中職學(xué)籍檔案管理的問(wèn)題分析及對(duì)策

賴清霞

摘??要：通過(guò)對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了提高學(xué)籍檔案管理效率的對(duì)策，以期能為中職學(xué)籍檔案的管理工作提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)籍檔案;檔案管理;借閱制度;管理人員

中圖分類號(hào)：G647.24?????????????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A???????????????DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.01.061

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間在校學(xué)習(xí)過(guò)程的原始記錄，每份學(xué)籍檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人信息。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，完善學(xué)籍檔案管理制度，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)，進(jìn)而提高學(xué)籍檔案管理水平，是中職學(xué)校教學(xué)工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容?；诖?，本文就中職學(xué)籍檔案管理問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了分析和探討，相信能為中職學(xué)籍檔案管理工作提供一定的幫助。

1??產(chǎn)生問(wèn)題的原因

1.1??學(xué)生思想不穩(wěn)定

中職學(xué)校主要是通過(guò)新生入學(xué)后軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊(cè)、召開(kāi)主題班會(huì)等形式進(jìn)行入學(xué)教育，針對(duì)新生由初中進(jìn)入中職學(xué)校后的學(xué)習(xí)方法、如何與人相處、心理健康和思想政治工作等方面進(jìn)行入學(xué)教育。但目前普遍存在入學(xué)教育不到位的問(wèn)題，致使新生入學(xué)后很難適應(yīng)新的生活、學(xué)習(xí)，容易產(chǎn)生退學(xué)念頭，學(xué)習(xí)、生活不穩(wěn)定，在入學(xué)不到半年就出現(xiàn)了退學(xué)現(xiàn)象，其他人則往往需要很長(zhǎng)時(shí)間才能進(jìn)入正常的中職學(xué)習(xí)生活中。這無(wú)疑會(huì)對(duì)中職院校的學(xué)籍檔案管理工作造成影響。

1.2??學(xué)籍管理手段比較落后

中職學(xué)籍檔案管理采用的仍是多系統(tǒng)管理模式，沒(méi)有統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，每個(gè)部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，不僅增加了許多工作，而且信息也無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，重復(fù)勞動(dòng)多、準(zhǔn)確性低、管理無(wú)序、反饋滯后等，滿足不了新時(shí)期中職學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展的需要。

1.3??重視度不夠

由于開(kāi)學(xué)時(shí)的學(xué)籍注冊(cè)工作的制度支撐不夠，致使職能部門和學(xué)生都不重視學(xué)籍注冊(cè)工作，在填寫相關(guān)信息時(shí)不認(rèn)真、仔細(xì)，使得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)時(shí)查閱不到相關(guān)數(shù)據(jù)信息。

2??如何提高檔案管理水平

為貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)教育法》《檔案法》，嚴(yán)格執(zhí)行《云南省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍管理暫行規(guī)定》，中職學(xué)校要認(rèn)真做好學(xué)籍檔案的管理工作。

2.1??學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視

切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入目標(biāo)管理，提高檔案工作在中職學(xué)校的地位，切實(shí)解決檔案工作中所必需的人力、物力、財(cái)力問(wèn)題。按照《檔案法》要求，保障檔案事業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。加大財(cái)力投入，配置檔案密集架、計(jì)算機(jī)、空調(diào)、復(fù)印機(jī)、除濕器、滅火器等重要設(shè)施。開(kāi)展檔案行政執(zhí)法，這樣既可以宣傳檔案工作，又可以加大檔案行政執(zhí)法的力度。

2.2??規(guī)范管理

根據(jù)《檔案法》及檔案管理規(guī)定，建立健全管理制度，這是做好學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)。學(xué)籍管理應(yīng)以各學(xué)生管理處為主，實(shí)行過(guò)程管理。隨著中職學(xué)校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大和學(xué)籍管理服務(wù)對(duì)象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，例如招生、就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育、心理健康等，樹立服務(wù)于教育教學(xué)的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能。

2.3??建立信息化的學(xué)籍檔案管理平臺(tái)

現(xiàn)代化管理手段是建立高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)、規(guī)范的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校校合作、校企合作日益增多，傳統(tǒng)的檔案管理再也無(wú)法保證這些工作的順利進(jìn)行，因此，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立中職學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫(kù)，以隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析。根據(jù)用戶權(quán)限的設(shè)置，各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績(jī)、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

2.4??制訂嚴(yán)格的日常管理和借閱制度

中職學(xué)校必須設(shè)立專門的學(xué)籍資料管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)籍資料的整理、歸類和電腦輸入，進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，并成立獨(dú)立的學(xué)籍資料檔案室。該檔案室是儲(chǔ)存各種學(xué)籍資料文件、各年級(jí)學(xué)生學(xué)籍檔案的重要場(chǎng)所，任何人未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W籍資料管理員允許，不得翻閱各種文件和資料，以確保文件和資料的保密性。所有學(xué)籍檔案文件、資料的入檔、保管、借出必須由管理人員負(fù)責(zé)，每學(xué)期必須進(jìn)行一次全面的清查，需要借閱的文件、資料，應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)并按時(shí)歸還。各類學(xué)籍檔案管理文件、資料應(yīng)按類合理放置，做到整齊、易查找。如果丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并補(bǔ)回。加強(qiáng)管理，切實(shí)做好防火、防盜、防水、防蟲等安全管理工作。

2.5??提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

中職學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)的要求越來(lái)越高，因此，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員自身素質(zhì)的建設(shè)，包括職業(yè)道德和專業(yè)水平的提高。應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)或脫產(chǎn)培訓(xùn)，及時(shí)學(xué)習(xí)新的教育政策、檔案法規(guī)和文件，了解、掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)、方法和新形勢(shì)下的學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)，加強(qiáng)專業(yè)理論知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等知識(shí)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。

中職學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致、繁忙而又復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項(xiàng)工作不僅要具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)、系統(tǒng)的教育理論知識(shí)和專業(yè)的學(xué)科知識(shí)，還應(yīng)有一定的計(jì)劃決策能力、組織指揮能力、協(xié)調(diào)溝通能力、高尚的職業(yè)道德和團(tuán)隊(duì)合作精神。學(xué)籍檔案管理人員只有努力學(xué)習(xí)，并在實(shí)踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能提高學(xué)籍檔案管理水平，使學(xué)籍檔案管理在中職學(xué)校人才培養(yǎng)中發(fā)揮越來(lái)越大的作用。

3??結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案的管理工作是中職院校教育工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，而檔案的利用是檔案管理的目的和意義所在。作為學(xué)籍檔案管理者，除了掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)外，還要在工作中結(jié)合學(xué)籍檔案的特殊性，掌握一定的現(xiàn)代化信息技術(shù)，無(wú)論是學(xué)籍檔案的管理，還是學(xué)籍檔案的利用，都要從學(xué)籍檔案自身的特點(diǎn)出發(fā)去開(kāi)展工作。只有這樣，才能不斷提高學(xué)籍檔案的管理水平。

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〔編輯：王霞〕

Vocational?School?Records?Management?Problems?and?Countermeasures

Lai?Qingxia

Abstract：?The?problems?in?records?management?to?analyze?proposed?to?improve?the?efficiency?of?school?records?management?strategies，?in?order?to?be?able?to?provide?a?useful?reference?for?the?management?of?vocational?school?archives.

Key?words：?vocational?school?archives;?records?management;?lending?institution;?managers