴.試論年鑒的規(guī)范化[J].年鑒信息與研究，1998(3).

作者簡介：陳玉英，湖南工業(yè)大學檔案館副研究館員，綜合檔案管理科科長，研究方向：檔案管理。劉冬梅，湖南工業(yè)大學檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。

收稿日期：2015- 8- 4

中圖分類號：G64

文獻標志碼：A

文章編號：1003-949X（2015）-09-0095-02